Al usar la familia de productos de Office, ¿debe usar Excel o Access para administrar los datos tabulares? Un artículo complementario, Usar Access o Excel para administrar los datos, trata sobre las ventajas de cada producto y lo que aportan a la tabla. Pero, ¿por qué elegir entre uno u otro? Si almacena sus datos en Access y se conecta a ellos desde Excel, obtendrá las ventajas de ambos. Estos son diez motivos por los que usar Excel y Access juntos tiene mucho sentido.
Aunque Excel no es una base de datos, se usa ampliamente para almacenar datos y a menudo se usa para solucionar problemas sencillos con las bases de datos. Sin embargo, Excel es una base de datos de archivos sin formato, no una base de datos relacional. Cuando las tablas sencillas necesitan evolucionar en varias tablas de datos relacionados, Access es la primera opción para que los trabajadores de la información creen rápidamente una aplicación de base de datos. Access siempre ha sido una excelente "plataforma de aterrizaje de datos" para recopilar y consolidar diferentes datos en toda la empresa, gran parte de los cuales residen en libros de Excel. Una vez que los datos están en Access, puede agregar más tablas y combinarlas, crear consultas (o vistas de los datos), estructurar los datos y definir tipos de datos para ayudar a garantizar la integridad de los datos, compartir y actualizar datos entre muchos usuarios y crear informes y formularios eficaces.
A diferencia del diseño de hoja de cálculo simple de Excel, Access está organizado de forma diferente con varios objetos interrelacionados que pueden parecer desalentador al principio. Pero no tiene que ser un experto para usar Access. Access está diseñado para todo tipo de usuarios y solo puede llevarlo hasta donde necesite.
Despega Access de una capa a la vez.
1. Use Access de tres maneras: como usuario ocasional, usuario avanzado o desarrollador.
2. Las tablas, las consultas, los formularios y los informes se acumulan entre sí y forman el núcleo de una aplicación de base de datos.
3. En ocasiones, los usuarios tienen asistentes, generadores de propiedades, la interfaz de usuario de Office Fluent y características similares a Excel para realizar rápidamente un trabajo.
4. Los usuarios avanzados tienen macros, el panel de propiedades, expresiones y herramientas de diseño de bases de datos para profundizar y hacer más cosas.
5. Los desarrolladores pueden trabajar con módulos y desarrollar código VBA para crear soluciones de base de datos personalizadas e implementar aplicaciones en tiempo de ejecución.
Una buena forma de empezar es copiar datos de Excel a Access. Puede crear una tabla de Access y mostrarla en la vista Hoja de datos, que es muy similar a una hoja de cálculo de Excel. Puede realizar tareas comunes de creación de tablas, como definir un tipo de datos, un nombre de campo o un campo nuevo, directamente en la vista hoja de datos. Por ejemplo, si escribe una fecha en un campo en blanco, Access establece el tipo de datos Fecha y hora para ese campo. Si escribe texto como un nombre, Access aplica el tipo de datos Texto al campo. Si desea mover un campo, haga clic en él y arrástrelo.
Al copiar datos de Excel y pegarlos en Access, ni siquiera es necesario crear una tabla, ni abrir una tabla en la vista Hoja de datos. Access le pregunta automáticamente si los datos tienen encabezados, hace buen cálculo al usar el tipo de datos correcto y crea una tabla de Access. No podría ser más sencillo.
Para obtener más información, vea Abrir una hoja de datos en blanco.
Una de las formas más sencillas de obtener las ventajas de Excel y Access es vincular una hoja de cálculo de Excel a una tabla de Access. Use un vínculo de Access cuando planee mantener los datos en Excel, pero también aprovechar periódicamente algunas de las muchas características de Access, como la creación de informes y las consultas. Los datos se vinculan desde Access y no desde Excel.
Access admite dos formas fundamentalmente diferentes de crear tablas de base de datos. Los usuarios pueden crear tablas nativas para almacenar los datos en una base de datos de Access o pueden crear vínculos a datos existentes fuera de la base de datos de Access. Los datos de las tablas vinculadas aparecen y se comportan de muchas maneras, igual que las tablas nativas. El Asistente para el Administrador de tablas vinculadas le ayuda a realizar un seguimiento, localizar y actualizar la hoja de cálculo de Excel u otro origen de datos si se mueve y los saltos de vínculo.
Al vincular a una hoja de cálculo de Excel o a un rango con nombre, Access crea una nueva tabla vinculada a los datos de Excel. Si desea agregar, editar o eliminar datos, realice los cambios en Excel y actualice (o vuelva a consultar) los datos de la tabla de Access. Sin embargo, no puede editar el contenido de la tabla en Access. Con los datos vinculados a Excel, puede crear informes, consultas y formularios de solo lectura en Access.
Para obtener más información, vea Importar o vincular a datos en un libro de Excel.
Si decide cortar el cable de datos, puede mover los datos a Excel importando los datos a Access. Tenga en cuenta que la palabra importación tiene dos significados diferentes entre Excel y Access. En Excel, al importar (o conectar), se realiza una conexión permanente a los datos que se pueden actualizar. En Access, al importar, los datos se incluyen una vez en Access, pero sin una conexión de datos permanente. Al importar datos, Access almacena los datos en una tabla nueva o existente sin alterar los datos en Excel. En Access, puede importar una o todas las hojas de cálculo de un libro de Excel en una sola operación.
El Asistente para importación le guiará por los pasos de importación y le ayudará a tomar decisiones importantes sobre si desea cambiar los tipos de datos y agregar encabezados. Si encuentra errores al importar los datos, Access le avisa y guarda los errores en una tabla para que pueda encontrarlos y corregirlos rápidamente. Por ejemplo, puede haber un código postal alfanumérico enterrado en el fondo de una columna que pensaba que era numérica o se detectó un id. duplicado para un campo de clave principal. Puede realizar los cambios en el libro de Excel y volver a importar los datos o realizar los cambios en la nueva tabla de Access. Cuando complete la operación, puede guardar los pasos que usó e incluso crear una tarea de Outlook para recordarle cuándo realizar la operación de importación de forma periódica.
Una vez importados los datos, ahora son nativos de Access y puede usar hojas de datos y formularios para agregar, editar y eliminar los datos. Después de importar los datos, puede decidir si desea eliminar los datos de Excel. Por lo general, es buena idea tener solo una ubicación para actualizar los datos.
Nota: Importar datos de Excel a Access no importa fórmulas, solo los resultados de esas fórmulas.
Para obtener más información, vea:
También puede volver a conectar los datos de Access a Excel. Para ello, cree una conexión en Excel, a menudo almacenada en un archivo de conexión de datos de Office (.odc), a la base de datos de Access y recupere todos los datos de una tabla o consulta. Después de conectarse a los datos, también puede actualizar (o actualizar) automáticamente los libros de Excel desde la base de datos original de Access siempre que la base de datos se actualice con información nueva.
Para obtener más información, vea:
Una vez que los datos están en Access, puede aprovechar la maravillosa variedad de herramientas de creación y personalización de informes. ¿Desea crear un informe con unos pocos clics? Use el Asistente para informes. ¿Desea diseñar y modificar el diseño del informe en tiempo real con datos activos, mover y cambiar el tamaño de bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al instante los cambios a medida que los crea? Use la vista Presentación. ¿Desea interactuar con el informe para buscar, filtrar y ordenar datos activos? Use la vista Informe. ¿Quiere agregar botones de comando, números de página, imágenes, hipervínculos y estilos de aspecto profesional por su cuenta? Use los numerosos asistentes y galerías de controles en los grupos Controles y Diseño de la pestaña Diseño de la cinta de opciones. Con Access, puede crear fácilmente informes sencillos, informes de grupo y resumen, etiquetas postales, informes gráficos e informes secundarios.
Una vez creado el informe, use Access para distribuirlo electrónicamente. Por ejemplo, puede enviar el informe mediante un mensaje de correo electrónico o guardar el informe en diferentes formatos, como una instantánea de Access o un archivo PDF, para agregarlo a una página web o a un sitio de SharePoint.
Para obtener más información, vea:
Una vez que los datos están en Access, puede aprovechar las numerosas herramientas de creación y personalización de formularios. ¿Desea crear un formulario con unos pocos clics? Use el Asistente para formularios. ¿Desea diseñar y modificar el diseño de formulario en tiempo real con datos activos, mover y cambiar el tamaño de bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al instante los cambios a medida que los crea? Use la vista Presentación. ¿Quiere agregar botones de comando, cuadros de lista, cuadros combinados, grupos de opciones, imágenes, máscaras de entrada, gráficos, hipervínculos y estilos de aspecto profesional por su cuenta? Use los numerosos asistentes y galerías de controles en los grupos Controles y Diseño de la pestaña Diseño de la cinta de opciones. Con Access puede crear fácilmente formularios sencillos, formularios con pestañas, formularios continuos, formularios emergentes, cuadros de diálogo modales y subformularios.
En Access, puede crear fácilmente un formulario dividido, que muestra una hoja de datos sincronizada y una vista de formulario para que pueda obtener lo mejor de ambos. Una vez creado un formulario pulido, es fácil desplazarse, filtrar e incluso buscar los datos detrás del formulario mediante los botones de navegación estándar y el cuadro de búsqueda de la parte inferior del formulario.
Para obtener más información, vea:
Sea cual sea el producto que use, filtre los datos para trabajar con un subconjunto de datos y ordene los datos de la forma que desee. En Access, los usuarios de Excel pueden filtrar y ordenar datos en una vista de hoja de datos sin tener que volver a aprender una interfaz de usuario completamente nueva. Los iconos, menús de comandos, comandos, criterios y cuadros de diálogo son muy similares, independientemente de si está trabajando con texto, números, fechas o espacios en blanco. Incluso puede guardar los filtros y las ordenaciones junto con la vista hoja de datos.
Puede crear una consulta en Access e incluso no sabe qué significa SQL. Cuatro asistentes para consultas le ayudan a crear consultas sencillas, buscar duplicados, buscar registros no coincidentes y crear consultas de tabla de referencias cruzadas. Ni siquiera tiene que crear una consulta; simplemente filtre y ordene los datos de la forma que desea que tengan y se guardan con una hoja de datos.
Para obtener más información, vea:
Ahora que su familia ha crecido, su lista de tarjetas navideñas se hizo más grande de repente y necesita hacer un seguimiento de muchos más cumpleaños y aniversarios. No pasa nada. Puede usar una tabla o consulta de Access como origen de datos de combinación de correspondencia y crear una operación de combinación de correspondencia con el Asistente para combinar correspondencia de Word para cartas, tarjetas, mensajes de correo electrónico y sobres. Si solo necesita crear etiquetas postales, use el Asistente para etiquetas de Access para crear e imprimir las etiquetas desde un informe que cree. Incluso puedes agregar automáticamente un código de barras correspondiente a cada dirección del cliente.
Para obtener más información, vea:
Access y Excel proporcionan comandos para conectarse a los datos de las listas de SharePoint. Excel proporciona una conexión de solo lectura (unidireccional) a listas de SharePoint vinculadas; Mientras que Access le permite leer y escribir datos (bidireccionales) en listas de SharePoint vinculadas. Las listas de Access y SharePoint funcionan muy bien juntas. Los tipos de datos de Access y SharePoint , como texto enriquecido, solo anexar (para admitir el seguimiento del historial de revisiones en un campo de memorando), datos adjuntos, Autonumeración, búsquedas y campos con varios valores, permiten una integración fluida y pocas incoherencias de datos (si procede).
Una vez que vincule los datos de la lista de SharePoint a una base de datos de Access, puede incluso desconectar los datos de la lista de SharePoint en una base de datos local de Access, trabajar con los datos localmente y, a continuación, volver a conectarse al sitio de SharePoint para cargar los cambios. Los cambios en los datos en conflicto realizados por otros usuarios serán controlados por un asistente para la resolución de conflictos. Los formularios e informes que ha creado en Access se basan en los mismos datos, pero vinculados a listas de SharePoint.
Excel proporciona los siguientes puntos de integración con SharePoint Server.
1. Realice una importación única de datos de una hoja de cálculo de Excel a una lista de SharePoint, o exporte datos de una hoja de cálculo de Excel a una lista de SharePoint para crear una conexión de datos unidireccional permanente.
2. Use la conexión de datos unidireccional permanente para actualizar datos en una hoja de cálculo de Excel desde la lista de SharePoint.
3. Publique libros de Excel en Excel Services y muestre e interactúe con datos mediante el elemento web de Excel Web Access en una página de elementos web.
4. Importe (conecte) datos a un libro de Excel desde servidores OLAP, bases de datos de SQL Server y Access, y archivos sin formato.
Access proporciona los siguientes puntos de integración con SharePoint Server.
1. Realice una importación o exportación única de datos entre vistas de Access y una lista de SharePoint.
2. Vincule datos entre tablas de Access y una lista de SharePoint creando una conexión bidireccional permanente. (Los datos de lista actualizados pueden verse en una tabla de Access; los datos actualizados de la tabla de Access se pueden ver en una lista).
3. Desconectar los datos de la lista, actualizarlos en Access, volver a conectarse, sincronizar actualizaciones y resolver conflictos.
4. Mostrar y editar datos de lista en las vistas hoja de datos, formulario e informe de Access.
Para obtener más información, vea:
Puede crear aplicaciones de base de datos de escritorio bastante sofisticadas sin tener que escribir una línea de código VBA. Cada objeto de Access tiene un amplio conjunto de propiedades y eventos a los que se puede acceder fácilmente desde una hoja de propiedades para ayudarle a personalizar la solución. Cada objeto tiene diseñadores detallados que revelan todas las características disponibles. Hay plantillas de base de datos adicionales disponibles en Office Online. Las plantillas de tablas y campos le ayudan a crear y personalizar tablas rápidamente. Puede diseñar una nueva base de datos desde cero con herramientas de diseño de base de datos integradas.
Las macros de Access usan un entorno declarativo que no requiere escribir ningún código VBA, por lo que no es necesario ser un desarrollador. Cada acción de macro realiza una tarea, como abrir un formulario, ejecutar una consulta, buscar registros o mostrar un mensaje. Puede insertar macros en cualquier caso de un informe, formulario o control. La mayoría de las macros tienen argumentos y puede agregarles lógica condicional para que hagan lo que quiera. Incluso puede definir variables y realizar la comprobación de errores, de nuevo sin escribir código VBA.
Diseñar un prototipo y ejecutarlo por el departamento de TI. Cree una solución para su equipo cuando la necesite lo antes posible y hágalo en un cordón de zapatos con un personal de huesos desnudos. Realice un seguimiento de las entradas vendidas para una fiesta de la empresa, realice un seguimiento de la vida útil de los materiales de fabricación o imprima etiquetas de aceptación de piezas. Realice un seguimiento de tareas, problemas y entregas en proyectos de equipo. Cree una base de datos de canalización de ventas para supervisar las ventas potenciales dentro de un pequeño grupo de profesionales de ventas.
