Puede simplificar una operación de importación y exportación que use habitualmente en Access si crea una especificación para ella y después crea una tarea en Microsoft Outlook para recordarle que ejecute la especificación. Para mayor comodidad, la tarea de Outlook contiene un botón que puede usar para ejecutar la operación sin tener que abrir la base de datos de Access. Para usar esta característica, Outlook debe estar instalado y configurado en el equipo.
Primero debe ejecutar la operación de importación o exportación para guardarla como una especificación en Access antes de que pueda programarla como una tarea de Outlook. Para obtener información sobre cómo guardar una especificación de importación o exportación en Access, vea el artículo Guardar los detalles de importación o exportación como especificación.
Programar una especificación de importación o exportación existente
Si tiene una especificación de importación o exportación existente, puede crear una tarea de Outlook para ella mediante el procedimiento siguiente.
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Abra la base de datos de Access que contiene la especificación, si todavía no está abierta. Cuando se trabaja con una especificación de importación, esta será la base de datos de destino. Con una especificación de exportación, esta será la base de datos de origen.
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En la pestaña Datos externos, haga clic en Importaciones guardadas o Exportaciones guardadas para seleccionar la especificación.
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En el cuadro de diálogo Administrar tareas de datos, en la pestaña Importaciones guardadas o Exportaciones guardadas, haga clic en la especificación para seleccionarla.
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Haga clic en Crear tarea de Outlook. Access inicia Outlook, si está instalado.
Nota: Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, Access muestra el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del asistente para configurar Outlook.
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En la ventana Tarea-Nombre-Operación en Outlook, repase la configuración de la tarea y modifique los datos que crea conveniente, como Fecha de vencimiento y Aviso.
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Si quiere que la tarea se ejecute una sola vez, especifique una fecha en el cuadro Fecha de inicio.
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Si quiere que la tarea se ejecute a intervalos específicos, haga clic en Periodicidad. En el cuadro de diálogo Repetir tarea, especifique a qué intervalos quiere que se ejecute la especificación y después haga clic en Aceptar. Para obtener ayuda con la configuración de tareas repetitivas, consulte la Ayuda de Outlook.
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En la pestaña Tarea de la ventana Tarea de Outlook, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar. Outlook crea una tarea.
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Para ejecutar la especificación posteriormente, abra la tarea en Outlook. En el grupo Microsoft Office Access de la pestaña Tarea, haga clic en Ejecutar importación o Ejecutar exportación y después haga clic en Aceptar para realizar la operación.
Ejecutar una especificación de importación o exportación programada
En el momento programado, Outlook muestra un aviso. Siga estos pasos para ejecutar la operación:
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En el cuadro de diálogo Aviso, haga clic en Abrir elemento para abrir la tarea en Outlook.
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En el grupo Microsoft Office Access de la pestaña Tarea, haga clic en Ejecutar importación o Ejecutar exportación.
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Haga clic en Aceptar para ejecutar la operación.
También puede ejecutar la tarea en cualquier momento siguiendo estos pasos.
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Abra la tarea de Outlook. Para ello, haga clic en Tareas en el panel de navegación de Outlook y, después, haga clic en la tarea que quiere ejecutar.
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En el grupo Microsoft Office Access de la pestaña Tarea, haga clic en Ejecutar importación o Ejecutar exportación.
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Haga clic en Aceptar para ejecutar la operación.
¿Qué más debo saber?
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Para obtener información sobre cómo guardar una especificación de importación o exportación, vea el artículo Guardar los detalles de importación o exportación como especificación.
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Para obtener información sobre cómo cambiar el nombre de una especificación, eliminar especificaciones o actualizar los nombres de los archivos de origen en las especificaciones, vea el artículo Administrar tareas de datos.
