Microsoft Access ofrece varias opciones diferentes para crear etiquetas que contengan datos almacenados en las tablas de Access. El más sencillo es usar el Asistente para etiquetas en Access para crear e imprimir un informe con formato que se ajuste a las etiquetas. Las etiquetas pueden contener datos almacenados en tablas de Access o datos importados o vinculados desde otros orígenes, como libros de Microsoft Excel o listas de contactos de Microsoft Outlook. Puede crear las etiquetas como un informe en Access o puede "combinar" los datos con un documento de Microsoft Word y, a continuación, imprimir las etiquetas desde Word. En este artículo se describen los pasos necesarios.
¿Qué desea hacer?
Usar Access para crear e imprimir etiquetas
En Access, las etiquetas se crean como un informe al que se aplica un formato con un tamaño de página pequeño para que se ajuste a la etiqueta deseada. El uso más común de etiquetas es para el envío de correo, pero los datos de Access se pueden imprimir en un formato de etiqueta para diversos fines. En el caso de las etiquetas postales, el informe obtiene los datos de dirección de las tablas o consultas que contienen las direcciones. Al imprimir el informe, se proporciona una sola etiqueta para cada dirección del origen de registros subyacente.
Para obtener más información sobre cómo vincular o importar datos de otros orígenes (como Microsoft Excel o Microsoft Outlook) para usarlos en las etiquetas, vea el artículo Introducción a la importación y exportación de datos.
El Asistente para etiquetas le hace una serie de preguntas sobre las etiquetas y los datos que desea mostrar en ellas. El asistente crea el informe, que puede personalizar si es necesario.
Create etiquetas mediante el Asistente para etiquetas de Access
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En el panel de navegación, seleccione el objeto que contiene los datos que desea mostrar en las etiquetas. Normalmente se trata de una tabla, una tabla vinculada o una consulta, pero también puede seleccionar un formulario o informe.
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En la pestaña Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.
Access inicia el Asistente para etiquetas.
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Si conoce el fabricante y el número de producto de las etiquetas:
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Elige el fabricante en el cuadro Filtrar por fabricante .
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Seleccione la etiqueta en el cuadro ¿Qué tamaño de etiqueta le gustaría? .
En caso contrario, intente buscar un producto cuyos valores en Dimensiones y Número en las columnas coincidan con las etiquetas.
Si no encuentra una etiqueta similar:
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Haga clic en Personalizar y luego en Nuevo.
Se muestra el cuadro de diálogo Nueva etiqueta .
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Mida las etiquetas y escriba las medidas en los cuadros correspondientes del cuadro de diálogo Nueva etiqueta .
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Escriba un nombre para las etiquetas personalizadas en el cuadro de texto Nombre de etiqueta, elija el tipo de etiqueta y la orientación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si ya ha creado una etiqueta personalizada y desea seleccionarla:
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Haga clic en Mostrar tamaños de etiqueta personalizados y, a continuación, haga clic en la etiqueta personalizada que desee.
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Seleccione Fuente de hoja o Continuo en Tipo de etiqueta y, a continuación, haga clic en Siguiente.
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Seleccione el nombre, el tamaño, el grosor y el color de texto de la fuente que quiera incluir en la etiqueta y haga clic en Siguiente.
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En la página ¿Qué desea que aparezca en la etiqueta postal del asistente?, elija los campos que quiera incluir en las etiquetas en la lista Campos disponibles y haga doble clic en ellos para agregarlos al cuadro Etiqueta de prototipo .
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Para agregar espacio entre los campos del cuadro Etiqueta de prototipo , presione la barra espaciadora.
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Para crear una nueva línea, presione ENTRAR.
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Para desplazarse entre campos y líneas, use las teclas de dirección.
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Para quitar un campo del cuadro, presione RETROCESO.
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Para agregar otro texto o signo de puntuación (por ejemplo, una coma después del nombre de la ciudad), haga clic para colocar el cursor donde quiera que aparezca el texto y empiece a escribir. Este texto será el mismo en cada etiqueta.
Nota: Solo puede agregar campos de los siguientes tipos de datos mediante el Asistente para etiquetas: Texto corto (texto), Texto largo (Memo), Número, Fecha y hora, Moneda, Sí/No o Datos adjuntos. Para agregar campos de otros tipos de datos, abra el informe de etiquetas en la vista Diseño después de haber completado el Asistente para etiquetas y, después, use el panel Lista de campos para agregar los campos. Para abrir el panel Lista de campos mientras el informe está abierto en la vista Diseño, presione ALT+F8.
Cuando tenga los campos organizados en la etiqueta de la manera que desee, haga clic en Siguiente.
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En la página siguiente, puede elegir los campos en los que quiere ordenar las etiquetas. Por ejemplo, es posible que desee ordenar por código postal para un correo de gran tamaño. Elija los campos por los que desea ordenar en la lista Campos disponibles y haga doble clic en ellos para agregarlos al cuadro Ordenar por . Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente.
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En la última página, escriba un nombre para las etiquetas y haga clic en Finalizar.
Si elige Ver las etiquetas como se imprimirán en la última página del Asistente para etiquetas, Access mostrará las etiquetas en la vista previa de impresión. Puede hacer clic en la etiqueta para acercar y alejar, o usar el control de zoom en la barra de estado.
Si elige Modificar el diseño de etiqueta en la última página del Asistente para etiquetas, Access muestra el informe de etiquetas en la vista Diseño.
Nota: Vista previa de impresión es la única vista en la que puede ver las columnas tal y como las ha dispuesto. Si ve el informe en las vistas Informe o Presentación, Access muestra todos los datos en una sola columna.
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Personalizar la apariencia de la etiqueta
Si las etiquetas resultantes no tienen la apariencia que desea, puede personalizar el diseño abriendo el informe en la vista Diseño y realizando los cambios. Al trabajar con etiquetas, normalmente es más fácil usar la vista Diseño donde tiene un control más preciso sobre el diseño. Para ver los resultados de los cambios que realice en la vista Diseño, cambie a Vista previa de impresión.
Si Access muestra un mensaje que indica que no tiene suficiente espacio horizontal para mostrar los datos
Este mensaje, cuando aparece, es un efecto secundario de las medidas de algunas etiquetas. Normalmente se produce cuando las etiquetas se acercan mucho a los bordes izquierdo y derecho de la hoja de etiquetas. Esto puede hacer que el asistente especifique algunas medidas que están fuera del intervalo de impresión normal, y eso a su vez hace que el mensaje aparezca al obtener una vista previa o imprimir las etiquetas.
Si está satisfecho con la alineación del texto en las etiquetas y no ve una página en blanco cada dos páginas, es posible que desee dejar el diseño del informe tal como está y simplemente hacer clic en Aceptar en el mensaje cada vez que aparezca. En caso contrario, puede intentar ajustar algunas de las opciones de configuración de página, tal y como se describe en la sección siguiente.
Si los datos no se alinean correctamente con las etiquetas
En muchos casos, puede solucionar problemas menores con el diseño de la etiqueta realizando ajustes en la vista Diseño. Puede mover los controles y ajustar el tamaño de la etiqueta cambiando el ancho o el alto de la sección Detalle.
Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si necesita cambiar los márgenes o el espaciado entre etiquetas, puede usar el cuadro de diálogo Configurar página en la vista Diseño:
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En la pestaña Configurar página , en el grupo Diseño de página , haga clic en Columnas. El cuadro de diálogo Configurar página se muestra con la pestaña Columnas seleccionada.
Puede cambiar la siguiente configuración en las tres secciones del cuadro de diálogo Configurar página :
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Sección |
Opción |
Descripción |
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Configuración de la cuadrícula |
Número de columnas |
Esto debe ser igual al número de etiquetas a lo largo de la página. |
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Espaciado entre filas |
Escriba un nuevo valor para aumentar o disminuir el espacio vertical entre las filas de etiquetas. |
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Espaciado entre columnas |
Escriba un nuevo valor para aumentar o disminuir el espacio horizontal entre las columnas de etiquetas. |
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Tamaño de columna |
Ancho |
Tenga en cuenta la configuración de márgenes y el espaciado de columnas al establecer este valor. Puede comprobar y ajustar los márgenes haciendo clic en Opciones de impresión en el cuadro de diálogo Configurar página . |
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Alto |
Ajuste el alto de cada etiqueta, según sea necesario. |
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Igual que el detalle |
Si se selecciona, establece el ancho de columna y el alto igual al ancho y alto de la sección Detalle en la vista Diseño. |
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Diseño de columna |
Hacia abajo y, a continuación, a través de |
Si se selecciona, los datos de la etiqueta se imprimen en la primera columna, luego en la segunda, y así sucesivamente. |
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A través y, a continuación, hacia abajo |
Si se selecciona, los datos de la etiqueta se imprimirán en la primera fila y, a continuación, en la segunda fila, etc. |
Nota: También puede abrir el cuadro de diálogo Configurar página en vista previa de impresión haciendo clic en Columnas en la pestaña Vista previa de impresión . Al hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo, los cambios se reflejan inmediatamente en la Vista previa de impresión.
Imprimir las etiquetas
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Abra el informe en cualquier vista (o seleccione el informe en el panel de navegación).
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En la pestaña Archivo , haga clic en Imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir.
Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.
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Escriba las opciones de impresora, intervalo de impresión y número de copias.
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Haga clic en Aceptar.
Imprimir datos de Access mediante el Asistente para combinar correspondencia en Microsoft Word
Si las direcciones están almacenadas en Access, pero desea exportarlas a Word para que pueda usar su funcionalidad de combinación de correspondencia para dar formato e imprimir las etiquetas, puede usar el Asistente para combinar correspondencia en Word.
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En el panel de navegación, seleccione la tabla o consulta que contiene los datos que desea imprimir.
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En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Word Combinar.
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En el cuadro de diálogo Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word, si ya ha creado un documento y desea vincular sus datos a él, haga clic en Vincular los datos a un documento de Microsoft Word existente. En caso contrario, haga clic en Create un documento nuevo y vincule los datos a él.
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Haga clic en Aceptar.
Si eligió Vincular los datos a un documento de Microsoft Word existente, se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar documento de Word de Microsoft. Seleccione el documento que desee y haga clic en Abrir. El documento se abrirá en Word.
Si decide crear un documento, Word se abrirá con un documento en blanco.
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En Word, siga las instrucciones del panel de tareas Combinar correspondencia. Cuando llegue al paso 3 del proceso de combinación de correspondencia Word (Seleccionar destinatarios), el origen de datos que eligió en el paso 1 de este procedimiento ya estará seleccionado. Para obtener más información sobre el Asistente para combinar correspondencia Word, vea Word ayuda.
Nota: Puede usar Word para imprimir las direcciones, independientemente de dónde estén almacenadas. Desde Word, puede conectarse a listas de direcciones almacenadas en una variedad de programas, como Excel, Outlook y Access. O bien, si no tiene una lista de direcciones, puede crear una en Word e imprimir etiquetas. Para obtener más información, vea Word ayuda.
