Cuando ejecuta un asistente para importación o exportación en Access, puede guardar la configuración usada como especificación de modo que se pueda repetir la operación de importación o exportación en cualquier momento.
En primer lugar debe ejecutar la operación de importación o exportación para guardar una especificación; pero puede usar una especificación existente para una operación que no ha realizado nunca si la operación cumple cualquiera de las condiciones siguientes:
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Si la única diferencia entre la operación que quiere ejecutar y una especificación existente es el nombre del archivo de origen (en caso de una operación de importación) o el archivo de destino (en caso de una operación de exportación), puede cambiar el nombre del archivo de origen o destino mencionado en la especificación existente y ejecutar la especificación.
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Si tiene que exportar datos con formato y la única diferencia entre la operación que quiere ejecutar y una especificación existente es la configuración de las columnas o los filtros, puede cambiar la configuración de las columnas y los filtros en la especificación. La configuración actual de las columnas y los filtros siempre determina lo que se exporta, no la configuración que estaba en vigor en el momento de crear la especificación.
Ejecutar una especificación de importación o exportación guardada desde Access
Después de guardar los detalles como una especificación, siga estos pasos cuando quiera repetir la operación.
Ejecutar la especificación
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Abra la base de datos de Access que contiene la especificación, si todavía no está abierta. Cuando se ejecuta una especificación de importación, la base de datos actual es la base de datos de destino. Cuando se ejecuta una especificación de exportación, la base de datos actual es la base de datos de origen.
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Si la especificación exporta datos con formato a un libro de Excel o a un documento de Word, abra el objeto y asegúrese de que los campos que quiere exportar no están ocultos en la vista. De forma similar, revise la configuración de los filtros para asegurarse de que todos los registros que quiere exportar están visibles en la vista.
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En la pestaña Datos externos, haga clic en Importaciones guardadas o Exportaciones guardadas para abrir el cuadro de diálogo Administrar tareas de datos.
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En el cuadro de diálogo Administrar tareas de datos, en la pestaña Importaciones guardadas o Exportaciones guardadas, haga clic en la especificación que quiere ejecutar.
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Si quiere cambiar el archivo de origen (cuando se está ejecutando una operación de importación) o el archivo de destino (cuando se está ejecutando una operación de exportación), haga clic en la ruta de acceso del archivo para modificarlo.
Es importante que tenga en cuenta que puede cambiar los archivos de origen o destino, pero el nuevo archivo que especifique debe cumplir todos los requisitos esenciales para finalizar correctamente la operación.
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Antes de hacer clic en Ejecutar, debe asegurarse de que existen los archivos de origen y de destino, que los datos de origen están listos para importarse y que la operación no sobrescribirá accidentalmente ningún dato en el archivo de destino. Haga todo lo necesario para asegurarse de que la operación controlada por el asistente es correcta antes de ejecutar una especificación guardada.
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Haga clic en Ejecutar.
Access muestra un mensaje en el que se comunica el estado de la operación. Si se produce un error en la operación, soluciónelo del mismo modo que lo haría si estuviera usando al asistente.
Sugerencia: Si el mensaje no detecta la causa del error, pruebe a iniciar el asistente para importación o exportación, y recorra los cuadros de diálogo para realizar la misma operación.
Ejecutar una especificación de importación o exportación guardada desde Outlook
Si ha configurado la especificación como una tarea de Outlook, puede iniciar la operación desde Outlook.
Nota: Cuando se ejecuta la especificación desde Outlook, no se puede cambiar el nombre de archivo o la ruta de acceso del archivo externo en la especificación antes de iniciar la operación. Para cambiar el nombre de archivo en la especificación, inicie la operación desde Access en lugar de como una tarea de Outlook.
Antes de iniciar la operación en Outlook, asegúrese de que Access está instalado en el equipo y que existen los archivos de origen y destino. Haga todo lo necesario para asegurarse de que la operación controlada por el asistente es correcta antes de ejecutar una especificación guardada.
Ejecutar la especificación
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Inicie Outlook y haga clic en Tareas en el panel de navegación. Haga doble clic en la tarea para abrirla.
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En el grupo Microsoft Office Access de la pestaña Tarea, haga clic en Ejecutar importación o Ejecutar exportación. Haga clic en Aceptar en el mensaje de confirmación para confirmar.
Si la operación se ejecuta correctamente, no se mostrará ningún mensaje. Si se produce un error en la operación, Access muestra un mensaje que explica la causa probable del error. Intente solucionar el error del mismo modo que lo haría si estuviera usando al asistente.
Sugerencia: Si el mensaje no detecta la causa del error, pruebe a iniciar el asistente para importación o exportación, y recorra los cuadros de diálogo para realizar la misma operación.
¿Qué más debo saber?
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Para obtener información sobre cómo programar especificaciones para ejecutarlas en horas específicas, vea el artículo Programar una operación de importación o exportación.
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Para obtener información sobre cómo cambiar el nombre de una especificación, eliminar especificaciones o actualizar los nombres de los archivos de origen en las especificaciones, vea el artículo Administrar tareas de datos.
