Mover datos de Excel a Access

Paso 1: Importar datos de Excel a Access

Importar datos es una operación que puede resultar mucho más sencilla si se tarda algún tiempo en preparar y limpiar los datos. Importar datos es como mover a un nuevo hogar. Si usted limpia y organiza sus posesiones antes de mudarse, sentarse en su nuevo hogar es mucho más fácil.

Limpiar los datos antes de importar

Antes de importar datos a Access, en Excel es una buena idea:

• Convierta las celdas que contienen datos no atómicos (es decir, varios valores en una celda) en varias columnas. Por ejemplo, una celda de una columna "Aptitudes" que contiene varios valores de aptitudes, como "Programación de C#", "Programación de VBA" y "Diseño web" debe dividirse para separar columnas que contengan solo un valor de aptitud.

• Use el comando ESPACIOS para quitar espacios incrustados a la izquierda, finales y múltiples.

• Quitar caracteres no imprimibles.

• Busque y corrija errores ortográficos y de puntuación.

• Quitar filas duplicadas o campos duplicados.

• Asegúrese de que las columnas de datos no contienen formatos mixtos, especialmente números con formato de texto o fechas con formato de números.

Para obtener más información, vea los siguientes temas de ayuda de Excel:

• Las diez formas principales de limpiar los datos

• Filtrar valores únicos o quitar valores duplicados

• Convertir en número los números guardados como texto

• Convertir fechas almacenadas como texto en fechas

Elegir el mejor tipo de datos al importar

Durante la operación de importación en Access, desea tomar buenas decisiones para recibir pocos errores de conversión (si los hay) que requerirán intervención manual. La tabla siguiente resume cómo se convierten los formatos de número de Excel y los tipos de datos de Access al importar datos de Excel a Access y ofrece algunas sugerencias sobre los mejores tipos de datos para elegir en el Asistente para importación de hojas de cálculo.

Una vez que los datos están en Access, puede eliminar los datos de Excel. No olvide hacer una copia de seguridad del libro de Excel original antes de eliminarlo.

Para obtener más información, vea el tema de ayuda de Access Importar o vincular a datos en un libro de Excel.

Anexar datos automáticamente de la forma más fácil

Un problema común que tienen los usuarios de Excel es anexar datos con las mismas columnas en una hoja de cálculo grande. Por ejemplo, es posible que tenga una solución de seguimiento de activos que se inició en Excel pero que ahora ha crecido hasta incluir archivos de muchos grupos de trabajo y departamentos. Estos datos pueden estar en hojas de cálculo y libros diferentes, o en archivos de texto que son fuentes de datos de otros sistemas. No hay ningún comando de interfaz de usuario o una forma sencilla de anexar datos similares en Excel.

La mejor solución es usar Access, donde puede importar y anexar fácilmente datos en una tabla mediante el Asistente para importación de hojas de cálculo. Además, puede anexar una gran cantidad de datos en una tabla. Puede guardar las operaciones de importación, agregarlas como tareas programadas de Microsoft Outlook e incluso usar macros para automatizar el proceso.

Paso 2: Normalizar datos mediante el Asistente para analizar tablas

A primera vista, pasar por el proceso de normalización de los datos puede parecer una tarea desalentadora. Afortunadamente, normalizar las tablas en Access es un proceso mucho más sencillo, gracias al Asistente para analizar tablas.

1. Arrastre las columnas seleccionadas a una nueva tabla y cree automáticamente relaciones

2. Usar comandos de botón para cambiar el nombre de una tabla, agregar una clave principal, convertir una columna existente en clave principal y deshacer la última acción

Puede usar este asistente para hacer lo siguiente:

• Convierta una tabla en un conjunto de tablas más pequeñas y cree automáticamente una relación de clave principal y externa entre las tablas.

• Agregue una clave principal a un campo existente que contenga valores únicos o cree un nuevo campo id. que use el tipo de datos Autonumeración.

• Cree automáticamente relaciones para exigir la integridad referencial con actualizaciones en cascada. Las eliminaciones en cascada no se agregan automáticamente para evitar la eliminación accidental de datos, pero puede agregar fácilmente eliminaciones en cascada más adelante.

• Busque datos redundantes o duplicados en las tablas nuevas (como el mismo cliente con dos números de teléfono diferentes) y actualícelos como desee.

• Haga una copia de seguridad de la tabla original y cámbiele el nombre anexando "_OLD" a su nombre. Después, cree una consulta que reconstruye la tabla original, con el nombre de la tabla original, de modo que los formularios o informes existentes basados en la tabla original funcionen con la nueva estructura de tabla.

Para obtener más información, vea Normalizar los datos con el Analizador de tablas.

Paso 3: Conectarse a datos de Access desde Excel

Una vez que los datos se han normalizado en Access y se ha creado una consulta o tabla que reconstruye los datos originales, es una cuestión sencilla de conectarse a los datos de Access desde Excel. Los datos ahora están en Access como un origen de datos externo, por lo que pueden conectarse al libro a través de una conexión de datos, que es un contenedor de información que se usa para buscar, iniciar sesión en el origen de datos externo y obtener acceso a él. La información de conexión se almacena en el libro y también se puede almacenar en un archivo de conexión, como un archivo de conexión de datos de Office (extensión de nombre de archivo .odc) o un archivo de nombre de origen de datos (extensión .dsn). Después de conectarse a datos externos, también puede actualizar automáticamente el libro de Excel desde Access siempre que los datos se actualicen en Access.

Para obtener más información, vea Importar datos de orígenes de datos externos (Power Query).

Obtener los datos en Access

Esta sección le guiará por las siguientes fases de normalización de los datos: Dividir los valores de las columnas Vendedor y Dirección en sus partes más atómicas, separar asuntos relacionados en sus propias tablas, copiar y pegar esas tablas de Excel en Access, crear relaciones clave entre las tablas de Access recién creadas y crear y ejecutar una consulta sencilla en Access para devolver información.

Datos de ejemplo en forma no normalizada

La siguiente hoja de cálculo contiene valores no atómicos en la columna Vendedor y en la columna Dirección. Ambas columnas deben dividirse en dos o más columnas independientes. Esta hoja de cálculo también contiene información sobre vendedores, productos, clientes y pedidos. Esta información también debe dividirse, por asunto, en tablas independientes.

¿Necesita más ayuda?

Puede consultar a un experto de la Excel Tech Community u obtener soporte técnico en Comunidades.