Importar o vincular a los datos de un libro de Excel

Escenarios comunes para importar datos de Excel a Access

• Es usuario de Excel desde hace tiempo pero para seguir avanzando desea utilizar Access para trabajar con estos datos. Desea moverlos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases de datos nuevas de Access.

• Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero recibe ocasionalmente datos en formato de Excel que se deben combinar con sus bases de datos de Access. Desea importar estas hojas de cálculo de Excel a su base de datos a medida que las va recibiendo.

• Utiliza Access para administrar los datos pero los informes semanales que recibe del resto de su equipo son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de importación para garantizar que se importan datos cada semana a una hora determinada a su base de datos.

Si es la primera vez que importa datos de Excel

• No existe ninguna forma de guardar un libro de Excel como base de datos de Access. Excel no proporciona ninguna funcionalidad para crear una base de datos de Access a partir de datos de Excel.

• Al abrir un libro de Excel en Access (en el cuadro de diálogo Abrir archivo, cambie el cuadro de lista Tipo de archivo a Archivos de Microsoft Office Excel y seleccione el archivo que desea), Access crea un vínculo al libro en lugar de importar los datos. La vinculación a un libro es algo sustancialmente distinto de importar una hoja de cálculo a una base de datos. Par obtener más información sobre la vinculación, vea la sección Vincular a datos en Excel, posteriormente en este artículo.

Preparar la hoja de cálculo

1. Busque el archivo de origen y seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que desea importar a Access. Si desea importar solo una parte de una hoja de cálculo, puede definir un rango con nombre que incluya solo las celdas que desea importar.
   
   Definir un rango con nombre (opcional)   

   1. Vaya a Excel y abra la hoja de cálculo que contiene los datos que desea importar.

   2. Seleccione el rango de celdas que contenga los datos que desee importar.

   3. Haga clic con el botón secundario en el rango seleccionado y, a continuación, haga clic en Asignar nombre a un rango o en Definir nombre.

   4. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, especifique un nombre para el rango en el cuadro Nombre y haga clic en Aceptar.

      Tenga en cuenta que puede importar solo una hoja de cálculo a la vez durante una operación de importación. Para importar datos de varias hojas de cálculo, repita la operación de importación para cada hoja de cálculo.

2. Revise los datos de origen y ejecute una acción tal como se describe en esta tabla.

   Elemento	Descripción
   Número de columnas	El número de columnas de origen que desea importar no puede ser superior a 255 porque Access no admite más de 255 campos en una tabla.
   Omitir columnas y filas	Es una buena costumbre incluir solo las filas y columnas que desea importar en la hoja de cálculo o el rango con nombre de origen. Filas    No puede filtrar ni omitir filas durante la operación de importación. Columnas    No puede omitir columnas durante la operación si elige agregar los datos a una tabla existente.
   Formato de tabla	Asegúrese de que las celdas estén en formato de tabla. Si la hoja de cálculo o el rango con nombre incluyen celdas combinadas, el contenido de la celda se coloca en el campo que corresponde a la columna más a la izquierda y los otros campos se dejan en blanco.
   Columnas, filas y celdas en blanco	Elimine todas las columnas y filas en blanco innecesarias de la hoja de cálculo o del rango. Si la hoja de cálculo o el rango contienen celdas en blanco, intente agregar los datos que faltan. Si prevé agregar los registros a una tabla existente, asegúrese de que el campo correspondiente de la tabla acepta valores nulos (que faltan o desconocidos). Un campo aceptará valores nulos si su propiedad de campo Requerido está establecida en No y si el valor de la propiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos.
   Valores de error	Si una o varias celdas de la hoja de cálculo o del rango contienen valores de error, como #NUM y #DIV, corríjalos antes de comenzar la operación de importación. Si una hoja de cálculo o un rango de origen contienen valores de error, Access coloca un valor nulo en los campos correspondientes de la tabla. Para obtener más información acerca de las formas de corregir estos errores, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos, más adelante en este artículo
   Tipo de datos	Para evitar errores durante la importación, asegúrese de que cada columna de origen contiene el mismo tipo de datos en cada fila. Access explora las ocho primeras filas de origen para determinar el tipo de datos de los campos de la tabla. Recomendamos que se asegure de que estas filas no mezclen valores de tipos de datos distintos en ninguna de las columnas. De lo contrario, Access podría no asignar el tipo de datos correcto a la columna. Asimismo, es una buena costumbre dar formato a cada columna de origen en Excel y asignar un formato de datos específico a cada columna antes de comenzar la operación de importación. Se recomienda dar formato si una columna incluye valores de distintos tipos de datos. Por ejemplo, la columna Nºvuelo de una hoja de cálculo puede contener valores numéricos y de texto, como 871, AA90 y 171. Para evitar valores incorrectos o que faltan, siga este procedimiento: Haga clic con el botón secundario en el encabezado de columna y después haga clic en Formato de celdas. En la pestaña Número, en Categoría, seleccione un formato. Para la columna NºVuelo, elegirá Texto probablemente. Haga clic en Aceptar. Si las columnas de origen tienen formato, pero siguen teniendo valores combinados en las filas que siguen a la fila ocho, la operación de importación puede omitir valores o convertirlos de forma incorrecta. Para obtener información de solución de problemas, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos.
   Primera fila	Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango con nombre contiene los nombres de las columnas, puede especificar que Access trate los datos de la primera fila como nombres de campo durante la operación de importación. Si la hoja de cálculo o el rango de origen no incluye los nombres, es conveniente agregarlos al origen antes de iniciar la operación de importación. Nota: Si piensa anexar los datos a una tabla existente, asegúrese de que el nombre de cada columna coincide exactamente con el nombre del campo correspondiente. Si el nombre de una columna es diferente del nombre del campo correspondiente de la tabla, la operación de importación no se realizará correctamente. Para ver los nombres de los campos, abra la tabla en la vista Diseño en Access.

3. Cierre el libro de trabajo de origen si está abierto. Mantener abierto el archivo de origen puede producir errores de conversión de datos durante la operación de importación.

Preparar la base de datos de destino

1. Abra la base de datos de Access en la que se guardarán los datos importados. Asegúrese de que la base de datos es de solo lectura y de que tienen los permisos para realizar cambios en la base de datos.

   O bien:

   Si no desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco. Siga este procedimiento:

   Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y, a continuación, haga clic en Base de datos en blanco.

2. Antes de iniciar la operación de importación, decida si desea guardar los datos en una tabla nueva o existente.

   Crear una nueva tabla    Si elige guardar los datos en una nueva tabla, Access crea una tabla y agrega los datos importados a esta tabla. Si ya hay una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el contenido de la tabla con los datos importados.

   Anexar a una tabla existente    Si elige agregar los datos a una tabla existente, las filas de la hoja de cálculo de Excel se anexan a la tabla especificada.

   Recuerde que la mayor parte de los errores se producen durante la operación de anexión porque los datos de origen no coinciden con la estructura y la configuración de campos de la tabla de destino. Para evitar esto, abra la tabla de destino en la vista Diseño y revise lo siguiente:

   • Primera fila    Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango con nombre de origen no contiene encabezados de columna, asegúrese de que la posición y el tipo de datos de cada columna de la hoja de cálculo de origen coincidan con los del campo correspondiente de la tabla. Si la primera fila contiene encabezados de columna, el orden de las columnas y campos no tiene por qué coincidir pero el nombre y el tipo de datos de cada columna deben coincidir exactamente con los de su campo correspondiente.

   • Campos faltantes o adicionales    Si uno o varios campos de la hoja de datos de origen no aparecen en la tabla de destino, agréguelos antes de comenzar la operación de importación. No obstante, si la tabla contiene campos que no existen en el origen, no es necesario que los elimine de la tabla si aceptan valores nulos.

     Sugerencia: Un campo aceptará valores nulos si su propiedad Requerido está establecida en No y si el valor de la propiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos.

   • Clave principal    Si la tabla contiene un campo de clave principal, la hoja de cálculo o el rango de origen debe tener una columna que contiene valores compatibles con el campo de clave principal y los valores de clave importados deben ser únicos. Si un registro importado contiene un valor de clave principal que ya existe en la tabla de destino, la operación de importación muestra un mensaje de error.

   • Campos indizados    Si la propiedad Indizado de un campo de la tabla está establecida en Sí (Sin duplicados), la columna correspondiente en la hoja de cálculo o el rango de origen debe contener valores únicos.

     Vaya a los pasos siguientes para ejecutar la operación de importación.

Iniciar la operación de importación

1. La ubicación del asistente para la importación o vinculación es ligeramente diferente según la versión de Access. Elija los pasos que coincidan con su versión de Access:

   • Si usa la última versión de la Microsoft 365, Access 2021 o Access 2019, en la pestaña Datos externos , en el grupo Importar & vínculo , haga clic en Nuevo origen de datos > Desde archivo > Excel.

   • Si usa Access 2016, en la pestaña Datos externos , en el grupo Importar & vínculo , haga clic en Excel.

   Nota: La pestaña Datos externos no está disponible a menos que esté abierta una base de datos.

2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Excel, en el cuadro Nombre de archivo, especifique el nombre del archivo de Excel que contiene los datos que desea importar.

   O bien:

   Haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivo para localizar el archivo que desee importar.

3. Especifique cómo desea guardar los datos importados.

   Para almacenar los datos en una tabla nueva, seleccione Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Se le pedirá que dé un nombre posteriormente a esta tabla.

   Para anexar los datos a una tabla existente, seleccione Anexar una copia de los registros a la tabla y seleccione una tabla en la lista desplegable. Esta operación no está disponible si la base de datos no contiene ninguna tabla.

   Para vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, consulte la sección Vincular a datos en Excel, que aparece más adelante en este artículo.

4. Haga clic en Aceptar.

   Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo que le guía en el proceso de importación. Continúe con los pasos siguientes.

Usar el Asistente para importación de hojas de cálculo

1. En la primera página del Asistente, seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que desea importar. A continuación, haga clic en Siguiente.

2. En la segunda página del asistente, haga clic en Mostrar hojas de cálculo o en Mostrar rangos con nombre, seleccione la hoja de cálculo o el rango con nombre que desee importar y haga clic en Siguiente.

3. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campos, seleccione La primera columna contiene encabezado de columna y haga clic en Siguiente.

   Si está importando los datos a una nueva tabla, Access utiliza los encabezados de columnas para dar nombre a los campos de la tabla. Puede cambiar estos nombres durante o después de la operación de importación. Si está anexando datos a una tabla existente, asegúrese de que los encabezados de columna en la hoja de cálculo de origen coincidan exactamente con los nombres de los campos en la tabla de destino.

   Si está anexando datos a una tabla existente, vaya directamente al paso 6. Si está agregando los datos a una tabla nueva, lleve a cabo los pasos que quedan.

4. El Asistente le pide que revise las propiedades de campos. Haga clic en una columna en la parte inferior de la página para ver las propiedades de los campos correspondientes. Si lo desea, puede realizar alguna de estas tareas.

   • Revise y cambie, si lo desea, el nombre y el tipo de datos del campo de destino.

     Access revisa las primeras ocho filas en cada columna y sugiere el tipo de datos para el campo correspondiente. Si la columna de la hoja de cálculo contiene distintos tipos de valores, como texto y números, en las primeras ocho filas de una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que es compatible con todos los valores de la columna, a menudo, el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos distinto, recuerde que los valores que no son compatibles con el tipo de datos que elige se omitirán o se convertirán incorrectamente durante el proceso de importación. Para obtener más información sobre cómo corregir valores incorrectos o valores que falten, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos, más adelante en este artículo.

   • Para crear un índice en el campo, establezca Indizado en Sí.

   • Para omitir completamente una columna de origen, active la casilla de verificación No importar el campo (Saltar).

     Haga clic en Siguiente cuando termine de seleccionar las opciones.

5. En la siguiente pantalla, especifique una clave principal para la tabla. Si selecciona Permitir a Access agregar la clave principal, Access agrega un campo Autonumeración como primer campo en la tabla de destino y lo rellena automáticamente con valores de identificador únicos a partir de 1. A continuación, haga clic en Siguiente.

6. En la última pantalla del asistente, especifique un nombre para la tabla de destino. En el cuadro Importar a la tabla, escriba un nombre para la tabla. Si la tabla ya existe, Access muestra un mensaje en el que se le pregunta si desea sobrescribir el contenido existente de la tabla. Haga clic en Sí para continuar o en No para especificar otro nombre para la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Finalizar para importar los datos.

   Si Access pudo importar algunos o todos los datos, el asistente mostrará una página en la que se indicará el estado de la operación de importación. Además, podrá guardar los detalles de la operación para un uso futuro como especificación. Por el contrario, si la operación no se ejecutó correctamente, Access mostrará el mensaje Error al intentar importar el archivo.

7. Haga clic en Sí para guardar la información de la operación para un uso futuro. Guardar la información le ayuda a repetir la operación sin tener que examinar el Asistente cada vez.

Consulte Guardar los detalles de importación o exportación como especificación para obtener información acerca de cómo guardar los detalles de especificación.

Consulte Ejecutar una especificación guardada de importación o exportación para obtener información acerca de cómo ejecutar las especificaciones guardadas de importación o de vinculación.

Consulte Programar una especificación de importación o exportación para conocer cómo se programa la ejecución de tareas de importación y vinculación a horas específicas.

Cadenas de error y sugerencias para la solución de problemas

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Escenarios comunes para vincular a una hoja de Excel desde Access

Normalmente, se establecen vínculos a hojas de cálculo de Excel (en lugar de importar) por las siguientes razones:

• Desea seguir manteniendo los datos en hojas de cálculo de Excel pero a la vez poder utilizar las eficaces características de consultas e informes de Access.

• Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero los datos de orígenes externos con los que trabaja están en hojas de cálculo de Excel. No desea mantener copias de datos externos sino que desea poder trabajar con ellos en Access.

Si es la primera vez que se vincula a una hoja de Excel

• No puede crear un vínculo a una base de datos de Access desde Excel.

• Al vincular a un archivo de Excel, Access crea una tabla nueva conocida a menudo como tabla vinculada. La tabla muestra los datos en la hoja de cálculo o el rango con nombre de origen pero no almacena realmente los datos en la base de datos.

• No puede vincular datos de Excel a una tabla existente en la base de datos. Esto significa que no puede anexar datos a una tabla existente realizando una operación de vinculación.

• Una base de datos puede contener varias tablas vinculadas.

• Cualquier cambio realizado en los datos de Excel se refleja automáticamente en la tabla vinculada. No obstante, el contenido y la estructura de una tabla vinculada en Access son de solo lectura.

• Al abrir un libro de Excel en Access (en el cuadro de diálogo Abrir archivo, cambie el cuadro de lista Tipo de archivo a Archivos de Excel y seleccione el archivo que desea), Access crea una base de datos en blanco e inicia automáticamente el Asistente para vinculación de hojas de cálculo.