Una base de datos correctamente diseñada le permite obtener acceso a información actualizada y precisa. Como es esencial tener un diseño correcto para lograr sus objetivos de trabajar con una base de datos, tiene sentido invertir el tiempo necesario para obtener información sobre los principios de un buen diseño. Al final, es mucho más probable que acabe con una base de datos que se ajusta a sus necesidades y que puede adaptarse fácilmente al cambio.
En este artículo se proporcionan instrucciones para planear una base de datos de escritorio. Aprenderá a decidir qué información necesita, cómo dividir esa información en las tablas y columnas adecuadas, y cómo se relacionan entre sí esas tablas. Lea este artículo antes de crear su primera base de datos de escritorio.
En este artículo
Algunos términos de base de datos que debe conocer
Access organiza la información en tablas: listas de filas y columnas que recuerdan a una hoja de cálculo o a los libros de contabilidad. En una base de datos simple, es posible que solo tenga una tabla. Para la mayoría de las bases de datos necesitará tener más de una. Por ejemplo, puede que tenga una tabla que almacena información sobre productos, otra que almacena información sobre pedidos y otra tabla con información sobre clientes.
Cada fila se denomina, más correctamente, un registro y cada columna, un campo. Un registro es una forma clara y coherente de combinar información sobre algo. Un campo es un único elemento de información, un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla de productos, por ejemplo, cada fila o registro contiene la información de un producto. Cada columna o campo contiene algún tipo de información sobre el producto, como su nombre o el precio.
¿Qué es una base de datos bien diseñada?
Algunos principios guían el proceso de diseño de la base de datos. El primer principio es que la información duplicada (también denominada datos redundantes) es perjudicial, porque se pierde espacio y aumenta la probabilidad de errores e incoherencias. El segundo principio es que la corrección y la integridad de información es importante. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que extraigan la información de la base de datos también contendrán información incorrecta. Como resultado, las decisiones que tome basándose en dichos informes estarán mal informadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquel que:
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Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
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Proporciona a Access la información necesaria para unir la información en las tablas según sea necesario.
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Ayuda a respaldar y garantizar la precisión y la integridad de la información.
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Se ajusta a sus necesidades de informes y procesamiento de datos.
El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los siguientes pasos:
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Determinar el propósito de la base de datos
Esto le ayudará a prepararse para los pasos restantes.
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Buscar y organizar la información necesaria
Recopile todos los tipos de información que podría querer registrar en la base de datos, como los nombres de producto y los números de pedido.
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Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades principales o temas, como Productos o Clientes. Después, cada tema se convierte en una tabla.
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Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información quiere almacenar en cada tabla. Cada elemento se convierte en un campo y se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla de empleados podría incluir campos como Apellidos y Fecha de contratación.
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Especificar las claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se usa para identificar cada fila. Un ejemplo podría ser Id. de producto o Id. de pedido.
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Establecer las relaciones de tablas
Busque en cada tabla y decida cómo se relacionan los datos en una tabla con los datos de otras tablas. Agregue campos a las tablas o cree tablas para aclarar las relaciones, según sea necesario.
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Perfeccionar el diseño
Analice el diseño en busca de errores. Cree las tablas y agregue unos cuantos registros de datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados que quiere de las tablas. Haga algunos ajustes en el diseño, si es necesario.
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Aplicar las reglas de normalización
Aplique las reglas de normalización de datos para ver si las tablas están estructuradas correctamente. Haga algunos ajustes en las tablas, si es necesario.
Determinar el propósito de la base de datos
Es una buena idea anotar el propósito de la base de datos en un papel: su propósito, cómo espera usarla y quién la usará. Por ejemplo, para una base de datos pequeña para un negocio familiar, escriba algo como: "La base de datos de clientes es una lista con información de los clientes cuya finalidad es el envío de correo y la creación de informes". Si la base de datos es más compleja o la usan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, el propósito podría constar fácilmente de uno o varios párrafos, y debería incluir cuándo y cómo cada persona usará la base de datos. La idea es tener una declaración de objetivos bien desarrollada a la que se pueda hacer referencia en todo el proceso de diseño. Tener ese resumen le ayuda a centrarse en sus objetivos cuando tome decisiones.
Buscar y organizar la información necesaria
Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, podría registrar los pedidos de compra en un libro de contabilidad o guardar la información de los clientes en formularios de papel en un archivo. Recopile dichos documentos y enumere cada tipo de información que se muestra (por ejemplo, cada cuadro que rellene en un formulario). Si no tiene ningún formulario existente, imagine en su lugar que tiene que diseñar un formulario para registrar la información del cliente. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué cuadros de relleno crearía? Identifique y enumere cada uno de estos elementos. Por ejemplo, suponga que actualmente guarda la lista de clientes en las tarjetas de índice. Al examinar dichas tarjetas podría revelar que cada una contiene un nombre de cliente, dirección, ciudad, estado, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una posible columna en una tabla.
Mientras prepare esta lista, no se preocupe de hacerla perfecta desde el principio. En su lugar, enumere todos los elementos que se le ocurran. Si la base de datos la usará alguien más, pregúntele también sobre sus ideas. Podrá perfeccionar la lista más adelante.
Después, tenga en cuenta los tipos de informes o correspondencia que podría querer crear a partir de la base de datos. Por ejemplo, puede que quiera un informe de ventas de un producto para mostrar las ventas por región o un informe de resumen de inventario que muestre los niveles de inventario del producto. También es posible que quiera generar cartas modelo para enviar a los clientes que anuncien un evento de venta u ofrezcan una mejora. Diseñe el informe en su mente y luego imagine su aspecto. ¿Qué información incluiría en el informe? Enumere todos los elementos. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga previsto crear.
Pararse a pensar en los informes y correspondencia que podría querer crear le ayudará a identificar los elementos que necesitará en la base de datos. Por ejemplo, suponga que los clientes tienen la posibilidad de darse de alta (o de baja) de las novedades enviadas periódicamente por correo electrónico, y que quiere imprimir una lista de los usuarios que se han dado de alta. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede establecer el campo en Sí o No.
El requisito de enviar mensajes de correo a los clientes sugiere otro elemento del registro. Una vez que sepa que un cliente quiere recibir mensajes de correo, también deberá saber la dirección de correo electrónico a la que enviárselos. Por tanto, necesita registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.
Tiene sentido crear un prototipo de cada informe o listado de salida, y considerar qué elementos deberá generar el informe. Por ejemplo, cuando examina una carta modelo, podrían venirle a la mente algunas consideraciones. Si quiere incluir un saludo formal, por ejemplo, la cadena "Sr.", "Sra." o "Srta." con la que comienza un saludo, tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez quiera comenzar una carta con "Estimado Sr. Alcalá" en lugar de "Estimado. Sr. Jorge Alcalá". Esto sugiere que normalmente querría almacenar el apellido separado del nombre.
Un punto clave que recordar es que debería dividir cada fragmento de información en partes más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder usar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: nombre y apellido. Para ordenar un informe por apellidos, por ejemplo, resulta útil tener el apellido del cliente almacenado por separado. En general, si quiere ordenar, buscar, calcular o crear informes en función de un elemento de información, debe crear un campo propio para ese elemento.
Piense en las preguntas que tal vez quiere que responda la base de datos. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un producto destacado se cerraron el mes pasado? ¿Dónde viven tus mejores clientes ? ¿Quién es el proveedor de su producto más vendido? Anticipar estas preguntas le ayuda a centrarse en qué elementos adicionales registrar.
Una vez recopilada esta información, está listo para pasar al siguiente paso.
Dividir la información en tablas
Para dividir la información en tablas, elija las entidades principales, o asuntos. Por ejemplo, después de encontrar y organizar la información para una base de datos de ventas de un producto, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:
Las principales entidades que se muestran aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, tiene sentido comenzar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre productos, otra para datos sobre proveedores, otra para los datos sobre clientes y otra para los datos sobre pedidos. Aunque la lista no está completa con ellas, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta que tenga un diseño que funcione bien.
Cuando revise por primera vez la lista preliminar de elementos, es posible que esté tentado a incluirlos en una sola tabla, en lugar de las cuatro que se muestran en la ilustración anterior. A continuación obtendrá información sobre por qué es una mala idea. Considere por un momento la tabla que se muestra aquí:
En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Dado que un mismo proveedor puede suministrarle una gran cantidad de productos, el nombre y la dirección de ese proveedor tendrán que repetirse muchas veces. Esto supone un desperdicio de espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla independiente para los proveedores y vincular esa tabla a la de productos es una solución mucho mejor.
Un segundo problema con este diseño surge cuando es necesario modificar la información sobre el proveedor. Por ejemplo, supongamos que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Al aparecer en varios lugares, accidentalmente podría cambiar la dirección en un solo lugar y olvidarse de cambiarla también en los demás. Si registra la información del proveedor en un único lugar, se evitará el problema.
Al diseñar la base de datos, intente siempre registrar cada hecho una sola vez. Si se encuentra repitiendo la misma información en más de un lugar, como la dirección de un determinado proveedor, coloque dicha información en una tabla aparte.
Por último, supongamos que Coho Winery suministra un solo producto y que quiere eliminar el producto pero conservar la información de nombre y dirección del proveedor. ¿Cómo se elimina el registro del producto sin perder la información de proveedor? No se puede. Dado que cada registro contiene datos sobre un producto y datos sobre un proveedor, no puede eliminar uno sin eliminar el otro. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información de productos y otra para la información de proveedores. Al eliminar un registro de producto, solo eliminaría los datos del producto, no los datos del proveedor.
Una vez que haya elegido el tema representado por una tabla, las columnas de dicha tabla solo deberían almacenar datos sobre el tema. Por ejemplo, la tabla de productos debería almacenar únicamente datos sobre los productos. Dado que la dirección del proveedor es un dato del proveedor y no un hecho sobre el producto, esta pertenece a la tabla de proveedores.
Convertir los elementos de información en columnas
Para determinar las columnas de una tabla, decida cuál es la información de la que necesita realizar un seguimiento sobre el tema registrado en la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista inicial de columnas contendría Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Dirección de correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo conjunto de columnas, por lo que puede almacenar la información de Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección contiene las direcciones de los clientes. Cada registro contiene datos sobre un cliente, y el campo dirección contiene la dirección de dicho cliente.
Una vez que haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, podrá refinar aún más las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar el nombre del cliente como dos columnas separadas: nombre y apellidos, para que pueda ordenar, buscar e indexar en estas columnas. De forma similar, la dirección realmente se compone de cinco componentes independientes: dirección, ciudad, estado, código postal y país o región, que también tiene sentido almacenar en columnas separadas. Si quiere realizar una búsqueda, filtrar u ordenar la operación por estado, por ejemplo, necesita que la información de estado se almacene en una columna independiente.
También debería tener en cuenta si la base de datos contiene información solo de origen nacional o también internacional. Por ejemplo, si va a almacenar direcciones internacionales, es mejor tener una columna Región en lugar de Estado, ya que esa columna puede incluir tanto estados internos como regiones de otros países o regiones. De forma similar, Código postal tiene más sentido que código ZIP si va a almacenar direcciones internacionales.
En la lista siguiente se muestran algunas sugerencias para determinar las columnas.
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No incluya datos calculados
En la mayoría de los casos, no se debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En su lugar, puede hacer que Access realice los cálculos cuando quiera ver el resultado. Por ejemplo, suponga que hay un informe de Productos en pedidos que muestra el subtotal de unidades en pedidos para cada categoría de producto en la base de datos. Pero no hay ninguna columna de subtotal de Unidades en pedidos en ninguna tabla. En su lugar, la tabla Productos incluye una columna Unidades en pedidos que almacena las unidades en pedidos para cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que imprima el informe. El subtotal en sí no debería almacenarse en una tabla.
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Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas
Es posible que se sienta tentado a tener un único campo para nombres completos o para nombres de productos junto con descripciones de productos. Si combina más de un tipo de información en un campo, es difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas; por ejemplo, cree campos independientes para el nombre y los apellidos, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.
Una vez ajustadas las columnas de datos de las tablas, ya puede elegir la clave principal de cada tabla.
Especificar las claves principales
Cada tabla debe incluir una columna (o conjunto de columnas) que identifique exclusivamente cada fila almacenada en la tabla. Esto suele ser un número de identificación único, como un número de identificación de empleado o un número de serie. En la terminología de base de datos, esta información se denomina la clave principal de la tabla. Access usa los campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y agrupar esos datos.
Si ya tiene un identificador único para una tabla, como un número de producto que identifica exclusivamente a cada producto en el catálogo, puede usar ese identificador como clave principal de la tabla, pero solo si los valores de esta columna serán siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no use nombres de personas como clave principal, porque los nombres no son únicos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en una misma tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si en algún momento el valor de una columna puede quedar sin asignar o ser desconocido (un valor que falta), no se puede usar como un componente de una clave principal.
Siempre debe elegir una clave principal cuyo valor no cambiará. En una base de datos que use más de una tabla, la clave principal de una tabla puede usarse como referencia en otras tablas. Si se cambia la clave principal, el cambio también se debe aplicar en todas partes en las que se hace referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambia reduce la posibilidad de que no se sincronice con otras tablas que hacen referencia a ella.
A menudo se usa un número único arbitrario como clave principal. Por ejemplo, podría asignar a cada pedido un número de pedido único. El único propósito del número de pedido es identificar un pedido. Una vez asignado, nunca cambia.
Si no se le ocurre una columna o un conjunto de columnas que puedan servir como una buena clave principal, considere la posibilidad de usar una columna que tenga el tipo de datos Autonumeración. Al usar el tipo de datos Autonumeración, Access asigna automáticamente un valor por usted. Este identificador está vacío, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores vacíos son ideales para usarlos como clave principal, porque no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como el número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo, es más probable que cambie, ya que la propia información objetiva podría cambiar.
1. Una columna establecida en el tipo de datos Autonumeración suele ser una buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.
En algunos casos, tal vez quiera usar dos o más campos que, juntos, proporcionan la clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla de detalles de pedido que almacena datos de pedidos usaría dos columnas en su clave principal: Identificador de pedido e Identificador de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna, también se denomina una clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna Autonumeración para cada una de las tablas para que sirvan de clave principal: Id. de producto para la tabla Productos, Id. de pedido para la tabla Pedidos, Id. de cliente para la tabla Clientes e Id. de proveedor para la tabla Proveedores.
Crear las relaciones de tablas
Ahora que ha dividido la información en tablas, necesita una manera para volver a unir la información de forma que tenga significado. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.
1. La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
2. ...la tabla Empleados...
3. ...la tabla Pedidos...
4. ...la tabla Productos...
5. ... y la tabla Detalles de pedidos.
Access es un sistema de administración de base de datos relacional. En una base de datos relacional, se divide la información en tablas separadas, basadas en el temas. Después, se usan las relaciones de la tabla para combinar la información según sea necesario.
Crear una relación uno a varios
Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos en la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor puede proporcionar cualquier cantidad de productos. Se puede decir que, para cualquier proveedor que se representa en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos que se representan en la tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación uno a varios.
Para representar una relación uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Así, Access puede usar el número de identificador del proveedor de la tabla Productos para dar con el proveedor correcto de cada producto.
La columna Id. de proveedor en la tabla Productos se denomina una clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor en la tabla Productos es una clave externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.
Al establecer parejas de claves principales y claves externas, proporciona la base para unir las tablas relacionadas. Si no está seguro de qué tablas deberían compartir una columna común, identificar una relación uno a varios asegura que, en efecto, las dos tablas relacionadas requerirán una columna compartida.
Crear una relación de varios a varios
Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otra parte, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, por cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, por cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios, porque, para cada producto, puede haber varios pedidos, y para cada pedido puede haber muchos productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.
Entre los temas de las dos tablas, productos y pedidos, existe una relación de varios a varios. Esto supone un problema. Para entender el problema, imagine qué pasaría si intentase crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para tener más de un producto por pedido, necesita más de un registro por pedido en la tabla Pedidos. Tendría que repetir la información del pedido en cada fila que esté relacionada con un único pedido, lo que provocaría un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. Se encontraría con el mismo problema si colocase el campo Id. de pedido en la tabla Productos: dispondrá de más de un registro en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema?
La respuesta es crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divida la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Inserte la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla. Como resultado, la tercera tabla registra cada repetición o instancia de la relación.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un elemento de línea en un pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. Usar el campo de Id. de pedido por sí solo no sirve como clave principal para esta tabla, porque un pedido puede tener muchos elementos de línea. El Id. de pedido se repite para cada elemento de línea en un pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Usar el campo de Id. de producto por sí solo tampoco sirve, porque un producto puede aparecer en varios pedidos diferentes. Pero juntos, los dos campos siempre generan un valor único para cada registro.
En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no están directamente relacionadas entre sí. En su lugar, están relacionadas indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre productos y pedidos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:
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La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido puede tener más de un elemento de línea, pero cada elemento de línea está conectado a un único pedido.
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La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede tener muchos elementos de línea asociados a él, pero cada elemento de línea se refiere a un solo producto.
En la tabla Detalles de pedido, puede determinar todos los productos en un pedido determinado. También puede determinar todos los pedidos de un producto en particular.
Después de incorporar la tabla Detalles de pedido, la lista de tablas y campos podría tener un aspecto similar a este:
Crear una relación uno a uno
Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Por ejemplo, supongamos que necesita registrar información adicional sobre productos que casi nunca necesitará o que solo se aplica a unos pocos productos. Puesto que no necesita la información con frecuencia, y que almacenar la información de la tabla Productos daría como resultado un hueco en todos los productos a los que no se aplica, la coloca en una tabla aparte. Al igual que la tabla Productos, puede usar el Id. de producto como clave principal. La relación entre esta tabla y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Producto, existe un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando se identifica este tipo de relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
Al detectar la necesidad de una relación de uno a uno en la base de datos, tenga en cuenta si se puede combinar la información de las dos tablas en una sola. Si por algún motivo no quiere hacerlo, quizás porque se crearía una gran cantidad de huecos, la siguiente lista le muestra cómo puede representar la relación en su diseño:
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Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente pueda configurar la relación usando la misma clave principal en ambas tablas.
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Si las dos tablas tienen diferentes temas con diferentes claves principales, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte la clave principal de la otra tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre tablas le ayuda a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o uno a varios, las tablas relacionadas tienen que compartir una o varias columnas comunes. Cuando existe una relación varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.
Refinar el diseño
Una vez que tiene las tablas, campos y relaciones que necesita, debería crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo e intentar trabajar con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá resaltar los posibles problemas. Por ejemplo, tal vez deba agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, y es posible que tenga una tabla que debería dividir en dos tablas para eliminar los datos duplicados.
Vea si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que quiere. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que espera. Busque duplicaciones de datos innecesarias y, si encuentra alguna, modifique el diseño para eliminarla.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente descubrirá posibilidades de mejora. Estas son algunas cosas que debería comprobar:
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¿Olvidó alguna columna? Si es así, ¿la información pertenece a las tablas existentes? Si se trata de información sobre otra cosa, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de información del que necesite realizar un seguimiento. Si no se puede calcular la información de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para ella.
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¿Cualquiera de las columnas innecesarias lo son porque se pueden calcular con los campos existentes? Si se puede calcular un elemento de información desde otras columnas existentes, como por ejemplo, un precio de descuento calculado a partir del precio de venta, generalmente es mejor simplemente hacerlo y evitar crear una nueva columna.
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¿Ha introducido información duplicada en una de las tablas? Si es así, probablemente tenga que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
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¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en registros individuales? Si es así, piense en rediseñar la tabla para que tenga menos campos y más registros.
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¿Se ha dividido cada elemento de información en sus partes más pequeñas? Si necesita realizar informes, ordenar, buscar o calcular sobre un elemento de información, coloque dicho elemento en su propia columna.
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¿Cada columna contiene datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema de la tabla, pertenece a otra tabla.
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¿Las relaciones son entre las tablas representadas, bien sea por los campos comunes o por una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.
Ajustar la tabla Productos.
Suponga que cada producto en la base de datos de ventas de productos se encuentra en una categoría general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que muestre la categoría de cada producto.
Suponga que, después de examinar y refinar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de la categoría a la tabla Productos, tendrá que repetir la descripción de cada categoría para cada producto en el que se encuentre dentro de la categoría, lo que no es una buena solución.
Una solución mejor es convertir Categorías en un nuevo tema de la base de datos para realizar el seguimiento, con su propia tabla y su propia clave principal. Después, podrá agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.
Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede contener más de un producto, pero un producto pertenece únicamente a una categoría.
Al revisar las estructuras de tabla, esté atento a los grupos que se repiten. Por ejemplo, considere la posibilidad de una tabla que contiene las siguientes columnas:
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Id. de producto
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Nombre
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Id. de producto1
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Nombre1
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Id. de producto2
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Nombre2
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Id. de producto3
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Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo de columnas que se repite y que difiere de los demás solo porque agrega un número al final del nombre de columna. Si ve columnas numeradas de esta forma, debería revisar el diseño.
Este tipo de diseño tiene varios defectos. Para empezar, lo obliga a poner un límite superior en el número de productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que implica más tareas administrativas.
Otro problema es que los proveedores que tienen menos del número máximo de productos desperdiciarán el espacio, ya que las columnas adicionales estarán en blanco. El defecto más grave de este diseño es que hace que muchas tareas sean difícil de realizar, como ordenar o indexar la tabla por Id. de producto o nombre.
Siempre que vea grupos que se repiten, revise cuidadosamente el diseño y esté pendiente sobre cómo dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, es mejor usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por Id. de proveedor.
Aplicar las reglas de normalización
Puede aplicar las reglas de normalización de datos (a veces se denominan reglas de normalización) como el siguiente paso en su diseño. Dichas reglas se usan para ver si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalización de la base de datos, o simplemente, normalización.
La normalización es especialmente útil después de representar todos los elementos de información y cuando ya tenga un diseño preliminar. La idea es ayudarle a asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas apropiadas. Lo que la normalización no puede hacer es asegurarse de que tiene todos los elementos de los datos correctos con los que comenzar.
En cada paso, aplica las reglas consecutivamente, para garantizar que su diseño llegue a tener lo que se denomina "formulario normal". En general, se aceptan cinco formularios normales, del primer formulario normal al quinto formulario normal. Este artículo se centra en los tres primeros, ya que son todo lo necesario para la mayoría de los diseños de base de datos.
Primer formulario normal
El primer formulario normal indica que, en cada intersección de fila y columna de la tabla, existe un valor único y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede tener un campo denominado Precio en el que coloca más de un precio. Si piensa en cada intersección de filas y columnas como en una celda, cada celda puede contener un solo valor.
Segundo formulario normal
El segundo formulario normal requiere que cada columna de clave dependa completamente de toda la clave principal y no solo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando tiene una clave principal que consta de más de una columna. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla que contiene las siguientes columnas, donde el Id. de pedido y el Id. de producto forman la clave principal:
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Id. de pedido (clave principal)
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Id. de producto (clave principal)
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Nombre del producto
Este diseño infringe el segundo formulario normal, porque el Nombre de producto depende del Id. de producto, pero no del Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla. Pertenece a una tabla diferente (Productos).
Tercer formulario normal
El tercer formulario normal requiere que no solo cada columna de clave dependa de toda la clave principal, sino también que las columnas que no son claves sean independientes entre sí.
Otra forma de decirlo es que cada columna que no sea de clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave principal. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla que contiene las siguientes columnas:
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Id. de producto (clave principal)
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Nombre
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PVS
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Descuento
Suponga que Descuento depende del precio de venta sugerido (PVS). Esta tabla infringe el tercer formulario normal porque una columna que no es de clave, Descuento, depende de otra columna sin clave, PVS. La independencia de columna significa que debería poder cambiar cualquier columna sin clave sin que afecte a cualquier otra columna. Si cambia un valor en el campo PVS, el descuento cambiaría en consecuencia, por tanto infringiría esa regla. En este caso Descuento se moverá a otra tabla cuya clave sea PVS.
