Información general: Gobierno, permisos y uso compartido de sitios para propietarios de sitios

Creación de subsitios

Quizás quiera que los integrantes del grupo puedan crear subsitios debajo del sitio de grupo para usarlos en proyectos específicos.

Poder crear espontáneamente nuevos subsitios puede suponer una importante ventaja para el grupo, pero es posible que la creación de sitios sin restricciones se le vaya de las manos. Cuando los subsitios proliferan libremente, pueden surgir problemas. Por ejemplo:

• Es difícil para los usuarios encontrar el subsitio adecuado o estar seguros de si lo han encontrado.

• La información puede duplicarse en varios subsitios, lo que consume un espacio de almacenamiento valioso y exige el doble de esfuerzo de mantenimiento.

• Puede haber información obsoleta en subsitios, a veces durante años, que aparece en los resultados de búsqueda. Puede ser difícil determinar qué versión de la información es la correcta.

• La administración de permisos para una multitud de subsitios puede convertirse en una tarea engorrosa y los usuarios podrían accidentalmente terminar teniendo acceso a información a la que no deberían tenerlo.

• A medida que los empleados dejan de pertenecer al grupo, los subsitios que hayan creado pueden quedar abandonados, lo que crea confusión y confunde los resultados de la búsqueda para los restantes usuarios del sitio.

Puede ahorrar tiempo y energía si establece algunas directivas para la creación de sitios que se ocupen de las siguientes áreas:

• ¿Quiénes pueden crear subsitios?

• ¿Los nuevos subsitios deben aprobarse previamente? En ese caso, ¿cuáles son los criterios para la aprobación y quiénes otorgan la aprobación?

• ¿Los subsitios nuevos deben usar plantillas y temas establecidos?

• ¿Cuánta información puede almacenarse en un sitio? O sea, ¿cuánto espacio en disco de servidor puede ocupar?

• ¿Cuáles son las reglas para incluir estrategias de navegación en el sitio?

• ¿Durante cuánto tiempo debe almacenarse la información en subsitios antes de eliminarla o archivarla?

Para obtener más información, vea Crear un sitio o subsitio.

Administración de permisos

La integridad, confidencialidad y privacidad de la información crucial de la organización dependen del nivel de protección que asigne al sitio, en concreto, de los usuarios a los que decida conceder acceso al sitio.

Conceder y restringir el acceso al sitio se conoce como administrar permisos y es una de sus responsabilidades más importantes como propietario del sitio.

Aquí le ofrecemos algunas sugerencias a tener en cuenta al desarrollar una estrategia de permisos.

• Siga el principio de privilegios mínimos: conceda a los usuarios los niveles de permisos más bajos que necesiten para hacer las tareas que tienen asignadas.

• Al conceder acceso a los usuarios, agréguelos a grupos predeterminados estándar (como Integrantes, Visitantes y Propietarios). Incluya a la mayoría de usuarios en los grupos Integrantes o Visitantes, y limite el número de usuarios incluidos el grupo Propietarios.

• Use la herencia de permisos para crear una jerarquía ordenada y fácil de visualizar. O sea, evite conceder permisos a individuos y trabaje con grupos. Cuando sea posible, haga que los subsitios simplemente hereden los permisos del sitio de grupo, en lugar de tener permisos exclusivos.

• Organice el contenido para aprovechar la herencia de permisos: contemple la posibilidad de segmentar el contenido por nivel de seguridad: cree un sitio o una biblioteca específicamente para los documentos confidenciales, en lugar de mantenerlos dispersos en una biblioteca más grande y bajo la protección de permisos exclusivos.

Para obtener más información sobre cómo configurar los permisos, vea Información sobre los niveles de permisos en SharePoint o Modificar permisos de listas, bibliotecas o elementos individuales.

Arquitectura de la información

La arquitectura de información de un sitio es como la tabla de contenido de un libro: determina cómo se organiza y presenta la información en ese sitio (las páginas web, documentos, listas y datos) a los usuarios del sitio. La arquitectura de la información suele registrarse como una lista jerárquica del contenido del sitio, palabras clave de búsqueda, tipos de datos y otros conceptos.

Para crear una arquitectura de la información, asegúrese de analizar la información que desea presentar en el sitio. Estas son algunas de las preguntas que puede usar para desarrollar una arquitectura de la información:

• ¿Qué tipo de contenido tendrá en el sitio? ¿Cómo se traducirá en subsitios, listas, bibliotecas, etc.?

• ¿Cómo se presentará la información en el sitio?

• ¿Cómo navegarán los usuarios por el sitio?

• ¿Cómo se dirigirá la información a audiencias específicas?

• ¿Cómo se configurará y optimizará la búsqueda?

Parte de la arquitectura de la información puede incluir la clasificación de la información.

Si la información con la que trata es de gran valor para la compañía, necesita seguridad especial o está sujeta a reglas de cumplimiento reglamentario, puede convenirle establecer un esquema de clasificación para identificar tipos específicos de contenido que necesitan administrarse con cuidado.

Después de organizar la información en listas y bibliotecas específicas, puede usar característica de gobierno para administrar la forma en que se administra el contenido. Por ejemplo:

Obligatoriedad de la desprotección de archivos

Si necesita extraer un archivo del repositorio, asegúrese de que sea el único usuario que pueda editar el archivo hasta que se vuelva a insertar. Exigir la extracción de documentos del repositorio evita que varios usuarios puedan realizar cambios de forma simultánea, lo que crearía conflictos de edición y llevaría a la confusión. Exigir la extracción del repositorio también puede ayudar a que los miembros del equipo se acuerden de agregar un comentario al extraer un documento del repositorio (de esta forma, se podrá realizar un seguimiento fácilmente de lo que se cambió en cada versión). Para obtener más información, vea Configurar una biblioteca para exigir la extracción de archivos del repositorio.

Hacer un seguimiento de las versiones

Si necesita mantener versiones anteriores de archivos, las bibliotecas pueden resultarle útiles para realizar un seguimiento de los archivos, almacenarlos y restaurarlos. Puede elegir realizar un seguimiento de todas las versiones de la misma forma. También puede elegir designar algunas versiones como principales (por ejemplo, agregar un capítulo manual) y algunas versiones como secundarias (por ejemplo, para corregir un error ortográfico). Para que le resulte más fácil administrar el espacio de almacenamiento, puede elegir el número de cada tipo de versión que quiera almacenar. Para obtener más información sobre el control de versiones, vea ¿Cómo funciona el control de versiones en una lista o biblioteca?

Ciclo de vida y retirada del sitio

Algunos sitios, como los sitios de trabajo en documentos y los sitios de discusión, suelen continuar existiendo mucho tiempo después de que hayan dejado de ser útiles, lo que ocupa espacio de almacenamiento valioso y confunde los resultados de la búsqueda. Es aconsejable establecer una programación para revisar los sitios y su contenido (al menos una vez al año) para determinar si merece la pena conservarlos.

Tenga en cuenta que el modelo de gobierno de mayor tamaño de la organización también podría buscar sitios obsoletos. Por ejemplo, un administrador podría eliminar automáticamente sitios que no se usaron en los últimos 90 días. Como propietario del sitio, recibiría una advertencia por correo electrónico de que se va a eliminar el sitio. Para obtener más información sobre las directivas de retirada y ciclo de vida, vea Directivas de cierre de sitio.