Crear el sitio de comunicación de SharePoint

Comprender el contenido del sitio

Cada sitio de comunicación incluye varias listas y bibliotecas predeterminadas:

• Biblioteca de documentos : ubicación para cargar archivos. Su sitio viene con una biblioteca predeterminada, pero puede agregar más según sea necesario.

• Lista de eventos : la lista en la que se almacenan las entradas de calendario.

• Biblioteca de páginas de sitio : la biblioteca en la que se encuentran todas las páginas del sitio.

• Plantillas de formulario y biblioteca de estilos : estas bibliotecas son bibliotecas heredadas que se transfieren de versiones anteriores de SharePoint

Sugerencias para configurar el contenido del sitio:

• Agregue el título de la página antes de agregar una imagen a la página. Si no agrega primero el título de la página, el nombre de la subcarpeta activos del sitio (que se encuentra en los activos del sitio) para la página puede ser una cadena de caracteres aleatorios, lo que hace que sea más difícil encontrar las imágenes asociadas a la página más adelante.

• No cargue documentos con el elemento Web vínculos rápidos. Cárguelos siempre en una biblioteca de documentos y, a continuación, vincúlelo desde vínculos rápidos. Si carga un documento mientras agrega un vínculo en vínculos rápidos, el documento se almacenará en la biblioteca activos del sitio, lo que hará que sea más difícil de encontrar si necesita actualizarlo más tarde.

• Ponga espacios (no guiones o guiones bajos) entre las palabras de los nombres de archivo para mejorar la legibilidad. Los nombres de archivo y los títulos de documento deben ser significativos para los usuarios, ya que esta información será importante cuando los usuarios busquen contenido en el sitio.

• Evite usar fechas y números de versión en los nombres de archivo. SharePoint realizará automáticamente un seguimiento de las versiones. Si agrega una fecha a un nombre de archivo y, a continuación, agrega una copia más reciente del archivo, los vínculos al archivo antiguo no se actualizarán automáticamente. Si carga una nueva versión de un archivo que tiene el mismo nombre que un archivo existente, los vínculos se actualizan automáticamente.

• Use etiquetas reconocibles para todos los hipervínculos. No invente condiciones al vincular con el contenido de su sitio. Para obtener más información sobre las etiquetas de vínculos, revise las instrucciones para las etiquetas en la navegación de planeación para la experiencia moderna de SharePoint. La guía de nomenclatura de etiquetas de este artículo no solo se aplica a las principales etiquetas de navegación, sino también a los vínculos de la página.

Destinar contenido a audiencias específicas

Una excelente forma de asegurarse de que el contenido del sitio sea más relevante para los visitantes es personalizar la forma en que los visitantes ven las páginas y las noticias mediante el uso de identificación de audiencias. La identificación de audiencia permite que el contenido se destine a los usuarios que forman parte de una audiencia específica. La identificación de audiencia también permite priorizar los miembros de las audiencias en la página de inicio de SharePoint, noticias en la aplicación móvil y en el elemento Web noticias.

La identificación de audiencia está configurada en primer lugar en la biblioteca de páginas del sitio y luego en los elementos Web noticias o contenido resaltado. Si se especifica una audiencia para una página, estos elementos web solo mostrarán la página a las personas que sean miembros de la audiencia. Un no miembro podría encontrar el contenido mediante la búsqueda, ya que la identificación de una página no es la misma que la de seguridad de una página. Sin embargo, el no miembro no se presentará con la página o el artículo de noticias.

También se pueden agregar destinatarios de audiencias a la navegación de su sitio. Esto le permite elegir quién puede ver el contenido de la navegación del sitio usando las mismas audiencias disponibles para las páginas.

Crear aprobaciones de página automática

¿Desea que alguien o un grupo apruebe las páginas antes de que se publiquen? Las versiones principales y secundarias están habilitadas de forma predeterminada en la biblioteca de páginas del sitio. Con esta característica habilitada, puede configurar fácilmente la aprobación de la Página desde la lista desplegable automatizar de la biblioteca páginas de sitios. Esto puede ser una buena idea si tiene previsto tener varios autores y desea revisar las páginas finales antes de que se publiquen. Observe que incluso sin la aprobación de página habilitada, solo los miembros y propietarios pueden ver las páginas que no se han publicado (aunque los visitantes pueden ver la última versión publicada de la página).

Personalizar permisos para listas y bibliotecas

¿Desea tener algunas listas o bibliotecas en las que los visitantes del sitio pueden colaborar? Puede personalizar los permisos de una o varias listas o bibliotecas de su sitio para asignar permisos de colaboración al grupo de visitantes. Como práctica recomendada, intente evitar la ruptura de los permisos en la biblioteca de páginas del sitio. La ruptura de los permisos en la biblioteca de páginas de sitio puede dar lugar a experiencias de usuario complejas y confusas y se debe administrar muy detenidamente para asegurarse de que no se eliminan accidentalmente los permisos de una página que necesitan todos los usuarios. También puede usar el elemento Web Microsoft Forms para agregar un formulario a una página en la que los visitantes pueden colaborar o el elemento Web Power apps para agregar una aplicación que haya configurado.

Procedimientos recomendados para migrar:

• Use el botón de desplazarse a un nuevo sitio de comunicación para reconsiderar la historia de su sitio y garantizar que el contenido siga siendo relevante. Planee su nuevo sitio con las instrucciones descritas anteriormente. Esto no significa que deba olvidarse de lo que ya tiene, especialmente si el contenido se usa y se ha mantenido actualizado. Pero, ¿este es el caso de todo su contenido actual?

• Hable con los visitantes del sitio. Averigua lo que realmente necesitan.¿El contenido de su sitio anterior aún cumple con los objetivos de su nuevo sitio? Consulte los datos de uso del sitio existente. Use esta información para determinar qué contenido se debe migrar al nuevo sitio.

• Cree y revise el inventario de contenido de su sitio actual. Para cada elemento del inventario, identifique si debería ser:

  • Eliminado: si es así, ¡ ya!

  • Archivado: porque es un registro empresarial

  • Migrado: porque está actualizado y lo necesita

  • Actualizado y después migrado

  • Se colocan en otro sitio y se vinculan en su propio sitio

• El contenido debe ganar su lugar en el nuevo sitio. 

  • ¿Este contenido agrega valor a la empresa/visitante?

  • ¿Me comparto para mantenerlo actualizado?

  • ¿Es responsable mi grupo empresarial de este contenido? En caso contrario, es el momento de decir adiós al contenido. Si no es suyo, póngase en marcha con el propietario para agregarlo a su sitio y crear un vínculo al contenido de su sitio.

• Busque un "hogar" para el nuevo contenido. Asegúrese de que todos los elementos tienen una página principal y, si no es así, piense si ha perdido una categoría en su planificación.