SharePoint flujos de trabajo son miniaplicaciones preprogramadas que simplifican y automatizan una amplia variedad de procesos empresariales. Los flujos de trabajo pueden ir desde la recopilación de firmas, comentarios o aprobaciones para un plan o documento, hasta el seguimiento del estado actual de un procedimiento rutinario. SharePoint flujos de trabajo están diseñados para ahorrarle tiempo y esfuerzo, y para aportar coherencia y eficiencia a las tareas que realiza de forma regular.
Notas:
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Los flujos de trabajo de SharePoint 2010 se han retirado desde el 1 de agosto de 2020 para nuevos inquilinos y se han quitado de los inquilinos existentes el 1 de noviembre de 2020. Si usa flujos de trabajo de SharePoint 2010, le recomendamos que migre a Power Automate u otras soluciones compatibles. Para obtener más información, consulte Retirada del flujo de trabajo de SharePoint 2010.
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El flujo de trabajo de SharePoint 2013 está en desuso desde abril de 2023 y se desactivará para los nuevos inquilinos a partir del 2 de abril de 2024. Se quitará de los inquilinos existentes y se retirará por completo a partir del 2 de abril de 2026. Si usa el flujo de trabajo de SharePoint 2013, le recomendamos que migre a Power Automate u otras soluciones compatibles. Para obtener más información, vea Retirada del flujo de trabajo de SharePoint 2013 en Microsoft 365.
¿Qué es un flujo de trabajo de SharePoint ?
Probablemente ya sepa lo que es un diagrama de flujo. Es un mapa gráfico de un proceso, con instrucciones sobre lo que sucede en cada paso.
Un flujo de trabajo SharePoint es como un diagrama de flujo automatizado que elimina gran parte del trabajo, las conjeturas y la aleatoriedad de los procesos de trabajo estándar.
Por ejemplo, mire el proceso de aprobación de documentos de la ilustración. Ejecutar este proceso manualmente puede conllevar un gran número de comprobaciones, seguimientos, reenvíos de documentos y envíos de recordatorios, tareas que deberían realizar usted o sus compañeros. Esto significa una gran cantidad de trabajo adicional y un flujo constante de interrupciones.
Pero al usar el flujo de trabajo de aprobación de documentos SharePoint para ejecutar el proceso, el flujo de trabajo realiza automáticamente todas las tareas de comprobación, seguimiento, recordatorio y reenvío. Si alguien está atrasado en completar una tarea o surge algún otro problema, la mayoría de los flujos de trabajo incluidos generan una notificación para informarle. La supervisión del proceso se reduce.
Ejecutar un flujo de trabajo de SharePoint es fácil. Elija el tipo de flujo de trabajo, seleccione las opciones y deje que se ejecute el flujo de trabajo. Si lo necesita, cancele o finalice el flujo de trabajo.
Todos los tipos de flujo de trabajo incluidos funcionan como una plantilla. Agregue una instancia del flujo de trabajo para una única lista o biblioteca, o para toda una colección de sitios mediante un formulario de inicio para especificar las opciones y selecciones que desee para la instancia. Estas opciones y selecciones incluyen a quién asigna las tareas el flujo de trabajo, las fechas límite de las tareas, cómo se puede iniciar el flujo de trabajo y por quién, e instrucciones que se incluirán en las notificaciones de tarea. Para crear un flujo de trabajo, vaya a Configuración de lista > Configuración del flujo de trabajo > Agregar un flujo de trabajo. Si lo desea, obtenga más información sobre los flujos de trabajo de 2010 y 2013.
Importante: De forma predeterminada, los flujos de trabajo de Aprobación, Recopilar comentarios y Recopilar firma no están activados y no aparecen en el cuadro de lista Seleccionar una plantilla de flujo de trabajo del formulario de asociación. Para poder usarlos, debe activarlos un administrador del sitio en el nivel de colección de sitios. Vaya a Configuración del sitio > Características de la colección de sitios > característica Activar flujos de trabajo. Además, SharePoint 2013 proporciona plantillas de flujo de trabajo basadas en SharePoint 2010. En caso de que desee crear un flujo de trabajo basado en SharePoint 2013 con la lógica similar, use una herramienta como SharePoint Designer 2013.
Hay cinco tipos de flujo de trabajo preprogramados.
Con cada transición entre estados, el flujo de trabajo asigna una tarea a una persona y le envía una alerta por correo electrónico sobre la tarea. Una vez completada la tarea, el flujo de trabajo actualiza el estado del elemento y pasa a la siguiente fase. El flujo de trabajo con tres estados está diseñado para trabajar con la plantilla de la lista Seguimiento de asuntos, pero puede utilizarlo con cualquier lista que contenga una columna Opción con al menos tres valores.
Para más información e instrucciones detalladas, vea Usar un flujo de trabajo con tres estados.
Para agregar o iniciar un flujo de trabajo, debe tener el permiso correcto para la lista, biblioteca o colección de sitios donde desea ejecutar dicho flujo:
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Para agregar un flujo de trabajo De forma predeterminada, debe tener el permiso Administrar listas para agregar un flujo de trabajo. (El grupo Propietarios y el grupo Miembros tienen el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Visitantes no).
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Para iniciar un flujo de trabajo Además, de forma predeterminada, debe disponer del permiso Editar elementos para iniciar un flujo de trabajo que ya se haya agregado. (El grupo Propietarios y el grupo Miembros tienen el permiso Editar elementos de forma predeterminada; el grupo Visitantes no). Como alternativa, los Propietarios pueden configurar flujos de trabajo específicos para que solo los puedan iniciar los miembros del grupo Propietarios. En el caso de un subsitio con permisos exclusivos, los propietarios tendrán que asegurarse de que los permisos necesarios se asignan explícitamente a los usuarios del flujo de trabajo. Vea Editar y administrar permisos para una lista o biblioteca de SharePoint. < Esto se basa en los comentarios: "He creado un subsitio en el sitio sp de mi empresa para probar la característica de flujo de trabajo, por lo que debería tener permiso para iniciar un flujo de trabajo, pero no puedo - ¿por qué no?" >
El siguiente diagrama proporciona una vista de alto nivel de las fases básicas de planeación, adición, ejecución y modificación de un flujo de trabajo de SharePoint. A continuación puede ver las secciones individuales de cada uno de los pasos.
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Plan Compruebe de qué opciones e información desea disponer cuando use el formulario de inicio para agregar una versión del flujo de trabajo.
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Adición Rellene el formulario de inicio para agregar una versión del flujo de trabajo a una lista, biblioteca o colección de sitios.
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Inicio Inicie el nuevo flujo de trabajo, manual o automáticamente, en un documento u otro elemento de una lista o biblioteca. Si lo inicia manualmente, tendrá la oportunidad de cambiar algunos valores del formulario de asociación del flujo de trabajo en un formulario de iniciomás breve. Cuando inicie el flujo de trabajo, creará las tareas, enviará mensajes de notificación y empezará a realizar un seguimiento de las acciones y los eventos.
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Supervisión Mientras el flujo de trabajo está en ejecución, puede ver la página de estado del flujo de trabajo para averiguar las tareas que están completas y las acciones que se han producido. Si es necesario, desde aquí puede ajustar tareas actuales y futuras, e incluso cancelar o finalizar la ejecución del flujo de trabajo.
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Revisión Una vez completado el flujo de trabajo, puede revisar el historial completo en la página de estado del flujo de trabajo. También desde esta página, puede crear informes estadísticos del rendimiento general de este flujo de trabajo.
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Cambiar Si el flujo de trabajo no funciona exactamente como desea, puede abrir el formulario de asociación original que ha usado para agregar el flujo de trabajo y realizar los cambios que considere oportunos.
Si necesita más flexibilidad con un flujo de trabajo integrado, puede personalizarlo más con una herramienta como SharePoint Designer 2013. También puede crear su propio flujo de trabajo desde cero.
Con el Diseñador de flujo de trabajo, se crean reglas que asocian condiciones y acciones con elementos de listas y bibliotecas de SharePoint. Los cambios en los elementos de listas o bibliotecas desencadenan acciones en el flujo de trabajo.
Por ejemplo, puede diseñar un flujo de trabajo que inicie un flujo de trabajo de aprobación adicional si el costo de un elemento supera un importe específico.
También puede definir un flujo de trabajo para un conjunto de documentos relacionados. Por ejemplo, si su flujo de trabajo está asociado con una biblioteca de documentos o si está filtrado por el tipo de contenido Documento, aparecerá un grupo de acciones contextuales de Conjunto de documentos. Conjunto de documentos permite tratar como una sola unidad a un grupo de documentos, de forma que puede iniciarse una acción del flujo de trabajo para un Conjunto de documentos en cada uno de los elementos que componen dicho conjunto.
Vea también
Comprender los flujos de trabajo de aprobación en SharePoint 2010
