Οδηγός προστασίας προσωπικών δεδομένων για τις Προσωπικές πληροφορίες

Οι προσωπικές πληροφορίες στο Microsoft Viva Insights σας βοηθούν να βρείτε ευκαιρίες για να δημιουργήσετε καλύτερες συνήθειες και να αποκτήσετε ξανά τον έλεγχο του χρόνου σας. Αυτό το άρθρο περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο η Viva Insights χρησιμοποιεί προσωπικά δεδομένα για προσωπικές πληροφορίες, πού αποθηκεύει αυτά τα δεδομένα, καθώς και τους τρόπους με τους οποίους σχεδιάστηκε για να διατηρεί τα δεδομένα αυτά ασφαλή. Επίσης, περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο η Viva Insights συμμορφώνεται με τους κανονισμούς ΓΚΠΔ.

Βασικές αρχές

Ως χρήστης Viva Insights, μόνο εσείς μπορείτε να δείτε τα δικά σας δεδομένα.
Τα δεδομένα σας αποθηκεύονται και υπολογίζονται στο γραμματοκιβώτιό σας Exchange Online.
Μπορείτε να συμμετάσχετε και να εξαιρεθείτε ανά πάσα στιγμή.
Οι προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights δεν σας δείχνουν αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία των συναδέλφων σας πέρα από αυτά που μπορείτε ήδη να δείτε στο Outlook και το Teams.

Βασικά σημεία προστασίας προσωπικών δεδομένων

Οι προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights δεν έχουν σχεδιαστεί για να επιτρέπουν την αξιολόγηση, την παρακολούθηση, την αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, τη δημιουργία προφίλ ή την παρακολούθηση. το Viva Insights σάς παρέχει προσωπικές πληροφορίες μέσω της εφαρμογής Viva Insights στο Microsoft Teams και στο web, το πρόσθετο Insights Outlook, Viva σύνοψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την ενημέρωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις ενσωματωμένες προτάσεις στο Outlook. Οι προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights δεν έχουν μηχανισμό ή επιλογή που να επιτρέπει σε οποιονδήποτε εκτός από εσάς να έχει πρόσβαση στις εξατομικευμένες πληροφορίες που εμφανίζονται μέσω αυτών των επιφανειών, εκτός εάν τις κοινοποιήσετε σκόπιμα και ανεξάρτητα. Τα δεδομένα προσωπικών πληροφοριών που παρέχονται από Viva Insights δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων ή για δημιουργία προφίλ.
Οι προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights δεν παρέχουν στους υπαλλήλους πρόσβαση σε νέα αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία σε άλλους συναδέλφους. Viva Insights μετατρέπει τα δεδομένα σε προσωπικές πληροφορίες, πραγματοποιώντας υπολογισμούς σε πληροφορίες που δημιουργείτε, απλώς κάνοντας την εργάσιμη ημέρα σας. Τα περισσότερα από τα δεδομένα που βλέπετε στις προσωπικές πληροφορίες από Viva Insights είναι απλώς μια συνάθροιση πληροφοριών στις οποίες έχετε ήδη πρόσβαση, αλλά δεν θα μπορείτε να εκτελέσετε γρήγορα υπολογισμούς χωρίς κάποια υποστήριξη.
Οι προσωπικές πληροφορίες στα δεδομένα Viva Insights υποβάλλονται σε επεξεργασία και αποθηκεύονται στο γραμματοκιβώτιο Exchange Online του υπαλλήλου. Viva Insights επεξεργάζεται δεδομένα από αυτές τις προελεύσεις για προσωπικές πληροφορίες: Exchange Online τα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ημερολογίου, τα σήματα συνομιλίας και κλήσης από Skype για επιχειρήσεις και από το Teams. Viva Insights αποθηκεύει και επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα στο γραμματοκιβώτιο Exchange Online κάθε υπαλλήλου.
Οι προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights υποστηρίζουν τη συμμόρφωση του Γενικού κανονισμού για την προστασία δεδομένων (ΓΚΠΔ). Η Microsoft έχει σχεδιάσει προσωπικές πληροφορίες σε Viva Insights για την υποστήριξη των αναγκών του οργανισμού σας να ακολουθήσει τις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ.

Σημαντικό: Αυτό το άρθρο περιγράφει το ενημερωτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θέσαμε σε παύση την αποστολή ενημερωτικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να κάνουμε κάποιες βελτιώσεις. Εξακολουθείτε να έχετε πρόσβαση στο Viva Insights πρόσθετο του Outlook ή στην εφαρμογή Viva Insights στο Teams και στο web για βασικές λειτουργίες μέχρι να επανέλθει αυτή η υπηρεσία. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτή την αλλαγή, ανατρέξτε στο θέμα Παύση ενημέρωσης.

Σημαντικό: Αυτό το άρθρο περιγράφει επίσης το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Digest. Ξεκινώντας από τα τέλη Μαρτίου του 2024, θα διακόπτουμε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Digest, τα οποία συνήθως αποστέλλονται δύο φορές το μήνα. Όλο το περιεχόμενο από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Digest θα εξακολουθεί να είναι διαθέσιμο εντός της εφαρμογής Viva Insights στο Teams ή στο web. Μπορείτε να συνεχίσετε να εξερευνάτε και να αναλύετε απρόσκοπτα τις πληροφορίες δεδομένων σας. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτή την αλλαγή, ανατρέξτε στην παύση σύνοψης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πού μπορείτε να δείτε προσωπικές πληροφορίες

Προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights:

Προστασία προσωπικών δεδομένων στην εφαρμογή Viva Insights στο Teams και στο web

Όταν γίνεται επεξεργασία δεδομένων στην εφαρμογή Microsoft Viva Insights, η Microsoft προστατεύει τα προσωπικά δεδομένα των υπαλλήλων και συμμορφώνεται πλήρως με τους τοπικούς κανονισμούς, όπως τον Γενικό κανονισμό για την προστασία δεδομένων (ΓΚΠΔ). Viva Insights προστατεύει τα προσωπικά δεδομένα με τους ακόλουθους τρόπους:

Προσωπικό και ιδιωτικό – Το περιεχόμενο στις ιδέες σας είναι προσωπικό, ιδιωτικό, διαθέσιμο μόνο σε εσάς. Κανένας άλλος στην εταιρεία σας δεν μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση σε αυτό.
Τα δεδομένα όλων παραμένουν ιδιωτικά – Viva Insights δεν περιλαμβάνει νέες αναγνωρίσιμες προσωπικές πληροφορίες για οποιονδήποτε άλλο στον οργανισμό σας. Οι πληροφορίες και οι ενέργειες βασίζονται στις πληροφορίες που δημιουργούνται από εσάς και τον οργανισμό σας, απλώς με την κανονική εργάσιμη ημέρα σας. Οι πληροφορίες σας βασίζονται σε πληροφορίες στις οποίες έχετε ήδη πρόσβαση, αλλά δεν μπορείτε να τις συγκεντρώσετε γρήγορα χωρίς βοήθεια.
Ασφάλεια γραμματοκιβωτίου – Viva Insights χρησιμοποιεί Exchange Online δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ημερολογίου και επεξεργάζεται και αποθηκεύει τυχόν πληροφορίες ή ενέργειες μέσα στο γραμματοκιβώτιό σας Exchange Online, επομένως η ασφάλεια των δεδομένων είναι ενσωματωμένη και επιβάλλεται από το Exchange.
Συμβατός με τον ΓΚΠΔ – Η Microsoft συμμορφώνεται με τον ΓΚΠΔ κατά την παροχή πληροφοριών και ενεργειών στην εφαρμογή.

Πώς λειτουργεί

Οι προσωπικές πληροφορίες και οι ενέργειες στην εφαρμογή Microsoft Viva Insights βασίζονται στα δεδομένα του γραμματοκιβωτίου σας Exchange Online, όπως τα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ημερολογίου. Οι πληροφορίες προέρχονται από δεδομένα που είναι ήδη διαθέσιμα σε εσάς στο γραμματοκιβώτιο Exchange Online σας. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να προσδιορίσετε ποιες δεσμεύσεις έχετε αναλάβει σε άλλους χρήστες, μπορείτε να ελέγξετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο γραμματοκιβώτιό σας. Η εφαρμογή Viva Insights απλώς σας αποθηκεύει από αυτήν την κουραστική διαδικασία.

Τύποι δεδομένων

Viva Insights παρέχει προσωπικές πληροφορίες με τους ακόλουθους τύπους δεδομένων.

Δεδομένα γραμματοκιβωτίου - Δραστηριότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερολογίου, συνομιλίας και κλήσεων που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας το Microsoft 365, όπως το χρόνο που αφιερώνετε σε συσκέψεις ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε σε ένα συγκεκριμένο άτομο ή ομάδα.
Επαυξητικά δεδομένα - Δεδομένα που διαφορετικά δεν θα ήταν διαθέσιμα σε εσάς, αλλά παρουσιάζονται σε συγκεντρωτική μορφή με σκοπό την προστασία των προσωπικών δεδομένων.

Δεδομένα γραμματοκιβωτίου

Τα δεδομένα γραμματοκιβωτίου αποτελούν πληροφορίες στις οποίες έχετε ήδη πρόσβαση απλώς κάνοντας την εργασία σας, όπως η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οργάνωση συσκέψεων ή η συνομιλία με συναδέλφους. Viva Insights επεξεργάζεται και εμφανίζει τις πληροφορίες με τρόπους που την καθιστούν αξιοποιήσιμη.

Για παράδειγμα, το Viva Insights παρέχει προβολές που σας επιτρέπουν να κατανοήσετε γρήγορα πόσο χρόνο αφιερώνετε καθημερινά στις συσκέψεις και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, με ποιον συνεργάζεστε περισσότερο, με ποιον χάνετε την επαφή και με ποιον έχετε αναλάβει δεσμεύσεις και αιτήσεις.

Μπορείτε να αναλάβετε δράση σχετικά με αυτές τις πληροφορίες. Μπορείτε να αποφασίσετε ότι αφιερώνετε πάρα πολύ χρόνο στις συσκέψεις, για παράδειγμα, και να υιοθετήσετε έναν προσωπικό στόχο για τη διεξαγωγή πιο αποτελεσματικών συσκέψεων.

Οι προσωπικές πληροφορίες προέρχονται από δεδομένα που είναι ήδη διαθέσιμα σε εσάς στα ακόλουθα σημεία:

Το γραμματοκιβώτιό σας Exchange Online
Η δραστηριότητά σας σε έγγραφα του OneDrive και του SharePoint
Το ιστορικό συνομιλιών και κλήσεών σας από το Teams και από Skype για επιχειρήσεις

Viva Insights απλώς εφαρμόζει ορισμένους βασικούς υπολογισμούς και κανόνες για να καταστήσει πιο αξιοποιήσιμα αυτά τα δεδομένα. Τα δεδομένα γραμματοκιβωτίου αποθηκεύονται απευθείας στο γραμματοκιβώτιό σας Exchange Online.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να προσδιορίσετε ποιοι συνάδελφοι σας έστειλαν τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια της προηγούμενης εβδομάδας, θα μπορούσατε τεχνικά να το κάνετε χωρίς Viva Insights μετρώντας με μη αυτόματο τρόπο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους συναδέλφους σας στα εισερχόμενά σας. Παρομοίως, μπορείτε να προσδιορίσετε το μέσο χρόνο απόκρισης των συναδέλφων σας στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τους στείλατε, χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες χρονικής σήμανσης που είναι άμεσα διαθέσιμες στο γραμματοκιβώτιό σας. Viva Insights σας γλιτώνει από τον κόπο να πρέπει να εκτελέσετε αυτούς τους κουραστικούς υπολογισμούς.

Τμηματικά δεδομένα

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights σάς παρέχουν ανωνυμοποιημένες πληροφορίες για άλλα άτομα τα οποία διαφορετικά δεν θα ήταν διαθέσιμα σε αυτά, όπως για τα ποσοστά ανάγνωσης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρεώσεις ανάγνωσης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Viva Insights παρακολουθεί το ποσοστό των παραληπτών που άνοιξαν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (στο πρόσθετο του Outlook) για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στείλει σε πέντε ή περισσότερα άτομα.

Για τη διατήρηση της προστασίας των προσωπικών δεδομένων, Viva Insights δεν παρακολουθεί τις χρεώσεις ανάγνωσης για τα μηνύματα που αποστέλλονται σε λιγότερα από πέντε άτομα. Viva Insights επίσης δεν εμφανίζει ποσοστά ανάγνωσης "0 τοις εκατό" ή "100 τοις εκατό", καθώς αυτό θα επέτρεπε στους ανθρώπους να κάνουν οριστικά συμπεράσματα σχετικά με μεμονωμένες δράσεις συναδέλφων. Αντίθετα, ο ρυθμός ανάγνωσης σε αυτές τις περιπτώσεις εμφανίζεται ως μια περιοχή που περιλαμβάνει μια οριακή τιμή που εξαρτάται από τον αριθμό των παραληπτών του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αυτή η μέτρηση υπολογίζεται με βάση τη σημαία "ανάγνωσης" στο Exchange Online. Για ορισμένα άτομα, τα μηνύματα επισημαίνονται ως "αναγνωσμένα" όταν ανοίγετε ένα μήνυμα στο παράθυρο προεπισκόπησης του Outlook. Για άλλους χρήστες, ίσως χρειαστεί να κάνετε διπλό κλικ για να ανοίξετε το μήνυμα και να το επισημάνετε ως "αναγνωσμένο".

Μπορείτε να ελέγξετε αυτήν τη ρύθμιση στις ρυθμίσεις του Outlook. Για να εμφανίζονται αυτά τα σήματα στο γραμματοκιβώτιο του αποστολέα, η σημαία "ανάγνωσης" αντιγράφεται στο περιβάλλον του Microsoft 365 και, στη συνέχεια, παραδίδεται στο γραμματοκιβώτιο του αποστολέα.

Συμμόρφωση ΓΚΠΔ

Όπως συμβαίνει με την πλήρη οικογένεια προγραμμάτων του Microsoft 365, Viva Insights συμβάλλει στην υποστήριξη της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ. Για παράδειγμα, Viva Insights υποστηρίζει τα εξής:

Ασφάλεια και προστασία των προσωπικών δεδομένων των χρηστών – Το Insights απαιτεί μια άδεια χρήσης Exchange Online και όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται στο γραμματοκιβώτιο Exchange Online των εργαζομένων. Τα υπολογιστικά μετρικά, όπως οι εργασίες, προσαρτώνται στο γραμματοκιβώτιο. Ως εκ τούτου, η εφαρμογή Viva Insights πληροί την υποχρέωση αυτή κατ' εφαρμογή Exchange Online ικανοποιεί επίσης την υποχρέωση:
- Η Microsoft δεν θα εξορύσσει δεδομένα πελατών στο Exchange Online για διαφημίσεις.
- Η Microsoft δεν θα αποκαλύψει οικειοθελώς Exchange Online δεδομένα πελατών σε υπηρεσίες επιβολής του νόμου.
- Η Microsoft θα πληροί όλες τις απαιτήσεις που σχετίζονται με την κρυπτογράφηση των δεδομένων Exchange Online και θα εφαρμόζει ελέγχους για τη μείωση των κινδύνων ασφαλείας και θα συμβάλλει στη διασφάλιση της αδιάκοπης λειτουργίας, όπως περιγράφεται στο ISO 27001 και 27018.
Ενημερώστε τους χρήστες σε περίπτωση που εντοπιστεί παραβίαση – Η Microsoft θα ειδοποιήσει τις επαφές προστασίας προσωπικών δεδομένων των πελατών εντός 72 ωρών από την ειδοποίηση της Microsoft για παραβίαση από τις τυπικές λειτουργικές διαδικασίες απόκρισης σε περιστατικά του Microsoft 365.
Ζητήστε από τους χρήστες (DSR) να εξαγάγουν, να διαγράψουν ή να περιορίσουν την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων – η Microsoft υποστηρίζει αιτήματα χρηστών, όπως αιτήματα για εξαγωγή ή διαγραφή δεδομένων.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ.