Χρήση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους για την αλλαγή των εισερχόμενων μηνυμάτων στο Outlook

Η μορφοποίηση υπό όρους είναι ένας τρόπος για να κάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook να ξεχωρίζουν όταν πληρούν τις συνθήκες που καθορίζονται από εσάς. Όταν καθορίζετε τις συνθήκες που πρέπει να πληροί ένα εισερχόμενο μήνυμα, όπως το όνομα του αποστολέα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η μορφοποίηση υπό όρους θα εφαρμόζεται μόνο σε αυτά τα μηνύματα.

Σημείωση: Η μορφοποίηση υπό όρους είναι διαθέσιμη μόνο σε άτομα που χρησιμοποιούν εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό στο Outlook με κατάλληλη συνδρομή στο Microsoft 365.

Επιλέξτε μια επιλογή καρτέλας παρακάτω για την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε. Ποια έκδοση του Outlook έχω;

Νέο Outlook Κλασικό Outlook Outlook στο web

Σημείωση: Εάν τα βήματα κάτω από αυτή την καρτέλαΝέο Outlook δεν λειτουργούν, ενδέχεται να μην χρησιμοποιείτε ακόμα το νέο Outlook για Windows. Επιλέξτε Κλασικό Outlook και ακολουθήστε αυτά τα βήματα.

Ρύθμιση και διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους στο νέο Outlook

Όταν ρυθμίζετε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους, θα ορίζεται τόσο σε αναγνωσμένα όσο και σε μη αναγνωσμένα μηνύματα και εφαρμόζεται σε όλους τους φακέλους εκτός από τα Πρόχειρα.

Παραδείγματα του τρόπου με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους είναι τα εξής:

Προσθέστε μια κόκκινη επισήμανση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από τον προϊστάμενό σας.
Εμφανίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πράσινο χρώμα όταν το θέμα περιέχει συγκεκριμένες λέξεις, όπως "σύσκεψη".
Χρησιμοποιήστε πορτοκαλί χρώμα για όλα τα μηνύματα στα οποία συμπεριλαμβάνεστε στη γραμμή "Κοιν.".

Η διαχείριση των κανόνων μορφοποίησης υπό όρους γίνεται στις Ρυθμίσεις > αλληλογραφίας > μορφοποίηση υπό όρους.

Οι κανόνες έχουν προτεραιότητα με τη σειρά που εμφανίζονται. Αν υπάρχει διένεξη μεταξύ των κανόνων, υπερισχύει ο ανώτατος κανόνας.

Δεν βλέπετε μια αναμενόμενη επιλογή κανόνα; Δεν είναι όλες οι επιλογές μορφοποίησης υπό όρους στο κλασικό Outlook διαθέσιμες στο νέο Outlook. Εάν θέλετε να δείτε περισσότερες επιλογές κανόνων, ενημερώστε μας! Στο νέο Outlook, μεταβείτε στη Βοήθεια > σχολίων > Κάντε μια πρόταση.

Δημιουργία νέου κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Αλληλογραφία > μορφοποίηση υπό όρους.
Επιλέξτε + Δημιουργία νέου κανόνα μορφοποίησης υπό όρους.
Δώστε όνομα στον νέο σας κανόνα.
Επιλέξτε τις συνθήκες που θέλετε.
Επιλέξτε το χρώμα γραμματοσειράς που θα εμφανίζεται στη λίστα μηνυμάτων. Στην περιοχή Προεπισκόπηση, μπορείτε να δείτε ένα παράδειγμα του τρόπου εμφάνισης του κειμένου.
Όταν είστε ικανοποιημένοι με την επιλογή σας, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Επεξεργασία κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Επιλέξτε Ρυθμίσεις > Αλληλογραφία > Μορφοποίηση υπό όρους.
Κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία .
Ενημερώστε τα πεδία που θέλετε να αλλάξετε.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Διαγραφή κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Επιλέξτε Ρυθμίσεις > Αλληλογραφία > Μορφοποίηση υπό όρους.
Κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή κανόνα για τον κανόνα που θέλετε να διαγράψετε.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση ενός κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Επιλέξτε Ρυθμίσεις > Αλληλογραφία > Μορφοποίηση υπό όρους.
Χρησιμοποιήστε το κουμπί εναλλαγής δίπλα στον κανόνα για να τον απενεργοποιήσετε ή να τον ενεργοποιήσετε.

Η μορφοποίηση υπό όρους είναι ένας τρόπος να κάνετε τα μηνύματα που πληρούν τις καθορισμένες συνθήκες να ξεχωρίσουν στη λίστα μηνυμάτων, χρησιμοποιώντας χρώματα, γραμματοσειρές και στυλ. Καθορίζετε τις συνθήκες που πρέπει να πληροί ένα εισερχόμενο μήνυμα, όπως το όνομα του αποστολέα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κατόπιν η μορφοποίηση υπό όρους εφαρμόζεται μόνο σε αυτά τα μηνύματα.

Για παράδειγμα, ένας κανόνας υπό όρους μπορεί να καθορίσει ότι όλα τα μηνύματα που αποστέλλονται από το διευθυντή σας εμφανίζονται με κόκκινο κείμενο στη λίστα μηνυμάτων.

Για να πραγματοποιήσετε περαιτέρω αλλαγές στο κυρίως σώμα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλάξετε την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά ή το χρώμα κειμένου για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δημιουργία κανόνα μορφοποίησης υπό όρους στο κλασικό Outlook

Στην καρτέλα Προβολή, στην ομάδα Τρέχουσα προβολή, επιλέξτε Ρυθμίσεις προβολής.
Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους, επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους.

Εμφανίζεται ένα σύνολο προεπιλεγμένων κανόνων. Αυτό περιλαμβάνει τον κανόνα Μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό ο κανόνας κάνει τα μη αναγνωσμένα μηνύματα να εμφανίζονται με έντονη γραφή στη λίστα μηνυμάτων. Επίσης, εμφανίζονται οι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους που έχετε δημιουργήσει στο παράθυρο εργασιών Οργάνωση σε προηγούμενες εκδόσεις του Outlook.
Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:
- Για να διαγράψετε έναν κανόνα, επιλέξτε τον κανόνα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαγραφή.
- Για να απενεργοποιήσετε προσωρινά έναν κανόνα, καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου του συγκεκριμένου κανόνα.
- Για να αλλάξετε τα κριτήρια για έναν κανόνα, επιλέξτε τον κανόνα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συνθήκη.
- Για να αλλάξετε τη μορφοποίηση του κειμένου, επιλέξτε τον κανόνα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Γραμματοσειρά.
- Για να προσθέσετε έναν νέο κανόνα μορφοποίησης υπό όρους, επιλέξτε Προσθήκη, στο πλαίσιο Όνομα , πληκτρολογήστε ένα όνομα, επιλέξτε Γραμματοσειρά για να καθορίσετε τη μορφοποίηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συνθήκη για να καθορίσετε τα κριτήρια για αυτόν τον κανόνα.

Παράδειγμα κανόνων μορφοποίησης υπό όρους στο κλασικό Outlook

Ακολουθήστε τα βήματα 1 και 2 στην προηγούμενη ενότητα και, στη συνέχεια, κάντε τα εξής:

Δημιουργία όλων των μηνυμάτων από Τζον Κέιν εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα

Επιλέξτε Προσθήκη.
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα.
Επιλέξτε Γραμματοσειρά.
Στην περιοχή Χρώμα, επιλέξτε Κόκκινο.
Επιλέξτε OK.
Επιλέξτε Συνθήκη.
Στο πλαίσιο Από , πληκτρολογήστε Ιωάννης Κέιν.

Σημείωση: Το όνομα πρέπει να συμφωνεί ακριβώς με το πλήρες όνομα που εμφανίζεται στα μηνύματα που λαμβάνετε.

Στα παράθυρα διαλόγου Φίλτρο, Μορφοποίηση υπό όρους και Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους , επιλέξτε OK.

Δημιουργία όλων των μηνυμάτων που περιέχουν τη λέξη Contoso στο θέμα εμφανίζονται με πράσινο χρώμα

Επιλέξτε Προσθήκη.
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα.
Επιλέξτε Γραμματοσειρά.
Στην περιοχή Χρώμα, επιλέξτε Πράσινο.
Επιλέξτε OK.
Επιλέξτε Συνθήκη.
Στο πλαίσιο Αναζήτηση για τις λέξεις , πληκτρολογήστε Contoso.
Στα παράθυρα διαλόγου Φίλτρο, Μορφοποίηση υπό όρους και Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους , επιλέξτε OK.

Δημιουργία όλων των μηνυμάτων που περιέχουν τη λέξη γιορτή Στο θέμα ή στο κύριο σώμα του μηνύματος, εμφανίζεται μπλε

Επιλέξτε Προσθήκη.
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα.
Επιλέξτε Γραμματοσειρά.
Στην περιοχή Χρώμα, επιλέξτε Μπλε.
Επιλέξτε OK.
Επιλέξτε Συνθήκη.
Στο πλαίσιο Αναζήτηση λέξεων, πληκτρολογήστε αργία.
Στα παράθυρα διαλόγου Φίλτρο, Μορφοποίηση υπό όρους και Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους , επιλέξτε OK.

Σημείωση: Το Outlook στο web είναι η έκδοση Web των χρηστών του Outlook για επιχειρήσεις με εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό.

Ρύθμιση και διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους

Παραδείγματα του τρόπου με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους είναι τα εξής:

Προσθέστε μια κόκκινη επισήμανση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από τον προϊστάμενό σας.
Εμφανίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πράσινο χρώμα όταν το θέμα περιέχει συγκεκριμένες λέξεις, όπως "σύσκεψη".
Χρησιμοποιήστε πορτοκαλί χρώμα για όλα τα μηνύματα στα οποία συμπεριλαμβάνεστε στη γραμμή "Κοιν.".

Δημιουργία νέου κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Αλληλογραφία > μορφοποίηση υπό όρους.
Επιλέξτε + Δημιουργία νέου κανόνα μορφοποίησης υπό όρους.
Δώστε όνομα στον νέο σας κανόνα.
Επιλέξτε τις συνθήκες που θέλετε.
Επιλέξτε το χρώμα γραμματοσειράς που θα εμφανίζεται στη λίστα μηνυμάτων. Στην περιοχή Προεπισκόπηση, μπορείτε να δείτε ένα παράδειγμα του τρόπου εμφάνισης του κειμένου.
Όταν είστε ικανοποιημένοι με την επιλογή σας, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Επεξεργασία κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Επιλέξτε Ρυθμίσεις > Αλληλογραφία > Μορφοποίηση υπό όρους.
Κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία .
Ενημερώστε τα πεδία που θέλετε να αλλάξετε.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Διαγραφή κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Επιλέξτε Ρυθμίσεις > Αλληλογραφία > Μορφοποίηση υπό όρους.
Κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή κανόνα για τον κανόνα που θέλετε να διαγράψετε.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση ενός κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Επιλέξτε Ρυθμίσεις > Αλληλογραφία > Μορφοποίηση υπό όρους.
Χρησιμοποιήστε το κουμπί εναλλαγής δίπλα στον κανόνα για να τον απενεργοποιήσετε ή να τον ενεργοποιήσετε.

Χρήση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους για την αλλαγή των εισερχόμενων μηνυμάτων στο Outlook

Ρύθμιση και διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους στο νέο Outlook

Δημιουργία νέου κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Επεξεργασία κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Διαγραφή κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση ενός κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Δημιουργία κανόνα μορφοποίησης υπό όρους στο κλασικό Outlook

Παράδειγμα κανόνων μορφοποίησης υπό όρους στο κλασικό Outlook

Δημιουργία όλων των μηνυμάτων από Τζον Κέιν εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα

Δημιουργία όλων των μηνυμάτων που περιέχουν τη λέξη Contoso στο θέμα εμφανίζονται με πράσινο χρώμα

Δημιουργία όλων των μηνυμάτων που περιέχουν τη λέξη γιορτή Στο θέμα ή στο κύριο σώμα του μηνύματος, εμφανίζεται μπλε

Ρύθμιση και διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους

Δημιουργία νέου κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Επεξεργασία κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Διαγραφή κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση ενός κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Θέλετε περισσότερες επιλογές;

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!