Přidání události mimo kancelář do outlookového kalendáře ostatních uživatelů

Krok 1: Přidání doby dovolené do kalendářů spolupracovníků

Když v kalendáři označíte čas jako "mimo kancelář", uvidí ho vaši spolupracovníci, když se s vámi pokusí naplánovat schůzku. Ale nebylo by skvělé, kdybyste mohli všechny najednou upozornit na váš čas pryč, aniž by to ovlivnilo jejich stav volného času nebo nepotřebné jejich kalendáře? Můžete to udělat tak, že nastavíte, aby se informace zobrazovaly v jejich kalendářích jako celodenní událost, ale na rozdíl od běžné celodenní události, která je obvykle nastavená na "zaneprázdněn", se tato celodenní událost zobrazuje jako volný čas. Na dostupnost volného času vašich spolupracovníků to nemá vliv.

1. V kalendáři vyberte na kartě Domůmožnost Nová schůzka.

   Tip: Novou žádost o schůzku můžete vytvořit také stisknutím kombinace kláves CTRL+SHIFT+Q.

2. Do pole Název zadejte popis a v případě potřeby zadejte umístění do pole Umístění .

3. V seznamech Čas zahájení a Čas ukončení vyberte počáteční a koncový čas pro váš čas mimo kancelář. U dovolených to obvykle zahrnuje celé dny. V takovém případě zaškrtněte políčko Celodenní událost .

   Poznámka: Outlook ve výchozím nastavení používá k plánování aktuální nastavení časového pásma na vašem počítači. Pokud chcete naplánovat čas mimo kancelář na základě jiného časového pásma, zaškrtněte políčko Časová pásma a vyberte příslušné časové pásmo.

4. Ve skupině Účastníci v části Možnosti odpovědi zrušte zaškrtnutí políčka Požadovat odpovědi v rozevíracím seznamu.

5. Ve skupině Možnosti v části Zobrazit jako vyberte v rozevíracím seznamu Možnost Zdarma . Pokud jste už určili, že se jedná o celodenní událost, je možnost Zobrazit jako automaticky nastavená na Hodnotu Zdarma.

   Důležité informace: 

   • Ujistěte se, že je nastavení Zobrazit jako nastavené na Bezplatná. To umožňuje příjemcům žádosti o schůzku přijmout žádost o schůzku a přidat si čas dovolené do svého kalendáře, ale neblokovat čas v kalendáři. V kalendáři příjemce se bude stále zobrazovat bezplatná dostupnost pro plánování během dovolené.

   • Při výběru celodenní události je čas zahájení události o půlnoci. Pokud chcete zabránit tomu, aby vaši spolupracovníci dostávali upozornění v nestandardních časech, nastavte připomenutí na Žádné.

6. Zadejte všechny informace, které chcete sdílet s příjemci.

7. Přidejte požadované příjemce na řádek Povinné nebo Volitelné .

8. Pokud upozorňujete uživatele na řadu opakovaných časů, kdy budete mimo kancelář, vyberte ve skupině Možnostimožnost Opakování, vyberte způsob opakování a pak vyberte OK.

9. Vyberte Poslat.

Když odešlete tuto žádost o schůzku s nastavenou možností Zobrazit jakozdarma, zobrazí se událost v horní části každého dne v kalendářích Outlooku vašich spolupracovníků – vizuální připomenutí, které nezablokuje žádnou pracovní dobu.

Krok 2: Zablokování času dovolené v kalendáři

Pokud jste postupovali podle kroků v předchozí části, byla odeslaná žádost o schůzku označena jako volný čas, aby se zabránilo zablokování času v kalendářích jiných lidí. Čas je ale ve vašem kalendáři také označený jako volný. Teď pro sebe musíte vytvořit další událost, aby ostatní viděli, že během zadaného času nejste k dispozici.

Běžnou chybou je otevřít položku žádosti o schůzku v kalendáři a po odeslání původní žádosti změnit nastavení Zobrazit jako z Volného na Mimo kancelář . Když to ale uděláte, pošle se všem uživatelům, kterým jste odeslali žádost o schůzku, aktualizace, která se změní na Volno na Mimo kancelář a porazí kroky, které jste udělali, abyste se tomu vyhnuli. V kalendáři musíte vytvořit duplicitní událost s nastavením Zobrazit jako nastaveným na Mimo kancelář.

Když lidé použijí outlookový kalendář k plánování schůzek a dalších událostí, uvidí vaši dostupnost, pokud jste nezměnili oprávnění pro svůj kalendář, aby tomu zabránili. Události, schůzky a události obvykle mají nastavení Zobrazit jakozaneprázdněné. Můžete také vytvářet položky s nastavením Zobrazit jako v části Mimo kancelář. Položky nastavené na Mimo kancelář se považují za podobné položkám nastaveným na Zaneprázdněn – někdo by neměl očekávat, že budete v té době k dispozici. Vizuálně se dva typy liší – položky nastavené na Mimo kancelář se zobrazují fialovou barvou, položky nastavené na Zaneprázdněné jsou označené modrým barevným motivem. Tento rozdíl ve vzhledu pomáhá zdůraznit, proč nejste k dispozici. Můžete například přesunout konfliktní položku Zaneprázdněn, ale pravděpodobně nebudete moct nebo nechcete změnit položku Mimo kancelář , jako je vaše dovolená.

1. V kalendáři vyberte na kartě Domůmožnost Nová událost.

2. Do pole Název zadejte název vašeho časového období.

3. V části Čas zahájení a Čas ukončení vyberte data, kdy začíná a končí váš čas.

4. Zaškrtněte políčko Celodenní událost .

5. Změňte nastavení Zobrazit jako na Mimo kancelář.

6. Vyberte Uložit & Zavřít.