Планиране на събрание или събитие в Outlook

Планиране на събрание

1. Създайте искане за събрание по един от следните начини:

   • От папка "Входящи" изберете Нови елементи > събрание или използвайте клавишната комбинация Ctrl + Shift + Q.

   • От календара изберете Ново събрание или използвайте клавишната комбинация Ctrl + Shift + Q.

   • От имейл съобщение в папка Входящи изберете бутона Отговор със събрание .

     

2. Добавяне на участници по един от двата начина:

   • Добавете участниците в реда До на искането за събрание и преминете към стъпка 4.

   • Ако използватеMicrosoft 365 или акаунт за Exchange, използвайте помощника за планиране , за да видите графиците на участниците.

3. В помощника за планиране или щракнете върху полето под вашето име и въведете името или имейл адреса на участника, или щракнете върху бутона Добавяне на участници , за да изведете адресната книга.

   Изберете иконата до името на участника в помощника за планиране, за да маркирате определен участник като Задължителен участник, Незадължителен участник или Ресурс. Когато започнете да въвеждате името на участник, Outlook ще ви предоставя предложения въз основа на хората, с които сте се срещали или които наскоро сте изпращали имейл. Изберете име от списъка, което искате да добавите като участник.

4. Добавете тема на събранието, начален и краен час и местоположение.

   В Outlook 2016 (или по-нова версия) и Outlook за Microsoft 365 можете да започнете да въвеждате името на местоположение, например Fourth Coffee Shop или Conference Room 23, и Outlook ще потърси съвпаденията за местоположение. Изберете едно от предложенията, за да изберете това местоположение, или продължете да въвеждате, за да въведете друго местоположение.

   Съвет: Ако използвате акаунт за Microsoft Exchange или Microsoft 365 имейл акаунт, щракнете върху Помощник за планиране, след което щракнете върху Търсене на стаи , за да проверите наличността и да резервирате стаи. За повече информация вижте Използване на помощника за планиране и търсача на стаи за събрания в Outlook.

5. За да прикачите файл към искане за събрание, в менюто Вмъкване изберете Прикачване на файл, след което изберете файла, който искате да добавите.

6. Ако не искате да правите това повтарящо се събрание, изберете Изпрати. В противен случай вижте Направете събрание повтарящо се.

Направете събрание повтарящо се

1. Изберете Събрание > повторяемост.

   Забележка: Използвайте клавишната комбинация Ctrl+G, за да планирате събранието да се повтаря редовно.

2. Изберете желаните опции за схемата на повторение и след това изберете OK.

   Забележка: Когато добавите схема на повторение към искане за събрание, разделът Събрание се променя на Серия събрания.

3. За да изпратите искането за събрание, изберете Изпрати.

Добавяне на лице към съществуващо събрание

Можете да добавите друг участник към съществуващо събрание.

Ако сте собственикът на събранието:

1. Щракнете двукратно, за да отворите събранието, след което използвайте реда Задължително или По желание или помощника за планиране , за да добавите един или повече хора към събранието.

2. Изберете Изпращане на актуализацията и една от следните опции:

   • Изпращайте актуализации само до добавени или изтрити участници.

   • Изпращане на актуализации до всички участници.

Ако не сте собственикът на събранието:

1. Отворете искането за събрание. В групата Отговор на лентата изберете Отговор и след това Препрати. Добавете един или повече получатели към искането за събрание.

2. Изберете Изпрати. Собственикът на събранието ще получи известие, че сте препратили искането за събрание на друго лице. За повече информация вижте Препращане на събрание.

По-ранно приключване на събранията

Ако използвате Outlook за Microsoft 365, можете да зададете на Outlook да приключи събранията ви няколко минути по-рано. Това може да ви помогне да вградите времето за пътуване между събранията. Можете да изберете различна продължителност на събранията под един час и събрания за повече от един час.

1. Избор наопции за > на файл > опции за календар > календар

2. Отметнете квадратчето Съкратете срещите и събранията, след което приключвайте по-рано или закъсняйте.

3. Използвайте падащите менюта, за да изберете броя минути за събрания по-малко от един час и един час или по-дълго, след което изберете OK.

Планиране на събрание или събитие

1. 1. От календара изберете Ново събитие > събитие.

   2. Добавете заглавие за вашето събрание или събитие.

   3. Изберете Поканете участници, след което въведете имената на хората, които да поканите на събранието или събитието.

      Ако използвате служебен или учебен акаунт в Outlook с Microsoft 365 или Exchange, използвайте раздела Помощник за планиране , за да видите графиците на участниците. 

   4. В Помощник за планиране изберете Добавяне на задължителен участник или Добавяне на незадължителен участник и започнете да въвеждате името или имейл адреса на участника. Когато започнете да въвеждате името на участник, Outlook ще ви предоставя предложения въз основа на хората, с които сте се срещали или които наскоро сте изпращали имейл. Изберете име от списъка, което искате да добавите като участник.

   5. Изберете предложен времеви интервал или ръчно въведете дата и начален и краен час в раздела Събитие.

   6. Въведете местоположение на събранието и плъзнете превключвателя за събранието в Teams наляво или надясно според случая.

      Съвет: В зависимост от вашия акаунт може да имате опцията да изберете Добавяне на стая или Търсене на стая или местоположение за събранието .

   7. Ако не искате да правите това повтарящо се събрание, изберете Изпрати , за да доставите поканата. В противен случай вижте следващия раздел Планиране на повтарящо се събрание.

   Планиране на повтарящо се събрание

   1. Следвайте стъпки от 1 до 6 в предишния раздел Планиране на събрание и добавяне на участници.

   2. Изберете Направи повтарящо се и в прозореца Повторение изберете интервала на повторение, който искате за събитието. Изберете Запиши.

   3. Изберете Изпрати , за да доставите поканата.

Планиране на събрание и поканване на участници

1. От календара на Outlook.com изберете Ново събитие.

2. Добавете заглавие за вашето събрание или събитие.

3. Изберете Поканете участници и въведете имената на хората, които да поканите на събранието или събитието. Когато започнете да въвеждате името на участник, Outlook ще ви предоставя предложения въз основа на хората, с които сте се срещали или които наскоро сте изпращали имейл. Изберете име от списъка, което искате да добавите като участник.

4. Изберете предложен времеви интервал или ръчно въведете дата и начален и краен час.

5. Въведете местоположение на събранието и плъзнете превключвателя на събранието в Skype (или събранието на Teams) наляво или надясно според случая:

   

6. Изберете Изпрати , за да доставите поканата.

Планиране на повтарящо се събрание или събитие

1. От календара изберете Ново събитие и добавете заглавие за вашето събрание или събитие.

2. Ако трябва да поканите други хора за това събитие или събрание, изберете Поканете участници, след което въведете имената на хората, които да поканите в събранието.

3. Изберете предложен времеви интервал за събранието или ръчно въведете дата и начална и крайна дата.

4. Изберете Не повтаряй падащото меню, след което изберете интервала на повторение, който искате за събитието.

5. Въведете местоположение на събранието и плъзнете превключвателя на събранието в Skype (или събранието на Teams) наляво или надясно според случая:

   

6. Изберете Изпрати , за да доставите поканата.