在 Outlook 中排程會議或活動

排定會議

1. 以下列其中一種方式建立會議邀請：

   • 從 [收件匣] 中，選取 [新項目] > [會議]，或使用鍵盤快速鍵 [Ctrl+Shift+Q]。

   • 從 [行事曆] 中，選取 [新增會議] 或使用鍵盤快速鍵 [Ctrl+Shift+Q]。

   • 從收件匣中的電子郵件訊息中，選取 [回覆會議] 按鈕。

     

2. 以這兩種方式的其中一種新增出席者：

   • 將出席者新增至會議邀請的 [收件者] 行，然後跳到步驟 4。

   • 如果您使用的是Microsoft 365 或 Exchange 帳戶，請使用 [ 排程小幫 手] 查看出席者的排程。

3. 在 [排程小幫手] 中，按一下名稱底下的方塊，然後輸入出席者的名稱或電子郵件地址，或按一下 [新增出席者] 按鈕以顯示您的通訊錄。

   在 [排程小幫手] 中選取出席者名稱旁邊的圖示，將特定出席者標示為 [必要出席者]、[選用出席者] 或 [ 資源]。 當您開始輸入出席者的名稱時，Outlook 會根據您曾一起開會或最近寄電子郵件的人員提供建議。 從清單中選擇要新增為出席者的名稱。

4. 新增會議主旨、開始時間和結束時間以及位置。

   在 Outlook 2016 (或更新) 和 Outlook for Microsoft 365中，您可以開始輸入位置的名稱，例如 第四咖啡廳 或 會議室 23，Outlook 會尋找符合的位置。 請選取其中一個建議，以選擇該位置，或繼續輸入以輸入其他位置。

   提示: 如果您使用 [Microsoft Exchange 帳戶] 或 Microsoft 365 電子郵件帳戶，請按一下 [排程小幫手]，然後按一下 [會議室尋找工具]，以查看可用性及預定會議室。 如需詳細資訊，請參閱[在 Outlook 中使用排程小幫手和 會議室尋找工具]。

5. 若要將檔案附加至會議邀請，請在 [插入] 功能表中，選取 [附加檔案]，然後選擇您要新增的檔案。

6. 如果您不想將此設定為週期性會議，請選取 [傳送]。 否則，請參閱[將會議設為週期性]。

將會議設為週期性

1. 選取 [週期性 > 會議]。

   附註: 使用鍵盤快速鍵 Ctrl+G 排定定期重複會議。

2. 選擇您想要的週期模式選項，然後選取 [確定]。

   附註: 當您將週期模式新增至會議邀請時，[會議] 索引標籤會變成 [週期性會議]。

3. 若要傳送會議邀請，請選取 [傳送]。

將人員新增至現有會議

您可以將其他出席者新增至現有的會議。

如果您是會議擁有者：

1. 按兩下以開啟會議，然後使用 [ 必要] 或 [ 選擇性 ] 行或 [ 排程小 幫手] 將一或多位人員新增至會議。

2. 選取 [傳送更新] 和下列其中一個選項：

   • 只傳送更新給新增或刪除的出席者。

   • 傳送更新給所有出席者。

如果您不是會議擁有者：

1. 開啟會議邀請。 在功能區的 [回應] 群組中，選取 [回應]，然後 [轉寄]。 將一或多個收件者新增至會議邀請。

2. 選取 [傳送]。 會議擁有者將收到您已將會議邀請轉寄給其他人的通知。 如需詳細資訊，請參閱轉寄會議。

提前結束會議

如果您使用的是 outlook for Microsoft 365，您可以讓 Outlook 提前幾分鐘結束會議。 這可協助您建立在會議之間的移動時間。 您可以為一小時以下的會議和一小時以上的會議選擇不同的持續時間。

1. 選取 [檔案] > [選項] > [行事曆] > [行事曆選項]

2. 核取 [ 縮短約會和會議] 複選框，然後選取 [ 提早結束 ] 或 [ 延遲開始]。

3. 使用下拉式清單選取少於一小時又一小時或更長的會議分鐘數，然後選取 [確定]。

排程會議或活動

1. 1. 從行事曆中 ，選取 [新事件 > 事件]。

   2. 新增會議或活動的標題。

   3. 選 邀請出席者，然後輸入邀請加入會議或活動的個人名稱。

      如果您在 Outlook 中使用公司或學校帳戶搭配 Microsoft 365 或 Exchange，請使用 [ 排程小 幫手] 索引標籤查看出席者的排程。 

   4. 在 [ 排程小幫手] 中，選取 [新增必要的出席者 ] 或 [新增選用的出席者]，然後開始輸入出席者的名稱或電子郵件位址。 當您開始輸入出席者的名稱時，Outlook 會根據您曾一起開會或最近寄電子郵件的人員提供建議。 從清單中選擇要新增為出席者的名稱。

   5. 選取建議的時段，或在 [事件] 索 引標籤上手動輸入日期和開始和結束時間。

   6. 輸入會議位置，然後視需要向左或向右滑動 Teams會議 。

      提示: 視您的帳戶而定，您可能可以選擇選取 [ 新增會議室] 或 [ 搜尋會議室或會議地點 ]。

   7. 如果您不想將此設定為週期性會議，請選取 [ 傳送 ] 以傳送邀請。 否則，請參閱下 一節排程週期性會議。

   排程週期性會議

   1. 請依照上一節中的步驟 1 到 6 ，排程會議並新增出席者。

   2. 選取 [ 設定週期性]，然後在 [ 重複 ] 視窗中選擇您想要的週期性時間間隔。 選取 [儲存]。

   3. 選 取 [傳送 ] 以傳送邀請。

排程會議並邀請出席者

1. 從 Outlook.com 行事曆中，選取 [新增事件]。

2. 新增會議或活動的標題。

3. 選 邀請出席者，然後輸入邀請加入會議或活動的個人名稱。 當您開始輸入出席者的名稱時，Outlook 會根據您最近開會或傳送電子郵件的人員，為您提供建議。 從清單中選擇要新增為出席者的名稱。

4. 選取建議的時段，或手動輸入日期和開始和結束時間。

5. 輸入會議位置，並視需要向左或向右滑動 Skype會議) (或 Teams 會議 ：

   

6. 選 取 [傳送 ] 以傳送邀請。

排程週期性會議或活動

1. 從行事曆中 ，選取 [新增事件]，然後新增會議或活動的標題。

2. 如果您需要邀請其他人加入此活動或會議，請選取 [邀請出席者]，然後輸入邀請加入會議的個人名稱。

3. 選取會議的建議時段，或手動輸入日期和開始和結束時間。

4. 選 [不要重複 ] 下拉式清單，然後選擇您想要的週期性間隔。

5. 輸入會議位置，並視需要向左或向右滑動 Skype會議) (或 Teams 會議 ：

   

6. 選 取 [傳送 ] 以傳送邀請。