在 Outlook 中使用排程小幫手和會議室尋找工具進行會議

附註: 從版本 2012 (組建 13530.20316) 開始，Microsoft 365 Outlook 首次提供新的會議室尋找工具。 Room Finder 具有 WebView2 的相依性，自 2021 年 4 月 1 日起開始為 Microsoft 365 應用程式推出，版本 2101 (組建 13628.20274) 及更新版本。如需 WebView2 的詳細資訊，請參閱系統管理檔：Microsoft Edge WebView2 和 Microsoft 365 Apps。

在新會議中，新增 [必要] 出席者、[開始時間] 和 [結束時間]，然後按兩下 [位置] 字段結尾的 [會議室尋找工具] 按鈕。或者，您可以按兩下 [ 位置 ] 字段，然後選取建議位置清單底部的 [ 使用會議室尋找工具瀏覽 ]。
選擇 [會議室 尋找工具] 上的特定聊天室。這些會議室是由您的 Microsoft Exchange 或 Microsoft 365 系統管理員所設定。
如果會議有多位出席者和忙碌的會議室，可能很難找到適合每個人的時間。若要尋找人員和會議室的可用性，請選取功能區上的 [ 排程小 幫手] 按鈕，然後選取 [自動選取 ] 並選擇適當的準則。

附註: 此功能會取代舊版 Outlook 的建議時間功能。
找到適當的時段並將會議室新增至會議後，請選取功能區上的 [ 會議 ]。然後，您可以關閉會議室尋找工具。完成會議設定后，選取 [ 傳送]。

使用排程小幫手

從 [收件匣] 選取 [會議 > 新專案]，或在 [行事曆] 中選取 [新增會議]。您也可以使用鍵盤快捷方式 Ctrl+Shift+Q 來建立新的會議邀請。
在 [ 收件者] 方塊中新增出席者。
在 [ 主旨] 方 塊中，輸入會議或活動的描述。
從功能區選取 [排程小 幫手]。您會在 [收件者] 方塊中看到每個收件者的列。如果您要新增更多出席者，可以在 [排程小幫手] 的任何空白列中輸入他們的名稱。
出席者忙碌的時間會以深藍色顯示。出席者有暫訂約會的時間會以淺藍色哈希區塊顯示，而出席者工作時間以外的時間會以淺灰色顯示。選取所有出席者的可用時間。
若要為所有出席者選取最佳時間，請使用右欄的 [ 會議室尋找工具 ]。您可以查看出席者發生衝突的時間。

使用會議室尋找工具

在新會議中，選取功能區上的 [ 排程小 幫手] 按鈕。選取 [位置] 字段右側的 [會議室尋找工具] 按鈕，或在建議的位置清單中選取底部的 [使用會議室尋找工具瀏覽]。
使用 [顯示會議室 清單] 下拉式清單來挑選會議室清單。這些清單是由您的 Microsoft Exchange 或 Microsoft 365 系統管理員所設定。
選取可用的會議室，將會議室新增至 [ 排程小幫 手]，並以收件者身分加入會議。
[ 建議的時間 ] 窗格會找出您開會的最佳時間，此時間定義為大多數出席者有空的時間。最佳的會議時間會顯示在窗格頂端。若要選取任何一個建議時間，請按下 [ 建議的時間] 窗格中的時間建議。您也可以手動選取空閒/忙碌網格線上的時間。
1. 如果您想要讓會議週期性，請在 [ 會議 ] 功能表的 [ 選項 ] 群組中，按兩下 [ 週期性]，選取週期模式，然後按下 [ 確定]。
  
  當您將週期模式新增至會議邀請時， [會議] 功能表會變更為 [週期性會議]。
完成會議設定后，按兩下 [ 傳送]。