个人见解隐私指南

关键原则

Viva Insights用户只能查看自己的数据。
数据存储在 Exchange Online 邮箱中。
可以随时选择加入和退出。
Viva Insights中的个人见解显示除在 Outlook 和 Teams 中已看到的信息外，没有同事的个人身份信息。

数据隐私关键点

Viva Insights中的个人见解并非旨在实现评估、跟踪、自动化决策、分析或监视。 Viva Insights通过 Microsoft Teams 和 Web 中的 Viva Insights 应用、Insights Outlook 加载项、Viva摘要电子邮件、简报电子邮件和 Outlook 中的内联建议提供个人见解。 Viva Insights中的个人见解没有任何机制或选项允许任何人（除了你）访问通过这些图面显示的个性化信息，除非你有意且独立地共享这些信息。 Viva Insights提供的个人见解数据不能用于自动决策或分析。
Viva Insights中的个人见解不会让员工访问有关其他同事的新个人身份信息。 Viva Insights通过对仅通过处理工作日生成的信息进行计算，将数据转换为个人见解。 Viva Insights个人见解中看到的大多数数据只是你已有权访问的信息的聚合，但是如果没有某些支持，你将无法快速执行计算。
Viva Insights数据中的个人见解将处理并存储在员工的Exchange Online邮箱中。 Viva Insights处理来自以下来源的数据以获取个人见解：Exchange Online电子邮件和日历数据、来自Skype for Business和 Teams 的聊天和呼叫信号。 Viva Insights在每个员工的Exchange Online邮箱中存储和处理这些数据。
Viva Insights 中的个人见解支持一般数据保护条例 (GDPR) 合规性。 Microsoft 在 Viva Insights 中设计了个人见解，以支持组织遵循 GDPR 要求的需求。

重要: 本文介绍简报电子邮件。我们已暂停发送简报电子邮件，以做出一些改进。你仍然可以在 Teams 和 Web 中访问Viva Insights Outlook 加载项或Viva Insights应用以获取关键功能，直到此服务恢复为止。有关此更改的详细信息，请参阅简报暂停。

重要: 本文还讨论了摘要电子邮件。从 2024 年 3 月底开始，我们将暂停摘要电子邮件，这些电子邮件通常每月发送两次。摘要电子邮件中的所有内容仍将在 Teams 或 Web 上的 Viva Insights 应用中可用。可以继续无缝浏览和分析数据见解。若要了解有关此更改的详细信息，请参阅摘要电子邮件暂停。

查看个人见解的位置

Viva Insights中的个人见解：

Teams 和 Web Viva Insights 应用中的隐私

在 Microsoft Viva Insights 应用中处理数据时，Microsoft 会保护员工隐私并完全遵守本地法规，例如一般数据保护条例 (GDPR) 。 Viva Insights通过以下方式保护隐私：

个人和私人 - 见解中的内容是个人、私密的，仅供你使用。组织中的其他人都无法访问它。
每个人的数据都是保密的 - Viva Insights不包含有关组织中任何其他人的新的个人身份信息。见解和操作基于你和你的组织通过正常工作日生成的信息。你的见解基于你已有权访问的信息，但在没有帮助的情况下无法快速聚合。
邮箱安全性 – Viva Insights使用Exchange Online电子邮件和日历数据，处理并存储Exchange Online邮箱中的任何见解或操作，因此 Exchange 内置并强制实施数据安全性。
符合 GDPR - Microsoft 在应用中提供见解和操作时符合 GDPR。

工作原理

Microsoft Viva Insights应用中的个人见解和操作基于Exchange Online邮箱数据，例如电子邮件和日历数据。见解派生自Exchange Online邮箱中已有的数据。例如，如果要确定对其他人做出了哪些承诺，可手动查看邮箱中的每封电子邮件。 Viva Insights应用只是将你从这个繁琐的过程中救出。

数据类型

Viva Insights使用以下类型的数据提供个人见解。

邮箱数据 - 使用 Microsoft 365 生成的Email、日历、聊天和通话活动，例如在会议中花费的时间或发送给特定人员或组的电子邮件。
增量数据 - 本来对你不可用但以旨在保护个人隐私的聚合形式显示的数据。

邮箱数据

邮箱数据表示你只需完成工作即可访问的信息，例如发送电子邮件、安排会议或与同事聊天。 Viva Insights处理和显示信息的方式使其可操作。

例如，Viva Insights提供了视图，使你能够快速了解你每天在会议和电子邮件中花费的时间、与谁合作最多、与谁失去联系，以及你向谁承诺和请求。

可对此信息执行操作。例如，你可能会决定在会议中花费太多时间，并采用运行更高效会议的个人目标。

个人见解派生自以下位置已可供你使用的数据：

Exchange Online邮箱
OneDrive 和 SharePoint 文档中的活动
Teams 和来自 Skype for Business 的聊天和通话历史记录

Viva Insights只是应用一些基本计算和规则，使这些数据更具可操作性。邮箱数据直接存储在Exchange Online邮箱中。

例如，如果要确定过去一周哪些同事向你发送的电子邮件最多，则可以在技术上执行此操作，而无需Viva Insights，方法是在收件箱中手动统计同事的电子邮件。同样，可以使用邮箱中随时可用的时间戳信息来确定同事对你发送的电子邮件的平均响应时间。 Viva Insights省去了不得不执行这些繁琐计算的麻烦。

增量数据

在少数情况下，Viva Insights中的个人见解会提供有关其他人的去身份信息，这些信息本来不会提供给他们，例如Email读取率。

Email读取速率

Viva Insights跟踪在 Outlook 加载项) 中打开电子邮件的收件人 (已发送给五个或更多人的电子邮件的百分比。

为了保护隐私，Viva Insights不会跟踪发送给少于 5 人的邮件的读取率。 Viva Insights也不会显示“0%”或“100%”的读取率，因为这样人们就能对个人同事的行为做出明确的结论。相反，在这些情况下，读取速率显示为一个范围，该范围包含一个阈值，该值取决于电子邮件的收件人数。

此指标基于Exchange Online中的“读取”标志计算。对于某些人在 Outlook 预览窗格中打开邮件时，邮件被标记为“阅读”。对于其他人，可能需要双击以打开邮件，将其标记为“已读”。

可以在 Outlook 设置中控制此设置。若要在发件人的邮箱中显示这些信号，请在 Microsoft 365 环境中复制“已读”标志，然后将其传递到发件人的邮箱。

GDPR 合规性

与完整的 Microsoft 365 套件一样，Viva Insights有助于支持符合 GDPR 要求。例如，Viva Insights支持以下各项：

保护用户的个人数据 - 见解需要Exchange Online许可证，所有数据都存储在员工的Exchange Online邮箱中。计算的指标（如任务）将追加到邮箱中。因此，Viva Insights应用通过Exchange Online也履行义务来履行此义务：
- Microsoft 不会在 Exchange Online 中挖掘客户数据用于广告。
- Microsoft 不会自愿向执法机构披露Exchange Online客户数据。
- 如 ISO 27001 和 27018 中所述，Microsoft 将满足与加密Exchange Online数据相关的所有要求，并实施控制措施，以降低安全风险并帮助确保业务连续性。
在检测到违规行为时通知用户 - Microsoft 将在 Microsoft 意识到 Microsoft 365 事件响应标准操作程序的违反行为的 72 小时内通知客户隐私联系人。
接受用户请求 (DSR) 导出、删除或限制处理个人数据 - Microsoft 支持用户请求，例如导出或删除数据的请求。

有关详细信息，请参阅 GDPR 合规性。