在 Outlook 中脱机工作
Applies To
Microsoft 365 专属 Outlook Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 新的 Outlook for Windows在 Outlook 中,可通过邮件服务器灵活地让 Outlook 联机或脱机工作。
为正在使用的 Outlook 版本选择以下选项卡选项。 我的 Outlook 是哪个版本?
注意: 如果“ 新建 Outlook ”选项卡下的步骤不起作用,则可能尚未使用新的 Outlook for Windows。 选择 “经典 Outlook”选项卡,然后改为执行这些步骤。
新 Outlook for Windows 中的脱机访问
即使未连接到 Internet,也可以通过启用脱机访问来使用新的 Outlook for Windows。 打开后,新的 Outlook for Windows 将保存电子邮件、日历事件和以前 (联系人) 到你的设备的副本,从而在你脱机时提供对这些项目的访问权限,并提升联机时的性能。
脱机设置确定哪些项目将保存到设备以及保存多长时间。 若要设置这些设置,请参阅更新脱机设置下面的部分。 重新联机后,新的 Outlook for Windows 会自动更新已保存到设备的项目。
注意: 对于企业用户,除了为每个联系人添加或编辑的任何详细信息外,人员应用还可以包含公司配置文件信息。
在新 Outlook 中脱机之前要了解的事项
当前需要连接到 Internet 才能打开或重启新的 Outlook。 仅当应用已运行然后脱机时,才支持本文中所述的脱机访问。 计划脱机时打开和重启应用,并将在未来的更新中提供。
在新 Outlook 中脱机时可以执行哪些操作?
联机执行的大多数操作在脱机时也可用。 这些限制包括但不限于:
读取、管理和查看 Outlook 项目:
-
阅读电子邮件
-
创建新电子邮件草稿并保存
-
将新邮件发送到发件箱
-
重命名文件夹
-
查看日历和事件
-
查看联系人 (以前的联系人)
对电子邮件执行操作:
-
存档
-
分类
-
Delete
-
标志/取消标记忽略
-
标记为已读/未读
-
移动到重点/其他
-
移至文件夹
-
固定
-
报告垃圾邮件/非垃圾邮件
-
报告钓鱼
-
打盹
查看和更新设置:
-
关于 Outlook
-
自动答复
-
类别
-
Email帐户
-
人物视图
如果尝试执行脱机不可用的操作,将收到错误消息,或者所做的更改将还原回到之前保存的内容。
提示: 有关脱机时当前不可用的内容的列表,请参阅下面的脱机访问即将推出部分。
更新新 Outlook 中的脱机设置
更新这些设置以选择要保存的文件夹和要保存的天数的项目。 如果有多个帐户,请选择要应用设置的帐户:
选择要在本地保存的文件夹:
-
选择 “设置” > “常规 > 脱机 > 文件夹”进行保存。
-
从下拉列表中,选择“默认 (收件箱、已发送、草稿、存档、删除和 ) 、 默认和收藏夹 (默认设置) ,或 默认、收藏夹和最近使用。
选择在本地保存电子邮件的天数:
-
选择 “设置> 常规 > 脱机 > 天的电子邮件进行保存。
-
从下拉列表中选择 “7 (这是默认值) 、 30、 90 或 180 天的电子邮件进行保存。
重要: 如果你的项没有足够的本地存储空间来根据你的设置进行保存,则根据设备上的可用空间,将保存较少的项目,或者可能会禁用脱机访问。
在新 Outlook 中打开或关闭脱机访问
在新的 Outlook for Windows 中,脱机默认处于打开状态。 若要将其关闭或打开,请执行以下操作:
-
选择 “设置” > “常规 > 脱机”。
-
选择切换 “启用脱机电子邮件、日历和人员 ”以打开或关闭脱机访问。
-
选择“保存”。
有关在新 Outlook 中脱机工作,还需要了解哪些内容?
以下内容目前不可脱机使用,但我们计划在将来的更新中包括:
-
创建、删除和移动文件夹
-
答复和转发电子邮件
-
RSVP 到会议邀请
-
搜索项
-
对电子邮件进行排序和筛选
-
查看和添加附件和图像
-
查看和更新通知、签名和日历的设置
-
查看共享邮箱和委派邮箱
脱机时不可用的其他功能:
-
查看电子邮件和日历组
-
查看收藏的人员、类别和搜索文件夹
-
创建、更新和删除日历事件和人员 (以前的联系人)
-
查看整个全局地址列表
浏览器中的引导式支持可以为 Office 问题提供数字解决方案 |
在经典 Outlook 中脱机工作和联机工作之间切换
-
单击“发送/接收”>“脱机工作”。
在经典 Outlook 中 Outlook 联机工作和脱机工作之间切换时,所有电子邮件帐户都会更改。
当功能区上突出显示“ 脱机工作” 或“ 脱机工作 ”显示在经典Outlook 窗口底部的状态栏上时,你知道你正在脱机工作。
准备再次联机工作时,单击“发送/接收”>“脱机工作”。 按钮文本不更改,但仅在您脱机工作时突出显示。 联机工作时,状态栏上的“脱机工作”消失。
更改在经典 Outlook 中保持脱机的邮件量
-
单击“文件” > “帐户设置” > “帐户设置”。
-
选择 Exchange 或 Microsoft 365 帐户,然后单击“ 更改”。
-
在 “脱机设置”下,将滑块移动到所需的时间量,例如 “全部”、“ 12 个月”、“ 6 个月”、“ 3 个月”或 “1 个月”。 注意:如果使用 Outlook 2016,还可以选择短至 3 天的时间。
例如,如果将滑块移动到 3 个月,则只有过去三个月的邮件才会从 Exchange 服务器同步到脱机 Outlook 数据 (.ost) 文件。 超过 3 个月的邮件仅驻留在服务器上的邮箱中。 可以随时更改此设置。
必须打开下载邮件副本的缓存 Exchange 模式。 如果使用具有 Microsoft 365 帐户的 Outlook,我们建议使用缓存 Exchange 模式。
默认情况下,Outlook 将 Exchange 和 Microsoft 365 帐户配置为仅同步 12 个月的电子邮件。
更改要同步的数据量可能会影响 Outlook 打开所需的时间以及 Outlook 在计算机上使用的存储空间量。 如果在虚拟桌面环境中运行,建议仅同步一个月的数据。
经典 Outlook 中的状态邮件
如何了解 Outlook 中的工作状态(脱机工作还是联机工作)? Outlook 窗口底部具有状态栏等直观提示。 如果显示以下任一状态指示器,则表示 Outlook 未连接到邮件服务器。
或
重新连接之前无法发送或接收电子邮件。
状态:脱机工作
通常会选择脱机工作。 只需简单一步即可切换回联机工作。
-
在经典Outlook 中,在“ 发送/接收 ”选项卡上,选择“ 脱机工作 ”以重新连接。
注意:
-
如果“脱机工作”按钮的背景为灰显(如上图所示),则表示未连接。 但如果背景是透明的,则表示处于连接状态。
-
如果没有看到“脱机工作”按钮,并且电子邮件帐户是Microsoft Exchange Server帐户或Microsoft 365 帐户,缓存 Exchange 模式 可能已关闭。 请按照打开缓存 Exchange 模式中的步骤更改该设置。 或与管理组织中 Exchange 服务器的人员联系。 建议始终使用Microsoft 365 帐户启用缓存 Exchange 模式。
状态:断开连接
与经典Outlook 断开连接的原因可能不同。 下述一些示例展示了部分可能的原因。
-
如果 Internet 连接正常工作,则可能是邮件服务器存在问题。
-
如果可从某个网站(例如 http://outlook.com)登录电子邮件,请检查是否可通过该方式接收和发送电子邮件。 如果电子邮件在该网站上不起作用,请致电电子邮件服务提供商技术支持人员获取帮助。
-
如果可在该网站上发送和接收邮件,则表示邮件服务器状态良好。 但是计算机可能需要更新,或者帐户设置可能存在问题。
重新连接到经典Outlook 的提示
下面是重新连接到经典Outlook 的一些建议方法。
重置脱机工作状态
-
在“发送/接收”选项卡上,选择“脱机工作”并检查状态栏。 如果状态显示为“脱机工作”,请重复此操作,直到状态更改为“已连接”。
注意:
-
当 Outlook 处于脱机状态时,当 Outlook 重新联机时,从 Exchange 中删除的项目可能会重新出现。
当 (1) 服务器端硬删除项目, (2) 客户端将同一项目移动到另一个文件夹, (包括客户端脱机期间) 已删除的项目时,可能会发生这种情况。 当 Outlook 重新联机时,它会将本地副本重新同步回新文件夹中。 在此方案中,服务器操作已成功完成。 客户端操作也成功完成。 最终用户将此视为项的重新出现。 在此方案中,脱机缓存是 Outlook 的事实来源。 在此方案中,重新同步到邮箱是预期行为。 -
在缓存模式下运行 Outlook 时,在客户端和服务器上同时执行冲突操作时,可能会发生类似的行为。 Outlook 尝试同步项目移动,但服务器项目已被删除,因此,在服务器上的目标文件夹中重新创建项目,而不是被移动。
检查更新
-
阅读更新主题检查并安装任何所需的更新。
创建新的配置文件
若要消除当前 Outlook 配置文件中可能存在的错误,请创建新的配置文件。 如果使用新配置文件打开经典Outlook ,但仍断开连接,请尝试删除帐户,然后重新添加帐户。
-
若要删除电子邮件帐户,请按照 从经典 Outlook for Windows 中删除或删除电子邮件帐户
-
按照重新添加帐户中的步骤继续操作。