Sử dụng mẫu site nhóm Quản lý bán lẻ

Trước tiên, hãy làm theo hướng dẫn về cách thêm mẫu site vào site SharePoint mới hoặc hiện có.

Khám phá nội dung site, phần web và trang được điền sẵn và quyết định những tùy chỉnh site cần thiết để phù hợp với thương hiệu, tiếng nói và mục tiêu kinh doanh tổng thể của tổ chức bạn. 

Trang site điền sẵn:

• Trang chủ - Cung cấp và nơi đến cho người xem.

• Tóm tắt sự kiện - Hiển thị tóm tắt sự kiện cho sự kiện hoặc cuộc họp nhóm gần đây nhất. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa các phần web Văn bản, Sự kiện và Thư viện tài liệu

• Tài liệu - Kết nối với một biệt danh nhóm dùng chung và lịch nhóm trong Outlook. Kết nối trang web này với nhóm Microsoft 365 để thêm trò chuyện trong thời gian thực trong Microsoft Teams.

• Notebook - Kết nối với OneNote dùng chung.

• Trang - Lưu trữ trang site và nội dung mẫu trang.

• Nội dung site - Lưu trữ trang site và nội dung mẫu trang.

• Thùng rác - Cung cấp quyền truy nhập vào nội dung nhóm đã loại bỏ gần đây.

Sau khi bạn đã thêm mẫu site nhóm Đào tạo và phát triển, đã đến lúc tùy chỉnh và biến mẫu này thành của riêng bạn. 

Giới thiệu tin tức và cập nhật của công ty - Sử dụng phần web Tin tức để nêu bật tin tức và cập nhật của công ty. Cung cấp thông tin hữu ích - Sử dụng phần web Văn bản và phần web Biểu đồ nhanh để cung cấp cho nhóm thông tin hữu ích.  Hiển thị hình ảnh quan trọng - Sử dụng phần web Hình ảnh để hiển thị hình ảnh tĩnh quan trọng.  Cung cấp quyền truy nhập dễ dàng vào tài liệu - Sử dụng phần web Thư viện tài liệu để cung cấp quyền truy nhập nhanh vào tài nguyên và tài liệu của phòng ban.  Tô sáng liên kết đến các tài nguyên thường được sử dụng - Sử dụng phần web Liên kết nhanh để cung cấp quyền truy nhập vào các tài nguyên thường được sử dụng.  Hiển thị danh sách các sự kiện sắp tới và ngày quan trọng - Sử dụng phần web Sự kiện để tạo danh sách các sự kiện và ngày cần ghi nhớ. Cung cấp quyền truy cập vào tài liệu học tập và các tài nguyên khác - Sử dụng phần web Liên kết nhanh để quản lý danh sách các tài liệu học tập hoặc các tài nguyên được sử dụng thường xuyên. Tô sáng một khu vực cụ thể hoặc gọi hành động - Sử dụng phần web Kêu gọi hành động để cung cấp quyền truy nhập dễ dàng vào một tài nguyên cụ thể được tổ chức của bạn sử dụng thường xuyên.

Tùy chỉnh diện mạo site, dẫnhướng site, phần web và nội dung của site để phù hợp với nhu cầu của người xem và của tổ chức bạn. Khi thực hiện tùy chỉnh, hãy đảm bảo site đang ở chế độ chỉnh sửa bằng cách chọn Chỉnh sửa ở phía trên cùng bên phải của site. Khi bạn làm việc, Lưu dưới dạng bản nháp hoặc Tái phát hành thay đổi để hiển thị các chỉnh sửa cho người xem.

1. Sử dụng phần web Tin tức để nêu bật thông tin quan trọng và cập nhật công ty.

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Tin tức và chọn Chỉnh sửa .

2. Sau đó, chọn các tùy chọn Tầng và Ô phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức.

3. Bên dưới Sắp xếp, chọn bài đăng để sắp xếp bên dưới Chọn tin tức để sắp xếp và sắp xếp bài đăng cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức bạn. 

Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa, lọc và hướng tới người xem bằng cách sử dụng phần web Tin tức.

2. Sử dụng phần web Liên kết văn bản và Nhanh để cung cấp cho nhóm thông tin hữu ích.

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Văn bản, rồi chọn Chỉnh sửa .

2. Chỉnh sửa văn bản của bạn trực tiếp trong phần web. 

3. Chọn phần web Liên kết nhanh và chọn Chỉnh sửa .

4. Thêm liên kết vào mục này để cung cấp ngữ cảnh cho văn bản và hình ảnh. 

Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Vănbản và Liên kết nhanh.

3. Sử dụng phần web Hình ảnh để hiển thị hình ảnh quan trọng.

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Liên kết nhanh, rồi chọn Chỉnh sửa .

2. Sau đó, chọn Thay đổi và chọn một nguồn hình ảnh. 

3. Sau khi bạn đã chọn hình ảnh của mình, hãy chọn Chèn. 

Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Hình ảnh.

4. Sử dụng phần web Thư viện tài liệu để cung cấp quyền truy nhập vào tài liệu

1. Để thay đổi dạng xem hoặc nguồn thư mục cho phần web Thư viện tài liệu, hãy chọn hộp kiểm .

2. Để sửa thư mục thư viện tài liệu, nhãn, nội dung, dẫn hướng đến thư viện trong Nội dung site, thực hiện chỉnh sửa của bạn, rồi bạn thấy cập nhật nội dung trong phần web.

Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Thư viện tài liệu.

5. Sử dụng phần web Liên kết Nhanh để cung cấp quyền truy nhập vào các tài nguyên được truy cập thường xuyên.

1. Dẫn hướng đến phần web Liên kết Nhanh và chọn liên kết, rồi chọn liên kết .

2. Chỉnh sửa nối kết, tiêu đề, biểu tượng và mô tả nếu cần.

3. Để thêm liên kết, hãy chọn + Thêm liên kết.

Xem các bố trí khác nhau và tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Nối kết Nhanh.

6. Sử dụng phần web Sự kiện để tạo danh sách các sự kiện và ngày cần ghi nhớ.

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Sự kiện, rồi chọn Chỉnh sửa .

2. Chọn Nguồn.

3. Sau đó, chọn phạm vi Ngày sẽ được hiển thị trên site. 

4. Tiếp theo, chọn bố trí.

5. Chọn Số lượng mục tối đa cần được liệt kê trong phần web này. 

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Sự kiện.

7. Sử dụng phần web Liên kết nhanh để quản lý danh sách tài liệu học tập hoặc các tài nguyên được sử dụng thường xuyên.

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Liên kết nhanh, rồi chọn Chỉnh sửa .

2. Chỉnh sửa nối kết, tiêu đề, biểu tượng và mô tả nếu cần.

3. Để thêm liên kết, hãy chọn + Thêm liên kết.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần Liên kết nhanh.

8. Sử dụng phần web Kêu gọi hành động để cung cấp truy nhập dễ dàng đến một tài nguyên cụ thể.

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Tin tức và chọn Chỉnh sửa .

2. Thêm ảnh nền bằng cách chọn Thay đổi trong ngăn chỉnh sửa, chọn và nguồn ảnh, rồi chọn Chèn sau khi chọn một hình ảnh. 

3. Thay đổi nhãn Nút vànối kết Nút đến đích dẫn hướng. 

4. Điều chỉnh căn chỉnh nhãn nút và nối kết. 

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Gọi hành động.

Tùy chỉnh giao diện và dẫn hướng site

Trước khi bạn chia sẻ site của mình với người khác, hãy thực hiện những thao tác hoàn thiện trên site của bạn bằng cách đảm bảo người dùng có thể tìm thấy site, dẫn hướng qua các liên kết và trang một cách dễ dàng và nhanh chóng truy nhập nội dung trên site.

• Chỉnh sửa thư viện tài liệu bằng cách cập nhật tên thư mục và tải lên tài nguyên.

• Sửa và tùy chỉnh dẫn hướng site.

• Thay đổi giao diện site của bạn bằng cách tùy chỉnh chủ đề, logo, bố trí đầu trang và diện mạo site của bạn.

• Thêm hoặc loại bỏ trang vào site này hoặc dẫn hướng site để phù hợp với nội dung hiện có.

• Chọn liên kết site này với site hub trong tổ chức của bạn hoặc thêm site này vào dẫn hướng site hub hiện có nếu cần.

Chia sẻ site của bạn với người khác sau khi bạn đã tùy chỉnh site của mình, xem lại site và phát hành bản nháp cuối cùng. 

1. Chọn Cài đặt, rồichọn Quyền đối với Site.

2. Sau đó chọn Mời mọi người, rồi chọn Thêm thành viên vào nhóm rồi Thêm để cấp quyền truy nhập đầy đủ vào nội dung site nhóm, các tài nguyên chia sẻ như lịch Outlook của nhóm và quyền chỉnh sửa đối với site.

3. Sau đó chọn Mời mọi người , rồi chỉ Chia sẻ site, rồi Lưu để chia sẻ site nhưng không chọn tài nguyên được chia sẻ hoặc quyền chỉnh sửa site.

Tìm hiểu thêm về quản lý thiết đặt site nhóm, thông tin site và quyền.

Sau khi bạn tạo và cho chạy site của mình, giai đoạn quan trọng tiếp theo là duy trì nội dung site. Đảm bảo bạn có kế hoạch duy trì cập nhật nội dung và phần web. 

Các biện pháp tốt nhất cho việc bảo trì site:

• Kế hoạch bảo trì trang web - Thiết lập lịch trình để xem lại nội dung trang web thường xuyên khi cần thiết để đảm bảo nội dung vẫn chính xác và có liên quan.

• Thường xuyên đăng tin tức - Phân phối các thông báo, thông tin và trạng thái mới nhất trong toàn tổ chức.  Tìm hiểu cách thêm bài đăng Tin tức trên site nhóm hoặc site liên lạc và cho người khác thấy những người sẽ đăng thông báo cách họ có thể sử dụng tin tức SharePoint.

• Kiểm tra các liên kết và phần web - Duy trì cập nhật liên kết và phần web để đảm bảo bạn đang tận dụng toàn bộ giá trị của trang web của mình.

• Sử dụng phân tích để cải thiện mức độ tương tác - Xem mức sử dụng trang web bằng cách sử dụng báo cáo dữ liệu sử dụng tích hợp sẵn để nhận thông tin về nội dung phổ biến, lượt truy cập trang web và hơn thế nữa.

• Xem lại định kỳ thiết đặt site của bạn - Sau khi đã tạo site trong SharePoint, bạn có thể thực hiện thay đổi đối với thiết đặt, thông tin site và quyền cho site.