Tìm hiểu về Nhóm trong Outlook

Bạn có thể tạo Nhóm sản phẩm Microsoft 365 từ nhiều công cụ khác nhau bao gồm Outlook, Outlook trên web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams và nhiều ứng dụng khác. Bạn chọn bắt đầu từ công cụ nào tùy thuộc vào loại nhóm bạn đang làm việc. Ví dụ: tại Microsoft, chúng tôi có xu hướng bắt đầu từ Outlook khi chúng tôi tạo một Nhóm được sắp xếp xung quanh email và lịch. Nếu Nhóm dành cho việc giao tiếp trên toàn công ty, chúng tôi có xu hướng bắt đầu với Yammer. Để cộng tác dựa trên trò chuyện, chúng tôi sẽ bắt đầu Nhóm của mình từ Microsoft Teams.

• Tạo nhóm trong Outlook

• Tạo Nhóm Microsoft

• Tạo nhóm gia đình

• Tạo nhóm trong Yammer

• Tạo site nhóm trong SharePoint Online

• Tạo kế hoạch trong Microsoft Planner

Khi tạo nhóm, bạn sẽ cần phải quyết định xem bạn muốn nhóm đó là nhóm riêng tư hay nhóm công khai. Nội dung trong nhóm công khai có thể được hiển thị bởi bất kỳ ai trong tổ chức của bạn và bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể tham gia nhóm. Các thành viên trong nhóm phải xem nội dung trong nhóm riêng tư và những người muốn tham gia nhóm riêng tư phải được chủ sở hữu nhóm phê duyệt.

Cả nhóm công khai lẫn nhóm riêng tư đều không thể được xem hoặc truy cập bởi những người bên ngoài tổ chức của bạn trừ khi những người đó được mời đặc biệt làm khách.

Để biết thêm thông tin về việc thay đổi nhóm của bạn từ Công khai thành Riêng tư (hoặc ngược lại), hãy xem Đặt các nhóm Microsoft 365 thành công cộng hoặc riêng tư.

Chủ nhóm, thành viên và khách

Chủ nhóm là người điều phối của nhóm. Họ có thể thêm hoặc xóa thành viên và có các quyền duy nhất như khả năng xóa các cuộc hội thoại khỏi hộp thư đến chung hoặc thay đổi các cài đặt khác nhau về nhóm. Chủ nhóm có thể đổi tên nhóm, cập nhật mô tả hoặc ảnh và nhiều nội dung khác. Nếu bạn đã quen thuộc với vai trò của SharePoint thì chủ nhóm là người quản trị tuyển tập site.

Các thành viên nhóm là người dùng thông thường trong tổ chức của bạn, những người sử dụng nhóm để cộng tác. Họ có thể truy nhập mọi thứ trong nhóm nhưng không thể thay đổi cài đặt nhóm. Trong thế giới SharePoint, họ là thành viên trong site. Để biết thêm hoặc loại bỏ thành viên nhóm, hãy xem Thêm và loại bỏ thành viên nhóm trong Outlook.

Khách giống như những thành viên nhóm nhưng nhưng họ ở ngoài tổ chức của bạn. Theo mặc định, người dùng của bạn có thể mời khách tham gia nhóm của bạn và bạn có thể kiểm soát thiết đặt đó. Để biết thêm thông tin, hãy xem Quyền truy nhập của khách trong nhóm Microsoft 365.

Chọn kiểu nhóm bạn muốn thêm:

• Outlook

• Microsoft Teams

• Yammer

Nếu bạn thích chế độ cộng tác trong hộp thư đến dùng chung, thì trải nghiệm nhóm trong Outlook là dành cho bạn. Bằng cách tạo nhóm trong Outlook, bạn sẽ nhận được:

• Hộp thư đến chung– Để nhận các cuộc hội thoại email giữa các thành viên của bạn. Hộp thư đến này có một địa chỉ email và có thể được đặt để chấp nhận thư từ những người bên ngoài nhóm và thậm chí bên ngoài tổ chức của bạn, giống như một danh sách phân phối truyền thống

• Lịch dùng chung – Để lên lịch các sự kiện liên quan đến nhóm

• Thư viện tài liệu SharePoint– Một vị trí trung tâm để nhóm lưu trữ và chia sẻ tệp

• Sổ tay Notebook dùng chung – Để thu thập ý tưởng, nghiên cứu và thông tin

• Site nhóm SharePoint– Kho lưu trữ trung tâm cho thông tin, liên kết và nội dung liên quan đến nhóm của bạn

• Planner– Để phân công và quản lý các nhiệm vụ dự án giữa các thành viên trong nhóm của bạn

Bạn không thể tạo thủ công bất kỳ tài nguyên nào trong số đó; việc tạo nhóm tự động tạo chúng cho bạn và gán các quyền cần thiết cho các thành viên nhóm của bạn để họ có thể bắt đầu sử dụng chúng ngay lập tức.

Bạn có thể truy nhập các tài nguyên này thông qua Microsoft Outlook cho Windows, Outlook trên web, Outlook for Mac (chỉ hộp thư đến chung) hoặc Outlook dành cho thiết bị di động. 

Với thẻ diNhóm sản phẩm Microsoft 365, bạn có thể truy nhập nhanh vào các tài nguyên nhóm dùng chung. Chỉ cần di chuột qua tên nhóm trong Outlook trên web hoặc SharePoint.

• Bắt đầu với Nhóm Microsoft 365 trong Outlook

• Video: Bạn có thể làm gì với Nhóm Microsoft 365 trong Outlook? (YouTube)

• Gia nhập nhóm trong Outlook

• Quyền truy cập của khách trong Nhóm Microsoft 365

• Nhận được nhiều hơn với Nhóm Microsoft 365 trong Outlook

Một cách tuyệt vời để giữ liên lạc với nhóm của bạn là Microsoft Teams. Microsoft Teams là vòng lặp nội bộ cho nhóm của bạn - không gian làm việc dựa trên trò chuyện, liên tục, nơi bạn có thể có các cuộc hội thoại không chính thức, thời gian thực xung quanh các chủ đề ưu tiên hoặc các nhóm phụ cụ thể trong nhóm. Mặc dù tính năng tích hợp Teams không tự động được tích hợp, bạn vẫn có thể dễ dàng tạo nhóm Teams dựa trên Nhóm Microsoft 365 của mình.

• Làm thế nào để tôi có thể truy nhập vào Microsoft Teams

• Bắt đầu Nhanh Microsoft Teams

• Trung tâm Trợ giúp Yammer

• Chào mừng đến với Microsoft Teams

Khi một nhóm đã tồn tại lâu hơn thời gian chủ định, bạn có thể xóa nhóm đó để giải phóng tài nguyên hệ thống và loại bỏ nhóm khỏi được liệt kê hoặc hiển thị. Xem: Chỉnh sửa hoặc xóa nhóm. Nếu bạn không muốn phải nhớ xóa các nhóm đã lỗi thời, người quản trị của bạn có thể đặt các chính sách hết hạn sẽ khiến các nhóm cũ hết hạn và tự động bị xóa sau một khoảng thời gian xác định. Xem: Chính sách Hết hạn Nhóm Microsoft 365.

Có ba mô hình cung cấp chính gồmNhóm sản phẩm Microsoft 365: Mở, Do HIỂN THỊ hoặc Có kiểm soát. Mỗi kiểu đều có những ưu điểm riêng.

Mô hình	Ưu điểm
Mở (mặc định)	Người dùng có thể tạo các nhóm riêng của họ theo nhu cầu mà không cần phải chờ hoặc làm phiến bộ phận CNTT
Bộ phận CNTT hướng dẫn	Người dùng yêu cầu một nhóm từ bộ phận CNTT. Bộ phận CNTT có thể hướng dẫn họ lựa chọn các công cụ cộng tác tốt nhất cho nhu cầu của họ
Được kiểm soát	Tạo nhóm giới hạn cho những người, nhóm hoặc dịch vụ cụ thể (Xem: Kiểm soát những người có thể tạo nhóm Nhóm Microsoft 365)

Nếu bạn muốn kiểm soát cách đặt tên Nhóm sản phẩm Microsoft 365 của mình, bạn có thể sử dụng chính sách đặt tên để buộc Tên nhóm phải tuân thủ các tiêu chuẩn nhất định, bao gồm tiền tố hoặc hậu tố, cũng như chặn các tên bị phản đối. Xem chính Nhóm Microsoft 365 đặt tên mới để biết thêm thông tin.

Mỗi nhóm có ít nhất một chủ nhóm có thể thêm hoặc xóa thành viên và thực hiện một số điều chỉnh cơ bản của nhóm và nội dung của nhóm. Thông thường chủ sở hữu làm điều đó trong Outlook. Xem mục: Thêm và loại bỏ thành viên nhóm trong Outlook. Nếu chủ sở hữu (hoặc chủ sở hữu) của một nhóm rời khỏi tổ chức vì bất kỳ lý do gì, người quản trị có thể gán chủ sở hữu mới cho nhóm. Xem mục Gán chủ sở hữu mới cho một nhóm có phầ̀n tử mồ côi.

Ngoài ra, nếu bạn có quyền Người quản trị Exchange Online, bạn có thể quản trị các nhóm của mình từ Trung tâm Microsoft 365 Quản trị (Xem Quản lý tư cách thành viên Nhóm trong Trung tâm quản trị Microsoft 365) hoặc từ PowerShell (Xem Quản lý Nhóm Microsoft 365 với PowerShell.

Có thể sẽ có lúc bạn muốn xóa nhóm khỏi đối tượng thuê của mình. Để biết thông tin về cách xóa nhóm, hãy xem mục: Xóa nhóm. Nếu một nhóm vô tình bị xóa, người quản trị có thể khôi phục nhóm đó trong tối đa 30 ngày. Xem: Khôi phục Nhóm Microsoft 365 đã xóa.

Nếu bạn muốn có một cách tự động hơn để quản lý vòng đời của Nhóm sản phẩm Microsoft 365, bạn có thể sử dụng chính sách hết hạn để hết hạn các nhóm tại một khoảng thời gian cụ thể. Chủ nhóm sẽ nhận được email 30, 15 và 1 ngày trước khi hết hạn nhóm, điều này cho phép họ dễ dàng gia hạn nhóm nếu vẫn cần. Xem: Chính sách Hết hạn Nhóm Microsoft 365.

• Cho phép các thành viên gửi dưới dạng hoặc gửi thay mặt cho Nhóm Microsoft 365

• Di chuyển danh sách phân phối sang Nhóm Microsoft 365

• Quyền truy cập của khách trong Nhóm Microsoft 365

• Quản lý cài đặt site nhóm đã kết nối với nhóm của bạn

Giới hạn nhóm

Tối đa...	Giá trị
Chủ sở hữu cho mỗi nhóm	100
Số nhóm một người dùng có thể tạo	250
Số nhóm mà người quản trị có thể tạo	Giới hạn tối đa của đối tượng thuê theo mặc định là 500K
Số lượng thành viên	Hơn 1.000 thành viên, tuy nhiên, chỉ 1.000 thành viên có thể truy cập đồng thời các cuộc hội thoại của nhóm. Người dùng có thể nhận thấy sự chậm trễ khi truy nhập lịch và cuộc hội thoại trong các nhóm rất lớn Outlook
Số lượng nhóm người dùng có thể tham gia làm thành viên	1.000
Dung lượng lưu trữ tệp tin	1 Terabyte + 10 GB cho mỗi người dùng có đăng ký + mọi dung lượng lưu trữ bổ sung đã mua. Bạn có thể mua dung lượng lưu trữ bổ sung không giới hạn.
Kích cỡ hộp thư nhóm	50 GB

Số nhóm tối đa mặc định mà một tổ Microsoft 365 có thể có hiện nay là 500.000.

Nếu bạn đang lên kế hoạch sử dụng tính năng "Ghi lại nhóm" từ công cụ Kết nối Azure Active Directory, độ dài tối đa là 448 ký tự liên quan đến thuộc tính "Mô tả".

Để biết thêm thông tin về dung lượng lưu trữ của SharePoint Online, xem mục Giới hạn SharePoint Online và Các ranh giới và giới hạn phần mềm SharePoint Online.

Việc quản lý tài Nhóm sản phẩm Microsoft 365 sẽ hiệu quả hơn khi bạn có thông tin hữu dụng về việc sử Nhóm dụng. Trung tâm Microsoft 365 Quản trị có một công cụ báo cáo có thể cho phép bạn xem thông tin như sử dụng bộ nhớ, số lượng Nhóm hiện hoạt mà bạn có và thậm chí cả cách người dùng của bạn đang sử dụng công cụ Nhóm. Xem: Báo cáo Microsoft 365 trong trung tâm quản trị để biết thêm thông tin.

Nhóm sản phẩm Microsoft 365 cung cấp cho bạn một số công cụ để tuân thủ, bảo vệ thông tin và Khám phá Điện tử.

• Tổng quan về chính sách lưu giữ

• Tổng quan về nhãn

• Tạo hoặc loại bỏ giữ lại do tranh chấp pháp lý tại chỗ

• Tạo chính sách bảo toàn

• Tìm kiếm Nội dung trong Microsoft 365

• Giới thiệu về IRM cho thư email