Giới thiệu thư viện

Nếu bạn chỉ muốn tạo hoặc làm việc với thư viện và cần thông tin hướng dẫn, dưới đây là các tác vụ phổ biến và hữu ích mà bạn có thể thực hiện.

• Tạo, thêm, xem và đổi tên thư viện tài liệu

• Video: Thiết lập lưu trữ và chia sẻ tài liệu trong Microsoft 365

• Mở tệp SharePoint trong File Explorer

• Tạo thư mục trong thư viện tài liệu

• Xóa tệp, thư mục hoặc liên kết khỏi thư viện tài liệu SharePoint

• Tải lên, tạo hoặc xóa tệp trong thư viện

• Tạo cột trong danh sách hoặc thư viện

• Tạo, thay đổi hoặc xóa bỏ dạng xem của danh sách hoặc thư viện

• Bật và đặt cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện

• Đặt mẫu tệp cho tài liệu hoặc thư viện biểu mẫu

• Đồng bộ tệp với OneDrive trong Windows

• Sử dụng dòng công việc với thư viện

• Đặt quyền và thiết đặt nâng cao trên thư viện Hiểu các mức cấp phép trong SharePoint

• Làm việc với ảnh trong thư viện ảnh

• Thiết lập Thư viện Tài nguyên để lưu trữ các tệp hình ảnh, âm thanh hoặc video

• Quản lý danh sách và thư viện có nhiều mục

• Quản lý thư viện tài liệu và bản ghi lớn bằng cách sử dụng siêu dữ liệu (xem giới thiệu về siêu dữ liệu được quản lý)

Nhóm tiếp thị tại Contoso tạo site nhóm nơi họ dự định quản lý dự án và tài liệu. Họ chọn một chủ sở hữu site để quản lý site. Chủ sở hữu site nhận được mức cấp phép Toàn quyền Kiểm soát khi được thêm vào nhóm Người sở hữu đối với site. Cô chia sẻ trang web và cấp cho mọi người quyền đóng góp vào site đó. Nhóm quyết định sử dụng Thư viện tài liệu để quản lý các thông cáo báo chí, các tệp ngân sách, hợp đồng, đề xuất và các tài liệu nhóm khác.

Chủ sở hữu site tải lên các tài liệu quan trọng để nhóm bắt đầu sử dụng thư viện làm vị trí trung tâm. Sau đó, Cortana bật lập phiên bản để nhóm có lịch sử phát triển tệp và có thể khôi phục phiên bản trước, nếu cần. Chủ sở hữu site cũng thêm mẫu tiêu chuẩn vào thư viện cho báo cáo tiếp thị, hợp đồng bán hàng, kế hoạch chiến dịch và trang tính ngân sách. Mỗi mẫu đều chứa logo công ty và một định dạng mà mọi người đã đồng ý sử dụng. Khi thành viên tạo tệp mới từ thư viện tài liệu, họ có thể dễ dàng chọn mẫu mình muốn sử dụng.

Khi các thành viên nhóm thêm tệp và cộng tác trên tài liệu, họ sắp xếp thư viện bằng cách thêm cột và tạo dạng xem để giúp họ tìm thấy tài liệu nhanh chóng. Ví dụ: chủ sở hữu site thêm cột "Tên Dự án" để thành viên có thể lọc hoặc sắp xếp theo cột đó. Các thành viên nhóm khác thêm dạng xem công khai nhóm theo quý tài chính và lọc các hợp đồng hết hạn trong vòng sáu tháng. Mỗi thành viên cũng tạo dạng xem cá nhân để giúp họ tìm thông tin nhanh chóng và hoàn thành công việc của mình.

Sau nhiều cuộc thảo luận tại cuộc họp nhân viên, nhóm quyết định thiết lập cảnh báo ở cấp thư viện để báo cáo cập nhật mỗi tuần một lần. Mỗi thành viên có thể quyết định cách thiết lập cảnh báo bổ sung hoặc nguồn cấp RSS trên các tệp cụ thể, nếu cần.

Nhóm cũng cam kết thực hiện một "biện pháp tốt nhất" quan trọng trong thế giới hợp tác mới này. Khi các thành viên muốn chia sẻ một tài liệu, họ chống lại sự cám dỗ để đính kèm nó vào một thư email, và thay vào đó gửi email một liên kết đến tài liệu. Gửi liên kết qua email rất dễ dàng từ thư viện và chuyển mọi người đến phiên bản mới nhất trên site nhóm.

Một trách nhiệm quan trọng của nhóm này là đề xuất các chiến dịch tiếp thị để thúc đẩy doanh số và doanh thu. Khi các thành viên nhóm phát triển một kế hoạch chiến dịch mới, họ sẽ đồng tác giả tài liệu và theo dõi các phiên bản phụ của tệp. Tính năng đồng tác giả cho phép nhiều người chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc mà không phải lo lắng về việc điều hòa các thay đổi. Nếu chúng gây ra lỗi trong một phiên bản tài liệu, họ có thể khôi phục phiên bản trước đó. Khi hoàn tất kế hoạch chiến dịch, họ có thể tạo phiên bản chính rồi gửi phiên bản đó để bộ phận pháp lý và người quản lý của họ phê duyệt. Khi tệp được chấp thuận, các nhân viên khác trong công ty có thể xem tệp.

Chủ sở hữu site nghiên cứu tài liệu và đào tạo trực tuyến, đồng thời tìm hiểu cách thiết lập dòng công việc, liên kết dòng công việc đó với thư viện và tự động hóa quy trình thu thập phản hồi, thu thập chữ ký và phát hành tài liệu cuối cùng.

Sau ba tháng sử dụng, thư viện và site Tài liệu đã trở nên quan trọng đối với nhóm tiếp thị và giúp cải thiện năng suất và khả năng hiển thị của họ trong toàn bộ doanh nghiệp của họ. Họ không thể tưởng tượng làm việc mà không có nó và đang khám phá các cách khác để sử dụng công nghệ SharePoint để cộng tác tốt hơn.

Dưới đây là một số cách để làm việc với thư viện và làm cho chúng hữu ích hơn cho nhóm của bạn (được sắp xếp gọn gàng từ cơ bản đến nâng cao hơn):

Sử dụng và tạo dạng xem     Bạn có thể sử dụng dạng xem để xem các tệp trong thư viện quan trọng nhất đối với bạn hoặc phù hợp nhất với một mục đích. Nội dung của thư viện không thay đổi nhưng mỗi dạng xem sẽ sắp xếp hoặc lọc các tệp để giúp bạn dễ tìm và duyệt tệp hơn theo cách có ý nghĩa. Để biết thêm thông tin về các dạng xem, hãy xem mục Tạo, thay đổi hoặc xóa dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Theo dõi phiên bản     Nếu bạn cần giữ các phiên bản trước của tệp, thư viện có thể giúp bạn theo dõi, lưu trữ và khôi phục tệp. Bạn có thể chọn theo dõi tất cả các phiên bản theo cùng một cách. Hoặc bạn có thể chọn chỉ định một số phiên bản làm phiên bản chính, chẳng hạn như thêm một chương mới vào hướng dẫn sử dụng và một số phiên bản nhỏ, chẳng hạn như khắc phục lỗi chính tả. Để giúp quản lý dung lượng lưu trữ, bạn có thể tùy chọn chọn số lượng của từng loại phiên bản mà bạn muốn lưu trữ.

Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem Bật và cấu hình lập phiên bản cho danh sách hoặc thư viện.

Đồng tác giả hoặc kiểm xuất tệp     Khi bạn chỉnh sửa tài liệu Microsoft Word hoặc PowerPoint từ một thư viện mà không cần kiểm xuất tài liệu đó, người khác có thể chỉnh sửa tài liệu đó cùng một lúc (đây là tính năng đồng tác giả). Khi bạn kiểm xuất tệp, bạn đảm bảo rằng chỉ có một người có thể chỉnh sửa tệp cho đến khi tệp được kiểm nhập. Bạn có thể yêu cầu kiểm xuất tài liệu trong thư viện chứa tài liệu nhạy cảm hoặc khi bạn muốn theo dõi cẩn thận sự phát triển của tài liệu. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc yêu cầu kiểm xuất sẽ khiến mọi người không thể đồng tác giả tài liệu. Khi sử dụng tính năng kiểm xuất, mọi người sẽ được nhắc để lại nhận xét về những gì họ đã thay đổi trong tài liệu, nhưng việc kiểm xuất cũng sẽ làm chậm quy trình chỉnh sửa và xem lại. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Cộng tác và đồng tác giả tài liệu hoặc Kiểm xuất, kiểm nhập hoặc bỏ thay đổi đối với tệp trong thư viện.

Chỉnh sửa tệp từ các chương trình trên máy tính    Khi bạn lưu trữ tài liệu trên site SharePoint, bạn có thể tạo, sửa và đồng tác giả các tài liệu trực tiếp từ các chương trình tương thích trên máy tính, chẳng hạn như Microsoft Word hoặc PowerPoint, mà thậm chí không cần vào site. Ví dụ: bạn có thể chỉnh sửa bản trình bày PowerPoint cùng lúc với những người khác đang chỉnh sửa bản trình bày đó (còn được gọi là đồng tác giả). Bạn cũng có thể quản lý việc đánh dấu và thanh toán trực tiếp từ PowerPoint. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng OneDrive cho cơ quan hoặc trường học hoặc Outlook để đưa nội dung thư viện xuống ngoại tuyến, làm việc với chúng từ một vị trí từ xa và sau đó đồng bộ hóa các thay đổi một cách suôn sẻ khi bạn trở lại trạng thái trực tuyến.

Luôn cập nhật về các thay đổi    Để luôn cập nhật khi tài liệu trong thư viện thay đổi, hãy thiết lập cảnh báo, đăng ký nguồn cấp RSS hoặc theo dõi tài liệu. Sự khác biệt chính giữa các cảnh báo, RSS và sau đây là nơi bạn nhận được thông báo. Cả cảnh báo và nguồn cấp RSS đều thông báo cho bạn về các bản cập nhật và cả hai đều cho phép bạn tùy chỉnh lượng thông tin bạn nhận được. Bạn có thể thiết lập cảnh báo hoặc RSS để tìm hiểu khi có bất kỳ thay đổi nào trong thư viện. Nếu bạn chỉ quan tâm đến một tài liệu cụ thể, hãy thiết lập một cảnh báo hoặc theo dõi tài liệu đó. Cảnh báo có thể đến dưới dạng email hoặc tin nhắn văn bản. Thông báo RSS đến nguồn cấp dữ liệu hợp nhất mà bạn có thể đọc trong Outlook hoặc bộ đọc nguồn cấp dữ liệu khác. Nếu dõi theo tài liệu, bạn sẽ nhận được thông báo trong Nguồn cấp tin tức của mình (nếu tổ chức của bạn đang dùng Nguồn cấp tin tức). Để biết thêm thông tin về thông báo, hãy xem Tạo cảnh báo hoặc đăng ký nguồn cấp RSS.

Yêu cầu phê duyệt tài liệu     Bạn có thể yêu cầu tài liệu được phê duyệt trước khi mọi người có thể nhìn thấy chúng. Tài liệu vẫn ở trạng thái đang chờ xử lý cho đến khi tài liệu được chấp thuận hoặc bị từ chối bởi một người có quyền làm như vậy. Bạn có thể kiểm soát nhóm người dùng nào có thể xem tài liệu trước khi tài liệu đó được phê duyệt. Tính năng này có thể hữu ích nếu thư viện của bạn chứa các hướng dẫn hoặc thủ tục quan trọng cần phải hoàn thiện trước khi người khác nhìn thấy chúng.

Đặt quyền    Nhóm SharePoint và mức cấp phép giúp bạn quản lý hiệu quả quyền truy nhập vào nội dung. Theo mặc định, các quyền đối với thư viện, thư mục trong thư viện và tài liệu được kế thừa từ site. Việc gán các quyền duy nhất cho một thư viện hoặc tài liệu cụ thể có thể giúp bạn bảo vệ nội dung nhạy cảm, chẳng hạn như thông tin hợp đồng hoặc ngân sách, mà không hạn chế truy nhập vào phần còn lại của site. Để biết thêm thông tin về quyền, hãy xem mục Tìm hiểu về các mức cấp phép trong SharePoint.

Tạo dòng công việc     Thư viện tài liệu hoặc kiểu nội dung có thể sử dụng dòng công việc mà tổ chức của bạn đã xác định cho quy trình kinh doanh, chẳng hạn như quản lý phê duyệt tài liệu hoặc xem lại. Nhóm của bạn có thể áp dụng quy trình kinh doanh cho tài liệu của nhóm, được gọi là dòng công việc, trong đó chỉ rõ các hành động cần thực hiện theo trình tự, chẳng hạn như phê duyệt tài liệu. Dòng công việc SharePoint là một cách tự động để di chuyển tài liệu hoặc mục thông qua một chuỗi các hành động hoặc tác vụ. Ba dòng công việc sẵn dùng cho thư viện theo mặc định: Phê duyệt, định tuyến tài liệu đến một nhóm người để phê duyệt; Thu thập Phản hồi, định tuyến tài liệu đến một nhóm người để phản hồi và trả lại tài liệu cho người đã khởi tạo dòng công việc dưới dạng biên soạn; và Thu thập Chữ ký, định tuyến tài liệu đến một nhóm người để thu thập chữ ký số của họ.

Để biết thêm thông tin về dòng công việc, hãy xem Giới thiệu về dòng công việc có trong SharePoint.

Xác định kiểu nội dung     Nếu nhóm của bạn làm việc với một vài loại tệp, chẳng hạn như trang tính, bản trình bày và tài liệu, bạn có thể mở rộng chức năng của thư viện bằng cách bật và xác định nhiều kiểu nội dung. Loại nội dung bổ sung tính linh hoạt và nhất quán cho nhiều thư viện. Mỗi kiểu nội dung có thể chỉ định một mẫu và thậm chí là dòng công việc trình. Các mẫu hoạt động như điểm bắt đầu, để định dạng và bất kỳ văn bản trang trí sẵn nào và cho các thuộc tính áp dụng cho các tài liệu của loại đó, chẳng hạn như tên bộ phận hoặc số hợp đồng.

Theo dõi Kiểm tra    Nếu bạn có một nhóm các tệp nhạy cảm và sẽ hữu ích nếu biết tài liệu đang được sử dụng như thế nào, bạn có thể xác định một chính sách cho phép bạn bật tính năng theo dõi kiểm tra các sự kiện, chẳng hạn như thay đổi tệp, bản sao hoặc xóa.

Đặt chính sách    Thiết đặt chính sách cho phép tài liệu hết hạn, tự động xóa hoặc xem xét định kỳ (thông qua dòng công việc) của các tài liệu đã đến độ tuổi được chỉ định. Khi thư viện phát triển, việc sử dụng các cài đặt định vị này có thể tiết kiệm thời gian và công sức qua việc cố gắng dọn sạch thủ công dung lượng đĩa cứng được đóng gói đầy hoặc để tránh đạt đến giới hạn hạn.

Sử dụng trang Trung tâm Tài liệu    Bạn có thể sử dụng site Trung tâm Tài liệu khi muốn tạo, quản lý và lưu trữ số lượng lớn tài liệu. Trung tâm Tài liệu được thiết kế như một kho lưu trữ tập trung để quản lý nhiều tài liệu. Các tính năng, chẳng hạn như siêu dữ liệu và dẫn hướng dạng xem hình cây, kiểu nội dung và Phần Web, giúp bạn sắp xếp và truy xuất tài liệu. "Người quản lý nội dung" có thể nhanh chóng đặt cấu hình dẫn hướng được điều khiển bởi siêu dữ liệu để hoạt động tốt cho hầu hết các thư viện mà không cần tạo chỉ mục rõ ràng. Hoặc người quản lý nội dung có thể tạo chỉ mục để nâng cao hiệu suất trên nhiều bộ lọc và dạng xem hơn. Bạn có thể sử dụng site Trung tâm Tài liệu làm môi trường biên soạn (nơi người dùng kiểm nhập và kiểm xuất tệp và tạo cấu trúc thư mục cho các tệp đó) hoặc làm nơi lưu trữ nội dung (nơi người dùng chỉ xem hoặc tải lên tài liệu).

Cách thức bạn sắp xếp các tệp của mình trong thư viện tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm bạn và tùy thuộc vào cách bạn muốn lưu trữ và tìm kiếm thông tin của mình. Một số kế hoạch có thể giúp bạn thiết lập cấu trúc phù hợp nhất với nhóm của mình. Thư viện có một số tính năng giúp bạn làm việc với nhiều tệp trong một thư viện. Tuy nhiên, nhiều thư viện có thể phù hợp hơn với nhóm của bạn.

Có một vài cách để sắp xếp tệp trong thư viện. Bạn có thể thêm cột, xác định dạng xem và tạo thư mục. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm riêng, và bạn có thể kết hợp từng phương pháp tiếp cận với nhau để phù hợp với nhu cầu riêng của thư viện và nhóm của bạn.

Một số thư viện được tạo cho bạn khi bạn tạo một site mới, chẳng hạn như Thư viện tài liệu trong site nhóm. Bạn có thể tùy chỉnh các thư viện này cho mục đích của bạn, hoặc bạn có thể tạo thư viện bổ sung của riêng bạn. Mỗi loại thư viện có một mục đích cụ thể và một số có một bộ hành vi và tính năng khác nhau.

Thư viện tài nguyên     Để chia sẻ và quản lý tài nguyên phương tiện số, chẳng hạn như tệp hình ảnh, âm thanh và video, hãy sử dụng thư viện tài nguyên. Thư viện tài nguyên giúp người dùng dễ dàng khám phá và sử dụng lại các tệp phương tiện kỹ thuật số mà người khác đã tạo, chẳng hạn như logo và hình ảnh công ty. Thư viện nội dung cũng cung cấp các loại nội dung với các thuộc tính và dạng xem để quản lý và duyệt tài nguyên phương tiện, chẳng hạn như hình thu nhỏ và từ khóa siêu dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể muốn quản lý và lưu trữ hình ảnh có nhãn hiệu cũng như các phân đoạn nội dung có thể sử dụng lại từ các ứng dụng để chúng có sẵn trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn và được sử dụng nhất quán.

Thư viện bảng điều khiển    Chứa các trang Phần Web, các trang Phần Web với Trạng thái Danh sách và bảng điều khiển PerformancePoint đã triển khai.

Thư viện Kết nối Dữ liệu     Để đơn giản hóa việc bảo trì và quản lý kết nối dữ liệu, hãy sử dụng thư viện kết nối dữ liệu. Thư viện kết nối dữ liệu là nơi tập trung để lưu trữ các tệp Kết nối Dữ liệu Office (ODC). Mỗi tệp trong số này (.odc) chứa thông tin về cách định vị, đăng nhập, truy vấn và truy nhập nguồn dữ liệu ngoài. Việc tập trung các tệp ODC trong thư viện kết nối dữ liệu cũng giúp bạn có thể chia sẻ, quản lý và tìm kiếm các tệp kết nối dữ liệu từ bên trong site SharePoint, đồng thời giúp đảm bảo rằng dữ liệu và báo cáo nghiệp vụ, đặc biệt là bảng tính, duy trì tập hợp các giá trị và kết quả công thức nhất quán dưới dạng "một phiên bản của sự thật".

Thư viện tài liệu     Đối với nhiều loại tệp, bao gồm cả tài liệu và bảng tính, hãy sử dụng thư viện tài liệu. Bạn có thể lưu trữ các loại tệp khác trong thư viện tài liệu, mặc dù một số loại tệp bị chặn vì lý do bảo mật. Khi bạn làm việc với các chương trình không bị chặn, bạn có thể tạo các tệp đó từ thư viện. Ví dụ: nhóm tiếp thị của bạn có thể có thư viện tài liệu riêng để lập kế hoạch cho tài liệu, các bản tin tức và ấn phẩm.

Thư viện biểu mẫu    Nếu bạn cần quản lý một nhóm các biểu mẫu kinh doanh dựa trên XML, hãy dùng thư viện biểu mẫu. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể muốn dùng thư viện biểu mẫu cho báo cáo chi phí. Thiết lập thư viện biểu mẫu yêu cầu trình soạn thảo XML hoặc chương trình thiết kế biểu mẫu XML, chẳng hạn như Microsoft InfoPath. Biểu mẫu mọi người điền chỉ là một tệp .xml có chứa dữ liệu (và chỉ dữ liệu) được nhập vào biểu mẫu, chẳng hạn như ngày chi phí và số tiền. Tất cả mọi thứ khác tạo nên báo cáo chi phí được cung cấp bởi mẫu biểu mẫu. Sau khi mọi người điền vào biểu mẫu, bạn có thể phối dữ liệu biểu mẫu hoặc xuất biểu mẫu để phân tích.

Thư viện ảnh    Để chia sẻ bộ sưu tập ảnh kỹ thuật số hoặc đồ họa, hãy dùng thư viện ảnh. Mặc dù ảnh có thể được lưu trữ trong các loại thư viện SharePoint khác nhưng thư viện ảnh có một số ưu điểm. Ví dụ: từ thư viện ảnh, bạn có thể xem ảnh trong trình chiếu, tải ảnh xuống máy tính của bạn và sửa ảnh bằng các chương trình đồ họa tương thích, chẳng hạn như Microsoft Vẽ. Hãy cân nhắc việc tạo thư viện ảnh nếu bạn muốn lưu trữ ảnh của các sự kiện nhóm hoặc khởi động sản phẩm. Bạn cũng có thể nối kết đến ảnh trong thư viện của bạn từ nơi khác trên site của bạn, chẳng hạn như từ wiki và blog.

Thư viện bản ghi     Để lưu giữ một kho lưu trữ trung tâm để lưu trữ và quản lý các bản ghi của tổ chức của bạn hoặc các tài liệu kinh doanh quan trọng, hãy dùng một thư viện bản ghi. Ví dụ: tổ chức của bạn có thể cần tuân thủ các quy định về tuân thủ yêu cầu quy trình có tổ chức để quản lý tài liệu thích hợp. Site Trung tâm Bản ghi có thể chứa một số thư viện bản ghi để lưu trữ các loại bản ghi khác nhau. Đối với mỗi thư viện, bạn có thể đặt chính sách xác định bản ghi cần lưu trữ, cách định tuyến và quản lý tài liệu, cũng như thời gian giữ lại những bản ghi này.

Thư viện báo cáo     Để đơn giản hóa việc tạo, quản lý và chuyển phát các trang web, tài liệu và chỉ số hiệu suất then chốt (KPI) về số liệu và mục tiêu, hãy sử dụng thư viện báo cáo. Thư viện báo cáo là một vị trí trung tâm nơi bạn có thể tạo và lưu báo cáo, chẳng hạn như sổ làm việc Excel và trang bảng điều khiển. Khi bạn phát hành sổ làm việc Excel vào thư viện báo cáo, nó được kích hoạt một lần bấm để mở trong dạng xem trình duyệt, đây là một cách thuận tiện để xem sổ làm việc mà không cần thêm nó vào trang Phần Web.

Thư viện Sơ đồ Quy trình (Hệ mét và Đơn vị của Hoa Kỳ)    Để lưu trữ và chia sẻ tài liệu xử lý sơ đồ, chẳng hạn như những tài liệu được tạo bằng Microsoft Visio, hãy sử dụng Thư viện Sơ đồ Quy trình. Các thư viện Hệ mét và Đơn vị tại Hoa Kỳ được điều chỉnh theo các số đo tương ứng của chúng.

Thư viện Trang Wiki    Để tạo tuyển tập các trang wiki được kết nối, hãy dùng thư viện trang wiki. Wiki cho phép nhiều người thu thập thông tin theo định dạng dễ tạo và sửa đổi. Bạn cũng có thể thêm các trang wiki có chứa ảnh, bảng, siêu kết nối và nối kết nội bộ vào thư viện của bạn. Ví dụ, nếu nhóm của bạn tạo một site wiki cho một dự án, site đó có thể lưu trữ các mẹo và thủ thuật trong một chuỗi các trang kết nối với nhau.