คู่มือสําหรับผู้ดูแลระบบสําหรับกลุ่ม Microsoft 365 ใน Outlook

การควบคุมไดเรกทอรีของคุณอยู่เสมอเป็นเรื่องของผู้ดูแลระบบทุกคน ต่อไปนี้เป็นเครื่องมือบางอย่าง Microsoft 365 ข้อเสนอเพื่อช่วยให้ง่ายขึ้น:

• นโยบายการตั้งชื่อ - นโยบายการตั้งชื่อช่วยให้คุณสามารถกําหนดว่าคืออะไร และไม่เป็นชื่อที่ยอมรับได้สําหรับกลุ่มของคุณ ซึ่งป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ให้ชื่อที่หยาบคายหรือห้ามแก่กลุ่ม นอกจากนี้ คุณสามารถบังคับใช้คํานําหน้ามาตรฐานของบริษัทหรือคําต่อท้ายกับชื่อกลุ่มได้

  การเป็นสมาชิกแบบไดนามิก - การเป็นสมาชิกแบบไดนามิกช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการเป็นสมาชิกกลุ่มตามกฎ ซึ่งจะเพิ่ม (หรือลบ) สมาชิกกลุ่มโดยยึดตาม Metadata (เช่น แผนกหรือบทบาท) ใน Active Directory ของคุณ ดู ที่ การใช้แอตทริบิวต์เพื่อสร้างกฎขั้นสูง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างการเป็นสมาชิกแบบไดนามิก

• การเป็นสมาชิกที่ซ่อน - หากคุณมีเหตุผลที่ต้องการให้การเป็นสมาชิกของกลุ่มของคุณเป็นความลับตัวอย่างเช่นหากสมาชิกเป็นนักเรียนคุณสามารถซ่อนการเป็นสมาชิกจากภายนอกได้

• สิทธิ์ในการสร้าง - อาจมีบางคนในองค์กรของคุณที่คุณไม่ต้องการให้สามารถสร้างกลุ่มใหม่ได้ มีหลายเทคนิคสําหรับการจัดการสิทธิ์การสร้างในไดเรกทอรีของคุณ ดู จัดการการสร้างกลุ่ม Microsoft 365

• บันทึกการตรวจสอบ - คุณสามารถมีความเชื่อมั่นมากขึ้นในการอนุญาตให้ผู้ใช้ของคุณสร้างกลุ่มและจัดการการเป็นสมาชิกกลุ่มเนื่องจากบันทึกการตรวจสอบ Microsoft 365 กลุ่ม ช่วยให้คุณติดตามบุคคลที่สร้างหรือลบกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งหรือทําการเปลี่ยนแปลงการเป็นสมาชิกของกลุ่ม ดู: ค้นหาบันทึกการตรวจสอบใน ศูนย์การปฏิบัติตามนโยบาย & การรักษาความปลอดภัยของ Microsoft 365

การสมัครใช้งาน Microsoft 365 ที่มี Exchange Online และ SharePoint Online จะสนับสนุนกลุ่ม ซึ่งรวมถึงแผน Essentials Business และ Business Premium และแผน Enterprise E1, E3 และ E5

ถ้าคุณมีแผน Exchange เท่านั้น คุณยังคงสามารถรับกล่องจดหมายเข้าที่แชร์และฟีเจอร์ปฏิทินที่แชร์ของกลุ่มใน Outlook ได้ แต่คุณจะไม่ได้รับไลบรารีเอกสาร Planner หรือความสามารถอื่นๆ 

ในบางครั้ง ผู้ใช้อาจไม่สบายใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น การติดต่อสื่อสารกับสมาชิกที่มีอยู่ของรายชื่อการแจกจ่ายของคุณจึงเป็นเรื่องสําคัญที่จะแจ้งให้พวกเขาทราบถึงสิ่งที่คาดหวัง ต่อไปนี้เป็นข้อมูลบางส่วนที่คุณควรรวมไว้ในข้อความนี้ พร้อมกับคําตอบบางส่วนที่คุณอาจพบว่าเป็นประโยชน์:

กลุ่มใน Outlook คืออะไร

Microsoft 365 กลุ่มใน Outlook เป็นโซลูชันการทํางานร่วมกันแบบเดียวสําหรับทีม/กลุ่มที่ต้องการสถานที่สําหรับแชร์การสนทนา ไฟล์ ปฏิทิน และบันทึกย่อด้วยวิธีที่รวมศูนย์ที่ค้นหาได้ง่าย  อาจเป็นฟีเจอร์ที่ดีที่สุดอย่างเดียวคือกล่องขาเข้าสําหรับกลุ่มจะยังคงรักษาประวัติของการอภิปรายทําให้ง่ายต่อการค้นหาการอภิปรายก่อนหน้า

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ ประสบการณ์กลุ่มใน Outlook

เหตุใดเราจึงทําการเปลี่ยนแปลงนี้

People ได้ร้องขอความสามารถในการค้นหาข้อความที่โพสต์ในรายชื่อการแจกจ่ายของเราบ่อยๆ เพื่อค้นหาข้อมูลที่เคยกล่าวถึงในอดีต การอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายเป็นกลุ่มหมายความว่าผู้คนไม่จําเป็นต้องถามหรือตอบคําถามเดิมซ้ําแล้วซ้ําอีก

นอกจากนี้ กลุ่มใหม่จะมีปฏิทินสําหรับเหตุการณ์กลุ่มไลบรารีไฟล์ที่แชร์และสมุดบันทึก OneNote ที่เราสามารถทํางานร่วมกันและรวบรวมข้อมูลสําหรับการอ้างอิงในอนาคต

ฉันต้องทําอะไรเพื่อเข้าร่วมกลุ่มนี้ถ้าฉันเป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่ายอยู่แล้วหรือไม่

ไม่ได้ ถ้าคุณเป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่ายอยู่แล้ว คุณจะเป็นสมาชิกของกลุ่มใหม่โดยอัตโนมัติ

How do I เข้าถึงกลุ่มใหม่ใน Outlook ใช่ไหม แล้ว Outlook บนเว็บล่ะ

เมื่อต้องการเข้าถึงกลุ่มใหม่ใน Outlook ให้ไปที่ประเภทกลุ่มทางด้านล่างของบานหน้าต่างนําทางทางด้านซ้าย ถ้าคุณใช้กลุ่มนี้บ่อยๆ ให้พิจารณาปักหมุดเป็นรายการโปรดโดยการคลิกขวาที่กลุ่มแล้วเลือก แสดงเป็นรายการโปรด

นอกจากนี้ยังมีไคลเอ็นต์มือถือฟรีสําหรับ Microsoft 365 กลุ่ม บนทุกแพลตฟอร์มมือถือ (iOS, Android ฯลฯ) เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงกลุ่มได้อย่างง่ายดายในขณะเดินทาง

ฉันยังคงส่งอีเมลไปไม่ได้ใช่หรือไม่

แน่นอน นามแฝงอีเมลเดียวกันกับที่คุณใช้สําหรับรายชื่อการแจกจ่ายจะยังคงทํางานได้ดีสําหรับกลุ่มใน Outlook

ด้วย

อย่าลืมแจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงนี้และพวกเขาควรติดต่อใครหากพวกเขามีคําถามเพิ่มเติม

Microsoft ไม่มีเครื่องมือในการแปลงกล่องจดหมายที่แชร์เป็นกลุ่ม Microsoft 365 หรือในทางกลับกัน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายเป็นกลุ่ม Microsoft 365 ได้ วิธีที่ยอดเยี่ยมในการมอบรายการการแจกจ่ายให้กับองค์กรของคุณรวมถึงฟีเจอร์และฟังก์ชันการทํางานของกลุ่ม Microsoft 365 ทั้งหมด ดูที่ กลุ่ม Microsoft 365 - งานทั่วไปสําหรับข้อมูลเพิ่มเติม

รายชื่อการแจกจ่ายใดที่ไม่สามารถอัปเกรดเป็นกลุ่ม Microsoft 365 ได้ 

คุณสามารถอัปเกรดได้เฉพาะรายชื่อการแจกจ่ายที่จัดการบนระบบคลาวด์อย่างง่ายและไม่ซ้อนกันเป็นกลุ่ม Microsoft 365 เท่านั้น ดู ไม่สามารถอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายเป็นกลุ่ม Microsoft 365 ได้

เมื่อคุณอัปเกรดกลุ่มการแจกจ่ายของคุณเป็นกลุ่มMicrosoft 365 แล้ว อาจมีงานติดตามบางอย่างที่คุณอาจต้องการทําเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปอย่างราบรื่น

• ติดตามผลกับผู้ใช้ของคุณ - เช็คอินกับพวกเขาทันทีหลังจากอัปเกรดเสร็จสมบูรณ์ จากนั้นอีกครั้งในอีกสองสามวันต่อมา แสดงว่าคุณกําลังฟังและตอบสนองทุกคําถามที่พวกเขาอาจมีจะเป็นไปอย่างยาวนานในการทําให้พวกเขามีความสุขและสบายใจกับการเปลี่ยนแปลง

• ตรวจสอบรายงานการมีส่วนร่วม - พอร์ทัล Microsoft 365 Admin มีรายงานที่ดีบางอย่างที่สามารถแสดงจํานวนผู้ใช้ที่ใช้กลุ่ม ความถี่และฟีเจอร์ที่พวกเขาใช้ รายงานเหล่านั้นสามารถช่วยให้คุณออกแบบการติดตามผลและการฝึกอบรมผู้ใช้ รวมถึงไฮไลต์ที่ผู้ใช้ของคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากกลุ่มใหม่ ดู: รายงานกิจกรรมในศูนย์การจัดการ Microsoft 365

• แชร์ประสบการณ์การใช้งานของคุณ - แจ้งให้ทีมอื่นๆ ในบริษัทของคุณทราบว่าคุณได้อัปเกรดกลุ่มการแจกจ่ายของคุณแล้วและขั้นตอนใดที่คุณดําเนินการเพื่อทําให้สําเร็จ การแชร์ข้อมูลนั้นสามารถช่วยให้ทีมเหล่านั้นทําตามตัวอย่างของคุณและอัปเกรดเป็นของตนเองได้สําเร็จ

มีคําถามเกี่ยวกับ กลุ่ม Microsoft 365 หรือไม่ เยี่ยมชม ชุมชนด้านเทคนิคของ กลุ่ม Microsoft 365

คุณสามารถสร้าง กลุ่มของ Microsoft 365 จากเครื่องมือที่หลากหลาย รวมถึง Outlook, Outlook บนเว็บ, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams และอื่นๆ เครื่องมือที่คุณเลือกเริ่มต้นจะขึ้นอยู่กับชนิดของกลุ่มที่คุณกําลังทํางานอยู่ ตัวอย่างเช่น ที่ Microsoft เรามักจะเริ่มต้นจาก Outlook เมื่อเรากําลังสร้างกลุ่มที่จัดระเบียบตามอีเมลและปฏิทิน หากกลุ่มมีไว้สําหรับการสื่อสารทั่วทั้งบริษัท เรามักจะเริ่มต้นด้วย Viva Engage สําหรับการทํางานร่วมกันโดยใช้การแชท เราจะเริ่มกลุ่มของเราจาก Microsoft Teams

• สร้างกลุ่มใน Outlook

• สร้างทีม Microsoft

• สร้างกลุ่มครอบครัว

• สร้างกลุ่มใน Viva Engage

• สร้างไซต์ทีมใน SharePoint

• สร้างแผนใน Microsoft Planner

บุคคลภายนอกองค์กรของคุณจะไม่สามารถดูหรือเข้าถึงกลุ่มสาธารณะหรือกลุ่มส่วนตัวได้ เว้นแต่ว่าบุคคลเหล่านั้นได้รับเชิญให้มาเป็นผู้เยี่ยมชมโดยเฉพาะ ดูการเพิ่มผู้เยี่ยมชมลงในกลุ่มใน Outlook สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม

จัดการเจ้าของ สมาชิก และผู้เยี่ยมชม

เจ้าของกลุ่มคือผู้ควบคุมของกลุ่ม พวกเขาสามารถเพิ่มหรือนําสมาชิกออกและมีสิทธิ์เฉพาะ เช่น ความสามารถในการลบการสนทนาจากกล่องจดหมายเข้าที่แชร์หรือเปลี่ยนการตั้งค่าต่างๆ เกี่ยวกับกลุ่ม เจ้าของกลุ่มสามารถเปลี่ยนชื่อกลุ่ม อัปเดตคําอธิบายหรือรูปภาพ และอื่นๆ ได้ ถ้าคุณคุ้นเคยกับบทบาทของ SharePoint เจ้าของกลุ่มจะเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน

สมาชิกกลุ่มคือผู้ใช้ทั่วไปในองค์กรของคุณที่ใช้กลุ่มเพื่อทํางานร่วมกัน พวกเขาสามารถเข้าถึงทุกอย่างในกลุ่มแต่ไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่ากลุ่มได้ ในโลก SharePoint พวกเขาเป็นสมาชิกไซต์ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเพิ่มหรือการเอาสมาชิกกลุ่มออก ให้ดู เพิ่ม แก้ไข และเอาสมาชิกของกลุ่มใน Outlook ออก

ผู้เยี่ยมชมจะเหมือนกับสมาชิกกลุ่ม แต่พวกเขาอยู่นอกองค์กรของคุณ ตามค่าเริ่มต้น ผู้ใช้ของคุณสามารถเชิญผู้เยี่ยมชมให้เข้าร่วมกลุ่มของคุณ และคุณสามารถควบคุมการตั้งค่านั้นได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การเพิ่มผู้เยี่ยมชมลงในกลุ่มใน Outlook

ใช้ Microsoft Teams สําหรับพื้นที่ทํางานแบบถาวรที่ใช้การแชท

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดต่อกับกลุ่มของคุณคือ Microsoft Teams Microsoft Teams เป็นพื้นที่รอบด้านในสําหรับทีมของคุณ ซึ่งเป็นพื้นที่ทํางานถาวรที่อิงตามการแชท ซึ่งคุณสามารถสนทนาอย่างไม่เป็นทางการแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับหัวข้อที่โฟกัสมากหรือกลุ่มย่อยเฉพาะภายในกลุ่ม แม้ว่าการรวม Teams จะไม่มาโดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถสร้างกลุ่ม Teams ตามกลุ่ม Microsoft 365 ของคุณได้อย่างง่ายดาย

• How do I รับ Microsoft Teams ใช่หรือไม่

• วิดีโอ: Microsoft Teams คืออะไร

• Microsoft Teams ช่วย & การเรียนรู้

• บทนําสู่ Microsoft Teams สําหรับผู้ดูแลระบบ

หลังจากกลุ่มอยู่นานเกินวัตถุประสงค์ที่ต้องการแล้ว คุณสามารถลบกลุ่มเพื่อเพิ่มทรัพยากรของระบบ และเพื่อเอากลุ่มออกจากที่แสดงรายการหรือแสดงอยู่ ดู แก้ไขหรือลบกลุ่มใน Outlook สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ถ้าคุณไม่ต้องการจดจําว่าต้องลบกลุ่มที่ล้าสมัย ผู้ดูแลระบบของคุณสามารถตั้งค่านโยบายการหมดอายุที่จะทําให้กลุ่มเก่าหมดอายุและจะถูกนําออกโดยอัตโนมัติหลังจากระยะเวลาที่กําหนด ดูเพิ่มเติมที่: นโยบายการหมดอายุของกลุ่ม Microsoft 365

มีสามโมเดลหลักของ การเตรียมใช้งานกลุ่มของ Microsoft 365: แบบเปิด นําโดย IT หรือแบบควบคุม แต่ละคนมีข้อดีของตัวเอง

รุ่น	ประโยชน์
เปิด (ค่าเริ่มต้น)	ผู้ใช้สามารถสร้างกลุ่มของตนเองได้ตามต้องการโดยไม่จําเป็นต้องรอหรือรบกวนฝ่าย IT
IT-led	ผู้ใช้ร้องขอกลุ่มจาก IT ไอทีสามารถแนะนําพวกเขาในการเลือกเครื่องมือการทํางานร่วมกันที่ดีที่สุดสําหรับความต้องการของพวกเขา
ควบคุม	การสร้างกลุ่มถูกจํากัดไว้สําหรับบางบุคคล ทีม หรือบริการ (ดู: ควบคุมว่าใครสามารถสร้างกลุ่ม Microsoft 365 ได้บ้าง)

ถ้าคุณต้องการควบคุมวิธีการตั้งชื่อ กลุ่มของ Microsoft 365 คุณสามารถใช้ นโยบายการตั้งชื่อ เพื่อบังคับให้ชื่อกลุ่มเป็นไปตามมาตรฐานรวมถึงคํานําหน้าหรือคําต่อท้าย รวมถึงการบล็อกชื่อที่ไม่เหมาะสม ดูนโยบายการตั้งชื่อกลุ่ม Microsoft 365 สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ทุกกลุ่มมี เจ้าของ อย่างน้อยหนึ่งคนที่สามารถเพิ่มหรือเอาสมาชิกออก และดูแลกลุ่มและเนื้อหาของกลุ่มพื้นฐานได้ ถ้าเจ้าของกลุ่ม (หรือเจ้าของ) ออกจากองค์กรไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม ผู้ดูแลระบบสามารถ กําหนดเจ้าของใหม่ ให้กับกลุ่มได้ ดู กําหนดเจ้าของใหม่ให้กับกลุ่มที่ไม่มีเจ้าของ

นอกจากนี้ ถ้าคุณมีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ Exchange Online คุณสามารถดูแลกลุ่มของคุณจากศูนย์ Microsoft 365 Admin (ดู จัดการการเป็นสมาชิกกลุ่มในศูนย์การจัดการ Microsoft 365) หรือจาก PowerShell (ดู จัดการกลุ่ม Microsoft 365 ด้วย PowerShell. . .

อาจมีเวลาที่คุณต้องการ ลบกลุ่ม ออกจากผู้เช่าของคุณ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการลบกลุ่ม ให้ดู: ลบกลุ่มใน Outlook ถ้ากลุ่มถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจ ผู้ดูแลระบบสามารถคืนค่ากลุ่มนั้นได้สูงสุด 30 วัน ดู: คืนค่ากลุ่ม Microsoft 365 ที่ถูกลบ

ถ้าคุณต้องการวิธีการจัดการวงจรการใช้งานของ กลุ่มของ Microsoft 365 ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติมากขึ้น คุณสามารถใช้ นโยบายการหมดอายุ เพื่อทําให้กลุ่มหมดอายุในช่วงเวลาที่กําหนดได้ เจ้าของกลุ่มจะได้รับอีเมล 30, 15 และ 1 วันก่อนที่กลุ่มจะหมดอายุ ซึ่งช่วยให้พวกเขาต่ออายุกลุ่มได้อย่างง่ายดายหากยังจําเป็น ดู: นโยบายการหมดอายุของกลุ่ม Microsoft 365

• อนุญาตให้สมาชิกส่งเป็นหรือส่งในนามของกลุ่ม Microsoft 365

• การเพิ่มผู้เยี่ยมชมลงในกลุ่มใน Outlook

• การเปลี่ยนชื่อเรื่อง คําอธิบาย โลโก้ และการตั้งค่าข้อมูลไซต์ของไซต์

ขีดจํากัดของกลุ่ม Microsoft 365

ค้นหาขีดจํากัดของกลุ่มได้ที่ ภาพรวมของกลุ่ม Microsoft 365 สําหรับผู้ดูแลระบบ

หากคุณวางแผนที่จะใช้ฟีเจอร์ "Group Writeback" จากเครื่องมือ Azure Active Directory Connect ความยาวสูงสุดคือ 448 อักขระที่เกี่ยวข้องกับแอตทริบิวต์ "คําอธิบาย"

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับที่เก็บข้อมูล SharePoint Online ให้ดู ขีดจํากัดของ SharePoint Online

การจัดการ กลุ่มของ Microsoft 365 ของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อคุณมีข้อมูลที่ดําเนินการได้เกี่ยวกับการใช้งานกลุ่ม ศูนย์ Microsoft 365 Admin มีเครื่องมือการรายงานที่ช่วยให้คุณเห็นข้อมูล เช่น การใช้ที่เก็บข้อมูล จํานวนกลุ่มที่ใช้งานอยู่ และแม้แต่วิธีที่ผู้ใช้ของคุณใช้กลุ่ม ดู: รายงาน Microsoft 365 ในศูนย์การจัดการ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม

กลุ่มของ Microsoft 365 มอบเครื่องมือจํานวนมากสําหรับการปฏิบัติตามข้อบังคับการปกป้องข้อมูล และ eDiscovery

• เรียนรู้เกี่ยวกับนโยบายการเก็บข้อมูลและป้ายชื่อการเก็บข้อมูล

• อัปเกรด (ตัวอย่าง) ปิด เปิดใหม่ หรือลบกรณีของ eDiscovery (มาตรฐาน)

• เริ่มต้นใช้งานการค้นหาเนื้อหา

• บทนําสู่ IRM สําหรับข้อความอีเมล