การเพิ่มผู้เยี่ยมชมลงในกลุ่มใน Outlook

การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน กลุ่มของ Microsoft 365 ช่วยให้คุณและทีมของคุณทํางานร่วมกับบุคคลจากภายนอกองค์กรของคุณโดยให้สิทธิ์พวกเขาในการเข้าถึงการสนทนากลุ่ม ไฟล์ คําเชิญในปฏิทิน และสมุดบันทึกของกลุ่ม เจ้าของกลุ่มสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้เยี่ยมชม ได้ ตัวอย่างเช่น คู่ค้า ผู้ขาย ผู้จําหน่าย หรือที่ปรึกษา

หมายเหตุ: บทความนี้เกี่ยวกับการเพิ่มผู้เยี่ยมชม บุคคลภายนอกองค์กรของคุณไปยัง กลุ่ม Microsoft 365สําหรับบัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียน ถ้าคุณกําลังมองหาข้อมูลเกี่ยวกับการเพิ่มสมาชิก บุคคลภายในองค์กรของคุณ ลงในกลุ่ม Microsoft 365 ให้ดู เพิ่ม แก้ไข และนําสมาชิกกลุ่มออกใน Outlook

วิธีการทำงาน

People โดยใช้ กลุ่มของ Microsoft 365 สามารถใช้ Outlook เพื่อเพิ่มและจัดการผู้เยี่ยมชมในกลุ่ม Microsoft 365 ของพวกเขาได้ ผู้เยี่ยมชมสามารถมีอีเมลแอดเดรสใดก็ได้ และบัญชีอีเมลของพวกเขาอาจเป็นบัญชีที่ทํางาน บัญชีส่วนบุคคล หรือโรงเรียนก็ได้

ขั้นตอนที่ 1 เจ้าของกลุ่มเพิ่มผู้เยี่ยมชมลงในกลุ่มหรือผู้เยี่ยมชมจะถูกเสนอชื่อโดยสมาชิกกลุ่ม ทําตามคําแนะนําที่ เพิ่ม แก้ไข และเอาสมาชิกกลุ่มออกใน Outlook เจ้าของกลุ่มอนุมัติผู้ได้รับการเสนอชื่อ
ขั้นตอนที่ 2 เจ้าของกลุ่มจะได้รับแจ้งว่าเนื้อหาและทรัพยากรใดที่ผู้เยี่ยมชมสามารถเข้าถึงได้ภายในกลุ่ม
ขั้นตอนที่ 3 ผู้เยี่ยมชมจะได้รับอีเมลต้อนรับและสามารถ เข้าร่วมในการสนทนากลุ่ม รับและตอบกลับคําเชิญในปฏิทิน และ เข้าถึงไฟล์กลุ่มได้

หมายเหตุ: ตามค่าเริ่มต้น ผู้เข้าร่วมจะสมัครใช้งานกลุ่ม และจะได้รับการสนทนาและเหตุการณ์ของกลุ่มทั้งหมดในกล่องจดหมายของพวกเขา ผู้เยี่ยมชมไม่สามารถยกเลิกการสมัครสมาชิกจากอีเมลกลุ่มในขณะที่พวกเขาเป็นสมาชิกของกลุ่ม

ผู้เยี่ยมชมสามารถ ออกจากกลุ่ม ได้ตลอดเวลาผ่านลิงก์ในส่วนท้ายของข้อความอีเมลของกลุ่มและคําเชิญในปฏิทินทั้งหมด

ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการผู้เยี่ยมชมและการเข้าถึงทรัพยากรของกลุ่ม Microsoft 365 โดยใช้ PowerShell ดูที่ จัดการการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมในกลุ่ม Microsoft 365 สําหรับคําแนะนํา

เมื่อผู้เยี่ยมชมได้รับเชิญให้เข้าร่วมกลุ่ม พวกเขาจะได้รับข้อความอีเมลต้อนรับที่มีข้อมูลเล็กน้อยเกี่ยวกับกลุ่มและสิ่งที่พวกเขาสามารถคาดหวังได้ในตอนนี้ว่าพวกเขาเป็นสมาชิก ข้อความยังมีชุดลิงก์เพื่อช่วยให้พวกเขาเริ่มต้นใช้งานและเชื่อมต่อกับทรัพยากรของกลุ่ม

รูปภาพของข้อความต้อนรับสําหรับผู้เยี่ยมชมกลุ่ม

การโต้ตอบของสมาชิกที่เป็นผู้เยี่ยมชมทั้งหมดเกิดขึ้นผ่านกล่องขาเข้าอีเมลของพวกเขา พวกเขาไม่สามารถเข้าถึงไซต์กลุ่มได้ แต่สามารถรับคําเชิญในปฏิทิน เข้าร่วมการสนทนาทางอีเมล และถ้าผู้ดูแลระบบเปิดการตั้งค่าไว้ พวกเขาสามารถเปิดไฟล์ที่แชร์โดยใช้ลิงก์หรือสิ่งที่แนบมาได้

ข้อความอีเมลกลุ่มและคําเชิญปฏิทินทั้งหมดที่ผู้เยี่ยมชมได้รับจะมีตัวเตือนเพื่อใช้ ตอบกลับทั้งหมด เพื่อตอบกลับกลุ่ม พร้อมกับลิงก์เพื่อดูไฟล์กลุ่มและออกจากกลุ่ม มีตัวอย่างดังนี้:

อีเมลทั้งหมดที่ผู้เยี่ยมชมได้รับจากสมาชิกกลุ่มจะมีส่วนท้ายที่มีคำแนะนำและลิงก์

ตารางต่อไปนี้จะสรุปสิ่งที่ผู้เยี่ยมชมสามารถทำได้และทำไม่ได้

ฟีเจอร์	อนุญาตให้ผู้เยี่ยมชมทําได้หรือไม่
สร้างกลุ่ม	ไม่ได้
เพิ่ม/เอาสมาชิกกลุ่มออก	ไม่ได้
ลบกลุ่ม	ไม่ได้
เข้าร่วมกลุ่ม	ได้ ผ่านคำเชิญ
เริ่มการสนทนา	ได้
ตอบกลับการสนทนา	ได้
ค้นหาการสนทนา	ได้
@mention บุคคลในกลุ่ม	ไม่ได้
ปักหมุด/ทำให้กลุ่มเป็นรายการโปรด	ไม่ได้
ลบการสนทนา	ได้
"ถูกใจ" ข้อความ	ไม่ได้
จัดการการประชุม	ไม่ได้
ดูปฏิทินกลุ่ม	ไม่ได้
ปรับเปลี่ยนเหตุการณ์ในปฏิทิน	ไม่ได้
เพิ่มปฏิทินกลุ่มลงในปฏิทินส่วนบุคคล	ไม่ได้
ดูและแก้ไขไฟล์กลุ่ม	ได้ ถ้าเปิดใช้งานโดยผู้ดูแลระบบผู้เช่า
เข้าถึงสมุดบันทึก OneNote ของกลุ่ม	ใช่ การเข้าถึงจากอีเมลต้อนรับ
เรียกดูกลุ่ม	ไม่ได้

คำถามที่ถามบ่อย

ผู้เยี่ยมชมคือบุคคลที่ไม่มีบัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนภายในองค์กรของคุณ ซึ่งอาจเป็นลูกค้า ผู้ขาย คู่ค้า หรือบุคคลอื่นภายนอกองค์กรของคุณ

ไม่ เฉพาะบุคคลที่อยู่นอกองค์กรของคุณ เท่านั้น เช่น คู่ค้าหรือที่ปรึกษา สามารถเพิ่มเป็นผู้เยี่ยมชมได้ คุณสามารถเชิญบุคคลจากภายในองค์กรของคุณให้เข้าร่วมเป็นสมาชิกกลุ่มปกติได้

ได้ คุณทำได้ ที่ติดต่อจดหมายภายนอกเป็นที่ติดต่อที่แสดงอยู่ในสมุดรายชื่อส่วนกลางขององค์กรของคุณ ตัวอย่างของผู้ติดต่อชนิดนี้คือบริษัทผู้จัดจําหน่ายที่ให้บริการแก่องค์กรของคุณเป็นประจํา

ผู้ดูแลระบบของคุณต้องเปิดคุณลักษณะผู้เยี่ยมชมก่อนจึงจะสามารถเพิ่มผู้เยี่ยมชมได้ เมื่อคุณเห็นข้อความให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ เป็นไปได้ว่าฟีเจอร์ผู้เยี่ยมชมยังไม่ได้เปิดใช้งาน ดูที่ จัดการการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมในกลุ่ม Microsoft 365 สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ไม่ได้ ผู้เยี่ยมชมจะไม่สามารถดูข้อความที่ป้องกันด้วยการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ได้

คุณอาจได้รับรายงานแจ้งการนําส่งไม่สําเร็จเมื่อคุณตอบกลับข้อความกลุ่มด้วยที่อยู่อีเมลที่แตกต่างจากอีเมลที่คุณใช้เมื่อคุณเข้าร่วมหรือถูกเพิ่มลงในกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเข้าร่วมกลุ่มเป็น seanc@contoso.com แต่ลองตอบกลับข้อความกลุ่มในกล่องจดหมายเข้าของคุณจาก seanc@service.contoso.com คุณจะได้รับรายงานแจ้งการนําส่งไม่ถึงผู้รับ

ใช่ สมาชิกกลุ่ม (ไม่ใช่ผู้เยี่ยมชม) สามารถแชร์ไฟล์กลุ่มMicrosoft 365 กับบุคคลภายนอกองค์กรได้โดยใช้ตัวควบคุม การแชร์ และเลือก เฉพาะบุคคล เป็นผู้ชม จากนั้นคุณจะใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับ Microsoft 365 Business

สิ่งที่แนบมาแบบสมัยใหม่คือไฟล์ที่เก็บอยู่บน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน ลิงก์เดียวไปยังผู้รับทั้งหมด เนื่องจากไฟล์ถูกเก็บไว้ในระบบคลาวด์ ผู้รับทั้งหมดสามารถอ่านและแก้ไขไฟล์ได้โดยไม่ต้องกระทบยอดแต่ละสําเนา

ในกลุ่ม Microsoft 365 สิ่งที่แนบมาที่ทันสมัยจะแชร์กับสมาชิกหรือผู้เยี่ยมชมของกลุ่มเท่านั้น เมื่อข้อความที่มีสิ่งที่แนบมาที่ทันสมัยถูกส่งต่อไปยังผู้เยี่ยมชมที่เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม เขาหรือเธอจะสามารถเข้าถึงสิ่งที่แนบมาได้หลังจากลงชื่อเข้าใช้ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ถ้าข้อความถูกส่งต่อไปยังบุคคลที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม บุคคลนั้นจะไม่สามารถเปิดสิ่งที่แนบมาได้

ผู้เยี่ยมชมอาจไม่ได้รับการสนทนากลุ่มด้วยเหตุผลหลายประการ ดู ผู้ใช้ที่เป็นผู้เยี่ยมชมไม่ได้รับการสนทนากลุ่ม สําหรับข้อมูล

ผู้เยี่ยมชมสามารถตรวจสอบและจัดการข้อมูลส่วนบุคคลที่องค์กรเก็บรวบรวมได้อย่างไร

ผู้เยี่ยมชมสามารถดูได้ว่าข้อมูลส่วนบุคคลใดขององค์กรของพวกเขาเก็บรักษาไว้ และวิธีการขอให้ลบข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนโดยการเลือกลิงก์ นโยบายความเป็นส่วนตัวขององค์กร ที่ด้านล่างของอีเมลต้อนรับที่พวกเขาได้รับ