Senast granskad 2 december 2022
Microsoft 365 Groups är en tjänst som fungerar med de Microsoft 365-verktyg du redan använder, så att du kan samarbeta med gruppmedlemmarna när du skriver dokument, skapar kalkylblad, arbetar med projektplaner, schemalägger möten och skickar e-post.
Den här artikeln är en introduktion till vad grupper är och ger dig några användbara länkar till nästa steg.
|
Mer information om de senaste nyheterna och videoklippen om Microsoft 365 Groups finns i Office-bloggarna |
Tips:
-
Om du letar efter information om hur du använder Outlook kontaktgrupper för att skicka e-post till en lista med personer – till exempel en grupp med vänner – läser du Skapa en kontaktgrupp eller distributionslista i Outlook för PC.
-
Om du vill veta mer om Microsoft Family Safety och hur en familjegrupp hjälper dig att hålla kontakten med dina familjemedlemmar och skydda dig på Windows 10-, Xbox- och Android-enheter läser du Gruppen Microsoft kontofamilj.
Vad är Microsoft 365 Groups?
Med grupper i Microsoft 365 kan du välja en grupp personer som du vill samarbeta med och enkelt skapa en samling med resurser som personerna kan dela. Resurser som en delad Outlook inkorg, delad kalender eller ett dokumentbibliotek för samarbete i filer.
Du behöver inte tilldela behörigheter för alla dessa resurser manuellt eftersom medlemmar i gruppen automatiskt får de behörigheter som de behöver för verktygen som gruppen har tillgång till. Dessutom är grupper den nya och förbättrade upplevelsen för det vi brukade använda distributionslistor eller delade postlådor för.
Tips: Mer information om hur du uppgraderar dina traditionella distributionslistor till Microsoft 365 Groups finns i Varför du bör uppgradera dina distributionslistor till grupper i Outlook.
Vilken typ av grupp ska du skapa?
När du funderar över alternativen är det viktigt att komma ihåg att en storlek sällan passar alla. Olika team kan föredra att arbeta på olika sätt och Microsoft 365 innehåller verktyg som möjliggör samarbete, oavsett vilken form medarbetarna föredrar.
Om ditt team föredrar att samarbeta via e-post och behöver en delad kalender: Skapa en Microsoft 365-grupp i Outlook.
Om teamet vill samarbeta i en beständig chattmiljö eller använda inbäddade appar: skapa en Microsoft-grupp.
Om du vill skapa ett stort, öppet, diskussionsforum för företaget, t. ex. för meddelande på ledarnivå och diskussioner: skapa en grupp i Yammer.
Du kan skapa Microsoft 365 Groups från en mängd olika verktyg, bland annat Outlook, Outlook på webben, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams med mera. Vilket verktyg du väljer att starta från beror på vilken typ av grupp du arbetar med. På Microsoft brukar vi till exempel utgå från Outlook när vi skapar en grupp som är organiserad kring e-post och kalender. Om gruppen är för företagsomfattande kommunikation tenderar vi att börja med Yammer. För chattbaserat samarbete startar vi vår grupp från Microsoft Teams.
När du skapar en grupp måste du bestämma om du vill att det ska vara en privat grupp eller en offentlig grupp. Innehållet i en offentlig grupp kan ses av vem som helst i organisationen och vem som helst i organisationen kan gå med i gruppen. Innehållet i en privat grupp måste ses av medlemmarna i gruppen och personer som vill gå med i en privat grupp måste godkännas av en gruppägare.
Obs!: Grupper som skapats i Outlook på webben är för närvarande privata som standard.
Varken offentliga grupper eller privata grupper kan visas eller kommas åt av personer utanför organisationen om inte dessa personer uttryckligen har bjudits in som gäster.
Mer information om hur du ändrar grupper från Offentlig till Privat (eller vice versa) finns i Göra Microsoft 365-grupper offentliga eller privata.
Ägare, medlemmar och gäster
Gruppägare är moderatorer i gruppen. De kan lägga till eller ta bort medlemmar och har unika behörigheter, som möjligheten att ta bort konversationer från den delade Inkorgen eller ändra olika inställningar för gruppen. Gruppägare kan byta namn på gruppen, uppdatera beskrivningen eller bilden med mera. Om du är bekant med SharePoint-roller är en gruppägare en administratör för webbplatssamlingen.
Tips: Du bör ha minst två ägare för en grupp om du kan. På så sätt kan den andra ägaren göra ändringar i gruppen även om inte den ena ägaren inte kan.
Gruppmedlemmar är de vanliga användarna i organisationen som använder gruppen för att samarbeta. De kan komma åt allt i gruppen men kan inte ändra gruppinställningar. De SharePoint-miljön motsvaras de av webbplatsmedlemmar. Mer information om hur du lägger till eller tar bort gruppmedlemmar finns i Lägga till och ta bort gruppmedlemmar i Outlook.
Gäster är som gruppmedlemmar, men de finns utanför organisationen. Som standard kan användarna bjuda in gäster till gruppen, och du kan styra den inställningen. Mer information finns i Gäståtkomst i Microsoft 365-grupper.
Välj den typ av grupper som du vill använda:
Om du föredrar det delade inkorgsläget för samarbete är gruppupplevelsen i Outlook för dig. Genom att skapa en grupp i Outlook får du:
-
Delad inkorg – för e-postkonversationer mellan medlemmarna. Den här inkorgen har en e-postadress och kan ställas in för att ta emot meddelanden från personer utanför gruppen och även utanför organisationen, ungefär som en traditionell distributionslista
-
Delad kalender – för att schemalägga evenemang som hör till gruppen
-
SharePoint-dokumentbibliotek – en central plats där gruppen kan lagra och dela filer
-
Delad OneNote-anteckningsbok – samla idéer, forskning och information
-
SharePoint-gruppwebbplats – en central lagringsplats för information, länkar och innehåll som rör gruppen
-
Planerare– för att tilldela och hantera projektuppgifter bland gruppmedlemmarna
Du behöver inte skapa någon av dessa resurser manuellt. När du skapar gruppen skapas de automatiskt och gruppmedlemmarna tilldelas nödvändiga behörigheter så att de kan börja använda dem direkt.
Du kan komma åt de här resurserna via den välbekanta Microsoft Outlook-skrivbordsklienten (2016 eller senare), via Outlook på webben, via Outlook 2016 för Mac (endast delad inkorg) eller via Outlook Mobile. Du hittar din Microsoft 365 Groups i navigeringsfönstret till vänster i Outlook skrivbordet eller på webben.
Med det nya hovringskortet för Microsoft 365 Groups kan du snabbt komma åt resurser som delas i gruppen. Hovra bara över namnet på en grupp i Outlook på webben eller i SharePoint.
Den senaste av våra samarbetsfunktioner är Microsoft Teams. Microsoft Teams är en intern kanal för ditt team – en chattbaserad arbetsyta där du kan ha informella konversationer i realtid om specifika ämnen eller i specifika undergrupper inom gruppen.
Med Yammer integreras företagets sociala nätverk med samarbetsfunktionerna. Det underlättar när du vill få nya kontakter och upptäcka nya saker i organisationen. Det hjälper dig att kommunicera och diskutera idéer företagsövergripande eller runt vanliga intresseområden.
Genom att skapa enMicrosoft 365 ansluten grupp i Yammer får du:
-
Yammer-grupp – en gemensam plats för konversationer och för att dela information
-
SharePoint-dokumentbibliotek – en central plats för gruppen för att lagra och dela filer
-
Delad OneNote-anteckningsbok – samla idéer, forskning och information
-
SharePoint-gruppwebbplats – en central lagringsplats för information, länkar och innehåll som rör gruppen
-
Planerare – för att tilldela och hantera projektuppgifter bland gruppmedlemmarna
Du kommer åt dessa verktyg via Yammer i webbläsaren eller med Yammer-appen på en iOS-, Android- eller Windows Phone-enhet.
När en grupp inte längre kan användas för sitt avsedda syfte kan du ta bort gruppen och frigöra systemresurser så att gruppen inte längre listas eller visas. Läs: Ta bort en grupp. Om du inte vill komma ihåg att ta bort gamla grupper kan administratören ange principer för förfallotid som gör att gamla grupper går ut och tas bort automatiskt efter en angiven tidsperiod. Mer information: Förfalloprincip för Microsoft 365-grupper.
Obs!: Innehållet på den här fliken är avsett för administratörer.
Det finns tre primära modeller för etableringMicrosoft 365 Groups: Öppna, IT-ledd eller Kontrollerad. Var och en har sin egen fördelar.
|
Modell |
Fördelar |
|---|---|
|
Öppen (standard) |
Användarna kan skapa egna grupper efter behov utan att behöva vänta på eller störa IT-avdelningen |
|
IT-ledd |
Användare begär en grupp av IT-avdelningen. IT-avdelningen kan vägleda dem i att välja de bästa samarbetsverktygen för deras behov |
|
Kontrollerad |
Möjligheten att skapa grupper är begränsad till specifika personer, team eller tjänster (se: Styra vem som kan skapa Microsoft 365-grupper) |
Om du vill styra hur Microsoft 365 Groups namnges kan du använda namnprincip för att tvinga gruppnamn att följa vissa standarder, inklusive prefix eller suffix, samt blockera stötande namn. Mer information finns i Namngivningsprinciper för Microsoft 365 grupper.
Varje grupp har minst en ägare som kan lägga till eller ta bort medlemmar och göra grundläggande administrationsuppgifter för gruppen och dess innehåll. Vanligtvis gör ägaren det i Outlook. Se Lägga till och ta bort gruppmedlemmar i Outlook. Om en grupps ägare (eller ägare) lämnar organisationen av någon anledning kan administratören tilldela en ny ägare till gruppen. Se Tilldela en ny ägare till en överbliven grupp.
Om du har Exchange Online administratörsbehörighet kan du dessutom administrera grupperna från Microsoft 365 Admin Center (se Hantera gruppmedlemskap i Administrationscenter för Microsoft 365) eller från PowerShell (se Hantera Microsoft 365-grupper med PowerShell.
Så småningom kan du vilja ta bort en grupp från klientorganisationen. Mer information om hur du tar bort en grupp finns i: Ta bort en grupp Om en grupp tas bort av misstag kan administratörer återställa gruppen i upp till 30 dagar. Om en grupp tas bort av misstag kan administratörer återställa gruppen i upp till 30 dagar. Se: Återställa en borttagen Microsoft 365-grupp.
Om du föredrar ett mer automatiserat sätt att hantera livscykeln för Microsoft 365 Groups kan du använda förfalloprinciper för att förfalla grupper med ett visst tidsintervall. Gruppens ägare får ett e-postmeddelande 30, 15 och 1 dag före gruppens utgångsdatum som gör att de enkelt kan förnya gruppen om den fortfarande behövs. Mer information: Förfalloprincip för Microsoft 365-grupper.
Gruppbegränsningar
|
Maximalt... |
Värde |
|
Ägare per grupp |
100 |
|
Antal grupper en ägare kan skapa |
250 |
|
Grupper en administratör kan skapa |
Upp till standardklientgränsen på 500 000 |
|
Antal medlemmar |
Fler än 1 000, men endast 1 000 kommer åt gruppkonversationer samtidigt. Användare kan märka fördröjningar vid åtkomst till kalendern och konversationer i mycket stora grupper i Outlook |
|
Antal grupper en användare kan vara medlem i |
1 000 |
|
Fillagring |
1 TB + 10 GB per prenumerant + ytterligare lagringsutrymme som köps till. Du kan köpa en obegränsad mängd ytterligare lagringsutrymme. |
|
Postlådestorlek för grupp |
50 GB |
Det maximala antalet grupper en Microsoft 365-organisation kan ha som standard är för närvarande 500 000. Om du planerar att använda funktionen “Tillbakaskrivning av grupp” via verktyget Azure Active Directory Connect är det maximala antalet tecken för attributet “Beskrivning” 448 tecken.
Mer information om SharePoint Online-lagring finns i SharePoint Online-begränsningar och SharePoint Online-programvarubegränsningar.
Hantering av Microsoft 365 Groups är effektivare med interaktiv information om gruppanvändning. I Microsoft 365 Admin Center finns ett rapporteringsverktyg som gör att du kan se information som lagringsanvändning, hur många aktiva grupper du har och även hur användarna använder grupperna. Mer information: Microsoft 365-rapporter i administrationscentret för mer information.
Microsoft 365 Groups ger dig ett antal verktyg för efterlevnad, informationsskydd och eDiscovery.
