Microsoft 365-grupper i Outlook erbjuder en kraftfull lösning för kommunikation och samarbete med personer både inom och utanför ett företag. Skapa en grupp för att dela en inkorg, kalender, OneDrive, SharePoint-webbplats, OneNote-anteckningsbok med mera. Du kan också bjuda in gäster utanför företaget så att de kan samarbeta med hjälp av samma resurser.
När du skapar en Microsoft 365-grupp skapar Outlook automatiskt en delad Outlook inkorg, delad kalender och ett dokumentbibliotek för samarbete i filer. Du kan också skapa ett Microsoft-team och integrera uppgifter med Planner i Teams. Du behöver inte manuellt tilldela behörigheter till alla dessa resurser eftersom medlemmar i gruppen automatiskt får de behörigheter de behöver för verktygen som gruppen tillhandahåller.
Microsoft 365 Groups ge medlemmarna:
-
Delad inkorg – Där de konversationer du traditionellt har i dina distributionslistor äger rum. Den delade inkorgen är helt sökbar så den skapar ett levande arkiv med gruppens meddelanden. Nya användare i gruppen kan söka eller bläddra bakåt i historiken för att snabbt komma igång med det som har publicerats i gruppen tidigare. Se: Skicka ett e-postmeddelande till en grupp i Outlook.
-
Bibliotek med delade filer – Gruppen har ett SharePoint-filbibliotek där användarna kan lagra, dela och samarbeta i dokument, arbetsböcker, presentationer, bilder eller andra typer av filer som de behöver arbeta med. Se: Dela filer med en grupp i Outlook.
-
Delad kalender – Gruppen får en delad kalender för att publicera händelser relaterade till gruppen. Varje medlem som prenumererar på gruppen bjuds automatiskt in till händelser som publiceras i kalendern så att dessa händelser också kan visas i deras personliga kalendrar om de vill. Se: Använda en gruppkalender i Outlook för att schemalägga och redigera händelser.
-
Delad OneNote-anteckningsbok – Gruppen har automatiskt en delad OneNote-anteckningsbok där gruppmedlemmar kan samla in och samarbeta om information. Många grupper använder anteckningsboken för att skapa en levande wiki med vanliga frågor och andra resurser.
-
Gäståtkomst – Du kunde lägga till externa kontakter i distributionsgrupper tidigare, men allt de fick var e-post. Med grupper kan du ge gäster åtkomst till e-postkonversationer, filer och även den delade OneNote-anteckningsboken. Se: Använda Grupper i Outlook som gäst.
-
Innehåll kan identifieras – Grupper i Outlook är offentliga som standard, vilket innebär att de är enkla för andra i organisationen att upptäcka och gå med i eller granska materialet i gruppen. Om innehållet i gruppen är känsligare kan du ändra gruppen till privat, vilket döljer innehållet för icke-medlemmar och kräver att gruppägaren godkänner alla begäranden om anslutning.
-
Självbetjäningsskapande – IT-enheten behöver inte fastna i förfrågningar från användare om att skapa grupper. Användare kan skapa egna grupper efter behov. Om du vill styra vilka användare i organisationen som kan skapa grupper läser du: Hantera vem som kan skapa Microsoft 365-grupper.
Administration av grupper
Microsoft 365 innehåller ett antal användbara verktyg och funktioner som gör det enklare att hantera och administrera dina grupper.
Tips: Bokmärke Microsoft 365-grupper – vanliga uppgifter för enkel åtkomst till administratörsinformation om hur du skapar grupper, delegering, e-posthantering, e-postflöde, återställning och användbara skript.
Att hålla katalogen under kontroll är ett bekymmer för alla administratörer. Här är några av de verktyg Microsoft 365 erbjuder för att göra det enklare:
-
Namnprinciper – Med namnprinciper kan du definiera vad som är, och inte är, acceptabla namn för grupperna. Det hindrar användare från att ge svordomar eller förbjudna namn till grupper. Dessutom kan du tillämpa företagsprefix eller suffix på gruppnamnen.
Dynamiskt medlemskap – Med dynamiskt medlemskap kan du ange gruppmedlemskap efter regel, vilket lägger till (eller tar bort) gruppmedlemmar baserat på metadata (t.ex. avdelning eller roll) i Active Directory. Mer information om hur du skapar dynamiskt medlemskap finns i Använda attribut för att skapa avancerade regler .
-
Dolt medlemskap – Om du har anledning att vilja att medlemskapet i gruppen ska vara konfidentiellt, till exempel om medlemmarna är elever, kan du dölja medlemskapet från externa parter.
-
Behörighet att skapa – Det kan finnas personer i organisationen som du inte vill ska kunna skapa nya grupper. Det finns flera tekniker för att hantera behörigheter för att skapa i katalogen. Se Hantera skapande av grupper i Microsoft 365.
-
Granskningsloggar – Du kan lita mer på att användarna kan skapa grupper och hantera gruppmedlemskap eftersom Microsoft 365 Grupper granskningsloggar låter dig spåra vem som har skapat eller tagit bort en viss grupp eller gjort ändringar i medlemskapet i gruppen. Se: Söka i granskningsloggen i Microsoft 365 Security & Compliance Center.
Leveranshantering ger dig några metoder för att hantera hur meddelanden ska skickas eller tas emot av gruppen. Det finns dessutom verktyg för att övervaka flödet av dessa meddelanden. Mer information finns i Microsoft 365-grupper – vanliga uppgifter.
-
Skicka som eller Skicka för – Med de här inställningarna kan vissa användare skicka e-postmeddelanden som om de kom från eller för gruppen.
-
Avsändarbegränsningar – Med de här inställningarna kan du styra vem som får skicka meddelanden till gruppen. Gruppen kan konfigureras för att tillåta e-post från externa parter, men du kanske vill begränsa den till endast vissa externa parter.
-
Stöd för externa användare – Genom att bjuda in gäster till gruppen kan du välja att inkludera dem i e-postkonversationerna i gruppen. Mer information om hur du lägger till gäster finns i Lägga till gäster i Grupper i Outlook.
-
Transportregler – Transportregler fungerar för grupper på samma sätt som för Exchange-servern. Reglerna kan leta efter meddelanden som uppfyller specifika villkor och sedan vidta åtgärder för dessa meddelanden.
-
E-posttips – E-posttips är informativa meddelanden som visas för användare när de skriver ett meddelande. De kan minska antalet NDR-meddelanden genom att varna en användare om deras meddelande sannolikt kommer att gå till externa parter eller överskrida meddelandekvoterna.
-
Flera proxyadresser – En grupp kan ha alias precis som en användarpostlåda. Ytterligare proxyadresser kan vara praktiska för att acceptera meddelanden som skickas till de andra aliasen eller för att göra det enklare att nå en grupp som har ett långt eller svårstavat namn. Mer information finns i Välja vilken domän som ska användas när du skapar Microsoft 365-grupper
-
Maximal storlek för Skicka/ta emot – Dessa kvoter kan hjälpa till att minska problemen med att gruppen tar emot (eller skickar) extremt stora meddelanden för att bättre hantera lagrings- och bandbreddskrav.
Microsoft 365 ger dig också några verktyg för att hantera den typ av innehåll som delas i gruppen. Mer information finns i Microsoft 365-grupper – vanliga uppgifter.
-
Riktlinjer för användning – Du kan definiera riktlinjer för användning för Microsoft 365 Grupper – för att informera användarna om metodtips som hjälper till att hålla grupperna effektiva och utbilda dem om interna innehållsprinciper.
-
Dataklassificering – Du kan skapa ett anpassningsbart dataklassificeringssystem för Microsoft 365 Grupper som tillåter separation av grupper efter principtyp (t.ex. "oklassificerad", "företagssekretess" eller "topphemlig"). På så sätt kan grupperna visa principer för annat innehåll i organisationen. Med extensible-principen kan organisationen konfigurera en slutpunkt som anropas när en grupp skapas eller ändras. Sedan kan du implementera egna principer för att skapa eller ändra grupper.
Alla Microsoft 365 prenumerationer som har Exchange Online och SharePoint Online har stöd för grupper. Det inkluderar business-Essentials- och Business Premium-abonnemangen samt Enterprise E1-, E3- och E5-abonnemangen.
Om du har ett abonnemang som endast är tillgängligt för Exchange kan du fortfarande få funktionerna för delad inkorg och delad kalender i grupper i Outlook, men du får inte dokumentbiblioteket, Planner eller någon av de andra funktionerna.
Användare är ibland obekväma med ändringar, så det är viktigt att kommunicera med befintliga medlemmar i distributionslistorna för att låta dem veta vad de kan förvänta sig. Här är en del av den information som du bör ta med i det här meddelandet, tillsammans med några svar som kan vara användbara:
Vad är Grupper i Outlook?
Microsoft 365 grupper i Outlook är en enda samarbetslösning för team/grupper som vill ha en plats för att dela diskussioner, filer, kalendrar och anteckningar på ett enhetligt sätt som är lätt att hitta. Den bästa funktionen är förmodligen att gruppens inkorg har en historik över diskussionerna, vilket gör det enkelt att söka i tidigare diskussioner.
Mer information finns i Grupper i Outlook.
Varför gör vi den här ändringen?
Personer har ofta efterfrågat möjligheten att söka i meddelanden som publicerats på vår distributionslista för att hitta information som diskuterats tidigare. Om du uppgraderar distributionslistan till en grupp behöver inte andra ställa eller svara på samma frågor om och om.
Den nya gruppen kommer också att innehålla en kalender för våra grupphändelser, ett bibliotek för delade filer och en OneNote-anteckningsbok där vi kan samarbeta och samla in information för framtida referens.
Behöver jag göra något för att gå med i den här gruppen om jag redan var medlem i distributionslistan?
Nej, om du redan är medlem i distributionslistan blir du automatiskt medlem i den nya gruppen.
Hur gör jag för att komma åt den nya gruppen i Outlook? Hur är det med Outlook på webben?
Om du vill komma åt den nya gruppen i Outlook går du bara till den Grupper kategorin längst ned i navigeringsfönstret till vänster. Om du använder den här gruppen kan du fästa den som en favorit genom att högerklicka på den och välja Visa som favorit.
Dessutom finns det kostnadsfria mobila klienter för Microsoft 365 Grupper tillgängliga på alla mobila plattformar (iOS, Android osv.) så att du enkelt kan komma åt gruppen när du är på språng.
Kan jag inte fortfarande bara skicka e-post?
Självklart. Samma e-postalias som du använde för distributionslistan fungerar fortfarande bra för gruppen i Outlook.
Också...
Kom ihåg att berätta för dem när den här ändringen sker och vem de ska kontakta om de har ytterligare frågor.
Microsoft tillhandahåller inte något verktyg för att konvertera en delad postlåda till en Microsoft 365-grupp, eller tvärtom. Du kan dock uppgradera distributionslistor till Microsoft 365-grupper. Det är ett bra sätt att ge organisationens distributionslistor alla funktioner i Microsoft 365-grupper. Mer information finns i Microsoft 365-grupper – vanliga uppgifter.
Vilka distributionslistor kan inte uppgraderas till Microsoft 365-grupper?
Du kan bara uppgradera molnhanterade, enkla, icke-kapslade distributionslistor till Microsoft 365-grupper. Se Kan inte uppgradera distributionslistor till Microsoft 365-grupper.
När du har uppgraderat distributionsgruppen till enMicrosoft 365 grupp finns det några uppföljningsuppgifter som du kanske vill göra för att säkerställa att den går smidigt.
-
Följ upp med användarna – Checka in med dem direkt efter att uppgraderingen är klar och sedan igen några dagar senare. Om du visar att du lyssnar och svarar på alla frågor de har kan det räcka långt för att göra dem nöjda och bekväma med ändringen.
-
Övervaka åtaganderapporterna – I Microsoft 365 Admin-portalen finns några bra rapporter som visar hur många användare som använder gruppen, hur ofta och vilka funktioner de använder. De här rapporterna kan hjälpa dig att utforma din uppföljnings- och användarutbildning samt framhäva var användarna får ut mesta möjliga av den nya gruppen. Se: Aktivitetsrapporter i Administrationscenter för Microsoft 365.
-
Dela din upplevelse – Berätta för andra team i ditt företag att du har uppgraderat din distributionsgrupp och vilka åtgärder du vidtog för att lyckas! Genom att dela den informationen kan de andra teamen följa ditt exempel och få en egen uppgradering.
Har du frågor om Microsoft 365-grupper? Besök Microsoft 365-grupper Tech Community.
Tips: Som standard kan alla användare skapa Microsoft 365-grupper. Läs mer i Hantera vem som kan skapa Microsoft 365-grupper.
Du kan skapa Microsoft 365 Groups från en mängd olika verktyg, bland annat Outlook, Outlook på webben, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams med mera. Vilket verktyg du väljer att starta från beror på vilken typ av grupp du arbetar med. På Microsoft brukar vi till exempel utgå från Outlook när vi skapar en grupp som är organiserad kring e-post och kalender. Om koncernen är för företagsomfattande kommunikation tenderar vi att utgå från Viva Engage. För chattbaserat samarbete startar vi vår grupp från Microsoft Teams.
Varken offentliga grupper eller privata grupper kan ses eller nås av personer utanför organisationen om inte dessa personer har bjudits in specifikt som gäster. Mer information finns i Lägga till gäster i Grupper i Outlook.
Hantera ägare, medlemmar och gäster
Gruppägare är moderatorer för gruppen. De kan lägga till eller ta bort medlemmar och har unika behörigheter, till exempel möjligheten att ta bort konversationer från den delade inkorgen eller ändra olika inställningar för gruppen. Gruppägare kan byta namn på gruppen, uppdatera beskrivningen eller bilden med mera. Om du är bekant med SharePoint-roller är en gruppägare en administratör för webbplatssamlingen.
Tips: Det är bäst att ha minst två ägare för en grupp, om du kan. På så sätt kan den andra ägaren göra ändringar i gruppen om den ena ägaren inte är tillgänglig.
Gruppmedlemmar är de vanliga användarna i organisationen som använder gruppen för att samarbeta. De kan komma åt allt i gruppen men kan inte ändra gruppinställningar. I SharePoint-världen är de webbplatsmedlemmar. Mer information om hur du lägger till eller tar bort gruppmedlemmar finns i Lägga till, redigera och ta bort medlemmar i Grupper i Outlook.
Gäster är som gruppmedlemmar, men de finns utanför organisationen. Som standard kan användarna bjuda in gäster till gruppen, och du kan styra den inställningen. Mer information finns i Lägga till gäster i Grupper i Outlook.
Använda Microsoft Teams för en beständig, chattbaserad arbetsyta
Ett utmärkt sätt att hålla kontakten med din grupp är Microsoft Teams. Microsoft Teams är den inre slingan för ditt team – en beständig, chattbaserad arbetsyta där du kan ha informella konversationer i realtid kring mycket fokuserade ämnen eller specifika undergrupper i gruppen. Även om Teams-integreringen inte kommer automatiskt kan du enkelt skapa en Teams-grupp baserat på din Microsoft 365-grupp.
När en grupp inte längre har sitt avsedda syfte kan du ta bort den för att frigöra systemresurser och ta bort gruppen från att listas eller visas. Mer information finns i Redigera eller ta bort en grupp i Outlook. Om du inte vill komma ihåg att ta bort inaktuella grupper kan administratören ange förfalloprinciper som gör att gamla grupper upphör att gälla och tas bort automatiskt efter en angiven tidsperiod. Se även: Förfalloprincip för Microsoft 365-grupper.
Det finns tre primära modeller för etableringMicrosoft 365 Groups: Öppna, IT-ledd eller Kontrollerad. Var och en har sina egna fördelar.
|
Modell |
Fördelar |
|---|---|
|
Öppna (standard) |
Användare kan skapa egna grupper efter behov utan att behöva vänta på, eller bry sig, IT |
|
IT-ledd |
Användare begär en grupp från IT.en. IT-avdelningen kan vägleda dem när de väljer de bästa samarbetsverktygen för sina behov |
|
Styrd |
Möjligheten att skapa grupper är begränsad till specifika personer, team eller tjänster (se: Styra vem som kan skapa Microsoft 365-grupper) |
Om du vill styra hur Microsoft 365 Groups namnges kan du använda namnprincip för att tvinga gruppnamn att följa vissa standarder, inklusive prefix eller suffix, samt blockera stötande namn. Mer information finns i Microsoft 365-grupper namnprincip.
Varje grupp har minst en ägare som kan lägga till eller ta bort medlemmar och göra grundläggande ändringar i gruppen och dess innehåll. Om en grupps ägare (eller ägare) lämnar organisationen av någon anledning kan administratören tilldela en ny ägare till gruppen. Se Tilldela en ny ägare till en överbliven grupp.
Om du har Exchange Online administratörsbehörighet kan du dessutom administrera grupperna från Microsoft 365 Admin Center (se Hantera gruppmedlemskap i Administrationscenter för Microsoft 365) eller från PowerShell (se Hantera Microsoft 365-grupper med PowerShell.
Det kan komma en tid när du vill ta bort en grupp från klientorganisationen. Mer information om hur du tar bort en grupp finns i: Ta bort en grupp i Outlook. Om en grupp tas bort av misstag kan administratörer återställa gruppen i upp till 30 dagar. Se: Återställa en borttagen Microsoft 365-grupp.
Om du föredrar ett mer automatiserat sätt att hantera livscykeln för Microsoft 365 Groups kan du använda förfalloprinciper för att förfalla grupper med ett visst tidsintervall. Gruppens ägare får ett e-postmeddelande 30, 15 och 1 dag före gruppens utgångsdatum som gör att de enkelt kan förnya gruppen om den fortfarande behövs. Se: Förfalloprincip för Microsoft 365-grupper.
-
Tillåt medlemmar att skicka som eller skicka för en Microsoft 365-grupp
-
Ändra en webbplats namn, beskrivning, logotyp och webbplatsinformationsinställningar
Begränsningar för Microsoft 365-grupper
Hitta gruppgränser i Översikt över Microsoft 365-grupper för administratörer.
Om du planerar att använda funktionen "Återskrivning av grupp" från verktyget Azure Active Directory Connect är den maximala längden 448 tecken relaterad till attributet "Beskrivning".
Mer information om lagringsutrymme i SharePoint Online finns i Begränsningar för SharePoint Online.
Det är effektivare att hantera Microsoft 365 Groups när du har användbar information om Grupper användning. I Microsoft 365 Admin Center finns ett rapporteringsverktyg som gör att du kan se information som lagringsanvändning, hur många aktiva Grupper du har och även hur användarna använder Grupper. Mer information finns i: Microsoft 365-rapporter i administrationscentret .
Microsoft 365 Groups ger dig ett antal verktyg för efterlevnad, informationsskydd och eDiscovery.
