EnMicrosoft 365-grupp gör det enkelt att dela filer genom att inkludera ett dedikerat bibliotek, som är den primära platsen för att lagra alla gruppfiler.
När du skapar en fil eller mapp i gruppens bibliotek kan alla medlemmar i gruppen komma åt den. När du lägger till nya medlemmar i gruppen, inklusive gäster (externa användare), kommer även de att kunna komma åt filerna. Som standard har gruppmedlemmar visnings-/redigeringsbehörighet till filerna, medan alla andra i organisationen har visningsbehörighet.
Med grupper i Outlook är det enkelt att samarbeta i och dela dokument och andra filer med gruppmedlemmarna.
-
I vyn Senaste visas alla dina gruppdokument – I vyn Senaste filer får du åtkomst till alla filer som delats med gruppen, inklusive filer som delats som e-postbilagor, filer som lagrats i gruppens SharePoint-dokumentbibliotek och filer som delats från OneDrive eller andra SharePoint-dokumentbibliotek.
-
Redigera och kommunicera uppdateringar snabbt – Redigera ett dokument och svara via e-post sida vid sida i Outlook. Du behöver inte byta kontext för att uppdatera ett dokument och kommunicera om ändringarna med dina kollegor.
-
Kom snabbt åt e-postmeddelandet som är relaterat till en fil – Öppna en fil som har delats med dig via e-post i stället för att bläddra igenom gruppens inkorg.
Obs!: De här funktionerna är endast tillgängliga för personer som använder ett arbets- eller skolkonto med en kvalificerande Microsoft 365-prenumeration.
Dela filer i en grupp inya Outlook
-
Öppna nya Outlook.
-
Det finns två sätt att hitta dina grupper:
-
Välj Grupper i appfältet till vänster i fönstret.
-
Välj Gå till Grupper i mapplistan för postlådan
-
-
I den vänstra rutan, under Grupper, väljer du den grupp där du vill dela filer.
Bifoga en delad fil i ett e-postmeddelande
-
Öppna klassiska Outlook. Det finns två sätt att hitta din grupp.
-
I navigeringsfältet väljer du Fler appar > Grupper. (Om du vill fästa högerklickar du på
Från Grupper Start kan du se alla dina grupper på en gång.
-
Markera gruppen under Grupper i listan med postlådemappar.
-
-
Starta en konversation från gruppen.
-
Välj Bifoga fil.
-
Välj källan för filen. Alternativen omfattar Senaste filer, Webbplatser och Den här datorn. Webbplatser inkluderar One Drive, SharePoint-webbplatser, gruppfiler och andra källor.
-
Om du väljer en webbplats väljer du Bifoga som en kopia eller Dela som en OneDrive-länk. Om du bifogar som en kopia får varje mottagare en egen kopia av filen för granskning. Genom att dela en OneDrive-länk kan gruppmedlemmarna se de senaste ändringarna och använda samtidig redigering i realtid
-
Om du väljer en fil från datorn bifogas den som en kopia.
-
Komma åt dina filer
Om du vill komma åt dina filer i Outlook på webben-klienten klickar du på Filer i grupphuvudet.
I den här vyn visas två avsnitt: Senaste och Dokument. I avsnittet Senaste visas de 5 senaste filerna som delats i gruppen. Dessa filer innehåller både filer som delats som bifogade filer i meddelanden som publicerats i den delade inkorgen och filer som delats i gruppen från OneDrive eller SharePoint. Filerna sorteras i kronologisk ordning baserat på när de senast delades via e-post, senast ändrades eller laddades upp till biblioteket. I avsnittet Dokument visas alla filer och mappar som finns på gruppens Sharepoint-webbplats i den liknande mappfilstrukturen.
Ladda upp eller skapa filer
Om du vill ladda upp en ny fil till biblioteket klickar du på knappen Ladda upp i verktygsfältet ovanför grupphuvudet. Om du vill skapa en ny fil eller mapp använder du knappen Nytt i grupphuvudet och väljer i listrutan.
Ta bort eller byta namn på filer
Du kan enkelt ta bort eller byta namn på en fil från vyn Dokument. Markera den fil du vill ta bort eller byta namn på i listan Dokument och välj Ta bort eller Byt namn efter behov i verktygsfältet ovanför grupphuvudet. Om filen fanns i vyn Senaste filer före borttagningen uppdateras Senaste filer efter borttagningen för att återspegla ändringen.
Dela dina filer
Det är enkelt att dela filer från filvyn i Outlook på webben. Om du vill skicka en av filerna från Senaste filer som en e-postbilaga klickar du bara för att öppna filen och i menyfliksområdet kan du välja att dela via e-post.
Om du vill dela en av filerna från avsnittet Dokument markerar du filen och klickar på Dela verktygsfältet ovanför grupphuvudet för att dela. Den välbekanta delningsdialogrutan visas och du kan välja vilka personer du vill dela den med.
Arbeta med e-postbilagor
Den nya versionen av Filer innehåller ett kraftfullt sätt att arbeta med bifogade filer i ett e-postmeddelande. När ett e-postmeddelande skickas till gruppens delade inkorg som innehåller en bifogad fil i Word, Excel eller PowerPoint som du vill redigera och skicka tillbaka till den ursprungliga författaren:
-
Gå till Filer, öppna filen och välj Redigera och svara i menyfliksområdet.Filen lagras i gruppens SharePoint-dokumentbibliotek och öppnas i onlineversionen av det relevanta Office-programmet.
-
Ett svarsmeddelande kan skickas till den ursprungliga avsändaren med en länk till den lagrade kopian av filen.
-
När du är klar med redigeringen lägger du till dina kommentarer i e-postmeddelandet och klickar på Skicka.
Navigera till ditt SharePoint-dokumentbibliotek
I vyn Filer kan du se alla filer som finns på Sharepoint-webbplatsen, men om du vill gå till Sharepoint-webbplatsen kan du navigera till att använda gruppkortet eller från grupphuvudet. Välj ... i sidhuvudet Grupper och välj Webbplats. På webbplatsen väljer du Dokument för att gå till dokumentbiblioteket.
Se även
Bifoga en delad fil i ett e-postmeddelande
-
Starta en konversation från gruppen.
-
Välj
-
Välj källan för filen. Du kan till exempel välja OneDrive, gruppfiler, dator och andra källor.
-
Om du väljer OneDrive väljer du Bifoga som en kopia eller Dela som en OneDrive-länk. Om du bifogar som en kopia får varje mottagare en egen kopia av filen för granskning. Genom att dela en OneDrive-länk kan gruppmedlemmarna se de senaste ändringarna och använda samtidig redigering i realtid
-
Om du väljer en grupp som källa markerar du den fil du vill bifoga.
-
Om du väljer Dator som källa väljer du Bifoga som kopia eller Ladda upp till gruppfiler. Om du laddar upp till gruppfiler kan gruppmedlemmarna se de senaste ändringarna och använda samtidig redigering i realtid. Om du bifogar som en kopia får varje mottagare en egen kopia av filen för granskning.
-
Om du väljer en annan källa loggar du in på den källan och följer anvisningarna.
-
Komma åt dina filer
Om du vill komma åt dina filer i Outlook på webben-klienten klickar du på Filer i grupphuvudet.
I den här vyn ser du filer som har laddats upp till gruppens dokumentbibliotek. Du ser filer som har delats som bifogade filer i meddelanden som publicerats i den delade inkorgen och filer som delats i gruppen från OneDrive eller SharePoint. Filerna sorteras i kronologisk ordning baserat på när de senast delades via e-post, senast ändrades eller laddades upp till biblioteket. Du kan inte ändra den här sorteringen, men om du vill visa filerna i en annan kronologisk ordning går du till SharePoint-dokumentbiblioteket genom att klicka på Bläddra i bibliotek nära det övre högra hörnet.
Obs!: . URL. MSG och . ASPX-filer visas inte i gruppdokumentbiblioteksvyn. Om du vill se filerna går du till SharePoint-dokumentbiblioteksvyn genom att klicka på Bläddra i bibliotek i det övre högra hörnet.
Om du vill ladda upp en ny fil till biblioteket klickar du på länken Ladda upp i verktygsfältet ovanför fillistan. Om du vill söka i filbiblioteket skriver du bara in sökorden i sökrutan i fönstrets övre vänstra hörn och trycker på Retur.
Ta bort eller byta namn på filer
Om du vill ta bort eller byta namn på en fil går du först till SharePoint-dokumentbiblioteket genom att klicka på Bläddra i bibliotek i det övre högra hörnet. Högerklicka på filen du vill ta bort eller byta namn på och välj Ta bort eller Byt namn efter behov.
Arbeta med e-postbilagor
Den nya filupplevelsen innehåller ett kraftfullt nytt sätt att arbeta med bifogade filer i e-post. När ett e-postmeddelande skickas till gruppens delade inkorg som innehåller en bifogad fil i Word, Excel eller PowerPoint som du vill redigera och skicka tillbaka till den ursprungliga författaren går du till avsnittet Filer, dubbelklickar för att öppna filen och väljer Redigera och svara i menyfliksområdet. Filen lagras i gruppens SharePoint-dokumentbibliotek och öppnas i onlineversionen av relevant Office-app. Ett svarsmeddelande skickas också till den ursprungliga avsändaren med en länk till den lagrade kopian av filen. När du är klar med redigeringen lägger du till dina kommentarer i e-postmeddelandet och klickar på Skicka.
Navigera till ditt SharePoint-bibliotek
Utöver de förbättringar som vi har diskuterat ovan har vi också gjort det enklare att komma direkt till ditt SharePoint-dokumentbibliotek. När du är i avsnittet Filer i gruppen ser du Bläddra i biblioteket längst upp till höger. Klicka på det så öppnas SharePoint-dokumentbiblioteket för den här gruppen i webbläsaren.
Publicera filer i gruppbiblioteket
Varje gång du publicerar en fil i gruppens dokumentbibliotek blir den tillgänglig för alla gruppmedlemmar. Dra den bara från datorn till gruppens bibliotek. Mer information finns i Ladda upp filer till ett bibliotek .
Om filen du vill dela redan finns i dokumentbiblioteket kan du behålla den där den är och bjuda in gruppen till den.
Se även
Mer information om Microsoft 365-grupper
Ansluta, lämna eller följa Grupper i Outlook
Lägga till, redigera och ta bort medlemmar i Grupper i Outlook
