Vad är skillnaden mellan en Microsoft 365-grupp och en kontaktlista i Outlook?

En kontaktlista, eller distributionslista, är en samling e-postadresser som används för att skicka meddelanden eller mötesinbjudningar till många personer samtidigt. Lär dig hur du skapar, redigerar eller tar bort en kontaktlista i Outlook.

EnMicrosoft 365-grupp i Outlook uppfyller dessa enkla behov och innehåller en matris med delade resurser som gruppmedlemmar automatiskt tilldelas till när gruppen skapas.

Verktyg för delning och kommunikation som följer med Microsoft 365-grupper

När du konfigurerar enMicrosoft 365 grupp i Outlook kan du välja en uppsättning personer som du vill samarbeta med och enkelt konfigurera en samling resurser som personerna kan dela. Du behöver inte tilldela behörigheter för alla dessa resurser manuellt eftersom medlemmar i gruppen automatiskt får de behörigheter som de behöver för verktygen som gruppen har tillgång till.

Här är några av de funktioner som gör grupper till en kraftfullare lösning än distributionslistor för e-post:

Delad inkorg – Det är här diskussionerna du tidigare hade i distributionslistorna äger rum. Den delade inkorgen är fullt sökbar och skapar på så sätt ett användbart arkiv med gruppens meddelanden. Nya gruppmedlemmar kan söka eller gå tillbaka i historiken för att snabbt läsa in det som diskuterats i gruppen tidigare. Mer information: Ha en gruppkonversation i Outlook.

Tips: Om användare fortfarande vill att gruppmeddelanden ska visas i deras personliga inkorg som de gjorde för distributionslistor behöver de bara prenumerera på gruppen genom att klicka på knappen Medlemskap i menyfliksområdet i Outlook.
Bibliotek med delade filer – Gruppen har ett SharePoint-filbibliotek där användarna kan lagra, dela och samarbeta i dokument, arbetsböcker, presentationer, bilder eller andra typer av filer som de behöver arbeta med. Se: Dela filer med en grupp i Outlook.
Delad kalender – Gruppen får en delad kalender för att publicera händelser relaterade till gruppen. Varje medlem som prenumererar på gruppen bjuds automatiskt in till händelser som publiceras i kalendern så att dessa händelser också kan visas i deras personliga kalendrar om de vill. Se: Använda en gruppkalender i Outlook för att schemalägga och redigera händelser.
Delad OneNote-anteckningsbok – Gruppen har automatiskt tillgång till en delad OneNote-anteckningsbok där gruppmedlemmar kan samla in och samarbeta om information. Många grupper använder anteckningsgruppen för att skapa en aktiv wiki med vanliga frågor och andra resurser. Se: OneNote: Komma igång.
Gäståtkomst – Tidigare kunde du också lägga till externa kontakter till distributionsgrupper men allt de fick var e-postmeddelanden. Med grupper kan du ge gäster åtkomst till e-postkonversationer, filer och den delade OneNote-anteckningsboken. Se: Lägga till gäster i Grupper i Outlook.
Innehåll kan upptäckas – Som standard är grupper i Outlook offentliga vilket gör att det är enkelt för andra i organisationen att upptäcka dem och gå med eller granska gruppens material. Om innehållet i gruppen är känsligare kan du ändra gruppen till privat, vilket döljer innehållet för icke-medlemmar och kräver att gruppägaren godkänner alla begäranden om att gå med.
Självbetjäningsskapande – IT-enheten behöver inte fastna i förfrågningar från användare om att skapa grupper. Användare kan skapa sina egna grupper efter behov. Om du vill styra vilka användare i organisationen som kan skapa grupper läser du: Hantera vem som kan skapa Microsoft 365-grupper.

Administrera dina grupper

Microsoft 365 innehåller ett antal användbara verktyg och funktioner som gör det enklare att hantera och administrera dina grupper. Läs mer i Administratörsguide för Microsoft 365-grupper i Outlook.