Med gäståtkomst i Microsoft 365 Groups kan du och din grupp samarbeta med personer utanför organisationen genom att ge dem åtkomst till gruppkonversationer, filer, kalenderinbjudningar och gruppanteckningsboken. Åtkomst kan beviljas till en gäst, till exempel en partner, leverantör, leverantör eller konsult, av vilken gruppägare som helst.
Obs!: Den här artikeln handlar om att lägga till gäster – personer utanför organisationen – i en Microsoft 365-grupp. Mer information om hur du lägger till medlemmar – personer inom organisationen – i en Microsoft 365-grupp finns i Lägga till och ta bort gruppmedlemmar i Outlook.
Så här fungerar det
Personer med Microsoft 365 Groups kan använda Outlook på webben eller Outlook för Windows för att lägga till och hantera gäster i sina Microsoft 365 grupper. Gäster kan ha valfri e-postadress och deras e-postkonto kan vara ett arbets-, privat- eller skolkonto.
-
Steg 1 En gruppägare lägger till en gäst i gruppen eller så nomineras en gäst av en gruppmedlem. Gruppägaren godkänner alla kandidater.
-
Steg 2 Gruppägaren informeras om vilket innehåll och vilka resurser gästen kan komma åt i gruppen.
-
Steg 3 Gästen får ett välkomstmeddelande via e-post och kan delta i gruppkonversationer, ta emot och svara på kalenderinbjudningar och komma åt gruppfilerna.
Obs!: Som standard prenumererar gäster på gruppen och får alla gruppkonversationer och händelser i sina inkorgar. Gäster kan inte avsluta prenumerationen på gruppmeddelanden när de är medlemmar i gruppen.
Gäster kan lämna gruppen när som helst via en länk i sidfoten på alla gruppmeddelanden och kalenderinbjudningar.
Administratörer kan hantera gäster och deras åtkomst till Microsoft 365 gruppresurser med PowerShell. Instruktioner finns i Hantera gäståtkomst i Microsoft 365-grupper .
När en gäst bjuds in att gå med i en grupp får de ett välkomstmeddelande som innehåller lite information om gruppen och vad de kan förvänta sig nu när de är medlemmar. Meddelandet innehåller också en uppsättning länkar som hjälper dem att komma igång och ansluta till gruppresurser.
Gästmedlemmens alla interaktioner sker via e-post. De kan inte komma åt gruppwebbplatsen men kan ta emot kalenderinbjudningar, delta i e-postkonversationer och om administratören har aktiverat inställningen kan de öppna delade filer med en länk eller bifogad fil.
Alla grupp-e-postmeddelanden och kalenderinbjudningar som gästen får innehåller en påminnelse om att använda Svara alla som svar till gruppen, tillsammans med länkar för att visa gruppfiler och lämna gruppen. Här är ett exempel:
I följande tabell sammanfattas vad gäster kan och inte kan göra.
|
Funktion |
Får gäst göra det? |
|
Skapa en grupp |
Nej |
|
Lägga till och ta bort gruppmedlemmar |
Nej |
|
Ta bort en grupp |
Nej |
|
Gå med i en grupp |
Ja, med inbjudan |
|
Starta en konversation |
Ja |
|
Svara på en konversation |
Ja |
|
Söka efter en konversation |
Ja |
|
@-nämna en person i gruppen |
Nej |
|
Fästa en grupp eller göra den till favorit |
Nej |
|
Ta bort en konversation |
Ja |
|
"Gilla" meddelanden |
Nej |
|
Hantera möten |
Nej |
|
Visa en gruppkalender |
Nej |
|
Ändra kalenderhändelser |
Nej |
|
Lägg till en gruppkalender i en personlig kalender |
Nej |
|
Visa och redigera gruppfiler |
Ja, om det godkänts av administratören för klientorganisationen |
|
Få åtkomst till OneNote-gruppanteckningsboken |
Ja, åtkomst från välkomstmeddelande |
|
Bläddra i grupper |
Nej |
Vanliga frågor och svar
En gäst är någon som inte har ett arbets- eller skolkonto inom organisationen. De kan vara en kund, leverantör, partner eller någon annan utanför organisationen.
Nej. Det är bara personer som finns utanför organisationen, till exempel partners eller konsulter, som kan läggas till som gäster. Du kan bjuda in personer från organisationen att delta som vanliga gruppmedlemmar.
Ja, det kan du. Externa e-postkontakter är kontakter som visas i organisationens globala adresslista. Ett exempel på den här typen av kontakt är ett leverantörsföretag som regelbundet erbjuder tjänster till din organisation.
Administratören måste aktivera gästfunktionen innan du kan lägga till gäster. När du ser meddelandet om att kontakta administratören är det troligt att gästfunktionen inte har aktiverats än. Mer information finns i Hantera gäståtkomst i Microsoft 365-grupper .
Nej, gäster kan inte visa meddelanden som är skyddade med IRM (Information Rights Management).
Du kan få en rapport om misslyckad leverans när du svarar på ett gruppmeddelande med en annan e-postadress än den du använde när du gick med i eller lades till i gruppen. Om du till exempel gick med i gruppen som seanc@contoso.com men försöker svara på ett meddelande i inkorgen från seanc@service.contoso.com får du en rapport om misslyckad leverans.
Ja. Gruppmedlemmar (inte gäster) kan delaMicrosoft 365 gruppfiler med personer utanför organisationen genom att använda kontrollen Dela och välja Specifika personer som målgrupp. Sedan anger du namnen eller e-postadresserna till de personer som du vill dela filen med.
Mer information finns i Dela filer och mappar med Microsoft 365 Business.
En modern bifogad fil är en fil som lagras på OneDrive för arbete eller skola. En länk går ut till alla mottagare. Eftersom filen lagras i molnet kan alla mottagare läsa och redigera filen utan att det behövs enskilda kopior.
I en Microsoft 365 grupp delas moderna bifogade filer endast med medlemmar eller gäster i gruppen. När ett meddelande med en modern bifogad fil vidarebefordras till en gäst som ingår i gruppen kan han eller hon komma åt den bifogade filen efter att ha loggat in med ett användarnamn och lösenord. Om meddelandet vidarebefordras till någon som inte ingår i gruppen kan den personen inte öppna den bifogade filen.
Det kan finnas flera orsaker till att gäster inte får gruppkonversationer. Läs Gästanvändare får inte gruppkonversationer
Hur kan gäster kontrollera och hantera sina personuppgifter som samlas in av organisationen?
Gäster kan ta reda på vilken personlig information organisationen behåller och hur du begär att all eller en del av den tas bort genom att välja länken Till organisationens sekretesspolicy längst ned i välkomstmeddelandet de fått.
Se även
Använda Microsoft 365-grupper som gäst
Mer information om Microsoft 365-grupper
