Create Content Organizer rules to route documents

V tem članku

• Pred ustvarjanjem pravil: prvi koraki

• Razumevanje načina usmerjanja dokumentov

• Ustvarjanje pravil za usmerjanje dokumentov

Pred ustvarjanjem pravil: prvi koraki

Preden ustvarite pravila za usmerjanje dokumentov, morate upoštevati več pomembnih korakov.

1. Aktiviranje funkcije organizatorja vsebine.

2. Ustvarite knjižnice in mape, v katere želite poslati dokumente. Morda boste želeli ustvariti mape za vsako vrsto dokumenta, ki ga usmerjate. Ustvarite na primer knjižnico le za e-poštne zapise ali Excelove preglednice. Če želite izvedeti več o ustvarjanju knjižnic, glejte Ustvarjanje knjižnice dokumentov v SharePointu.

3. Vrste vsebine morajo biti povezane z dokumenti, ki naj bodo usmerjeni. V njih je vrsta vsebine lahko del pogojev, ki določajo končno mesto, kjer je dokument shranjen.

Na vrh strani

Razumevanje načina usmerjanja dokumentov

Dokumente lahko usmerjate v knjižnico ali mapo na mestu središča z zapisi ali katero koli drugo vrsto SharePointovega mesta. Odložite knjižnico, ki se samodejno ustvari, ko aktivirate funkcijo organizatorja vsebine, služi kot privzeto mesto. Postopek usmerjanja dokumenta je sestavljen iz več elementov:

• Ciljne knjižnice in mape    Skrbniki vsebine ali upravitelji zapisov ročno ustvarijo knjižnice in mape, kamor naj bodo poslani dokumenti, in označijo te knjižnice kot ciljne knjižnice.

• Vrste vsebine mesta    Vsak dokument mora imeti vrsto vsebine in uporabniki lahko ročno dodajo ustrezne vrste vsebine mesta v ciljne knjižnice.

• Odložite knjižnico    Dokumenti, ki ne ustrezajo pravilu ali pa manjkajo zahtevani metapodatki, so poslani v spustno knjižnico, tako da lahko uporabniki vnesejo zahtevane metapodatke. Lahko pa tudi konfigurirate organizatorja vsebine, tako da so vsi preneseni dokumenti začasno preusmerjeni v spustno knjižnico.

  Opomba: Spustna knjižnica je namenjena kot» Catch All «za elemente, ki ne ustrezajo nobenemu pravilu. Zasnovana je kot začasna lokacija in ne kot trajno mesto za sodelovanje.

• Seznam pravil dokumenta    To je zbirka vseh pravil usmerjanja. Skrbniki vsebine ali upravitelji zapisov obiščejo ta seznam za ustvarjanje, upravljanje in ogled pravil usmerjanja.

V tem diagramu je prikazano, kako so dokumenti in e-poštna sporočila usmerjeni na podlagi določenih pogojev srečanja in kako so dokumenti, ki so manjkajoči podatki, vrnjeni v spustno knjižnico.

Na vrh strani

Ustvarjanje pravil za usmerjanje dokumentov

Za vsako vrsto zapisa, ki jo dodate na seznam usmerjanje zapisov, določite naslov in opis zapisa. Določite tudi mesto na mestu, kjer je zapis shranjen. Če se želite prepričati, da so vsi ustrezni zapisi usmerjeni na ustrezno mesto, lahko določite nadomestna imena za vrsto zapisa.

1. Premaknite se do mesta, za katero želite ustvariti pravila organizatorja vsebine.

2. Če si želite ogledati možnosti vsebine mesta , v podoknu za hitri zagon izberite več.

3. V vrstici menija aplikacije izberite Nastavitve.

4. Na strani» Nastavitve mesta « v razdelku skrbništvo mesta izberite pravila organizatorja vsebine.

5. Na strani pravila organizatorja vsebine kliknite, Če želite dodati nov element, izberite Dodaj.

6. V razdelku ime pravila vnesite ime, ki opisuje pogoje in dejanja pravila.

7. V razdelku stanje pravila in prioriteta , če želite uporabiti pravilo za dohodno vsebino, izberite aktivno. Nato izberite prioriteto, da določite, kako naj bo vsebina preusmerjena, da se bo ujemala z več kot eno pravilo organizatorja vsebine.
   Če ne želite, da to pravilo velja za dohodno vsebino, izberite nedejavno.

8. V razdelku Vrsta vsebine pošiljanja povežite pravilo z vrsto vsebine. Ko to naredite, so vloge za organizatorja vsebine označene z izbrano vrsto vsebine in lastnosti, ki so bile uporabljene v pogojih pravila.

   • Izberite ustrezno skupino vsebine. Skupina, ki jo izberete, določa vrste vsebine, ki jih lahko izberete v naslednjem koraku.

   • Izberite ustrezno vrsto vsebine.

   • Če je vrsta vsebine, ki ste jo izbrali, drugačno ime na drugem SharePointovem mestu, v razdelku nadomestna imenaizberite potrditveno polje. Nato v polje vnesite ime, ki je uporabljeno na drugem mestu, in izberite Dodaj. Imena za nadomestne vrste vsebine so prikazana na seznamu spodaj.

9. V razdelku pogoji Izberite pogoje, ki jih mora za pravilo izpolnjevati lastnosti oddaje. Morda želite na primer pravilo uporabiti za vse dokumente, ki imajo besedo» proračun «v naslovu. Če želite dodati več pogojev, izberite povezavo Dodaj drug pogoj .

   Opomba: Lastnosti, ki so na voljo v spustnem seznamu lastnosti, se razlikujejo glede na vrsto vsebine, ki ste jo izbrali v koraku 6.

10. V razdelku ciljna lokacija vnesite ali poiščite mesto, kamor želite postaviti vsebino, ki se ujema s pravilom. Če želite združiti podobne dokumente v mapah, izberite potrditveno polje samodejno ustvari mapo . Če imate na primer lastnost, ki navaja vse dokumente za projekte v organizaciji, lahko prisilite organizatorja vsebine, da ustvari ločeno mapo za vsak projekt.

    Opomba: Pravila organizatorja vsebine naj usmerjajo dokumente na različna mesta. Ne podpiramo uporabe pravil za vnovično objavljanje datotek na istem mestu med sodelovanjem.

Na vrh strani