Posledná revízia 2. decembra 2022
Skupiny v Microsoft 365 je služba, ktorá spolupracuje s nástrojmi služieb Microsoft 365, ktoré už používate na spoluprácu s ostatnými členmi tímu pri písaní dokumentov, vytváraní tabuľkových hárkov, práci na plánoch projektov, plánovaní schôdzí alebo písaní e-mailov.
V tomto článku sa oboznámite so skupinami a získate pár užitočných odkazov na ďalšie kroky.
Skupiny v Microsoft 365 – najnovšie správy a videá nájdete na lokalite OfficeBlogs |
Tipy:
-
Ak hľadáte informácie o používaní Outlook skupín kontaktov na odosielanie e-mailov zoznamu ľudí, ako je napríklad skupina priateľov, pozrite si tému Vytvorenie skupiny kontaktov alebo distribučného zoznamu v Outlooku pre PC.
-
Ak chcete získať informácie o aplikácii Microsoft Family Safety a o tom, ako vám rodinná skupina umožňuje zostať v spojení s členmi rodiny a udržiavať ich v bezpečí vo Windowse 10, konzolách Xbox a zariadeniach s Androidom, pozrite si tému Rodinná skupina Microsoft.
Čo sú Skupiny v Microsoft 365?
Skupiny v Microsoft 365 umožňujú vybrať skupinu ľudí, s ktorými chcete spolupracovať, a jednoducho nastaviť kolekciu prostriedkov, ktoré bude daná skupina zdieľať. Zdroje, ako je napríklad zdieľaná Outlook doručená pošta, zdieľaný kalendár alebo knižnica dokumentov na spoluprácu na súboroch.
Manuálneho priraďovania povolení k všetkým týmto prostriedkom sa nemusíte obávať, pretože pridaním členov do skupiny sa automaticky udelia potrebné povolenia pre nástroje, ktoré skupina poskytuje. Skupiny navyše predstavujú nové a vylepšené možnosti používania distribučných zoznamov alebo zdieľaných poštových schránok.
Tip: Informácie o inovácii tradičných distribučných zoznamov na Skupiny v Microsoft 365nájdete v téme Prečo je potrebné inovovať distribučné zoznamy na skupiny v Outlooku.
Aký druh skupiny by ste mali vytvoriť?
Pri zvažovaní možností je dôležité si uvedomiť, že jedna veľkosť sa zriedka hodí všetkým. Tímy pracujú rôznym spôsobom a Microsoft 365 obsahuje nástroje, ktoré umožňujú tímom spoluprácu v ľubovoľnej forme.
Ak váš tím uprednostňuje spoluprácu prostredníctvom e-mailu a potrebuje zdieľaný kalendár: Vytvorte skupinu v Microsoft 365 v Outlook.
Ak váš tím chce spolupracovať v trvalom prostredí konverzácie alebo používať vložené aplikácie: Vytvorenie tímu Microsoft.
Ak chcete vytvoriť veľké, otvorené, diskusné fórum pre vašu firmu – napríklad pre oznamy a diskusie na úrovni exekutívy: Vytvorenie skupiny v Yammeri.
Môžete vytvoriť Skupiny v Microsoft 365 z rôznych nástrojov vrátane nástrojov Outlook, Outlook na webe, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams a ďalších. To, od ktorého nástroja sa rozhodnete začať, závisí od typu skupiny, s ktorou pracujete. Napríklad v spoločnosti Microsoft máme tendenciu začínať od Outlook, keď vytvárame skupinu usporiadanú okolo e-mailu a kalendára. Ak je skupina určená na firemnú komunikáciu, zvyčajne začíname Yammerom. Na účely chatovej spolupráce by sme začali našu skupinu z aplikácie Microsoft Teams.
Pri vytváraní skupiny sa treba rozhodnúť, či má ísť o súkromnú alebo verejnú skupinu. Obsah verejnej skupiny môže zobraziť každý vo vašej organizácii a ku skupine sa môže pripojiť ktokoľvek vo vašej organizácii. Obsah súkromnej skupiny musia vidieť členovia skupiny a ľudia, ktorí sa chcú pripojiť k súkromnej skupine, musia byť schválení vlastníkom skupiny.
Poznámka: Skupiny vytvorené v Outlooku na webe sú momentálne predvolene súkromné.
Ľudia mimo vašej organizácie nemôžu zobrazovať obsah vo verejných ani súkromných skupinách, ak neboli osobitne pozvaní ako hostia.
Ďalšie informácie o zmene skupín z verejnej na súkromnú (alebo naopak) nájdete v téme Nastavenie skupín v Microsoft 365 ako verejných alebo súkromných.
Vlastníci, členovia a hostia
Vlastníci skupiny sú moderátormi skupiny. Môžu pridávať alebo odstraňovať členov a majú jedinečné povolenia, ako je napríklad možnosť odstrániť konverzácie zo zdieľaného priečinka doručenej pošty alebo zmeniť rôzne nastavenia skupiny. Vlastníci skupiny môžu skupinu premenovať, aktualizovať popis alebo obrázok atď. Ak poznáte roly SharePointu, vlastníkom skupiny je správca kolekcie lokalít.
Tip: Najvhodnejšie je mať aspoň dvoch vlastníkov skupiny, ak je to možné. Ak v takom prípade nie je k dispozícii jeden vlastník, druhý môže vykonávať zmeny v skupine.
Členovia skupiny sú bežní používatelia vo vašej organizácii, ktorí používajú skupinu na spoluprácu. Majú prístup ku všetkému v skupine, ale nemôžu meniť nastavenia skupiny. V SharePointe sa títo používatelia nazývajú členmi lokality. Informácie o pridávaní alebo odstraňovaní členov skupiny nájdete v téme Pridanie a odstránenie členov skupiny v Outlooku.
Hostia sú ako členovia skupiny, ale sú mimo vašej organizácie. Predvolene môžu používatelia pozvať hostí, aby sa pripojili k skupine, a toto nastavenie môžete ovládať. Ďalšie informácie nájdete v téme Hosťovský prístup v skupinách Microsoft 365.
Vyberte typ skupiny, ktorý chcete použiť:
Ak uprednostňujete spoluprácu v režime zdieľanej doručenej pošty, potom je prostredie skupín v Outlook pre vás. Vytvorením skupiny v Outlook získate:
-
Zdieľaný priečinok Doručená pošta – na e-mailové konverzácie medzi členmi. Priečinok s doručenou poštou má e-mailovú adresu a môžete ho nastaviť na prijímanie správ od ľudí mimo skupiny, či dokonca mimo organizácie, podobne ako tradičný distribučný zoznam.
-
Zdieľaný kalendár – na plánovanie udalostí súvisiacich so skupinou.
-
Knižnicu dokumentov SharePointu – ústredné miesto na ukladanie a zdieľanie súborov skupiny.
-
Zdieľaný poznámkový blok programu OneNote – na zaznamenávanie nápadov, rešerší a informácií.
-
Tímovú lokalitu SharePoint – centrálny ukladací priestor informácií, prepojení a obsahu, ktorý sa týka skupiny.
-
Planner – na priraďovanie a spravovanie projektových úloh medzi členmi skupiny.
Žiadny z týchto prostriedkov sa nemusí vytvárať manuálne. Vytvorením skupiny sa členom skupiny automaticky vytvoria a priradia potrebné povolenia, takže sa môžu ihneď začať používať.
K týmto zdrojom môžete získať prístup prostredníctvom známeho počítačového klienta Microsoft Outlook (2016 alebo novšia verzia), cez Outlook na webe, cez Outlook 2016 pre Mac (iba zdieľaný priečinok doručenej pošty) alebo cez Outlook Mobile. Svoje Skupiny v Microsoft 365 nájdete na navigačnej table na ľavej strane v aplikácii Outlook desktop alebo na webe.
S novou kartou Skupiny v Microsoft 365, ktorá sa zobrazí pri ukázaní myšou, máte k dispozícii rýchly prístup k zdieľaným skupinovým prostriedkom. Stačí, ak ukážete na názov skupiny v Outlooku na webe alebo v SharePointe.
Naša novinka v oblasti spolupráce má názov Microsoft Teams. Microsoft Teams je centrálou fungovania tímu – trvalý pracovný priestor pre konverzácie, kde môžete neformálne konverzovať v reálnom čase o špecializovaných témach alebo v rámci konkrétnych podskupín.
Yammer obohacuje spoluprácu o podnikovú sociálnu sieť. Pomôže vám vytvárať nové spojenia a realizovať objavy v celej organizácii. Pomôže vám komunikovať a diskutovať o nápadoch v celej spoločnosti alebo v rámci oblastí záujmu.
VytvorenímMicrosoft 365 pripojenej skupiny v Yammeri získate:
-
Skupinu v Yammeri – miesto, kde môžete viesť konverzácie a zdieľať informácie.
-
Knižnicu dokumentov SharePointu – ústredné miesto na ukladanie a zdieľanie súborov skupiny.
-
Zdieľaný poznámkový blok programu OneNote – na zaznamenávanie nápadov, rešerší a informácií.
-
Tímovú lokalitu SharePoint – centrálny ukladací priestor informácií, prepojení a obsahu, ktorý sa týka skupiny.
-
Plánovač – na priraďovanie a spravovanie projektových úloh medzi členmi skupiny.
K týmto nástrojom máte prístup prostredníctvom Yammera v prehliadači alebo pomocou aplikácie Yammer v systéme iOS, Android alebo Windows Phone.
Keď skupina stratí svoj pôvodný účel, môžete ju odstrániť, aby sa uvoľnili systémové prostriedky a skupina sa ďalej nezobrazovala v zoznamoch. Pozrite tému Odstránenie skupiny. Ak nechcete, aby ste si museli pamätať potrebu odstránenia zastaraných skupín, správca môže nastaviť politiky uplynutia platnosti, ktoré spôsobia uplynutie platnosti starých skupín a ich automatické odstránenie po uplynutí určeného časového obdobia. Pozrite si tému: Politika uplynutia platnosti skupín Microsoft 365.
Poznámka: Obsah na tejto karte je určený pre správcov.
Existujú tri primárne modely zriaďovaniaSkupiny v Microsoft 365: Otvorené, VEDENÉ IT alebo Riadené. Každý má svoje výhody.
Model zriaďovania |
Výhody |
---|---|
Otvorené (predvolená možnosť) |
Používatelia môžu vytvárať vlastné skupiny podľa potreby bez toho, aby museli čakať, alebo obťažovať oddelenie IT |
Vedené IT |
Používatelia požiadajú o skupinu oddelenie IT. Oddelenie IT im pomôže pri výbere najlepších nástrojov spolupráce podľa ich potrieb |
Kontrolované |
Vytváranie skupín je obmedzené na konkrétnych ľudí, tímy alebo služby (pozrite si tému: Riadenie osôb, ktoré môžu vytvárať Skupiny v Microsoft 365) |
Ak chcete ovládať spôsob pomenovania Skupiny v Microsoft 365, môžete pomocou politiky pomenovania vynútiť, aby názvy skupín dodržiavali určité normy vrátane predpony alebo prípon, ako aj blokovania nevhodných názvov. Pozrite si tému Politika pomenovania skupín Microsoft 365, kde nájdete ďalšie informácie.
Každá skupina má aspoň jedného vlastníka, ktorý môže pridávať alebo odoberať členov a vykonávať základnú správu skupiny a jej obsahu. Zvyčajne to vlastník urobí v Outlook. Pozrite si tému: Pridanie a odobratie členov skupiny v Outlooku. Ak vlastník skupiny (alebo vlastníci) z akéhokoľvek dôvodu organizáciu opustí, správca môže skupine priradiť nového vlastníka. Pozrite si tému Priradenie nového vlastníka k osamotenej skupine.
Okrem toho, ak máte povolenia správcu Exchange Online môžete spravovať svoje skupiny z centra Microsoft 365 Spravovanie (pozrite si tému Správa členstva v skupine v Centrum spravovania služby Microsoft 365) alebo z prostredia PowerShell (pozrite si tému Správa Skupiny v Microsoft 365 pomocou prostredia PowerShell.
Niekedy sa môže stať, že chcete odstrániť skupinu z nájomníka. Informácie o odstránení skupiny nájdete v téme Odstránenie skupiny. Ak sa skupina omylom odstráni, správcovia môžu túto skupinu obnoviť až na 30 dní. Pozrite si tému: Obnovenie odstránenej skupiny v Microsoft 365.
Ak uprednostňujete automatizovanejší spôsob spravovania životného cyklu Skupiny v Microsoft 365, môžete použiť politiky uplynutia platnosti na uplynutie platnosti skupín v určitom časovom intervale. Vlastníci skupiny dostanú e-mail 30, 15 a 1 deň pred uplynutím platnosti skupiny, ktorý im umožní jednoducho obnoviť skupinu, ak je stále potrebná. Pozrite si tému: Politika uplynutia platnosti skupín Microsoft 365.
Obmedzenia skupín
Maximum... |
Maximálny počet |
Vlastníci skupiny |
100 |
Skupiny, ktoré môže používateľ vytvoriť |
250 |
Skupiny, ktoré môže vytvoriť správca |
Do predvoleného obmedzenia 500 tis. nájomníkov |
Členovia |
Viac ako 1 000, ale iba 1 000 má prístup k skupinovým konverzáciám naraz. Používatelia si môžu všimnúť oneskorenia pri prístupe ku kalendáru a konverzáciám vo veľmi veľkých skupinách v Outlook |
Počet skupín, v ktorých môže používateľ byť členom |
1 000 |
Úložisko súborov |
1 TB + 10 GB na používateľa s predplatným + akýkoľvek zakúpený dodatočný ukladací priestor. Môžete si kúpiť neobmedzené množstvo ďalšieho ukladacieho priestoru. |
Veľkosť poštovej schránky skupiny |
50 GB |
Predvolený maximálny počet skupín, ktoré môže mať organizácia Microsoft 365, je momentálne 500 000.
Ak plánujete používať funkciu Group Wiriteback z nástroja Azure Active Directory Connect, maximálna dĺžka je 448 znakov, pokiaľ ide o atribút Popis.Ďalšie informácie o ukladacom priestore SharePointu Online nájdete v téme Limity SharePointu Online a SharePoint Online: hranice a limity softvéru.
Skupiny v Microsoft 365 môžete spravovať efektívnejšie, keď máte informácie o používaní skupín. Centrum Microsoft 365 Spravovanie obsahuje nástroj na vytváranie zostáv, ktorý umožňuje zobraziť informácie, ako je napríklad používanie ukladacieho priestoru, počet aktívnych skupín a dokonca aj to, ako vaši používatelia skupiny používajú. Pozrite si tému: Zostavy služby Microsoft 365 v centre spravovania a získate ďalšie informácie.
Skupiny v Microsoft 365 poskytuje množstvo nástrojov na dodržiavanie súladu, ochranu informácií a eDiscovery.