Skupiny v Microsoft 365 v Outlooku ponúkajú výkonné riešenie komunikácie a spolupráce s ľuďmi v rámci spoločnosti aj mimo nej. Vytvorte skupinu na zdieľanie priečinka doručenej pošty, kalendára, OneDrivu, lokality SharePoint, onenotového poznámkového bloku a ďalších. Môžete tiež pozvať hostí mimo vašej spoločnosti, aby mohli spolupracovať pomocou rovnakých zdrojov.
Keď vytvoríte Skupina v balíku Microsoft 365, Outlook automaticky vytvorí zdieľanú Outlook doručenú poštu, zdieľaný kalendár a knižnicu dokumentov na spoluprácu na súboroch. Môžete tiež vytvoriť Microsoft Team a integrovať úlohy s Planner v aplikácii Teams. Manuálneho priraďovania povolení k všetkým týmto zdrojom sa nemusíte obávať, pretože pridaním členov do skupiny sa im automaticky dajú potrebné povolenia na nástroje, ktoré skupina poskytuje.
Skupiny v Microsoft 365 poskytnúť členom:
-
Zdieľaný priečinok doručenej pošty – kde prebiehajú konverzácie, ktoré tradične vediete v distribučných zoznamoch. Tento zdieľaný priečinok doručenej pošty je plne prehľadateľný, takže vytvára živý archív správ skupiny. Noví členovia skupiny môžu vyhľadávať alebo sa posúvať späť v histórii a rýchlo sa orientovať v tom, čo bolo predtým uverejnené v skupine. Pozrite si tému: Odoslanie e-mailu skupine v Outlooku.
-
Knižnica zdieľaných súborov – skupina má knižnicu súborov SharePointu, kde môžu používatelia ukladať, zdieľať a spolupracovať na dokumentoch, zošitoch, prezentáciách, obrázkoch alebo akomkoľvek inom druhu súboru, na ktorom musia pracovať. Pozrite si tému: Zdieľanie súborov so skupinou v Outlooku.
-
Zdieľaný kalendár – skupina získa zdieľaný kalendár na uverejnenie udalostí súvisiacich so skupinou. Každý člen, ktorý sa prihlásil do skupiny, je automaticky pozvaný na udalosti uverejnené v kalendári, aby sa tieto udalosti mohli v prípade potreby zobraziť aj v ich osobných kalendároch. Pozrite si tému: Použitie kalendára skupiny v Outlooku na plánovanie a úpravu udalostí.
-
Zdieľaný onenotový poznámkový blok – skupina automaticky obsahuje zdieľaný onenotový poznámkový blok, v ktorom môžu členovia skupiny zhromažďovať informácie a spolupracovať na nich. Mnohé skupiny používajú poznámkový blok na vytvorenie živého wiki s najčastejšími otázkami a ďalšími zdrojmi.
-
Hosťovský prístup – predtým ste do distribučných skupín mohli pridať externé kontakty, ale jediné, čo dostali, bol e-mail. So skupinami môžete hosťom ponúknuť prístup k e-mailovým konverzáciám, súborom a dokonca aj k zdieľanému onenotovému poznámkovému bloku. Pozrite si tému: Používajte Skupiny v Outlooku ako hosť.
-
Obsah je rozpoznateľný – Skupiny v Outlooku sú predvolene verejné, čo znamená, že ostatní používatelia vo vašej organizácii ich môžu jednoducho vyhľadať a pripojiť sa k nim alebo skontrolovať materiály v skupine. Ak je obsah skupiny citlivejší, môžete prepnúť skupinu na súkromnú, čím sa obsah skryje pred nečlenmi a vlastník skupiny musí schváliť všetky žiadosti o pripojenie.
-
Samoobslužné vytváranie – IT sa nemusí zabŕdnuť do žiadostí používateľov o vytvorenie skupín. Používatelia môžu podľa potreby vytvárať vlastné skupiny. Ak chcete určiť, ktorí používatelia vo vašej organizácii môžu vytvárať skupiny, pozrite si tému: Určenie osôb, ktoré môžu vytvárať Skupiny v Microsoft 365.
Spravovanie skupín
Microsoft 365 ponúka množstvo užitočných nástrojov a možností jednoduchšieho spravovania a spravovania skupín.
Tip: Skupiny v Microsoft 365 záložiek – bežné úlohy na jednoduchý prístup k informáciám správcu o vytváraní skupín, delegovaní, správe e-mailov, toku pošty, obnovení a užitočných skriptoch.
Mať adresár pod kontrolou je problém každého správcu. Tu je niekoľko nástrojov, ktoré Microsoft 365 ponúka, aby ste to uľahčili:
-
Politiky pomenovania – politiky pomenovania umožňujú definovať, čo sú a čo nie sú prijateľné názvy skupín. To bráni používateľom dávať znevažujúce alebo zakázané názvy skupinám. Okrem toho môžete v názvoch skupín vynútiť štandardné predpony alebo prípony spoločnosti.
Dynamické členstvo – dynamické členstvo umožňuje nastaviť členstvo v skupine podľa pravidla, ktoré pridáva (alebo odstraňuje) členov skupiny na základe metaúdajov (napríklad oddelenia alebo roly) v službe Active Directory. Ďalšie informácie o vytváraní dynamického členstva nájdete v téme Používanie atribútov na vytvorenie rozšírených pravidiel .
-
Skryté členstvo – Ak máte dôvod chcieť, aby bolo členstvo v skupine dôverné, napríklad ak sú členmi študenti, môžete členstvo skryť pred externými stranami.
-
Povolenia na vytváranie – vo vašej organizácii môžu existovať ľudia, ktorým nechcete dať možnosť vytvárať nové skupiny. Existuje niekoľko spôsobov spravovania povolení na vytváranie v adresári. Pozrite si tému Správa vytvárania skupín v Microsoft 365.
-
Denníky auditu – Môžete mať väčšiu dôveru, vďaka čomu môžu používatelia vytvárať skupiny a spravovať členstvo v skupine, pretože Microsoft 365 Skupiny denníky auditu umožňujú zistiť, kto vytvoril alebo odstránil konkrétnu skupinu alebo vykonal zmeny v členstve v skupine. Pozrite si tému: Prehľadať denník auditu v Centre zabezpečenia & služby Microsoft 365.
Správa doručovania vám poskytuje niekoľko spôsobov, ako spracovať spôsob odoslania alebo prijatia správ skupinou. Okrem toho existujú nástroje na monitorovanie toku týchto správ. Ďalšie informácie nájdete v téme Skupiny v Microsoft 365 – bežné úlohy.
-
Odoslať ako alebo Odoslať v mene – tieto nastavenia umožňujú zadaným používateľom odosielať e-maily tak, ako keby pochádzali zo skupiny alebo boli v jej mene.
-
Obmedzenia odosielateľa – tieto nastavenia umožňujú určiť, kto má povolené odosielať správy skupine. Skupinu možno nakonfigurovať tak, aby povoľovala e-maily od externých strán, ale možno budete chcieť túto možnosť obmedziť len na konkrétne osoby mimo tejto skupiny.
-
Podpora pre externých používateľov – pozvaním hostí do skupiny ich môžete zahrnúť do e-mailových konverzácií v skupine. Informácie o pridávaní hostí nájdete v téme Pridanie hostí do Skupiny v Outlooku.
-
Pravidlá prenosu – pravidlá prenosu fungujú pre skupiny rovnako ako v prípade servera Exchange. Pravidlá môžu vyhľadávať správy, ktoré spĺňajú konkrétne podmienky, a potom môžu s týmito správami vykonať akciu.
-
E-mailové tipy – e-mailové tipy sú informatívne správy, ktoré sa zobrazujú používateľom počas vytvárania správy. Môžu pomôcť obmedziť oznámenia o nedoručení tým, že používateľovi upozorňujú, či ich správa pravdepodobne smeruje externým stranám alebo prekročí kvóty správ.
-
Viacero adries servera proxy – skupina môže mať aliasy rovnako ako poštová schránka používateľa. Ďalšie adresy servera proxy môžu byť užitočné na prijímanie správ odoslaných na iné aliasy alebo na jednoduchšie dosiahnutie skupiny s dlhým alebo ťažko napísaným názvom. Ďalšie informácie nájdete v téme Výber domény, ktorá sa má použiť pri vytváraní skupín v Microsoft 365
-
Maximálna veľkosť odosielania a prijímania – tieto kvóty môžu pomôcť znížiť problémy s prijímaním (alebo odosielaním) mimoriadne veľkých správ skupiny s cieľom lepšie spravovať požiadavky na ukladací priestor a šírku pásma.
Microsoft 365 tiež poskytuje niekoľko nástrojov na správu druhu obsahu, ktorý sa zdieľa vo vašej skupine. Ďalšie informácie nájdete v téme Skupiny v Microsoft 365 – bežné úlohy.
-
Pokyny na používanie – budete môcť definovať pokyny na používanie pre Microsoft 365 Skupiny – aby ste používateľov informovali o najvhodnejších postupoch, ktoré pomáhajú udržiavať ich skupiny efektívne a vzdelávať ich o interných politikách obsahu.
-
Klasifikácia údajov – budete môcť vytvoriť prispôsobiteľný systém klasifikácie údajov pre Microsoft 365 Skupiny, ktorý umožňuje oddelenie skupín podľa typu politiky (napr. neutajované, "podnikové dôverné" alebo "prísne tajné"). Týmto spôsobom môžu vaše skupiny zobrazovať politiky iného obsahu vo vašej organizácii. Rozšíriteľná politika umožňuje vašej organizácii nakonfigurovať koncový bod, ktorý sa vyvolá pri každom vytvorení alebo zmene skupiny, a potom môžete implementovať vlastné politiky na vytvorenie alebo zmenu skupiny.
Všetky Microsoft 365 predplatné, ktoré má Exchange Online a SharePoint Online, budú podporovať skupiny. Patria sem plány Business Essentials a Business Premium a plány Enterprise E1, E3 a E5.
Ak máte plán len na serveri Exchange, zdieľaný priečinok doručenej pošty a zdieľané funkcie kalendára skupín v Outlooku môžete získať, ale nebudete mať k dispozícii knižnicu dokumentov, Planner ani žiadne ďalšie možnosti.
Používatelia sú so zmenami niekedy nepríjemní, preto je dôležité komunikovať s existujúcimi členmi distribučných zoznamov, aby vedeli, čo môžu očakávať. Tu sú niektoré informácie, ktoré by ste mali zahrnúť do tejto správy, spolu s niekoľkými odpoveďami, ktoré môžu byť užitočné:
Čo je Skupiny v Outlooku?
Microsoft 365 skupiny v Outlooku sú jedným riešením spolupráce pre tímy alebo skupiny, ktoré chcú miesto na zdieľanie diskusií, súborov, kalendárov a poznámok jednotným spôsobom, ktorý sa dá ľahko nájsť. Pravdepodobne najlepšou funkciou je, že priečinok doručenej pošty skupiny uchováva históriu diskusií, vďaka čomu môžete jednoducho vyhľadávať v predchádzajúcich diskusiách.
Ďalšie informácie nájdete v Skupiny prostredí Outlooku.
Prečo robíme túto zmenu?
Ľudia často požadovali možnosť vyhľadávať správy uverejnené v distribučnom zozname, aby sa našli informácie, o ktorých sa diskutovalo v minulosti. Inovácia distribučného zoznamu na skupinu znamená, že ľudia sa nemusia znova a znova pýtať rovnaké otázky ani na ne odpovedať.
Nová skupina bude tiež obsahovať kalendár pre udalosti našej skupiny, knižnicu zdieľaných súborov a onenotový poznámkový blok, kde môžeme spolupracovať a zhromažďovať informácie pre budúce použitie.
Musím urobiť niečo, aby som sa pripojil k tejto skupine, ak som už bol členom distribučného zoznamu?
Nie, ak ste už boli členom distribučného zoznamu, automaticky budete členom novej skupiny.
Ako získam prístup k novej skupine v Outlooku? A čo Outlook na webe?
Ak chcete získať prístup k novej skupine v Outlooku, jednoducho prejdite do kategórie Skupiny v dolnej časti navigačnej tably vľavo. Ak túto skupinu často považujete za obľúbenú, kliknite na ňu pravým tlačidlom myši a vyberte položku Zobraziť ako obľúbenú.
Okrem toho sú k dispozícii bezplatní mobilní klienti pre Microsoft 365 Skupiny k dispozícii na každej mobilnej platforme (iOS, Android atď.), aby ste mali k skupine jednoduchý prístup aj na cestách.
Nemôžem stále len odosielať e-maily?
Áno samozrejme. Rovnaký e-mailového aliasu, ktorý ste použili v distribučnom zozname, bude aj naďalej fungovať aj pre skupinu v Outlooku.
Tiež...
Nezabudnite im oznámiť, kedy dôjde k tejto zmene, a koho by mali kontaktovať, ak majú ďalšie otázky.
Spoločnosť Microsoft neposkytuje nástroj na konvertovanie zdieľanej poštovej schránky na skupinu v Microsoft 365 alebo naopak. Distribučné zoznamy však môžete inovovať na skupiny v Microsoft 365. Je to skvelý spôsob, ako poskytnúť distribučným zoznamom vašej organizácie všetky funkcie a funkcie skupín v Microsoft 365. Ďalšie informácie nájdete v téme Skupiny v Microsoft 365 – bežné úlohy.
Ktoré distribučné zoznamy nie je možné inovovať na skupiny v Microsoft 365?
Inovovať môžete iba cloudové, jednoduché, nevnorené distribučné zoznamy na skupiny v Microsoft 365. Pozrite si tému Distribučné zoznamy nie je možné inovovať na skupiny v Microsoft 365.
Po inovácii distribučnej skupiny na skupinuMicrosoft 365 je potrebné vykonať niekoľko následných úloh, aby ste zabezpečili plynulý priebeh.
-
Spracovanie s používateľmi – okamžite po dokončení inovácie sa s nimi informujte a potom znova o niekoľko dní neskôr. To, že počúvate a reagujete na akékoľvek otázky, ktoré môžu mať, bude mať za sebou dlhú cestu k tomu, aby boli spokojní a spokojní so zmenou.
-
Monitorovanie zostáv rezervovania – portál Microsoft 365 Spravovanie Portal obsahuje niekoľko dobrých zostáv, ktoré vám môžu ukázať, koľko používateľov skupinu používa, ako často a aké funkcie používajú. Tieto zostavy vám môžu pomôcť navrhnúť sledovanie a školenie používateľov, ako aj zvýrazniť, kde používatelia získavajú z novej skupiny najväčšiu hodnotu. Pozrite si tému: Výkazy aktivít v Centrum spravovania služby Microsoft 365.
-
Podeľte sa o svoje skúsenosti – informujte ostatné tímy vo vašej spoločnosti, že ste inovovali distribučnú skupinu a aké kroky ste vykonali, aby bola úspešná. Zdieľanie týchto informácií môže pomôcť ostatným tímom sledovať váš príklad a úspešne inovovať ich vlastné.
Máte otázky týkajúce sa Skupiny v Microsoft 365? Navštívte Skupiny v Microsoft 365 Tech Community.
Tip: Predvolene môžu skupiny v Microsoft 365 vytvárať všetci používatelia. Ďalšie informácie nájdete v časti Spravovanie používateľov, ktorí môžu vytvárať Skupiny v Microsoft 365.
Môžete vytvoriť Skupiny v Microsoft 365 z rôznych nástrojov vrátane nástrojov Outlook, Outlook na webe, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams a ďalších. To, od ktorého nástroja sa rozhodnete začať, závisí od typu skupiny, s ktorou pracujete. Napríklad v spoločnosti Microsoft máme tendenciu začínať od Outlook, keď vytvárame skupinu usporiadanú okolo e-mailu a kalendára. Ak je skupina určená na celopodnikovú komunikáciu, zvyčajne začíname s Viva Engage. Na účely chatovej spolupráce by sme začali našu skupinu z aplikácie Microsoft Teams.
Osoby mimo vašej organizácie nemôžu zobraziť ani získať prístup k verejným skupinám ani súkromným skupinám, pokiaľ tieto osoby neboli špeciálne pozvané ako hostia. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie hostí do Skupiny v Outlooku.
Spravovanie vlastníkov, členov a hostí
Vlastníci skupiny sú moderátormi skupiny. Môžu pridávať alebo odstraňovať členov a mať jedinečné povolenia, ako je napríklad možnosť odstrániť konverzácie zo zdieľaného priečinka doručenej pošty alebo zmeniť rôzne nastavenia skupiny. Vlastníci skupiny môžu skupinu premenovať, aktualizovať popis alebo obrázok atď. Ak poznáte roly SharePointu, vlastníkom skupiny je správca kolekcie lokalít.
Tip: Ak je to možné, najvhodnejšie je mať aspoň dvoch vlastníkov skupiny. Ak jeden vlastník nie je k dispozícii, druhý môže v skupine vykonávať zmeny.
Členovia skupiny sú bežní používatelia vo vašej organizácii, ktorí používajú skupinu na spoluprácu. Majú prístup ku všetkému v skupine, ale nemôžu meniť nastavenia skupiny. Vo svete SharePointu sú členmi lokality. Informácie o pridávaní alebo odstraňovaní členov skupiny nájdete v téme Pridanie, úprava a odstránenie členov Skupiny v Outlooku.
Hostia sú ako členovia skupiny, ale sú mimo vašej organizácie. Predvolene môžu používatelia pozvať hostí, aby sa pripojili k skupine, a toto nastavenie môžete ovládať. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie hostí do Skupiny v Outlooku.
Používanie aplikácie Microsoft Teams pre trvalý chatový pracovný priestor
Vynikajúcim spôsobom, ako zostať v kontakte so svojou skupinou, je Microsoft Teams. Microsoft Teams je vnútorná slučka pre váš tím – trvalý chatový pracovný priestor, v ktorom môžete viesť neformálne konverzácie v reálnom čase okolo veľmi zameraných tém alebo konkrétnych podskupstiev v rámci skupiny. Hoci integrácia aplikácie Teams neprichádza automaticky, môžete jednoducho vytvoriť skupinu Teams na základe skupiny v Microsoft 365.
Keď skupina stratí svoj zamýšľaný účel, môžete ju odstrániť, čím uvoľníte systémové prostriedky a odstránite skupinu zo zoznamu alebo zobrazenia. Ďalšie informácie nájdete v téme Úprava alebo odstránenie skupiny v Outlooku. Ak nechcete mať na pamäti odstránenie zastaraných skupín, správca môže nastaviť politiky uplynutia platnosti, ktoré spôsobia uplynutie platnosti starých skupín a automatické odstránenie po určitom časovom období. Pozrite tiež: Politika uplynutia platnosti skupiny v Microsoft 365.
Existujú tri primárne modely zriaďovaniaSkupiny v Microsoft 365: Otvorené, VEDENÉ IT alebo Riadené. Každý z nich má svoje výhody.
|
Model |
Výhody |
|---|---|
|
Otvoriť (predvolené) |
Používatelia si môžu podľa potreby vytvoriť vlastné skupiny bez toho, aby museli čakať alebo obťažovať IT |
|
VEDENÉ IT |
Používatelia požiadajú o skupinu z IT. IT ich môže sprevádzať pri výbere najlepších nástrojov na spoluprácu podľa ich potrieb |
|
Kontrolovaný |
Vytváranie skupín je obmedzené na konkrétnych ľudí, tímy alebo služby (pozrite si tému: Riadenie osôb, ktoré môžu vytvárať Skupiny v Microsoft 365) |
Ak chcete ovládať spôsob pomenovania Skupiny v Microsoft 365, môžete pomocou politiky pomenovania vynútiť, aby názvy skupín dodržiavali určité normy vrátane predpony alebo prípon, ako aj blokovania nevhodných názvov. Ďalšie informácie nájdete v téme Skupiny v Microsoft 365 Politika pomenovania.
Každá skupina má aspoň jedného vlastníka , ktorý môže pridávať alebo odstraňovať členov a vykonávať základné liečenie skupiny a jej obsahu. Ak vlastník skupiny (alebo vlastníci) z akéhokoľvek dôvodu organizáciu opustí, správca môže skupine priradiť nového vlastníka . Pozrite si tému Priradenie nového vlastníka k osamotenej skupine.
Okrem toho, ak máte povolenia správcu Exchange Online môžete spravovať svoje skupiny z centra Microsoft 365 Spravovanie (pozrite si tému Správa členstva v skupine v Centrum spravovania služby Microsoft 365) alebo z prostredia PowerShell (pozrite si tému Správa Skupiny v Microsoft 365 pomocou prostredia PowerShell.
Môže sa stať, že budete chcieť odstrániť skupinu z nájomníka. Informácie o odstránení skupiny nájdete v téme: Odstránenie skupiny v Outlooku. Ak sa skupina omylom odstráni, správcovia môžu túto skupinu obnoviť až na 30 dní. Pozrite si tému: Obnovenie odstránenej skupiny v Microsoft 365.
Ak uprednostňujete automatizovanejší spôsob spravovania životného cyklu Skupiny v Microsoft 365, môžete použiť politiky uplynutia platnosti na uplynutie platnosti skupín v určitom časovom intervale. Vlastníci skupiny dostanú e-mail 30, 15 a 1 deň pred uplynutím platnosti skupiny, ktorý im umožní jednoducho obnoviť skupinu, ak je stále potrebná. Pozrite si tému: Politika uplynutia platnosti skupiny v Microsoft 365.
Obmedzenia skupín v Microsoft 365
Obmedzenia skupín nájdete v časti Prehľad Skupiny v Microsoft 365 pre správcov.
Ak plánujete použiť funkciu Group Writeback z nástroja Azure Active Directory Connect, maximálna dĺžka je 448 znakov súvisiacich s atribútom Description.
Ďalšie informácie o ukladacom priestore SharePointu Online nájdete v téme Obmedzenia SharePointu Online.
Spravovanie Skupiny v Microsoft 365 je efektívnejšie, keď máte informácie o používaní Skupiny. Centrum Microsoft 365 Spravovanie obsahuje nástroj na vytváranie zostáv, ktorý umožňuje zobraziť informácie, ako je napríklad používanie ukladacieho priestoru, počet aktívnych Skupiny a dokonca aj to, ako vaši používatelia používajú Skupiny. Ďalšie informácie nájdete v témach: Zostavy služby Microsoft 365 v Centre spravovania .
Skupiny v Microsoft 365 poskytuje množstvo nástrojov na dodržiavanie súladu, ochranu informácií a eDiscovery.
