Aký je rozdiel medzi skupinou v Microsoft 365 a zoznamom kontaktov v Outlooku?

Zoznam kontaktov alebo distribučný zoznam je kolekcia e-mailových adries, ktoré sa používajú na odosielanie správ alebo pozvánok na schôdze mnohým ľuďom naraz. Zistite, ako vytvoriť, upraviť alebo odstrániť zoznam kontaktov v Outlooku.

Skupina v balíku Microsoft 365 v Outlooku spĺňa tieto jednoduché potreby a poskytuje množstvo zdieľaných zdrojov, ku ktorým sú členovia skupiny automaticky priradení pri vytvorení skupiny.

Nástroje na zdieľanie a komunikáciu, ktoré sú súčasťou Skupiny v Microsoft 365

Pri nastavovaní skupinyMicrosoft 365 v Outlooku môžete vybrať skupinu ľudí, s ktorými chcete spolupracovať, a jednoducho nastaviť kolekciu prostriedkov, ktoré budú títo ľudia zdieľať. Manuálneho priraďovania povolení k všetkým týmto prostriedkom sa nemusíte obávať, pretože pridaním členov do skupiny sa automaticky udelia potrebné povolenia pre nástroje, ktoré skupina poskytuje.

Tu je niekoľko funkcií, vďaka ktorým sú skupiny výkonnejším riešením ako e-mailové distribučné zoznamy:

Zdieľaná doručená pošta – miesto, kde prebiehajú konverzácie, ktoré máte tradične v distribučných zoznamoch. Tento zdieľaný priečinok doručenej pošty je možné vyhľadávať tak, aby sa vytvoril živý archív správ skupiny. Nový členovia skupiny môžu vyhľadávať alebo prejsť späť do histórie a v rýchlosti si pozrieť, čo sa predtým v skupine uverejnilo. Pozrite si tému: Zapojenie do skupinovej konverzácie v Outlooku.

Tip: Ak používatelia aj naďalej chcú zobraziť skupinové správy vo svojom osobnom priečinku doručenej pošty podobne ako s distribučným zoznamom, stačí sa prihlásiť do skupiny kliknutím na tlačidlo Členstvo na páse s nástrojmi v Outlooku.
Knižnica zdieľaných súborov – skupina má knižnicu súborov lokality SharePoint, kde môžu používatelia ukladať, zdieľať a spolupracovať na dokumentoch, zošitoch, prezentáciách, obrázkoch alebo akomkoľvek inom druhu súborov. Pozrite si tému: Zdieľanie súborov so skupinou v Outlooku.
Zdieľaný kalendár – skupina získa zdieľaný kalendár na uverejňovanie udalostí súvisiacich so skupinou. Každý člen, ktorý sa prihlásil do skupiny, bude automaticky pozvaný na udalosti uverejnené v kalendári, aby sa tieto udalosti mohli prípadne zobraziť aj v osobnom kalendári používateľa. Pozrite si tému: Použitie kalendára skupiny v Outlooku na plánovanie a úpravu udalostí.
Zdieľaný onenotový poznámkový blok – skupina automaticky získa zdieľaný onenotový poznámkový blok, kde členovia skupiny môžu zhromažďovať informácie a spolupracovať na nich. Veľa skupín používa poznámkový blok na vytvorenie živej stránky wiki s najčastejšími otázkami a ďalšími zdrojmi. Pozrite si tému: OneNote: Začíname.
Hosťovský prístup – predtým bolo možné do distribučných skupín pridať externé kontakty, ale jediné, k čomu mali prístup, bol e-mail. V skupinách môžete hosťom ponúknuť prístup k e-mailovým konverzáciám, súborom, a dokonca aj k zdieľanému onenotovému poznámkovému bloku. Pozrite si tému: Pridanie hostí do Skupiny v Outlooku.
Obsah je viditeľný – skupiny v Outlooku sú predvolene verejné, čo znamená, že ostatní používatelia vo vašej organizácii ich jednoducho objavia a pripoja sa do nich alebo skontrolujú materiály v skupine. Ak je obsah skupiny citlivejší, môžete skupinu prepnúť na súkromnú, čím sa obsah skryje pred nečlenmi a vlastník skupiny musí schváliť všetky žiadosti o pripojenie.
Samoobslužné vytváranie – IT sa nemusí zabŕdnuť do žiadostí používateľov o vytvorenie skupín. Používatelia môžu vytvárať svoje vlastné skupiny podľa potreby. Ak chcete určiť, ktorí používatelia vo vašej organizácii môžu vytvárať skupiny, pozrite si tému: Určenie osôb, ktoré môžu vytvárať Skupiny v Microsoft 365.

Správa skupín

Microsoft 365 ponúka množstvo užitočných nástrojov a možností jednoduchšieho spravovania a spravovania skupín. Ďalšie informácie nájdete v príručke pre správcov Skupiny v Microsoft 365 v Outlooku.