Skupina v balíku Microsoft 365 uľahčuje zdieľanie súborov zahrnutím vyhradenej knižnice, ktorá je hlavným miestom na ukladanie všetkých súborov skupiny.
Keď vytvoríte súbor alebo priečinok v knižnici skupiny, všetci členovia skupiny k nemu budú mať prístup. Keď do skupiny pridáte nových členov vrátane hostí (externých používateľov), aj oni budú mať prístup k súborom. Členovia skupiny majú predvolene prístup na zobrazenie a úpravy súborov, zatiaľ čo všetci ostatní v organizácii majú prístup na zobrazenie.
So skupinami v Outlooku môžete jednoducho spolupracovať a zdieľať dokumenty a ďalšie súbory s členmi skupiny.
-
Naposledy použité zobrazenie zobrazuje všetky dokumenty skupiny – zobrazenie naposledy použitých súborov poskytuje prístup ku všetkým súborom zdieľaným so skupinou vrátane súborov zdieľaných ako prílohy e-mailu, súborov uložených v knižnici dokumentov SharePointu skupiny a súborov zdieľaných z OneDrivu alebo iných knižníc dokumentov SharePointu.
-
Spolutvorba a rýchla komunikácia o aktualizáciách – upravte dokument a odpovedajte e-mailom vedľa seba v Outlooku. Ak chcete aktualizovať dokument a komunikovať o zmenách s kolegami, nemusíte prepínať kontexty.
-
Rýchly prístup k e-mailu súvisiacemu so súborom – získajte prístup k súboru, ktorý s vami niekto zdieľal e-mailom, namiesto posúvania sa v priečinku doručenej pošty skupiny.
Poznámka: Tieto funkcie sú k dispozícii len pre jednotlivcov, ktorí používajú pracovné alebo školské konto s oprávňujúcim predplatným Microsoft 365.
Zdieľanie súborov v skupine vnový Outlook
-
Otvorte nový Outlook.
-
Skupiny možno nájsť dvomi spôsobmi:
-
Vyberte Skupiny na paneli aplikácií, ktorý sa nachádza v ľavej časti okna.
-
V zozname priečinkov poštovej schránky vyberte položku Prejsť na Skupiny
-
-
Na ľavej table v časti Skupiny vyberte skupinu, v ktorej chcete zdieľať súbory.
Priloženie zdieľaného súboru k e-mailovej správe
-
Otvorte klasický Outlook. Skupinu môžete nájsť dvomi spôsobmi.
-
Na navigačnom paneli vyberte položku Ďalšie aplikácie > Skupiny. (Ak chcete pripnúť, kliknite pravým tlačidlom myši
Z Skupiny Domov môžete vidieť všetky svoje skupiny naraz.
-
V zozname priečinkov poštovej schránky v časti Skupiny vyberte skupinu.
-
-
V skupine začnite konverzáciu.
-
Vyberte položku Priložiť súbor.
-
Vyberte zdroj súboru. Možnosti zahŕňajú naposledy použité súbory, webové umiestnenia a tento počítač. Webové umiestnenia zahŕňajú One Drive, lokality SharePoint, skupinové súbory a ďalšie zdroje.
-
Ak sa rozhodnete pre webové umiestnenie, vyberte položku Priložiť ako kópiu alebo zdieľať ako prepojenie na OneDrive. Priložením ako kópie získa každý príjemca vlastnú kópiu súboru na revíziu. Zdieľanie prepojenia na OneDrive umožňuje členom skupiny zobraziť najnovšie zmeny a spolutvorbu v reálnom čase
-
Ak vyberiete súbor z počítača, priloží sa ako kópia.
-
Prístup k súborom
Ak chcete získať prístup k súborom v klientovi Outlook na webe, kliknite na položku Súbory v hlavičke skupiny.
V tomto zobrazení sa zobrazia dve sekcie: Nedávne a Dokumenty. Posledná sekcia zobrazuje 5 najnovších súborov zdieľaných v skupine. Tieto súbory zahŕňajú súbory, ktoré sa zdieľali ako prílohy v správach uverejnených v zdieľanom priečinku doručenej pošty, ako aj súbory zdieľané skupine z OneDrivu alebo SharePointu. Súbory sa zoraďujú v chronologickom poradí podľa toho, kedy boli naposledy zdieľané e-mailom, naposledy upravené alebo nahraté do knižnice. V časti Dokumenty sa zobrazujú všetky súbory a priečinky, ktoré sa nachádzajú na lokalite SharePoint skupiny v podobnej štruktúre súborov priečinkov.
Nahrávanie alebo vytváranie súborov
Ak chcete nahrať nový súbor do knižnice, kliknite na tlačidlo Nahrať na paneli s nástrojmi nad hlavičkou skupiny. Ak chcete vytvoriť nový súbor alebo priečinok, použite tlačidlo Nové v hlavičke skupiny a vyberte si z rozbaľovacieho zoznamu.
Odstránenie alebo premenovanie súborov
Súbor môžete jednoducho odstrániť alebo premenovať v zobrazení Dokumenty. Vyberte súbor, ktorý chcete odstrániť alebo premenovať v zozname Dokumenty, a na paneli s nástrojmi nad hlavičkou skupiny vyberte možnosť Odstrániť alebo premenovať podľa potreby. Ak sa súbor nachádzal v zobrazení Naposledy použité súbory pred odstránením, naposledy použité súbory sa po odstránení aktualizujú tak, aby odrážali zmenu.
Zdieľanie súborov
Jeho jednoduché zdieľanie súborov zo zobrazenia súborov v Outlook na webe. Ak chcete niektorý zo súborov z naposledy použitých súborov odoslať ako prílohu e-mailu, jednoducho kliknutím otvorte súbor a na páse s nástrojmi sa môžete rozhodnúť zdieľať e-mailom.
Ak chcete niektorý zo súborov zdieľať zo sekcie Dokumenty, jednoducho vyberte súbor a kliknutím na položku Zdieľať panel s nástrojmi nad hlavičkou skupiny ho zdieľajte. Zobrazí sa známe dialógové okno zdieľania a môžete vybrať ľudí, s ktorými ho chcete zdieľať.
Práca s prílohami e-mailu
Nové prostredie Súborov ponúka výkonný spôsob práce so súbormi priloženými k e-mailu. Keď sa odošle e-mail do zdieľaného priečinka doručenej pošty skupiny, ktorý obsahuje Word, Excel alebo powerpointovú prílohu, ktorú chcete upraviť, a odošlite ju pôvodnému autorovi:
-
Prejdite na položku Súbory, otvorte súbor a na páse s nástrojmi vyberte položku Upraviť a odpovedať .Súbor sa uloží do knižnice dokumentov SharePointu skupiny a otvorí sa v online verzii príslušnej aplikácie balíka Office.
-
E-mail s odpoveďou možno odoslať pôvodnému odosielateľovi s prepojením na uloženú kópiu súboru.
-
Po dokončení úprav pridajte svoje komentáre do e-mailu a kliknite na tlačidlo Odoslať.
Prechod do knižnice dokumentov SharePointu
Zobrazenie Súbory umožňuje zobraziť všetky súbory, ktoré existujú na lokalite SharePoint. Ak však chcete prejsť na lokalitu SharePoint, môžete prejsť na kartu skupiny alebo hlavičku skupiny. Vyberte položku ... v hlavičke Skupiny a vyberte položku Lokalita. Na lokalite vyberte položku Dokumenty a prejdite do knižnice dokumentov.
Pozrite tiež
Priloženie zdieľaného súboru k e-mailovej správe
-
V skupine začnite konverzáciu.
-
V dolnej časti tably konverzácie vyberte položku
-
Vyberte zdroj súboru. Možnosti zahŕňajú OneDrive, skupinové súbory, počítač a ďalšie zdroje.
-
Ak vyberiete OneDrive, vyberte položku Priložiť ako kópiu alebo zdieľať ako prepojenie na OneDrive. Priložením ako kópie získa každý príjemca vlastnú kópiu súboru na revíziu. Zdieľanie prepojenia na OneDrive umožňuje členom skupiny zobraziť najnovšie zmeny a spolutvorbu v reálnom čase
-
Ak ako zdroj vyberiete skupinu, vyberte súbor, ktorý chcete priložiť.
-
Ak ako zdroj vyberiete možnosť Počítač, vyberte položku Priložiť ako kópiu alebo Nahrať do skupinových súborov. Nahratie do skupinových súborov umožňuje členom skupiny zobraziť najnovšie zmeny a spolutvorbu v reálnom čase. Priložením ako kópie získa každý príjemca vlastnú kópiu súboru na revíziu.
-
Ak vyberiete iný zdroj, prihláste sa do daného zdroja a postupujte podľa pokynov.
-
Prístup k súborom
Ak chcete získať prístup k súborom v klientovi Outlook na webe, kliknite na položku Súbory v hlavičke skupín.
V tomto zobrazení sa zobrazia súbory nahraté do knižnice dokumentov skupiny. Zobrazia sa súbory, ktoré boli zdieľané ako prílohy v správach uverejnených v zdieľanom priečinku doručenej pošty, a súbory zdieľané skupine z OneDrivu alebo SharePointu. Súbory sa zoraďujú v chronologickom poradí podľa toho, kedy boli naposledy zdieľané e-mailom, naposledy upravené alebo nahraté do knižnice. Toto zoradenie nie je možné zmeniť, ale ak chcete súbory zobraziť v inom chronologickom poradí, prejdite do knižnice dokumentov SharePointu kliknutím na položku Prehľadávať knižnicu v pravom hornom rohu.
Poznámka: . URL adresa, . MSG a . Súbory ASPX sa nezobrazia v zobrazení knižnice dokumentov skupiny. Ak chcete tieto súbory zobraziť, prejdite do zobrazenia knižnice dokumentov SharePointu kliknutím na položku Prehľadávať knižnicu v pravom hornom rohu.
Ak chcete nahrať nový súbor do knižnice, stačí kliknúť na prepojenie Nahrať na paneli s nástrojmi nad zoznamom súborov. Ak chcete prehľadávať knižnicu súborov, jednoducho zadajte kľúčové slová do vyhľadávacieho poľa v ľavom hornom rohu okna a stlačte kláves Enter.
Odstránenie alebo premenovanie súborov
Ak chcete odstrániť alebo premenovať súbor, najprv prejdite do knižnice dokumentov SharePointu kliknutím na položku Prehľadávať knižnicu v pravom hornom rohu. Kliknite pravým tlačidlom myši na súbor, ktorý chcete odstrániť alebo premenovať, a podľa potreby vyberte položku Odstrániť alebo premenovať .
Práca s prílohami e-mailu
Nové prostredie súborov obsahuje nový výkonný spôsob práce so súbormi priloženými k e-mailu. Keď sa do zdieľaného priečinka doručenej pošty skupiny odošle e-mail obsahujúci prílohu Word, Excelu alebo PowerPointu, ktorú chcete upraviť, a odošlite ju pôvodnému autorovi, prejdite do časti Súbory, dvojitým kliknutím otvorte súbor a na páse s nástrojmi vyberte položku Upraviť a odpovedať. Súbor sa uloží v knižnici dokumentov SharePointu skupiny a otvorí sa v online verzii príslušnej aplikácie balíka Office. E-mail s odpoveďou sa odošle aj pôvodnému odosielateľovi s prepojením na uloženú kópiu súboru. Po dokončení úprav pridajte svoje komentáre do e-mailu a kliknite na tlačidlo Odoslať.
Prechod do knižnice SharePointu
Okrem vylepšení, ktoré sme už hovorili vyššie, sme zjednodušili aj priamy prístup do knižnice dokumentov SharePointu. Keď sa nachádzate v časti Súbory skupiny, v pravej hornej časti sa zobrazí možnosť Prehľadávať knižnicu . Kliknite na ňu a knižnica dokumentov SharePointu pre túto skupinu sa otvorí v prehliadači.
Uverejnenie súborov v knižnici skupiny
Vždy, keď uverejníte súbor v knižnici dokumentov skupiny, bude prístupný pre všetkých členov skupiny. Stačí ho presunúť z počítača do knižnice skupiny. Ďalšie informácie nájdete v téme Nahratie súborov do knižnice .
Ak sa súbor, ktorý chcete zdieľať, už nachádza v knižnici dokumentov, môžete ho ponechať na svojom mieste a pozvať doň skupinu.
Pozrite tiež
Informácie o skupinách v Microsoft 365
