Configurarea unui șablon particularizat pentru o bibliotecă SharePoint

Editarea șablonului de fișier implicit

1. Navigați la site-ul unde se află biblioteca.

2. În SharePoint Server, pe panglică, selectați fila Bibliotecă , apoi selectați Setări bibliotecă.

   Pentru SharePoint în Microsoft 365, selectați Setări , apoi selectați Setări bibliotecă.

3. Sub Setări generale, selectați Setări complexe.

   

4. În secțiunea Șablon document , sub câmpul URL șablon , selectați Editare șablon. Se întâmplă una dintre următoarele:

   Dacă site-ul dvs. face parte dintr-un abonament Microsoft 365, în acest moment, vi se poate solicita să introduceți numele de utilizator și parola abonamentului Microsoft 365.

   • Bibliotecă de documente    Șablonul se deschide într-o aplicație compatibilă cu SharePoint și care este asociată cu tipul de fișier al șablonului curent. De exemplu, Word se deschide dacă șablonul implicit este un șablon Word sau Excel se deschide dacă șablonul implicit este o foaie de lucru Excel.

   • Bibliotecă de formulare    Șablonul se deschide într-un program compatibil cu SharePoint, fie un program de proiectare a formularelor bazat pe XML, cum ar fi InfoPath, fie un editor XML.

     

   Notă: Dacă persoanele de pe site-ul dvs. au completat deja formulare care se bazau pe șablonul original, luați în considerare modul în care orice modificări ale șablonului pot afecta acele formulare. De exemplu, adăugarea unui câmp pe care utilizatorii trebuie să-l completeze poate cauza erori în formularele originale care au fost completate înainte de adăugarea câmpului.

5. Efectuați modificările dorite, apoi salvați șablonul. Pentru SharePoint în Microsoft 365, salvați șablonul cu un nume nou de fișier. Închideți programul dacă nu mai aveți nevoie de el deschis sau comutați la site-ul dvs.

   Notă: Pentru SharePoint în Microsoft 365, șablonul particularizat trebuie să aibă un alt nume de fișier decât cel implicit. Utilizați caracteristica Salvare ca a clientului pentru a salva fișierul în folderul Forms cu un nume nou de fișier. De exemplu, pentru Word, nu utilizați șablonul implicit de nume de fișier.dotx.

6. În funcție de programul de proiectare a formularului, poate fi necesar să republicați șablonul la biblioteca de pe site din programul dvs.

7. În site- ul dvs., în partea de jos a paginii Setări complexe bibliotecă de documente sau formulare și selectați OK.

Specificarea unui șablon de fișier particularizat

1. Creați și salvați șablonul particularizat într-un program compatibil cu SharePoint. Notați locația acestuia, apoi comutați la SharePoint.

   Notă: Dacă șablonul implicit de document este denumit altfel decât template.dotx, nu apare niciun șablon implicit în listă sau în bibliotecă.

2. Navigați la site-ul care conține biblioteca pentru care doriți să specificați un șablon particularizat.
   
   Opțiunea 1: (Din UX modern al bibliotecii)
   Opțiune nouă > Adăugare șablon
   
   
   
   2:

3. Pentru acest pas, trebuie să utilizați Internet Explorer. În SharePoint în Microsoft 365, în partea din dreapta sus, selectați Toate documentele, apoi selectați Vizualizare în Explorer.

   Pentru SharePoint Server, selectați fila Bibliotecă din panglică și, în grupul Conectare & Export , selectați Deschidere cu Explorer.

   Important: Dacă Explorer nu se deschide sau vedeți un mesaj de eroare, poate fi necesar să adăugați site-ul ca site de încredere în setările browserului. Pentru mai multe informații, consultați Deschiderea în Explorer sau Vizualizarea cu Explorer în SharePoint.

4. În Explorer, navigați pentru a găsi șablonul particularizat pe care l-ați creat.

5. Faceți clic dreapta pe fișier și, în meniul de comenzi rapide, selectați Copiere.

6. Selectați butonul Înapoi până când reveniți la bibliotecă, apoi selectați folderul Forms pentru a-l deschide.

7. Faceți clic dreapta într-o zonă necompletată din fereastra folderului și, în meniul de comenzi rapide, selectați Lipire.

8. Închideți Explorer și reveniți la site.

9. În partea stângă, selectați Conținut site.

10. Găsiți biblioteca de documente sub Conținut, treceți cu indicatorul peste nume, selectați punctele de suspensie (...), apoi selectați Setări.

    Dacă nu vedeți aceste comenzi, este posibil să fiți în versiunea clasică SharePoint. În acest caz, accesați biblioteca de documente și, pe panglică, selectați fila Bibliotecă , apoi selectați Setări bibliotecă.

11. Sub Setări generale, selectați Setări complexe.

12. În secțiunea Șablon document , alegeți una dintre următoarele variante:

    Bibliotecă de documente    Introduceți adresa șablonului particularizat în câmpul URL șablon. Locația este adresa web a șablonului de pe site, relativ la numele site-ului. De exemplu, dacă șablonul se numește Inscripționare.dotx și îl adăugați în folderul Forms al bibliotecii de documente Documente partajate, introduceți următoarele:

    Documente partajate/Forms/Watermark.dotx

    Bibliotecă de formulare    Introduceți adresa șablonului particularizat pe care doriți să-l utilizați în câmpul URL șablon. Locația este adresa web a șablonului de pe site, relativ la numele site-ului. De exemplu, dacă șablonul se numește Orders.xml și îl adăugați în folderul Forms al bibliotecii de formulare Achiziții, introduceți următoarele:

    Achiziții/Forms/Orders.xsn

    Notă: Dacă setările din caseta Șablon document nu sunt disponibile, este posibil ca un administrator să fi configurat mai multe tipuri de conținut. Pentru a vedea dacă sunt activate mai multe tipuri de conținut, verificați dacă este selectat Da sub Se permite gestionarea tipurilor de conținut? în secțiunea Tipuri de conținut imediat deasupra secțiunii Șabloane document . Dacă este, trebuie să editați șablonul pentru tipul de conținut.

Tipurile de fișiere pe care le puteți stoca sau nu într-o bibliotecă SharePoint

În funcție de fișierul pe care îl aveți într-o bibliotecă, este posibil să întâmpinați una dintre următoarele situații:

Fișiere compatibile cu tehnologiile SharePoint    Pentru ca un utilizator să creeze un fișier utilizând comanda Nou dintr-o bibliotecă de documente, șablonul de fișier trebuie creat dintr-un program compatibil cu SharePoint, cum ar fi Microsoft Office Word. Când creați un fișier nou într-o bibliotecă de formulare, programul implicit poate fi un program de proiectare a formularelor bazat pe XML compatibil cu SharePoint, cum ar fi Microsoft InfoPath.

Alte fișiere de program    Pentru majoritatea celorlalte programe, puteți în continuare să stocați și să gestionați fișierul în bibliotecă. Dar, în loc să creați direct fișierul din biblioteca de documente, puteți să creați fișierul în program, apoi să-l încărcați în bibliotecă mai târziu.

Fișiere program blocate    Din motive de securitate, unele tipuri de fișiere de program, cum ar fi .exe, sunt blocate pentru stocarea într-o bibliotecă. Pentru mai multe informații, consultați Tipuri de fișiere care nu pot fi adăugate la o listă sau bibliotecă.

Cele două tipuri de biblioteci care utilizează șabloane de fișiere

Cele două tipuri de biblioteci care utilizează șabloane sunt biblioteci de documente și formulare.

Bibliotecile de documente    Utilizați o bibliotecă de documente pentru a stoca și a gestiona mai multe tipuri diferite de fișiere, inclusiv documente, foi de calcul, prezentări, fișiere text și alte tipuri de fișiere. O bibliotecă de documente este adesea locația cea mai comună de pe un site unde puteți să creați, să colectați, să actualizați și să gestionați fișiere cu membrii echipei și să partajați cu alți colegi din firmă sau din întreprindere. Puteți utiliza o bibliotecă de documente ca depozit de fișiere cu scop general sau o puteți utiliza pentru un anumit scop. De exemplu, o echipă de marketing poate avea propria bibliotecă de documente pentru materiale de planificare, lansări de știri și publicații.

Biblioteci de formulare    O bibliotecă de formulare furnizează o modalitate simplă de a partaja și a urmări formulare bazate pe XML care sunt utilizate pentru a colecta informații. De exemplu, puteți crea o bibliotecă de formulare pentru formularele de raport de cheltuieli ale departamentului. Șablonul formular raport de cheltuieli este stocat ca șablon de fișier implicit în biblioteca de formulare. De fiecare dată când cineva creează un raport de cheltuieli, acesta deschide șablonul ca formular necompletat, care conține aspectul, câmpurile și calculele raportului de cheltuieli. Atunci când cineva completează formularul, datele raportului de cheltuieli (numai datele) sunt salvate ca fișier XML în biblioteca de formulare. Prin separarea datelor de formular, este mult mai ușor să procesați fiecare raport de cheltuieli separat de alte sisteme, să îmbinați datele sau să le exportați pentru procesare și analiză ulterioară.

Unde sunt stocate șabloanele de fișiere în bibliotecă

Atunci când un document sau o bibliotecă de formulare are un șablon de fișier implicit, acesta este stocat în folderul Forms al bibliotecii.

Deschideți biblioteca în Explorer pentru a vedea folderul Forms care conține șablonul de fișier pentru bibliotecă.

În mod implicit, o bibliotecă de documente are un șablon de fișier, numit template.dotx, dar puteți modifica acest fișier dacă este necesar. Pentru a specifica un alt șablon, trebuie să-l creați mai întâi într-un program compatibil cu SharePoint, cum ar fi Word, apoi să-l salvați în folderul Forms al unei biblioteci. Apoi, din bibliotecă, specificați adresa șablonului particularizat.

În mod implicit, o bibliotecă de formulare este livrată cu un fișier substituent, numit template.xml pe care trebuie să îl înlocuiți cu un șablon formular pe care îl creați.

Crearea unui șablon de fișier pentru o bibliotecă de formulare

Pentru a crea sau a particulariza un șablon într-o bibliotecă de formulare, puteți utiliza un program de proiectare a formularelor bazat pe XML care este compatibil cu SharePoint, cum ar fi InfoPath. Pot exista avantaje suplimentare la utilizarea unui program de proiectare a formularelor. De exemplu, atunci când utilizați InfoPath, puteți proceda astfel:

• Creați biblioteca de formulare și șablonul direct din InfoPath.

• Editați și publicați din nou șablonul formular în biblioteca de formulare.

• Îmbinați fișierele de date XML individuale create din unele șabloane formular pentru procesare ulterioară.

• Promovați câmpurile de date XML pentru a biblioteca coloane în biblioteca de formulare.

Atunci când un utilizator creează un formular, acesta se deschide în mod implicit în programul de editare a formularelor compatibil cu SharePoint de pe computerul client al utilizatorului. Dacă nu este instalat niciun program compatibil, formularul, dacă este proiectat să se deschidă în browser, se poate deschide în browser. Dacă doriți, puteți specifica ca un formular proiectat să se deschidă într-un browser să se deschidă întotdeauna în browser. Puteți modifica comportamentul implicit din setarea Deschidere documente din browser din setările complexe ale bibliotecii.

În SharePoint online, selectați Setări,apoi  selectați Setări bibliotecă.

În SharePoint Server, faceți clic pe Setări bibliotecă pe fila Bibliotecă din panglică

Setări pentru o bibliotecă de documente.

Deschideți documentele în setarea de browser.

Utilizarea tipurilor de conținut pentru a configura șabloane de documente sau de biblioteci de formulare

Dacă sunt activate mai multe tipuri de conținut și sunt specificate șabloane pentru acele tipuri de conținut, biblioteca utilizează șabloanele specificate de tipurile de conținut, nu șablonul de fișier implicit. În acest caz, dacă doriți să particularizați șabloanele pentru bibliotecă, trebuie să modificați tipurile de conținut. Pentru mai multe informații despre tipurile de conținut, consultați Introducere în tipurile de conținut și publicarea tipurilor de conținut.