Importar uma agenda do Excel para Shifts

Neste artigo

Visão geral

Importar sua agenda para Turnos

Exibir e corrigir erros de importação

A pasta de trabalho de exemplo do Excel

Visão geral

Uma importação do Excel pode executar as seguintes ações, o que você faria manualmente em Shifts:

Atribua turnos e folga para cada membro da sua equipe.
Adicione turnos abertos.
Organizar turnos por grupo.
Adicione membros da equipe a grupos.
Adicione anotações para o dia.

Se preferir preencher manualmente uma agenda, consulte Preencher uma agenda em Turnos.

Observações:

Uma importação do Excel permite adicionar informações de agendamento, como turnos, folga e turnos abertos. Editar ou excluir informações de agendamento que já existem no Shifts não é possível por meio de uma importação do Excel.
Se você desabilitou turnos abertos nas configurações de Shifts ou se não tiver permissões para adicionar grupos ao Shifts, não poderá adicionar turnos abertos ou organizar turnos por grupos por meio de uma importação do Excel.
Você não pode importar uma agenda com mais de dois anos de antecedência da data atual.

Primeiro, insira suas informações de agenda em uma pasta de trabalho do Excel e, em seguida, importe a pasta de trabalho para Shifts. Os turnos incluem uma pasta de trabalho de exemplo do Excel que você pode usar para inserir suas informações de agenda.

Você pode criar um novo arquivo com base na pasta de trabalho de exemplo ou adicionar suas informações de agenda diretamente nele. Se você usar a pasta de trabalho de exemplo, exclua os dados de exemplo antes de carregar o arquivo.

Importante: Verifique se o idioma definido em seu dispositivo e o formato de número no Excel estão definidos como a mesma região. Isso garante que os formatos de data no Teams correspondam ao que você inseriu no Excel. O Teams reflete o mesmo formato de data e hora que as configurações de idioma, data e hora do dispositivo.Por exemplo, se seu dispositivo e o Excel estiverem definidos como inglês (Estados Unidos), o formato de data do Excel de 03/06/2024 representa com precisão 3 de março de 2024 no Teams. Se o dispositivo estiver definido como inglês (Reino Unido) e o Excel estiver definido como inglês (Estados Unidos), o formato de data do Excel de 06/03/2024 será interpretado como 6 de junho de 2024 no Teams.

Importar sua agenda para Turnos

Em Turnos web ou área de trabalho, acesse Mais opções no canto superior direito e selecione Importar agendamento.
Selecione Carregar arquivo. Se necessário, selecione o link Baixar exemplo para obter a pasta de trabalho do Excel de exemplo.
Leia as instruções na pasta de trabalho de exemplo ou consulte a seção pasta de trabalho de exemplo do Excel deste artigo para obter detalhes sobre como adicionar suas informações de agendamento.
Preencha sua agenda no Excel.
Depois de adicionar suas informações de agenda, você estará pronto para importá-lo para Shifts. Selecione Carregar arquivo, navegue até onde você salvou sua pasta de trabalho do Excel e selecione Abrir.
Depois de carregar seu arquivo, você pode marcar o status de carregamento e os detalhes na tabela Importar histórico. Você verá um dos seguintes status na coluna Status :
- Importado indica que sua agenda foi importada com êxito e agora é exibida no calendário shifts.
- O erro indica que sua agenda tem erros e não foi importada ou parcialmente importada. Você verá um link Baixar relatório na coluna Status se sua agenda foi parcialmente importada.
Importante: A tabela mostra o status dos últimos 10 uploads de sua equipe nos últimos 30 dias. Você pode ver os uploads de você e de outros gerentes de linha de frente em sua equipe. Se vários gerentes de linha de frente em sua equipe estiverem importando agendamentos para Shifts, verifique se você marcar o status do seu upload antes de ser removido da tabela.

Observações:

Um único arquivo do Excel dá suporte a um máximo de 30.000 entidades de agendamento, 10.000 de cada entidade (turnos, turnos abertos e folga). Se você precisar importar mais itens, crie outro arquivo.
Você pode agendar uma folga de mais de 24 horas. No entanto, não há suporte para turnos e turnos abertos com mais de 24 horas.

Exibir e corrigir erros de importação

Selecione Baixar relatório na coluna Status para baixar o arquivo de erro do Excel. Por padrão, o arquivo é salvo na pasta Downloads em seu computador com o seguinte nome: ImportScheduleErrors_<ID da equipe>.xls.
Abra o arquivo e vá para a planilha Erros . Cada linha mostra o local de um erro e o que precisa ser corrigido.
Vá para a planilha Turnos, Abrir turnos ou Tempo limite e corrigir os erros. Os locais de erro são realçados em vermelho. Neste exemplo, o turno é maior que 24 horas. Para corrigir o erro, altere a data de início ou de término do turno.
Quando terminar de corrigir os erros, salve o arquivo e importe-o para Shifts novamente.

Pasta de trabalho de exemplo do Excel

Você pode usar nossa pasta de trabalho de exemplo para ajudá-lo a colocar sua agenda no Excel. Nossa pasta de trabalho de exemplo contém as seguintes planilhas:

Instruções: diretrizes de como inserir suas informações de agendamento.
Turnos, Folga e Turnos Abertos: para adicionar turnos, folga e turnos abertos.
Anotações do dia: para inserir anotações que correspondem a um determinado dia.
Membros: uma lista somente leitura das pessoas em sua equipe para as quais você pode atribuir turnos.

Caso contrário, crie sua própria pasta de trabalho do Excel usando a estrutura descrita nas planilhas Shifts, Time Off, Open Shifts e Day Notes .

Importante:

Você não pode remover ou alterar a ordem das colunas nas planilhas. Caso contrário, você receberá erros ao importar o arquivo.
As colunas necessárias são marcadas como ousadas em cada planilha e não podem estar vazias.

Planilha Shifts

Na planilha Shifts , cada turno aparece como uma linha com 12 colunas. Veja detalhes sobre as colunas e como usá-las.

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Membro	Opcional	Nome do membro da equipe atribuído ao shift.	Insira o nome do membro da equipe.	Martin Fitzgerald
B	Email de trabalho	Obrigatório	Email endereço do membro da equipe.	Insira o endereço de email do membro da equipe.	mfitzgerald@contoso.com
C	Grupo	Obrigatório	Grupo de agendamento ao qual o membro da equipe pertence.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais.Você pode adicionar um grupo novo ou existente.	Artigos de couro
D	Data de início do turno	Obrigatório	Data em que o turno é iniciado.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
E	Hora de início do turno	Obrigatório	Hora em que o turno é iniciado.	Formato: 12h 24h	8h30 8h30 8:30
S	Data de término do turno	Obrigatório	Data em que o turno termina.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
G	Horário de término do turno	Obrigatório	Hora em que o turno termina.	Formato: 12h 24h	15h45 15h45 15:45
H	Cor do tema	Opcional	Cor para categorizar a mudança.	Insira uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Rosa 6. Amarelo 7. Cinza 8. Azul 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	2. Azul
I	Rótulo Personalizado	Opcional	Rótulo para personalizar a mudança.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 23 caracteres.	Artigos de couro pequenos
J	Interrupção não paga	Opcional	Duração da interrupção de turno em minutos.	Insira um número (em minutos) que seja menor do que a duração da mudança.	45
K	Anotações	Opcional	Anotações para membros da equipe sobre essa mudança específica.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres.	Use nosso novo sistema para solicitar que os itens sejam entregues em nossa loja.
L	Compartilhado	Obrigatório	Opção para compartilhar a mudança com a equipe assim que as informações forem importadas.	Selecione Compartilhado ou Não Compartilhado.Se você optar por não compartilhar, poderá compartilhar o turno depois que ele for importado usando a opção Compartilhar com a equipe em Turnos.	Não Compartilhado

Planilha Time Off

Na planilha Time Off, cada item de folga temporal aparece como uma linha com 11 colunas. Veja detalhes sobre as colunas e como usá-las.

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Membro	Opcional	Nome do membro da equipe que tem folga.	Insira o nome do membro da equipe.	Martin Fitzgerald
B	Email de trabalho	Obrigatório	Email endereço do membro da equipe.	Insira o endereço de email do membro da equipe.	mfitzgerald@contoso.com
C	Data de Início	Obrigatório	Data em que a folga começa.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
D	Hora de Início	Obrigatório	Hora em que a folga começa.	Formato: 12h 24h	12h 12h 00:00
E	Data de Término	Obrigatório	Data em que a folga termina.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	20/08/2024 20/08/2024
S	Hora de Término	Obrigatório	A hora em que a folga termina.	Formato: 12h 24h	12h 12h 00:00
G	Motivo de folga	Obrigatório	Razão que justifica a folga.	Insira um motivo de tempo limite da lista de motivos de tempo limite disponíveis nas configurações do Shifts para sua equipe.	Férias
H	Anotações	Opcional	Anotações para o membro da equipe sobre sua folga.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres.	Aproveite suas férias.
I	Cor do tema	Opcional	Cor para categorizar a folga.	Insira uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Rosa 6. Amarelo 7. Cinza 8. Azul 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	7. Cinza
J	Compartilhado	Obrigatório	Opção para compartilhar a folga com o membro da equipe assim que as informações forem importadas.	Selecione Compartilhado ou Não Compartilhado.Se você optar por não compartilhar, poderá compartilhar o turno depois que ele for importado usando a opção Compartilhar com a equipe em Turnos.	Compartilhado

Planilha Abrir Turnos

Na planilha Turnos Abertos , cada turno aberto aparece como uma linha com 11 colunas. Veja detalhes sobre as colunas e como usá-las.

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Grupo	Obrigatório	Grupo de agendamento do qual o turno aberto pode ser solicitado.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais.Você pode adicionar um grupo novo ou existente.	Artigos de couro
B	Data de Início	Obrigatório	Data em que o turno aberto é iniciado.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
C	Hora de Início	Obrigatório	Hora em que o turno aberto é iniciado.	Formato: 12h 24h	8h30 8h30 8:30
D	Data de Término	Obrigatório	Data em que o turno aberto termina.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
E	Hora de Término	Obrigatório	Hora em que o turno aberto termina.	Formato: 12h 24h	15h45 15h45 15:45
G	Abrir slots	Obrigatório	Número de turnos abertos disponíveis para os membros do grupo solicitarem.	Insira um número de 1 a 255.	2
H	Cor do tema	Opcional	Cor para categorizar o turno aberto.	Insira uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Rosa 6. Amarelo 7. Cinza 8. Azul 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	6. Amarelo
I	Rótulo Personalizado	Opcional	Rótulo para personalizar o turno aberto.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 23 caracteres.	Artigos de couro pequenos
J	Interrupção não paga	Opcional	Duração da interrupção de turno em minutos.	Insira um número (em minutos) que seja menor do que a duração da mudança.	45
K	Anotações	Opcional	Anotações para membros da equipe sobre esse turno aberto específico.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres.	Use nosso novo sistema para solicitar que os itens sejam entregues em nossa loja.
L	Compartilhado	Obrigatório	Opção para compartilhar a mudança com o membro da equipe assim que as informações forem importadas.	Selecione Compartilhado ou Não Compartilhado.Se você optar por não compartilhar, poderá compartilhar o turno depois que ele for importado usando a opção Compartilhar com a equipe em Turnos.	Não Compartilhado

Planilha Anotações do Dia

Para cada dia, você pode adicionar uma nota.

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Data	Obrigatório	Data na qual você deseja que a nota apareça na agenda.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
B	Observação	Obrigatório	Mensagem para sua equipe.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres.	Treinamento local

Em Turnos, as notas serão exibidas perto da parte superior da agenda, na data.

Localização das anotações do dia em uma agenda de Turnos

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Para administradores de TI:

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Importar uma agenda do Excel para Shifts

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Importar sua agenda para Turnos

Exibir e corrigir erros de importação

Pasta de trabalho de exemplo do Excel

Planilha Shifts

Planilha Time Off

Planilha Abrir Turnos

Planilha Anotações do Dia

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