Se sua equipe usar listas de distribuição, compartilhamento de arquivos e anotações colaborativas para fazer as coisas, você amará Grupos do Microsoft 365 em Outlook. Grupos do Microsoft 365 é uma plataforma poderosa e produtiva que reúne conversas e calendário de Outlook, arquivos de Microsoft Office SharePoint Online, tarefas de Planner e um notebook de OneNote compartilhado em um único espaço de colaboração para sua equipe.
Quando você segue um grupo, todas as mensagens de email e convites de reunião são enviados diretamente para sua caixa de entrada. Mas eles também são armazenados em sua pasta de grupo. Portanto, não se preocupe em excluir algo acidentalmente ou criar uma regra para mover emails da caixa de entrada para uma pasta privada. Exclua-a da caixa de entrada depois de lê-la e saiba que ainda há uma cópia armazenada com segurança em sua pasta de grupo pesquisável; na verdade, todas as mensagens desde que o grupo começou são armazenadas na pasta de grupo. Mesmo que você não fosse um membro no início, você poderá ver o histórico completo depois de ingressar.
Dica: Se você ainda não começou com Grupos do Microsoft 365 talvez queira ler Introdução ao Grupos do Microsoft 365 no Outlook primeiro.
Dicas para aproveitar ao máximo Grupos do Microsoft 365 em Outlook
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Usar grupos como listas de distribuição Novas mensagens de email e solicitações de reunião virão para sua caixa de entrada, e qualquer coisa que você enviar para o grupo será entregue a todos no grupo, assim como com uma lista de distribuição. Qualquer versão do Outlook ou Outlook na Web funcionará. Basta digitar o endereço de email do grupo na linha TO da mensagem de email para começar a se comunicar.
Observação: Ao criar um grupo, marcar caixa de seleção Enviar todas as conversas em grupo para que todos os membros recebam cópias dos emails do grupo na caixa de entrada.
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"Favorito" do grupo para acesso rápido Em Outlook, os grupos dos quais você possui e/ou são membros estão listados na parte inferior do painel de navegação. Clique com o botão direito do mouse em um grupo e selecione Adicionar aos Favoritos para movê-lo para a parte superior do painel de navegação para facilitar o acesso.
Adicionar ao Favorites também permite que você acesse o conteúdo quando estiver offline.
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Não é necessário mover mensagens para uma pasta privada Quando você segue um grupo, todas as mensagens de email e convites de reunião são enviados diretamente para sua caixa de entrada. Mas eles também são armazenados em sua pasta de grupo. Portanto, não se preocupe em excluir algo acidentalmente ou criar uma regra para mover emails da caixa de entrada para uma pasta privada. Exclua-a da caixa de entrada depois de lê-la e saiba que ainda há uma cópia armazenada com segurança em sua pasta de grupo pesquisável; na verdade, todas as mensagens desde que o grupo começou são armazenadas na pasta de grupo. Portanto, mesmo que você não fosse um membro no início, você poderá ver o histórico completo depois de ingressar.
Se você não quiser que o email venha para sua caixa de entrada, basta parar de seguir do grupo (mas permanecer unido). O email continuará a ser entregue na pasta de grupo, mas não na caixa de entrada.
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Agendar facilmente reuniões de grupo Sempre que você selecionar um de seus grupos no painel de navegação, você verá uma faixa de grupos especial na parte superior da tela. Abra o calendário para ver todas as reuniões de grupo agendadas para o mês. Para abrir o calendário do grupo em:
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Outlook, selecione Calendário de > Inicial.
Para agendar uma nova reunião daqui, confira: Agendar uma reunião em um calendário de grupos.
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Outlook na Web, selecione Calendário.
Para agendar uma nova reunião daqui, confira: Agendar uma reunião em um calendário de grupos.
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Compartilhar arquivos facilmente com todos no grupo Você pode carregar facilmente arquivos compartilhados ou anexar arquivos da biblioteca às suas mensagens de email. Como as permissões corretas já estão definidas e aplicadas a todos os membros do grupo, você não precisa gerenciar permissões nos arquivos compartilhados. Para abrir o espaço de arquivo do grupo na faixa de opções de grupos em:
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Outlook, selecione Home > Files. Confira Arquivos de grupo do Share.
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Outlook na Web, selecione Arquivos. Confira Arquivos de grupo do Share.
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Acessar rapidamente o notebook da equipe Use-o para capturar anotações para suas discussões, reuniões, planos e atividades da equipe. Para abrir o bloco de anotações do grupo na faixa de opções de grupos em:
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Outlook, selecione Home > Notebook.
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Outlook na Web, selecione Notebook.
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Localizar o que você está procurando Procurando todas as reuniões sobre um determinado assunto? Quer encontrar as anotações do saco marrom da semana passada? Conversas em grupo, calendário, arquivos e notebook são pesquisáveis e as permissões são definidas automaticamente para que todos os membros do grupo possam pesquisar o que estiverem procurando.
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Obter social com curtidas e @mentions Como a ideia de um membro do grupo? Diga isso. É rápido e fácil (e você pode dizer adeus ao velho "+1"). Quer chamar a atenção de alguém? Use um @menção em uma mensagem de email e essa mensagem irá para a caixa de entrada do membro do grupo para que eles possam acompanhar.
