Qual é a diferença entre um Grupo do Microsoft 365 e uma lista de contactos no Outlook?

Uma lista de contactos, ou lista de distribuição, é uma coleção de endereços de e-mail utilizados para enviar mensagens ou convites de reunião para muitas pessoas ao mesmo tempo. Saiba como Criar, editar ou eliminar uma lista de contactos no Outlook.

UmaGrupo do Microsoft 365 no Outlook satisfaz essas necessidades simples e fornece uma matriz de recursos partilhados aos quais os membros do Grupo são automaticamente atribuídos quando o Grupo é criado.

Ferramentas de partilha e comunicação fornecidas com Grupos do Microsoft 365

Ao configurar um GrupoMicrosoft 365 no Outlook, pode escolher um conjunto de pessoas com quem pretende colaborar e configurar facilmente uma coleção de recursos para essas pessoas partilharem. Você não precisa se preocupar em atribuir manualmente permissões a todos esses recursos, porque a adição de membros ao grupo dá, automaticamente, a eles as permissões de que precisam para as ferramentas que seu grupo oferece.

Seguem-se algumas das funcionalidades que tornam os grupos numa solução mais avançada do que as listas de distribuição de e-mail:

Caixa de entrada partilhada – onde as conversações que tem tradicionalmente nas suas listas de distribuição ocorrem. Esta caixa de entrada partilhada é totalmente pesquisável, pelo que cria um arquivo dinâmico das mensagens do grupo. Os recém-chegados ao grupo podem procurar ou percorrer a história para se atualizarem rapidamente sobre o que foi publicado no grupo anteriormente. Consulte: Ter uma conversação de grupo no Outlook.

Dica: Se os seus utilizadores ainda quiserem que as mensagens de grupo apareçam na respetiva caixa de entrada pessoal, tal como fizeram com a lista de distribuição, tudo o que precisam de fazer é subscrever o grupo ao clicar no botão Associação no friso no Outlook.
Biblioteca de ficheiros partilhados – o seu grupo tem uma biblioteca de ficheiros do SharePoint onde os seus utilizadores podem armazenar, partilhar e colaborar em documentos, livros, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de ficheiro em que precisem de trabalhar. Consulte: Partilhar ficheiros com um Grupo no Outlook.
Calendário partilhado – o seu grupo obtém um calendário partilhado para publicar eventos relacionados com o grupo. Cada membro que tenha subscrito o grupo é automaticamente convidado para eventos publicados no calendário para que esses eventos também possam aparecer nos seus calendários pessoais, se assim o desejarem. Consulte: Utilizar um calendário de Grupo no Outlook para agendar e editar eventos.
Bloco de notas partilhado do OneNote – o grupo tem automaticamente um bloco de notas partilhado do OneNote onde os membros do grupo podem recolher e colaborar em informações. Muitos grupos utilizam o bloco de notas para criar um wiki dinâmico com perguntas mais frequentes e outros recursos. Consulte: OneNote: Introdução.
Acesso de convidado – pode adicionar contactos externos a grupos de distribuição antes, mas tudo o que receberam foi e-mail. Com grupos, pode oferecer aos convidados acesso a conversações de e-mail, ficheiros e até mesmo ao bloco de notas partilhado do OneNote. Consulte: Adicionar convidados a Grupos no Outlook.
O conteúdo é detetável - Grupos no Outlook são públicos por predefinição, o que significa que são fáceis de descobrir e aderir ou rever os materiais no grupo por parte de outras pessoas na sua organização. Se o conteúdo do grupo for mais sensível, pode mudar o grupo para privado, o que oculta os conteúdos de não membros e exige que o proprietário do grupo aprove quaisquer pedidos de adesão.
Criação self-service – as TI não têm de ser atoladas por pedidos de utilizadores para criar grupos. Os utilizadores podem criar os seus próprios grupos conforme necessário. Se quiser controlar que utilizadores na sua organização podem criar grupos, veja: Gerir quem pode criar Grupos do Microsoft 365.

Administração dos seus grupos

Microsoft 365 oferece várias ferramentas e capacidades úteis para gerir e administrar mais facilmente os seus grupos. Saiba mais no Guia do administrador para Grupos do Microsoft 365 no Outlook.