Grupos do Microsoft 365 no Outlook oferecem uma solução avançada para comunicação e colaboração com pessoas dentro e fora de uma empresa. Crie um grupo para partilhar uma caixa de entrada, calendário, OneDrive, site do SharePoint, bloco de notas do OneNote e muito mais. Também pode convidar convidados de fora da sua empresa para que possam colaborar com os mesmos recursos.
Quando cria um Grupo do Microsoft 365, o Outlook cria automaticamente uma caixa de entrada partilhada Outlook, um calendário partilhado e uma biblioteca de documentos para colaborar em ficheiros. Também pode Criar uma Equipa da Microsoft e integrar tarefas com Planner no Teams. Não tem de se preocupar com a atribuição manual de permissões a todos esses recursos porque adicionar membros ao grupo dá-lhes automaticamente as permissões de que precisam para as ferramentas que o seu grupo fornece.
Grupos do Microsoft 365 fornecer aos membros:
-
Caixa de entrada partilhada – onde as conversações que tem tradicionalmente nas suas listas de distribuição ocorrem. Esta caixa de entrada partilhada é totalmente pesquisável, pelo que cria um arquivo dinâmico das mensagens do grupo. Os recém-chegados ao grupo podem procurar ou percorrer a história para se atualizarem rapidamente sobre o que foi publicado no grupo anteriormente. Consulte: Enviar um e-mail para um Grupo no Outlook.
-
Biblioteca de ficheiros partilhados – o seu grupo tem uma biblioteca de ficheiros do SharePoint onde os seus utilizadores podem armazenar, partilhar e colaborar em documentos, livros, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de ficheiro em que precisem de trabalhar. Consulte: Partilhar ficheiros com um Grupo no Outlook.
-
Calendário partilhado – o seu grupo obtém um calendário partilhado para publicar eventos relacionados com o grupo. Cada membro que tenha subscrito o grupo é automaticamente convidado para eventos publicados no calendário para que esses eventos também possam aparecer nos seus calendários pessoais, se assim o desejarem. Consulte: Utilizar um calendário de Grupo no Outlook para agendar e editar eventos.
-
Bloco de notas partilhado do OneNote – o grupo tem automaticamente um bloco de notas partilhado do OneNote onde os membros do grupo podem recolher e colaborar em informações. Muitos grupos utilizam o bloco de notas para criar um wiki dinâmico com perguntas mais frequentes e outros recursos.
-
Acesso de convidado – pode adicionar contactos externos a grupos de distribuição antes, mas tudo o que receberam foi e-mail. Com grupos, pode oferecer aos convidados acesso a conversações de e-mail, ficheiros e até mesmo ao bloco de notas partilhado do OneNote. Consulte: Utilizar Grupos no Outlook como convidado.
-
O conteúdo é detetável - Grupos no Outlook são públicos por predefinição, o que significa que são fáceis de descobrir e aderir ou rever os materiais no grupo por parte de outras pessoas na sua organização. Se o conteúdo do grupo for mais sensível, pode mudar o grupo para privado, o que oculta os conteúdos de não membros e exige que o proprietário do grupo aprove quaisquer pedidos de adesão.
-
Criação self-service – as TI não têm de ser atoladas por pedidos de utilizadores para criar grupos. Os utilizadores podem criar os seus próprios grupos conforme necessário. Se quiser controlar que utilizadores na sua organização podem criar grupos, veja: Gerir quem pode criar Grupos do Microsoft 365.
Administração dos seus grupos
Microsoft 365 oferece várias ferramentas e capacidades úteis para gerir e administrar mais facilmente os seus grupos.
Dica: Marcador Grupos do Microsoft 365 - tarefas comuns para facilitar o acesso a informações de administrador sobre a criação de grupos, delegação, gestão de e-mail, fluxo de correio, restauro e scripts úteis.
Manter o seu diretório sob controlo é uma preocupação de todos os administradores. Seguem-se algumas das ferramentas Microsoft 365 ofertas para ajudar a facilitar:
-
Políticas de nomenclatura – as políticas de nomenclatura permitem-lhe definir o que são, e não são, nomes aceitáveis para os seus grupos. Isto impede que os utilizadores deem nomes profanos ou proibidos a grupos. Além disso, pode impor prefixos ou sufixos padrão da empresa aos nomes dos grupos.
Associação dinâmica – a associação dinâmica permite-lhe definir a associação a grupos por regra, que adiciona (ou remove) membros do grupo com base em metadados (como departamento ou função) no seu active directory. Veja Utilizar atributos para criar regras avançadas para obter mais informações sobre como criar associação dinâmica.
-
Associação oculta – se tiver uma razão para querer que a associação do seu grupo seja confidencial, por exemplo, se os membros forem estudantes, pode ocultar a associação de terceiros.
-
Permissões de criação – algumas pessoas na sua organização poderão não querer criar novos grupos. Existem várias técnicas para gerir permissões de criação no diretório. Consulte Gerir a Criação de Grupos do Microsoft 365.
-
Registos de auditoria – pode ter mais confiança ao permitir que os seus utilizadores criem grupos e giram a associação a grupos porque Microsoft 365 Grupos registos de auditoria permitem-lhe saber quem criou ou eliminou um grupo específico ou efetuou alterações à associação ao grupo. Consulte: Procurar no registo de auditoria no Centro de Conformidade & de Segurança do Microsoft 365.
A gestão da entrega fornece-lhe alguns métodos para lidar com a forma como as mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Além disso, existem ferramentas para monitorizar o fluxo dessas mensagens. Consulte Grupos do Microsoft 365 - tarefas comuns para obter mais informações.
-
Enviar como ou Enviar em Nome de – estas definições permitem que os utilizadores especificados enviem e-mails como se fossem provenientes ou em nome do grupo.
-
Restrições do remetente – estas definições permitem-lhe controlar quem tem permissão para enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir e-mails de entidades externas, mas poderá querer restringi-lo apenas a entidades externas específicas.
-
Suporte de utilizador externo – ao convidar convidados para o seu grupo, pode optar por incluí-los nas conversações de e-mail no grupo. Consulte Adicionar convidados a Grupos no Outlook para saber como adicionar convidados.
-
Regras de transporte – as regras de transporte funcionam para grupos tal como para o seu servidor Exchange. As regras podem procurar mensagens que cumpram condições específicas e, em seguida, podem tomar medidas nessas mensagens.
-
Sugestões de Correio – as Sugestões de Correio são mensagens informativas apresentadas aos utilizadores enquanto compõem uma mensagem. Podem ajudar a reduzir os NDRs ao avisar um utilizador se a mensagem for susceptível de ir para entidades externas ou exceder as quotas de mensagens.
-
Vários endereços proxy – um grupo pode ter aliases tal como uma caixa de correio de utilizador. Os endereços proxy adicionais podem ser úteis para aceitar mensagens enviadas para esses outros aliases ou para facilitar o acesso a um grupo com um nome longo ou difícil de escrever. Para obter mais informações, consulte Escolher o domínio a utilizar ao criar grupos do Microsoft 365
-
Tamanho máximo de Envio/Receção – estas quotas podem ajudar a reduzir os problemas com o grupo que recebe (ou envia) mensagens extremamente grandes para gerir melhor os requisitos de armazenamento e largura de banda.
Microsoft 365 também lhe fornece algumas ferramentas para gerir o tipo de conteúdo que é partilhado no seu grupo. Consulte Grupos do Microsoft 365 - tarefas comuns para obter mais informações.
-
Diretrizes de utilização – poderá definir diretrizes de utilização para Microsoft 365 Grupos — para informar os seus utilizadores sobre as melhores práticas que ajudam a manter os respetivos grupos eficazes e a informá-los sobre as políticas de conteúdo interno.
-
Classificação de dados – poderá criar um sistema de classificação de dados personalizável para Microsoft 365 Grupos que permita a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "confidencial da empresa" ou "ultra-secreto"). Desta forma, os seus grupos podem apresentar as políticas de outros conteúdos na sua organização. A política extensível permite à sua organização configurar um ponto final chamado sempre que um grupo é criado ou alterado e, em seguida, pode implementar as suas próprias políticas para a criação ou alteração de grupos.
Qualquer subscrição Microsoft 365 que tenha Exchange Online e o SharePoint Online suportará grupos. Isto inclui os planos Business Essentials e Business Premium e os planos Enterprise E1, E3 e E5.
Se tiver um plano apenas do Exchange, ainda pode obter as funcionalidades de Caixa de Entrada partilhada e calendário partilhado de grupos no Outlook, mas não obterá a biblioteca de documentos, Planner ou qualquer outra funcionalidade.
Por vezes, os utilizadores não se sentem à vontade com as alterações, pelo que é importante comunicar com os membros existentes das suas listas de distribuição para que saibam o que esperar. Seguem-se algumas das informações que deve incluir nesta mensagem, juntamente com algumas respostas que poderá considerar úteis:
O que são Grupos no Outlook?
Microsoft 365 grupos no Outlook são uma solução de colaboração única para equipas/grupos que querem um local para partilhar debates, ficheiros, calendários e notas de uma forma unificada que é fácil de encontrar. Provavelmente, a melhor funcionalidade é que a Caixa de Entrada do grupo mantém um histórico dos debates, facilitando a pesquisa de debates anteriores.
Encontre mais informações na experiência Grupos no Outlook.
Porque estamos a fazer esta alteração?
Pessoas pediram frequentemente a capacidade de procurar as mensagens publicadas na nossa lista de distribuição para encontrar informações que foram discutidas no passado. Atualizar a lista de distribuição para um grupo significa que as pessoas não têm de fazer ou responder às mesmas perguntas vezes sem conta.
Além disso, o novo grupo incluirá um calendário para os nossos eventos de grupo, uma biblioteca de ficheiros partilhados e um Bloco de Notas do OneNote onde podemos colaborar e recolher informações para referência futura.
Preciso de fazer alguma coisa para me juntar a este grupo se já fosse membro da lista de distribuição?
Não, se já era membro da lista de distribuição, será automaticamente membro do novo grupo.
Como fazer aceder ao novo grupo no Outlook? E o Outlook na Web?
Para aceder ao novo grupo no Outlook, aceda à categoria Grupos na parte inferior do painel de navegação à esquerda. Se utilizar este grupo muitas vezes, considere afixá-lo como favorito ao clicar com o botão direito do rato no mesmo e selecionar Mostrar como favorito.
Além disso, existem clientes móveis gratuitos para Microsoft 365 Grupos disponíveis em todas as plataformas móveis (iOS, Android, etc.) para que possa aceder facilmente ao grupo em qualquer lugar.
Ainda não consigo enviar um e-mail?
Sim, claro. O mesmo alias de e-mail que utilizou para a lista de distribuição continuará a funcionar perfeitamente para o grupo no Outlook.
Além disso...
Lembre-se de lhes dizer quando esta alteração está a ocorrer e quem devem contactar se tiverem mais perguntas.
A Microsoft não fornece uma ferramenta para converter uma caixa de correio partilhada num grupo do Microsoft 365 ou vice-versa. No entanto, pode atualizar as listas de distribuição para grupos do Microsoft 365. É uma excelente forma de fornecer às listas de distribuição da sua organização todas as funcionalidades e funcionalidades dos grupos do Microsoft 365. Consulte Grupos do Microsoft 365 - tarefas comunspara obter mais informações.
Que listas de distribuição não podem ser atualizadas para grupos do Microsoft 365?
Só pode atualizar listas de distribuição geridas pela cloud, simples e não aninhadas para grupos do Microsoft 365. Consulte Não é possível atualizar listas de distribuição para grupos do Microsoft 365.
Depois de atualizar o grupo de distribuição para um grupo deMicrosoft 365, existem algumas tarefas de seguimento que poderá querer efetuar para garantir que decorre sem problemas.
-
Dar seguimento aos seus utilizadores – contacte-os imediatamente após a conclusão da atualização e, em seguida, alguns dias depois. Mostrar que está a ouvir e a responder a quaisquer perguntas que possam ter será um longo caminho para as fazer felizes e confortáveis com a mudança.
-
Monitorizar os relatórios de cativação – o Portal do Microsoft 365 Administração tem alguns bons relatórios que lhe podem mostrar quantos utilizadores estão a utilizar o grupo, a frequência e as funcionalidades que estão a utilizar. Estes relatórios podem ajudá-lo a criar o seu seguimento e formação de utilizadores, bem como realçar onde os seus utilizadores estão a obter o maior valor do novo grupo. Veja: Relatórios de Atividade no Centro de administração do Microsoft 365.
-
Partilhar a sua experiência – informe outras equipas da sua empresa de que atualizou o seu grupo de distribuição e que passos tomou para o tornar bem-sucedido! Partilhar essas informações pode ajudar essas outras equipas a seguir o seu exemplo e a fazer uma atualização com êxito.
Tem dúvidas sobre Grupos do Microsoft 365? Visite o Grupos do Microsoft 365 Tech Community.
Dica: Por predefinição, todos os utilizadores podem criar grupos do Microsoft 365. Saiba mais em Gerir quem pode criar Grupos do Microsoft 365.
Pode criar Grupos do Microsoft 365 a partir de várias ferramentas, incluindo Outlook, Outlook na Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams e muito mais. A ferramenta a partir da qual escolhe começar depende do tipo de grupo com o qual está a trabalhar. Por exemplo, na Microsoft, tendemos a começar a partir de Outlook quando estamos a criar um Grupo organizado em torno do e-mail e do calendário. Se o Grupo for para comunicação a nível da empresa, tendemos a começar com Viva Engage. Para uma colaboração baseada em chat, iniciaríamos o nosso Grupo a partir do Microsoft Teams.
Nem os grupos públicos nem os grupos privados podem ser vistos ou acedidos por pessoas fora da sua organização, a menos que essas pessoas tenham sido especificamente convidadas como convidados. Consulte Adicionar convidados a Grupos no Outlook para obter mais informações.
Gerir proprietários, membros e convidados
Os proprietários de grupos são os moderadores do grupo. Podem adicionar ou remover membros e ter permissões exclusivas, como a capacidade de eliminar conversações da caixa de entrada partilhada ou alterar definições diferentes sobre o grupo. Os proprietários de grupos podem mudar o nome do grupo, atualizar a descrição ou imagem e muito mais. Se estiver familiarizado com as funções do SharePoint, um proprietário de grupo é um administrador da coleção de sites.
Dica: É melhor prática ter pelo menos dois proprietários para um Grupo, se possível. Desta forma, se um proprietário não estiver disponível, o outro pode fazer alterações ao Grupo.
Os membros do grupo são os utilizadores normais na sua organização que utilizam o grupo para colaborar. Podem aceder a tudo no grupo, mas não podem alterar as definições do grupo. No mundo do SharePoint, são membros do site. Para obter informações sobre como adicionar ou remover membros do grupo, consulte Adicionar, editar e remover membros do Grupos no Outlook.
Os convidados são como membros do grupo, mas estão fora da sua organização. Por predefinição, os seus utilizadores podem convidar convidados para aderirem ao seu grupo e pode controlar essa definição. Para obter mais informações, consulte Adicionar convidados a Grupos no Outlook.
Utilizar o Microsoft Teams para uma área de trabalho persistente baseada em chat
Uma excelente forma de manter o contacto com o seu grupo é o Microsoft Teams. O Microsoft Teams é o ciclo interno da sua equipa – uma área de trabalho persistente e baseada em chat, onde pode ter conversações informais, em tempo real, em torno de tópicos muito focados ou subgrupos específicos dentro do grupo. Embora a integração do Teams não venha automaticamente, pode criar facilmente um grupo do Teams com base no seu Grupo do Microsoft 365.
Depois de um Grupo ultrapassar a finalidade pretendida, pode eliminá-lo para libertar recursos do sistema e para remover o grupo de ser listado ou apresentado. Consulte Editar ou eliminar um Grupo no Outlook para obter mais informações. Se não quiser ter de se lembrar de eliminar grupos desatualizados, o administrador pode definir políticas de expiração que farão com que os grupos antigos expirem e sejam removidos automaticamente após um determinado período de tempo. Consulte também: Política de Expiração do Grupo do Microsoft 365.
Existem três modelos principais de aprovisionamentoGrupos do Microsoft 365: Aberto, liderado por TI ou Controlado. Cada um tem as suas próprias vantagens.
|
Borda |
Vantagens |
|---|---|
|
Abrir (predefinição) |
Os utilizadores podem criar os seus próprios grupos conforme necessário sem precisarem de esperar ou incomodar as TI |
|
Orientada por TI |
Os utilizadores pedem um grupo de TI. As TI podem orientá-las na seleção das melhores ferramentas de colaboração para as suas necessidades |
|
Controlado |
Criação de grupos restrita a pessoas, equipas ou serviços específicos (Consulte: Controlar quem pode criar Grupos do Microsoft 365) |
Se quiser controlar a forma como os seus Grupos do Microsoft 365 são nomeados, pode utilizar a política de nomenclatura para forçar os nomes dos grupos a cumprir determinadas normas, incluindo prefixos ou sufixos, bem como bloquear nomes censuráveis. Veja Grupos do Microsoft 365 Política de Nomenclatura para obter mais informações.
Cada grupo tem, pelo menos, um proprietário que pode adicionar ou remover membros e fazer alguma curadoria básica do grupo e do respetivo conteúdo. Se o proprietário (ou proprietários) de um grupo deixar a organização por qualquer motivo, o administrador pode atribuir um novo proprietário ao grupo. Veja Atribuir um novo proprietário a um grupo órfão.
Além disso, se tiver permissões de Administrador Exchange Online, pode administrar os seus grupos a partir do Centro de Microsoft 365 Administração (Consulte Gerir associação a grupos no Centro de administração do Microsoft 365) ou a partir do PowerShell (Consulte Gerir Grupos do Microsoft 365 com o PowerShell.
Poderá chegar uma altura em que pretende eliminar um grupo do seu inquilino. Para obter informações sobre como eliminar um grupo, consulte: Eliminar um grupo no Outlook. Se um grupo for eliminado acidentalmente, os administradores podem restaurar esse grupo até 30 dias. Consulte: Restaurar um Grupo do Microsoft 365 eliminado.
Se preferir uma forma mais automatizada de gerir o ciclo de vida do seu Grupos do Microsoft 365, pode utilizar políticas de expiração para expirar grupos num intervalo de tempo específico. Os proprietários do grupo receberão um e-mail 30, 15 e 1 dia antes da expiração do grupo que lhes permite renovar facilmente o grupo se ainda for necessário. Consulte: Política de Expiração do Grupo do Microsoft 365.
-
Permitir que os membros enviem como ou em nome de um Grupo do Microsoft 365
-
Alterar as definições de título, descrição, logótipo e informações do site de um site
Limites do Grupo do Microsoft 365
Localize Limites de grupo em Descrição geral do Grupos do Microsoft 365 para administradores.
Se estiver a planear utilizar a funcionalidade "Repetição de Escrita de Grupos" da ferramenta Azure Active Directory Connect, o comprimento máximo é de 448 carateres relacionados com o atributo "Descrição".
Para obter mais informações sobre o armazenamento do SharePoint Online, consulte Limites do SharePoint Online.
Gerir a sua Grupos do Microsoft 365 é mais eficaz quando tem informações acionáveis sobre Grupos utilização. O Centro de Microsoft 365 Administração tem uma ferramenta de relatórios que lhe permite ver informações como a utilização do armazenamento, o número de Grupos ativos que tem e até a forma como os seus utilizadores estão a utilizar o Grupos. Consulte: Relatórios do Microsoft 365 no centro de administração para obter mais informações.
Grupos do Microsoft 365 fornece-lhe várias ferramentas para conformidade, proteção de informações e Deteção de Dados Eletrónicos.
