Wprowadzenie do bibliotek

Jeśli chcesz tylko tworzyć biblioteki lub pracować z nimi i potrzebujesz informacji indukcyjnych, poniżej przedstawiono typowe i przydatne zadania, które możesz wykonać.

• Tworzenie, dodawanie, wyświetlanie i zmienianie nazw bibliotek dokumentów

• Klip wideo: konfigurowanie przechowywania i udostępniania dokumentów na platformie Microsoft 365

• Otwieranie plików programu SharePoint w Eksplorator plików

• Tworzenie folderu w bibliotece dokumentów

• Usuwanie pliku, folderu lub linku z biblioteki dokumentów programu SharePoint

• Przekazywanie, tworzenie lub usuwanie plików w bibliotece

• Tworzenie kolumny na liście lub w bibliotece

• Tworzenie, modyfikowanie i usuwanie widoku listy lub biblioteki

• Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki

• Określanie szablonu plików dla biblioteki dokumentów lub formularzy

• Synchronizowanie plików za pomocą usługi OneDrive w systemie Windows

• Używanie przepływów pracy z biblioteką

• Ustawianie uprawnień i ustawień zaawansowanych w bibliotece Opis poziomów uprawnień w programie SharePoint

• Praca z fotografiami w bibliotece obrazów

• Konfigurowanie biblioteki elementów zawartości w celu przechowywania obrazów oraz plików audio i wideo

• Zarządzanie listami i bibliotekami zawierającymi wiele elementów

• Zarządzanie dużymi bibliotekami dokumentów i rekordów przy użyciu metadanych (zobacz Wprowadzenie do zarządzanych metadanych)

Zespół marketingowy firmy Contoso tworzy witrynę zespołu, w której planuje zarządzać projektami i dokumentami. Wybierają właściciela witryny do zarządzania witryną. Właściciel witryny otrzymuje poziom uprawnień Pełna kontrola po dodaniu jej do grupy Właściciele witryny. Udostępnia witrynę i daje wszystkim uprawnienia do współtworzenia. Zespół decyduje się na korzystanie z biblioteki Dokumenty do zarządzania komunikatami prasowymi, plikami budżetowymi, umowami, propozycjami i innymi dokumentami zespołu.

Właściciel witryny przekazuje ważne dokumenty, aby zespół zaczął używać biblioteki jako centralnej lokalizacji. Następnie włącza przechowywanie wersji, dzięki czemu zespół ma historię ewolucji plików i w razie potrzeby może przywrócić poprzednią wersję. Właściciel witryny dodaje również standardowe szablony do biblioteki na potrzeby raportów marketingowych, umów sprzedaży, planów kampanii i arkuszy budżetu. Każdy szablon zawiera logo firmy i format, którego każdy zgodził się użyć. Gdy członkowie tworzą nowy plik z biblioteki dokumentów, mogą łatwo wybrać szablon, którego chcą użyć.

Gdy członkowie zespołu dodają pliki i współpracują nad dokumentami, organizują bibliotekę, dodając kolumny i tworząc widoki, aby ułatwić im szybkie znajdowanie dokumentów. Na przykład właściciel witryny dodaje kolumnę "Nazwa projektu", aby członkowie mogli filtrować lub sortować według tej kolumny. Inni członkowie zespołu dodają widoki publiczne tej grupy według kwartału obrachunkowego i filtrują umowy, które wygasają w ciągu sześciu miesięcy. Każdy członek tworzy również widoki osobiste, aby ułatwić mu szybkie znajdowanie informacji i wykonywanie pracy.

Po wielu dyskusjach na spotkaniu personelu zespół decyduje się ustawić alerty na poziomie biblioteki, aby raportować aktualizacje raz w tygodniu. W razie potrzeby każdy członek może zdecydować, jak skonfigurować dodatkowe alerty lub kanały informacyjne RSS dla określonych plików.

Zespół zobowiązuje się również do ważnych "najlepszych praktyk" w tym nowym świecie współpracy. Gdy członkowie chcą udostępnić dokument, opierają się pokusie dołączenia go do wiadomości e-mail, a zamiast tego wysyłają link do dokumentu pocztą e-mail. Wysyłanie linku pocztą e-mail jest łatwe z biblioteki i wskazuje użytkownikom najnowszą wersję w witrynie zespołu.

Kluczową odpowiedzialnością za ten zespół jest proponowanie kampanii marketingowych w celu pobudzenia sprzedaży i przychodów. Gdy członkowie zespołu opracowują nowy plan kampanii, współtworzeją dokumenty i śledzą wersje pomocnicze plików. Współtworzenie umożliwia wielu osobom edytowanie dokumentu w tym samym czasie bez konieczności uzgadniania zmian. Jeśli popełnią błąd w jednej wersji dokumentu, mogą przywrócić poprzednią wersję. Po zakończeniu planu kampanii mogą utworzyć wersję główną, a następnie wysłać ją do zatwierdzenia przez dział prawny i kierownika. Po zatwierdzeniu pliku plik może zostać wyświetlony przez innych pracowników firmy.

Właściciel witryny bada dokumentację online i szkolenia oraz uczy się, jak skonfigurować przepływ pracy, skojarzyć go z biblioteką i zautomatyzować proces zbierania opinii, zbierania podpisów i publikowania dokumentu końcowego.

Po trzech miesiącach użytkowania biblioteka i witryna Dokumenty stały się krytyczne dla zespołu marketingowego i pomogły zwiększyć produktywność i widoczność w całym przedsiębiorstwie. Nie wyobrażają sobie pracy bez niego i badają inne sposoby korzystania z technologii programu SharePoint, aby lepiej współpracować.

Oto kilka sposobów pracy z bibliotekami i uczynienia ich bardziej przydatnymi dla grupy (uporządkowane luźno od podstawowych do bardziej zaawansowanych):

Używanie i tworzenie widoków     Za pomocą widok możesz wyświetlać w bibliotece pliki, które są dla Ciebie najważniejsze lub najlepiej dopasowane do określonego celu. Zawartość biblioteki się nie zmienia, ale każdy widok porządkuje lub filtruje pliki, aby ułatwić ich znajdowanie i przeglądanie w zrozumiały sposób. Aby uzyskać więcej informacji na temat widoków, zobacz Tworzenie, zmienianie lub usuwanie widoku listy lub biblioteki.

Śledzenie wersji     Jeśli trzeba zachować poprzednie wersje plików, użycie bibliotek pomoże w śledzeniu, przechowywaniu i przywracaniu plików. Można wybrać opcję śledzenia wszystkich wersji w taki sam sposób. Można również oznaczyć pewne wersje jako wersje główne, na przykład dodanie nowego rozdziału do podręcznika, a inne wersje jako wersje pomocnicze, na przykład poprawienie błędu pisowni. Aby ułatwić zarządzanie miejscem do magazynowania, możesz opcjonalnie wybrać liczbę każdego typu wersji, która ma być przechowywana.

Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania wersji, zobacz Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki.

Współtworzenie lub wyewidencjonowywanie plików     Gdy edytujesz dokument microsoft Word lub powerpoint z biblioteki bez wyewidencjonowywania go, inne osoby mogą edytować go w tym samym czasie (to współtworzenie). Gdy wyewidencjonowywanie plik, upewnij się, że tylko jedna osoba może edytować plik, dopóki nie zostanie zaewidencjonowany. Możesz wymagać wyewidencjonowywania dokumentów w bibliotekach zawierających poufne dokumenty lub podczas dokładnego śledzenia ewolucji dokumentów. Należy jednak pamiętać, że wymaganie realizacji transakcji uniemożliwi użytkownikom współtworzenie dokumentów. Wyewidencjonowanie spowoduje wyświetlenie monitu o pozostawienie komentarza dotyczącego zmian w dokumencie, ale wyewidencjonowanie spowolni również proces edytowania i recenzowania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Współpraca nad dokumentami i współtworzenie albo Wyewidencjonuj, zaewidencjonuj lub odrzuć zmiany w plikach w bibliotece.

Edytowanie plików z programów klasycznych    Gdy przechowujesz dokumenty w witrynie programu SharePoint, możesz tworzyć, edytować i współtworzyć dokumenty bezpośrednio ze zgodnych programów klasycznych, takich jak Microsoft Word lub PowerPoint, nawet bez przechodzenia do tej witryny. Możesz na przykład edytować prezentację programu PowerPoint jednocześnie z innymi osobami, które ją edytują (nazywaną również współtworzeniem). Zaewidencjonowanie i wyewidencjonowanie można również zarządzać bezpośrednio w programie PowerPoint. Ponadto za pomocą programu Usługa OneDrive używana w pracy lub szkole lub Outlook można przełączyć zawartość biblioteki do trybu offline, pracować z nimi z lokalizacji zdalnej, a następnie płynnie synchronizować zmiany po powrocie do trybu online.

Aktualne informacje o zmianach    Aby być na bieżąco po zmianie dokumentów w bibliotece, skonfiguruj alerty, subskrybuj kanały informacyjne RSS lub obserwuj dokumenty. Główną różnicą między alertami, RSS i obserwowanymi są miejsca, w których otrzymujesz powiadomienia. Zarówno alerty, jak i kanały informacyjne RSS informują o aktualizacjach i umożliwiają dostosowanie ilości otrzymywanych informacji. Możesz skonfigurować alerty lub funkcję RSS, aby sprawdzić, kiedy coś się zmieni w bibliotece. Jeśli zależy Ci tylko na konkretnym dokumencie, skonfiguruj alert lub obserwuj dokument. Alerty mogą być wyświetlane jako wiadomości e-mail lub SMS. Powiadomienia RSS są wyświetlane w skonsolidowanym kanale informacyjnym, który można odczytywać w programie Outlook lub innym czytniku kanałów informacyjnych. Jeśli obserwujesz dokument, otrzymasz powiadomienie w swoim kanale aktualności (jeśli Twoja organizacja korzysta z kanału aktualności). Aby uzyskać więcej informacji na temat powiadomień, zobacz Tworzenie alertu lub subskrybowanie kanału informacyjnego RSS.

Wymaganie zatwierdzenia dokumentu     Aby wszyscy mogli je zobaczyć, możesz wymagać zatwierdzenia dokumentów. Dokumenty będą pozostawać w stanie oczekiwania do czasu zatwierdzenia lub odrzucenia przez osobę uprawnioną do wykonywania tych czynności. Można określić, które grupy użytkowników mogą wyświetlać dokument przed zatwierdzeniem. Ta funkcja może być przydatna, jeśli biblioteka zawiera ważne wskazówki lub procedury, które powinny być udostępniane tylko w ostatecznej wersji.

Ustawianie uprawnień    Grupy programu SharePoint i poziomy uprawnień ułatwiają wydajne zarządzanie dostępem do zawartości. Domyślnie po witrynie są dziedziczone uprawnienia do bibliotek, folderów w bibliotekach i dokumentów. Przypisanie unikatowych uprawnień do określonej biblioteki lub dokumentu może ułatwić ochronę poufnej zawartości, takiej jak umowy lub informacje budżetowe, bez ograniczania dostępu do pozostałej części witryny. Aby uzyskać więcej informacji o uprawnieniach, zobacz Opis poziomów uprawnień w programie SharePoint.

Tworzenie przepływów pracy     Biblioteka dokumentów lub typ zawartości mogą używać przepływy pracy, które Twoja organizacja ma zdefiniowane dla procesów biznesowych, takich jak zarządzanie zatwierdzaniem lub sprawdzaniem dokumentu. Grupa może stosować procesy biznesowe do swoich dokumentów, nazywane przepływami pracy, określające akcje, które należy wykonać w sekwencji, takie jak zatwierdzanie dokumentów. Przepływ pracy programu SharePoint to zautomatyzowany sposób przenoszenia dokumentów lub elementów za pomocą sekwencji akcji lub zadań. Domyślnie dla bibliotek są dostępne trzy przepływy pracy: Zatwierdzenie, który kieruje dokument do grupy osób w celu zatwierdzenia; Zbieranie opinii, który kieruje dokument do grupy osób w celu uzyskania opinii i zwraca go do osoby, która zainicjowała przepływ pracy jako kompilację; oraz Zbieranie podpisów, który kieruje dokument do grupy osób w celu zebrania ich podpisów cyfrowych.

Aby uzyskać więcej informacji o przepływach pracy, zobacz Informacje o przepływach pracy zawartych w programie SharePoint.

Definiowanie typów zawartości     Jeśli grupa pracuje z kilkoma typami plików, takimi jak arkusze, prezentacje i dokumenty, można rozszerzyć funkcjonalność biblioteki, włączając i definiując wiele typów zawartości. Typy zawartości zwiększają wszechstronność i spójność bibliotek. Każdy typ zawartości może określać szablon, a nawet przepływ pracy procesy. Szablony działają jak punkt wyjścia przy tworzeniu dokumentów z określonym formatowaniem, dowolnym tekstem standardowym oraz właściwościami odnoszącymi się do dokumentów danego typu, takimi jak nazwa działu czy numer umowy.

Śledzenie inspekcyjne    Jeśli masz grupę poufnych plików i warto wiedzieć, jak te dokumenty były używane, możesz zdefiniować zasady umożliwiające włączenie śledzenia inspekcji zdarzeń, takich jak zmiany plików, kopie lub usuwanie.

Ustawianie zasad    Ustawienia zasad umożliwiają wygasanie dokumentów, automatyczne usuwanie lub okresowy przegląd (za pośrednictwem przepływu pracy) dokumentów, dla których osiągnięto określony wiek. W miarę rozwoju bibliotek korzystanie z tych ustawień usuwania może zaoszczędzić czas i wysiłek dzięki próbie ręcznego oczyszczenia zapakowanego miejsca na dysku twardym lub uniknięcia osiągnięcia limitów przydziału.

Korzystanie z witryny Centrum dokumentów    Witryna Centrum dokumentów umożliwia tworzenie i przechowywanie dużej liczby obiektów, a także zarządzanie nimi. Centrum dokumentów służy jako scentralizowane repozytorium do zarządzania wieloma dokumentami. Funkcje, takie jak metadane i nawigacja w widoku drzewa, typy zawartości i składniki Web Part, ułatwiają organizowanie i pobieranie dokumentów. "Zarządcy zawartości" mogą szybko skonfigurować nawigację opartą na metadanych, aby działała dobrze dla większości bibliotek bez jawnego tworzenia indeksów. Zarządcy zawartości mogą też tworzyć indeksy zwiększające wydajność w stosunku do szerszego zakresu filtrów i widoków. Witryny Centrum dokumentów można używać jako środowiska tworzenia (w którym użytkownicy ewidencjonują i wyewidencjonują pliki oraz tworzą struktury folderów dla tych plików) lub jako archiwum zawartości (gdzie użytkownicy tylko wyświetlają lub przekazują dokumenty).

Sposób organizowania plików w bibliotece zależy od potrzeb grupy oraz od tego, jak wolisz przechowywać i wyszukiwać informacje. Niektóre opcje planowania mogą pomóc w skonfigurowaniu struktury, która najlepiej odpowiada Twojej grupie. Biblioteki mają kilka funkcji ułatwiających pracę z wieloma plikami w jednej bibliotece. Jednak wiele bibliotek może lepiej odpowiadać grupie.

Istnieje kilka sposobów organizowania plików w bibliotece. Możesz dodawać kolumny, definiować widoki i tworzyć foldery. Każde podejście ma swoje zalety i możesz połączyć każde podejście, aby dopasować je do unikatowych potrzeb biblioteki i zespołu.

Podczas tworzenia nowej witryny, takiej jak biblioteka Dokumenty w witrynie zespołu, są tworzone niektóre biblioteki. Możesz dostosować te biblioteki do swoich celów lub utworzyć własne dodatkowe biblioteki. Każdy typ biblioteki ma określony cel, a niektóre mają inny zestaw zachowań i funkcji.

Biblioteka elementów zawartości     Aby udostępniać zasoby multimediów cyfrowych, takie jak pliki obrazów, plików audio i wideo, oraz zarządzać nimi, użyj biblioteki elementów zawartości. Biblioteka elementów zawartości ułatwia użytkownikom odnajdowanie i ponowne używanie plików multimediów cyfrowych już utworzonych przez inne osoby, takich jak logo i obrazy firmowe. Biblioteka zasobów udostępnia również typy zawartości z właściwościami i widokami do zarządzania zasobami multimedialnymi i przeglądania ich, takimi jak miniatury i słowa kluczowe metadanych. Na przykład możesz chcieć zarządzać markowymi obrazami i fragmentami zawartości do ponownego użycia oraz przechowywać je w aplikacjach, aby były dostępne w całym przedsiębiorstwie i spójnie używane.

Biblioteka pulpitów nawigacyjnych    Zawiera strony składników Web Part, strony składników Web Part z Listy stanu i wdrożone pulpity nawigacyjne programu PerformancePoint.

Biblioteka połączeń danych     Aby uprościć konserwację połączeń danych i zarządzanie nimi, użyj biblioteki połączeń danych. Biblioteka połączeń danych to scentralizowane miejsce do przechowywania plików połączenia danych pakietu Office (ODC). Każdy z tych plików (odc) zawiera informacje na temat lokalizowania zewnętrznego źródła danych, logowania się, wykonywania zapytań i uzyskiwania do nich dostępu. Scentralizowanie plików ODC w bibliotece połączeń danych umożliwia również udostępnianie i przeszukiwanie plików połączeń danych oraz zarządzanie nimi z poziomu witryny programu SharePoint oraz zapewnianie, że dane biznesowe i raporty, zwłaszcza arkusze kalkulacyjne, mają spójny zestaw wartości i wyników formuł jako "jedną wersję prawdy".

Biblioteka dokumentów     W przypadku wielu typów plików, w tym dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych, użyj biblioteki dokumentów. W bibliotece dokumentów można przechowywać inne rodzaje plików, chociaż niektóre typy plików są blokowane ze względów bezpieczeństwa. Podczas pracy z programami, które nie są blokowane, możesz utworzyć te pliki z biblioteki. Na przykład zespół marketingowy może mieć własną bibliotekę dokumentów do planowania materiałów, wiadomości i publikacji.

Biblioteka formularzy    Jeśli chcesz zarządzać grupą formularzy biznesowych opartych na języku XML, użyj biblioteki formularzy. Na przykład twoja organizacja może chcieć używać biblioteki formularzy do raportów z wydatków. Konfigurowanie biblioteki formularzy wymaga edytora XML lub programu do projektowania formularzy XML, takiego jak Program Microsoft InfoPath. Formularz wypełniania jest tylko plikiem .xml zawierającym dane (i tylko dane), które zostały wprowadzone w formularzu, takie jak data wydatku i kwota. Wszystkie inne elementy, które tworzą raport wydatków, są udostępniane za pomocą szablonu formularza. Po wypełnieniu formularzy można scalić dane formularza lub wyeksportować je do analizy.

Biblioteka obrazów    Aby udostępnić kolekcję obrazów cyfrowych lub grafik, użyj biblioteki obrazów. Chociaż obrazy mogą być przechowywane w innych typach bibliotek programu SharePoint, biblioteki obrazów mają kilka zalet. Na przykład z biblioteki obrazów można wyświetlać obrazy w pokazie slajdów, pobierać obrazy na komputer i edytować obrazy za pomocą zgodnych programów graficznych, takich jak Microsoft Paint. Rozważ utworzenie biblioteki obrazów, jeśli chcesz przechowywać obrazy z wydarzeń zespołu lub premier produktów. Możesz również utworzyć link do obrazów w bibliotece z innych miejsc w witrynie, na przykład z witryn typu wiki i blogów.

Biblioteka rekordów     Aby zachować centralne repozytorium na potrzeby przechowywania rekordów organizacji i ważnych dokumentów biznesowych oraz zarządzania nimi, użyj biblioteki rekordów. Na przykład organizacja musi przestrzegać przepisów dotyczących zgodności, które wymagają zorganizowanego procesu zarządzania istotnymi dokumentami. Witryna Centrum rekordów może zawierać wiele bibliotek rekordów do przechowywania różnych typów rekordów. Dla każdej biblioteki można ustawić zasady określające, jakie rekordy mają być przechowywane, jak kierować dokumenty i zarządzać nimi oraz jak długo te rekordy muszą być przechowywane.

Biblioteka raportów     Aby uprościć tworzenie, zarządzanie i dostarczanie stron internetowych, dokumentów i kluczowych wskaźników wydajności (KPI) metryk i celów, użyj biblioteki raportów. Biblioteka raportów to centralne miejsce, w którym można tworzyć i zapisywać raporty, takie jak skoroszyty programu Excel i strony pulpitu nawigacyjnego. Gdy skoroszyt programu Excel jest publikowany w bibliotece raportów, otwieranie go w widoku przeglądarki jest dostępne jednym kliknięciem, co stanowi wygodny sposób wyświetlania skoroszytu bez dodawania go do strony składników Web Part.

Biblioteka diagramów procesów (jednostki metryczne i jednostki amerykańskie)    Do przechowywania i udostępniania dokumentów procesów diagramu, takich jak te utworzone w programie Microsoft Visio, należy użyć biblioteki diagramów procesów. Biblioteki Jednostki metryczne i Jednostki STANÓW Zjednoczonych są dostosowane do odpowiednich pomiarów.

Biblioteka stron typu wiki    Aby utworzyć kolekcję połączonych stron typu wiki, użyj biblioteki stron typu wiki. Witryna typu wiki umożliwia wielu osobom gromadzenie informacji w formacie łatwym do utworzenia i zmodyfikowania. Do biblioteki można również dodać strony typu wiki zawierające obrazy, tabele, hiperlinki i linki wewnętrzne. Jeśli na przykład zespół utworzy witrynę typu wiki dla projektu, witryna może przechowywać porady i wskazówki na szeregu stron łączących się ze sobą.