SharePoint przepływy pracy to wstępnie zaprogramowane mini aplikacje, które usprawniają i automatyzują różnorodne procesy biznesowe. Przepływy pracy mogą się wahać od zbierania podpisów, opinii lub zatwierdzeń dla planu lub dokumentu, po śledzenie bieżącego stanu procedury rutynowej. SharePoint przepływy pracy są zaprojektowane tak, aby zaoszczędzić czas i wysiłek oraz zapewnić spójność i wydajność zadań wykonywanych regularnie.
Uwagi:
-
Przepływy pracy programu SharePoint 2010 zostały wycofane od 1 sierpnia 2020 r. dla nowych dzierżaw i usunięte z istniejących dzierżaw 1 listopada 2020 r. Jeśli korzystasz z przepływów pracy programu SharePoint 2010, zalecamy migrację do usługi Power Automate lub innych obsługiwanych rozwiązań. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wycofywanie przepływu pracy programu SharePoint 2010.
-
Przepływ pracy programu SharePoint 2013 jest przestarzały od kwietnia 2023 r. I zostanie wyłączony dla nowych dzierżaw od 2 kwietnia 2024 r. Zostanie ona usunięta z istniejących dzierżaw i zostanie w pełni wycofana od 2 kwietnia 2026 r. Jeśli korzystasz z przepływu pracy programu SharePoint 2013, zalecamy przeprowadzenie migracji do usługi Power Automate lub innych obsługiwanych rozwiązań. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wycofywanie przepływu pracy programu SharePoint 2013 na platformie Microsoft 365.
Co to jest przepływ pracy SharePoint ?
Prawdopodobnie wiesz już, co to jest schemat blokowy. Jest to graficzna mapa procesu z instrukcjami dotyczącymi tego, co dzieje się na każdym etapie.
Przepływ pracy SharePoint przypomina zautomatyzowany schemat blokowy, który wymaga dużej ilości pracy, zgadywania i losowości ze standardowych procesów roboczych.
Na przykład na ilustracji przyjrzyj się procesowi zatwierdzania dokumentu. Ręczne uruchomienie tego procesu może oznaczać dużą ilość sprawdzania i śledzenia, przesyłania dalej dokumentów i wysyłania przypomnień — każde z tych zadań musi zostać wykonane przez Ciebie lub co najmniej jednego współpracownika. Oznacza to dużo dodatkowej pracy i ciągły strumień przerw.
Jeśli jednak do uruchomienia tego procesu używasz przepływu pracy zatwierdzania dokumentów SharePoint, przepływ pracy automatycznie wykonuje to sprawdzanie, śledzenie, przypominanie i przesyłanie dalej. Jeśli ktoś spóźni się na wykonanie zadania lub wystąpi inny problem, większość uwzględnionych przepływów pracy generuje powiadomienie o tym. Monitorowanie procesu jest ograniczone.
Uruchamianie przepływu pracy SharePoint jest łatwe. Wybierz typ przepływu pracy, wybierz odpowiednie opcje i pozwól na uruchomienie przepływu pracy. Jeśli chcesz, możesz anulować lub zakończyć przepływ pracy.
Każdy z uwzględnionych typów przepływów pracy działa jak szablon. Wystąpienie przepływu pracy można dodać dla jednej listy lub biblioteki albo dla całego zbioru witryn za pomocą formularza inicjowania w celu określenia odpowiednich opcji i zaznaczeń dla danego wystąpienia. Te opcje i opcje obejmują osoby, do których przepływ pracy przydziela zadania, terminy ostateczne zadań, sposób uruchamiania przepływu pracy i według kogo oraz instrukcje dołączane do powiadomień o zadaniach. Utwórz nowy przepływ pracy, przechodząc do pozycji Ustawienia listy > Ustawienia przepływu pracy > Dodaj przepływ pracy. Jeśli chcesz, przeczytaj więcej o przepływach pracy 2010 i 2013.
Ważne: Domyślnie przepływy pracy Zatwierdzanie, Zbieranie opinii i Zbieranie podpisu nie są aktywowane i nie są wymienione w polu listy Wybierz szablon przepływu pracy formularza skojarzenia. Aby udostępnić je do użycia, administrator witryny musi aktywować je na poziomie zbioru witryn. Przejdź do obszaru Ustawienia witryny > funkcji zbioru witryn > aktywowania funkcji przepływów pracy. Ponadto SharePoint 2013 udostępnia szablony przepływów pracy oparte na SharePoint 2010. Jeśli chcesz utworzyć przepływ pracy oparty na SharePoint 2013 z podobną logiką, użyj narzędzia, takiego jak SharePoint Designer 2013.
Istnieje pięć wstępnie zaprogramowanych typów przepływów pracy.
Po każdym przejściu między stanami przepływ pracy przydziela zadanie osobie i wysyła tej osobie alert e-mail o zadaniu. Po wykonaniu tego zadania przepływ pracy aktualizuje stan elementu i postępuje do następnego stanu. Przepływ pracy Trójstanowy jest przeznaczony do pracy z szablonem listy Śledzenie problemów, ale może być używany z dowolną listą zawierającą kolumnę Wybór zawierającą co najmniej trzy wartości.
Aby dowiedzieć się więcej i uzyskać instrukcje krok po kroku, zobacz Korzystanie z trójstanowego przepływu pracy.
Aby dodać lub uruchomić przepływ pracy, musisz mieć odpowiednie uprawnienia do listy, biblioteki lub zbioru witryn, w którym przepływ pracy jest uruchamiany:
-
Aby dodać przepływ pracy Domyślnie musisz mieć uprawnienie Zarządzaj listami, aby dodać przepływ pracy. (Grupa Właściciele i członkowie mają domyślnie uprawnienie Zarządzaj listami; grupa Odwiedzający nie.
-
Aby uruchomić przepływ pracy Ponadto domyślnie musisz mieć uprawnienie Edytuj elementy, aby uruchomić przepływ pracy, który został już dodany. (Zarówno grupa Właściciele, jak i Członkowie mają domyślnie uprawnienie Edytuj elementy; grupa Odwiedzający nie jest). Właściciele mogą także skonfigurować określone przepływy pracy tak, aby mogły być uruchamiane tylko przez członków grupy Właściciele. W przypadku podwitryny z unikatowymi uprawnieniami właściciele muszą mieć pewność, że wymagane uprawnienia zostaną jawnie przypisane do użytkowników przepływu pracy. Zobacz Edytowanie uprawnień do listy lub biblioteki programu SharePoint i zarządzanie nimi. < Jest to oparte na opinii — "Utworzono podwitrynę w witrynie sp mojej firmy w celu przetestowania funkcji przepływu pracy, więc powinienem mieć uprawnienia do uruchamiania przepływu pracy, ale nie mogę — dlaczego nie?" >
Poniższy diagram zawiera ogólny widok podstawowych etapów planowania, dodawania, uruchamiania i modyfikowania przepływu pracy programu SharePoint. Poszczególne sekcje w każdym z kroków są następujące.
-
Plan Upewnij się, że wiesz, jakie opcje i jakie informacje muszą być dostępne podczas dodawania wersji przepływu pracy za pomocą formularza inicjowania.
-
Dodaj Wypełnij formularz inicjowania, aby dodać wersję przepływu pracy do listy, biblioteki lub zbioru witryn.
-
Uruchomić Uruchom nowy przepływ pracy ręcznie lub automatycznie na dokumencie lub innym elemencie na liście lub w bibliotece. (Jeśli uruchomisz go ręcznie, będziesz mieć możliwość zmiany niektórych ustawień formularza skojarzenia przepływu pracy w formularzu inicjowania briefer). Po uruchomieniu przepływu pracy tworzy zadania, wysyła komunikaty o powiadomieniach i zaczyna śledzić akcje i zdarzenia.
-
Monitorowanie Gdy przepływ pracy jest uruchomiony, możesz wyświetlić stronę Stan przepływu pracy, aby sprawdzić, które zadania są ukończone i jakie inne akcje miały miejsce. W razie potrzeby możesz stąd dostosować bieżące i przyszłe zadania, a nawet anulować lub zakończyć uruchamianie tego przepływu pracy.
-
Recenzja Po zakończeniu uruchamiania można przeglądać całą jego historię na stronie Stan przepływu pracy. Ponadto na stronie stanu można tworzyć raporty statystyczne dotyczące ogólnej wydajności tego przepływu pracy.
-
Zmień Jeśli przepływ pracy nie działa tak, jak chcesz, możesz otworzyć oryginalny formularz skojarzenia, którego użyto do jego dodania, i wprowadzić w nim zmiany.
Jeśli potrzebujesz większej elastyczności dzięki wbudowanej przepływowi pracy, możesz dostosować go dalej za pomocą narzędzia, takiego jak SharePoint Designer 2013. Możesz również utworzyć własny oryginalny przepływ pracy od podstaw.
Za pomocą Projektanta przepływów pracy tworzysz reguły kojarzące warunki i akcje z elementami na listach i w bibliotekach programu SharePoint. Zmiany elementów na listach lub w bibliotekach powodują wyzwolenie akcji przepływu pracy.
Można na przykład zaprojektować przepływ pracy uruchamiający dodatkowy przepływ pracy zatwierdzania, jeśli koszt elementu przekracza określoną kwotę.
Możesz również zdefiniować przepływ pracy dla zestawu powiązanych dokumentów. Jeśli na przykład przepływ pracy jest skojarzony z biblioteką dokumentów lub jest filtrowany pod kątem typu zawartości Dokument, zostanie wyświetlona grupa kontekstowych akcji Zestaw dokumentów. Zestaw dokumentów umożliwia traktowanie grupy dokumentów jako pojedynczej jednostki, więc akcja przepływu pracy zestawu dokumentów będzie uruchamiana dla każdego z elementów tego zestawu dokumentów.
Zobacz też
Opis przepływów pracy zatwierdzania w programie SharePoint 2010
