Asmeninių įžvalgų privatumo vadovas

Pagrindiniai principai

Kaip Viva Insights vartotojas, tik jūs galite matyti savo duomenis.
Jūsų duomenys saugomi ir apskaičiuojami jūsų Exchange Online pašto dėžutėje.
Galite bet kada pasirinkti ir atsisakyti .
Asmeninės Viva Insights įžvalgos nerodo jokios bendradarbių asmenį identifikuojančios informacijos, išskyrus tai, ką jau galite matyti "Outlook" ir "Teams".

Duomenų privatumo pagrindiniai punktai

Asmeninės Viva Insights įžvalgos nėra sukurtos taip, kad būtų galima įvertinti, sekti, automatizuoti sprendimų priėmimą, profiliavimą ar stebėjimą. Viva Insights suteikia asmeninių įžvalgų naudojant Viva Insights programą "Microsoft Teams" ir žiniatinklyje, "Outlook" papildinį Įžvalgos, Viva suvestinės el. laiškus, informacijos santraukas ir įdėtuosius pasiūlymus programoje "Outlook". "Viva Insights" asmeninės įžvalgos neturi mechanizmo ar parinkties, kuri leistų bet kam, išskyrus jus, pasiekti asmeniniams poreikiams pritaikytą informaciją, rodomą šiuose paviršiuose, nebent norite ir savarankiškai ją bendrinti. Viva Insights pateiktų asmeninių įžvalgų duomenų negalima naudoti automatizuotam sprendimų priėmimui arba profiliavimui.
Asmeninės Viva Insights įžvalgos nesuteikia darbuotojams prieigos prie naujos asmenį identifikuojančios informacijos kitiems bendradarbiams. Viva Insights konvertuoja duomenis į asmenines įžvalgas atlikdama skaičiavimus su jūsų generuojama informacija tiesiog pagal darbo dieną. Didžioji dalis duomenų, kuriuos matote Viva Insights asmeninėse įžvalgose, yra tiesiog informacijos, prie kurios jau turite prieigą, agregavimas, tačiau be palaikymo nebūtų galima greitai atlikti skaičiavimų.
Asmeninės Viva Insights duomenų įžvalgos apdorojamos ir saugomos darbuotojo Exchange Online pašto dėžutėje. Viva Insights apdoroja duomenis iš šių šaltinių, kad gautų asmenines įžvalgas: Exchange Online el. pašto ir kalendoriaus duomenis, pokalbių ir skambučių signalus iš "Skype" verslui ir iš "Teams". Viva Insights saugo ir apdoroja šiuos duomenis kiekvieno darbuotojo Exchange Online pašto dėžutėje.
Asmeninės įžvalgos Viva Insights palaiko Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) atitiktį. "Microsoft" sukūrė asmenines įžvalgas Viva Insights, kad palaikytų jūsų organizacijos poreikius laikytis BDAR reikalavimų.

Svarbu: Šiame straipsnyje aptariamas informacinis el. laiškas. Pristabdėme trumpų el. laiškų siuntimą, kad patobulintume. Vis dar galite pasiekti Viva Insights "Outlook" papildinį arba Viva Insights programą "Teams" ir žiniatinklyje, kad galėtumėte naudotis pagrindinėmis funkcijomis, kol ši paslauga bus atnaujinta. Daugiau informacijos apie šį keitimą žr. Trumpa pauzė.

Svarbu: Šiame straipsnyje taip pat aptariamas "Digest" el. laiškas. Nuo 2024 m. kovo pabaigos pristabdysime suvestinės el. laiškus, kurie paprastai siunčiami du kartus per mėnesį. Visas turinys iš "Digest" el. laiškų vis tiek bus pasiekiamas programoje Viva Insights "Teams" arba žiniatinklyje. Galite toliau sklandžiai naršyti ir analizuoti savo duomenų įžvalgas. Norėdami sužinoti daugiau apie šį pakeitimą, žr. Digest el. pašto pauzė.

Kur peržiūrėti asmenines įžvalgas

Asmeninės Viva Insights įžvalgos:

Privatumas Viva Insights programoje "Teams" ir žiniatinklyje

Kai duomenys apdorojami Microsoft Viva Insights programoje, "Microsoft" saugo darbuotojų privatumą ir visiškai laikosi vietinių taisyklių, pvz., Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR). Viva Insights saugo privatumą šiais būdais:

Asmeninis ir privatus – jūsų įžvalgų turinys yra asmeninis, privatus, pasiekiamas tik jums. Niekas kitas jūsų organizacijoje negali jo pasiekti.
Visų duomenys yra privatūs – Viva Insights neapima jokios naujos asmenį identifikuojančios informacijos apie bet kurį kitą jūsų organizacijos asmenį. Įžvalgos ir veiksmai pagrįsti informacija, kurią sugeneravote jūs ir jūsų organizacija tiesiog eidami į įprastą darbo dieną. Jūsų įžvalgos pagrįstos informacija, prie kurios jau turite prieigą, bet negalite greitai agreguoti be pagalbos.
Pašto dėžutės sauga – Viva Insights naudoja Exchange Online el. pašto ir kalendoriaus duomenis ir apdoroja bei saugo įžvalgas ir veiksmus jūsų Exchange Online pašto dėžutėje, todėl duomenų sauga yra integruota ir taikoma "Exchange".
BDAR atitiktis – "Microsoft" laikosi BDAR teikdama įžvalgų ir veiksmų programėlėje.

Kaip tai veikia

Asmeninės įžvalgos ir veiksmai programoje Microsoft Viva Insights remiasi jūsų Exchange Online pašto dėžutės duomenimis, pvz., el. pašto ir kalendoriaus duomenimis. Įžvalgos gaunamos iš duomenų, kurie jau yra jūsų Exchange Online pašto dėžutėje. Pavyzdžiui, jei norite nustatyti, kokius įsipareigojimus prisiimate kitiems, galite rankiniu būdu peržiūrėti kiekvieną el. laišką pašto dėžutėje. "Viva Insights" programėlė tiesiog taupo jus nuo šio vargo proceso.

Duomenų tipai

Viva Insights pateikia asmenines įžvalgas su toliau nurodytais duomenų tipais.

Pašto dėžutės duomenys – el. pašto, kalendoriaus, pokalbių ir skambučių veikla, kurią generuojate naudodami "Microsoft 365", pvz., laikas, kurį praleidžiate susitikimuose arba el. laiškuose, kuriuos siunčiate konkrečiam asmeniui ar grupei.
Papildantieji duomenys – duomenys, kurie kitu atveju būtų jums nepasiekiami, bet pateikiami agreguota forma, skirta atskirų privatumo apsaugai.

Pašto dėžutės duomenys

Pašto dėžutės duomenys nurodo informaciją, prie kurios jau turite prieigą, tiesiog eidami apie savo darbą, pvz., siųsdami el. laiškus, tvarkydami susitikimus arba bendraudami su bendradarbiais. Viva Insights apdoroja ir rodo informaciją taip, kad ją būtų galima naudoti.

Pvz., Viva Insights pateikia rodinius, leidžiančius greitai suprasti, kiek laiko praleidžiate susitikimuose ir el. paštu kiekvieną dieną, su kuo dažniausiai bendradarbiaujate, su kuo prarandate ryšį ir su kuo prisiimate įsipareigojimus bei užklausas.

Galite imtis veiksmų su šia informacija. Pavyzdžiui, galite nuspręsti, kad praleidžiate per daug laiko susitikimuose, ir pasiekti asmeninį tikslą – rengti efektyvesnius susitikimus.

Asmeninės įžvalgos gaunamos iš duomenų, kurie jau yra pasiekiami šiose vietose:

Jūsų Exchange Online pašto dėžutė
Jūsų veikla "OneDrive" ir "SharePoint" dokumentuose
Jūsų pokalbių ir skambučių istorija iš "Teams" ir iš "Skype" verslui

Viva Insights tiesiog taiko kai kuriuos pagrindinius skaičiavimus ir taisykles, kad šie duomenys būtų veiksmingesni. Pašto dėžutės duomenys saugomi tiesiogiai jūsų Exchange Online pašto dėžutėje.

Pavyzdžiui, jei norite nustatyti, kurie kolegos per praėjusią savaitę jums atsiuntė daugiausia el. laiškų, galite techniškai tai padaryti be Viva Insights rankiniu būdu skaičiuodami el. laiškus iš bendradarbių aplanke Gauta. Taip pat galite nustatyti vidutinį bendradarbių atsakymo į jiems atsiųstus el. laiškus laiką naudodami pašto dėžutėje lengvai pasiekiamą laiko žymos informaciją. Viva Insights taupo jums sunku atlikti šiuos varginantis skaičiavimai.

Papildantieji duomenys

Keliais atvejais asmeninės įžvalgos Viva Insights suteikia informacijos, iš kurios pašalinta identifikavimo galimybė, apie kitus žmones, kurie kitu atveju nebūtų jiems pasiekiami, pvz., el. pašto skaitymo įkainius.

El. pašto skaitymo tarifai

Viva Insights seka, kiek procentų gavėjų atidarė el. laišką ("Outlook" papildinio) el. laiške, kurį siuntėte penkiems ar daugiau žmonių.

Siekiant išsaugoti privatumą, Viva Insights neseka pranešimų, siunčiamų mažiau nei penkiems žmonėms, skaitymo tarifų. Viva Insights taip pat nerodo skaitymo procentų "0 procentų" arba "100 procentų", nes tai leistų žmonėms daryti galutines išvadas apie atskirus bendradarbio veiksmus. Vietoj to, skaitymo dažnis šiais atvejais rodomas kaip diapazonas, apimantis ribinę reikšmę, kuri priklauso nuo el. laiško gavėjų skaičiaus.

Ši metrika apskaičiuojama pagal Exchange Online vėliavėlę "skaityti". Kai kuriems žmonėms laiškai pažymimi kaip "skaityti", kai atidarote pranešimą "Outlook" peržiūros srityje. Kitiems gali tekti dukart spustelėti, kad atidarytumėte pranešimą, kad pažymėtumėte jį kaip perskaitytą.

Šį parametrą galite valdyti "Outlook" parametruose. Kad šie signalai būtų rodomi siuntėjo pašto dėžutėje, vėliavėlė "skaityti" nukopijuojama "Microsoft 365" aplinkoje ir pristatoma į siuntėjo pašto dėžutę.

BDAR atitiktis

Kaip ir naudojant visą "Microsoft 365" paketą, Viva Insights padeda palaikyti BDAR reikalavimų laikymąsi. Pavyzdžiui, Viva Insights palaiko:

Apsaugokite ir apsaugokite vartotojų asmeninius duomenis – įžvalgoms reikia Exchange Online licencijos, o visi duomenys saugomi darbuotojų Exchange Online pašto dėžutėje. Apskaičiuotos metrikos, pvz., užduotys, pridedamos prie pašto dėžutės. Taigi programėlė Viva Insights šią pareigą atitinka ir dėl to, Exchange Online taip pat laikosi pareigos:
- "Microsoft" nemins klientų duomenų Exchange Online reklamai.
- "Microsoft" savanoriškai neatskleis Exchange Online klientų duomenų teisėsaugos institucijoms.
- "Microsoft" atitiks visus reikalavimus, susijusius su Exchange Online duomenų šifravimu, ir įgyvendins valdiklius, kad sumažintų saugos riziką ir užtikrintų verslo tęstinumą, kaip aprašyta ISO 27001 ir 27018.
Praneškite vartotojams, jei aptinkamas pažeidimas – "Microsoft" per 72 val. nuo "Microsoft" sužinos apie "Microsoft 365" standartinės reagavimo į incidentus standartinės operacinės procedūros pažeidimą.
Pažymėkite vartotojų užklausas (DSR) eksportuoti, naikinti arba apriboti asmeninių duomenų apdorojimą – "Microsoft" palaiko vartotojų užklausas, pvz., duomenų eksportavimo arba naikinimo užklausas.

Daugiau informacijos žr. BDAR atitiktis.