Ottenere di più con i gruppi di Microsoft 365 in Outlook

Suggerimenti per sfruttare al massimo Gruppi di Microsoft 365 in Outlook

1. Usare i gruppi proprio come le liste di distribuzione    I nuovi messaggi di posta elettronica e le convocazioni riunione vengono recapitati nella cartella Posta in arrivo personale e qualsiasi elemento inviato al gruppo viene ricevuto da qualunque membro del gruppo, proprio come avviene con una lista di distribuzione. È possibile usare qualsiasi versione di Outlook o Outlook sul Web. È sufficiente digitare l'indirizzo di posta elettronica del gruppo nella riga A del messaggio per avviare la comunicazione.

   Nota: Quando si crea un gruppo, selezionare la casella di controllo Invia tutte le conversazioni del gruppo in modo che tutti i membri ricevano copie dei messaggi di posta elettronica del gruppo nella posta in arrivo.

2. Aggiungere il gruppo ai "Preferiti" per accedervi rapidamente    In Outlook i gruppi di cui si è proprietari e/o membri sono elencati nella parte inferiore del riquadro di spostamento. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un gruppo e scegliere Aggiungi a Preferiti per spostarlo nella parte superiore del riquadro di spostamento e accedervi facilmente.

   

   L'aggiunta del gruppo ai Preferiti permette anche di accedere al contenuto quando si è offline.

3. Non è necessario spostare i messaggi in una cartella privata    Quando si segue un gruppo, tutti i messaggi di posta elettronica e gli inviti alle riunioni vengono inviati direttamente alla posta in arrivo. Ma sono anche archiviati nella cartella del gruppo. Non preoccuparti quindi di eliminare accidentalmente qualcosa o di creare una regola per spostare la posta dalla posta in arrivo a una cartella privata. Eliminarlo dalla posta in arrivo dopo averlo letto e sapere che c'è ancora una copia archiviata in modo sicuro nella cartella del gruppo disponibile per la ricerca. infatti, tutti i messaggi dall'inizio del gruppo vengono archiviati nella cartella del gruppo. Quindi, anche se non sei un membro all'inizio, potrai vedere la cronologia completa una volta che avrai a partecipare.

   Se non si vuole che il messaggio venga recapitato nella posta in arrivo, è sufficiente smettere di seguire il gruppo (ma rimanere aggiunto). La posta continuerà a essere recapitata nella cartella di gruppo, ma non in Posta in arrivo.

4. Semplice pianificazione delle riunioni del gruppo    Ogni volta che si seleziona uno dei gruppi nel riquadro di spostamento, nella parte superiore dello schermo viene visualizzata una speciale barra multifunzione dei gruppi. Aprire il calendario per visualizzare tutte le riunioni del gruppo pianificate per il mese. Per aprire il calendario di gruppo in:

   • Outlook, selezionare Home > Calendario.

     

     Per pianificare una nuova riunione da qui, vedere: Pianificare una riunione in un calendario di gruppo.

   • Outlook sul Web, selezionare Calendario.

     

     Per pianificare una nuova riunione da qui, vedere: Pianificare una riunione in un calendario di gruppo.

5. Condividere facilmente file con tutti i membri del gruppo     È possibile caricare file condivisi o allegare file dalla raccolta ai messaggi di posta elettronica in tutta semplicità. Poiché le autorizzazioni corrette sono già impostate e applicate a tutti i membri del gruppo, non è necessario gestire le autorizzazioni per i file condivisi. Per aprire lo spazio dei file del gruppo dalla barra multifunzione dei gruppi in:

   • Outlook, seleziona Home > File. Vedere Condividere file di gruppo.

   • Outlook sul Web, selezionare File. Vedere Condividere file di gruppo.

6. Rapido accesso al blocco appunti del team    È possibile usarlo per acquisire note dalle discussioni, le riunioni, i piani e le attività del team. Per aprire il blocco appunti del gruppo dalla barra multifunzione dei gruppi in:

   • Outlook, selezionare Home > Blocco appunti.

   • Outlook sul Web, selezionare Blocco appunti.

7. Trovare quello che si sta cercando    Stai cercando tutte le riunioni su un determinato argomento? Vuoi trovare le note della borsa marrone della settimana scorsa? Le conversazioni di gruppo, il calendario, i file e il blocco appunti sono ricercabili e le autorizzazioni vengono impostate automaticamente in modo che tutti i membri del gruppo possano cercare ciò che cercano.

8. Social network con Mi piace e @mentions    Ti piace l'idea di un membro del gruppo? Dite così. È facile e veloce (e puoi dire addio al vecchio "+1"). Vuoi attirare l'attenzione di qualcuno? Usare un @mention in un messaggio di posta elettronica per passare alla cartella Posta in arrivo del membro del gruppo in modo che possa completarlo.

Vedere anche

• Informazioni su Office 365 Groups