Qual è la differenza tra un gruppo di Microsoft 365 e un elenco di contatti in Outlook?

Una lista di contatti, o lista di distribuzione, è una raccolta di indirizzi di posta elettronica usati per inviare messaggi o inviti a riunioni a più persone contemporaneamente. Informazioni su come creare, modificare o eliminare un elenco di contatti in Outlook.

UnGruppo di Microsoft 365 in Outlook soddisfa queste semplici esigenze e fornisce una matrice di risorse condivise a cui vengono assegnati automaticamente i membri del gruppo al momento della creazione del gruppo.

Strumenti per la condivisione e la comunicazione forniti con Gruppi di Microsoft 365

Quando si configura un gruppo diMicrosoft 365 in Outlook, è possibile scegliere un gruppo di persone con cui si vuole collaborare e configurare facilmente una raccolta di risorse da condividere. Non è necessario concedere manualmente le autorizzazioni per tutte quelle risorse perché ai membri aggiunti al gruppo vengono assegnate automaticamente le autorizzazioni necessarie per gli strumenti disponibili nel gruppo.

Ecco alcune delle caratteristiche che rendono i gruppi una soluzione più potente delle liste di distribuzione della posta elettronica:

Posta in arrivo condivisa - La posizione per le conversazioni che tradizionalmente hanno luogo nelle liste di distribuzione. Questa posta in arrivo condivisa è interamente disponibile per la ricerca, pertanto crea un archivio dinamico dei messaggi del gruppo. I nuovi membri del gruppo possono eseguire ricerche o scorrere all'indietro la cronologia per aggiornarsi rapidamente sui contenuti pubblicati in precedenza nel gruppo. Vedere: Avviare una conversazione di gruppo in Outlook.

Suggerimento: se gli utenti vogliono continuare a visualizzare i messaggi del gruppo nella posta in arrivo personale, come avveniva con la lista di distribuzione, non devono fare altro che iscriversi al gruppo facendo clic sul pulsante Appartenenza sulla barra multifunzione in Outlook.
Raccolta file condivisi - Il gruppo ha una raccolta di file di SharePoint in cui gli utenti possono archiviare, condividere e collaborare a documenti, cartelle di lavoro, presentazioni, immagini o qualsiasi altro tipo di file su cui devono lavorare. Vedere: Condividere file con un gruppo in Outlook.
Calendario condiviso - Il gruppo ottiene un calendario condiviso in cui pubblicare gli eventi pertinenti. Ogni membro iscritto al gruppo viene automaticamente invitato agli eventi pubblicati nel calendario, quindi questi eventi possono essere visualizzati anche nei loro calendari personali, se lo desiderano. Vedere: Usare un calendario di gruppo in Outlook per pianificare e modificare gli eventi.
Blocco appunti di OneNote condiviso - Il gruppo ottiene automaticamente un blocco appunti di OneNote condiviso in cui i membri del gruppo possono raccogliere informazioni e collaborare. Molti gruppi usano il blocco appunti per creare un wiki con domande frequenti e altre risorse. Vedere: OneNote: Introduzione.
Accesso guest - È possibile aggiungere contatti esterni ai gruppi di distribuzione, ma questi accedono solo alla posta elettronica. Con i gruppi invece è possibile offrire accesso guest alle conversazioni tramite posta elettronica, ai file e persino al blocco appunti di OneNote condiviso. Vedere: Aggiungere utenti guest a Gruppi in Outlook.
Contenuto individuabile - I gruppi in Outlook sono pubblici per impostazione predefinita, pertanto altre persone all'interno dell'organizzazione possono trovarli facilmente e iscriversi oppure esaminare i materiali del gruppo. Se il contenuto del gruppo è più riservato, è possibile impostare il gruppo su privato, nascondendo così il contenuto ai non membri e richiedendo al proprietario del gruppo di approvare le richieste di partecipazione.
Creazione self-service - L'IT non deve essere impantanato dalle richieste degli utenti di creare gruppi. Ogni utente può creare autonomamente il gruppo adatto alle sue esigenze. Per controllare quali utenti dell'organizzazione possono creare gruppi, vedere: Gestire chi può creare Gruppi di Microsoft 365.

Amministrazione dei gruppi

Microsoft 365 offre una serie di strumenti e funzionalità utili per gestire e amministrare più facilmente i gruppi. Per altre informazioni, vedere Guida per gli amministratori per Gruppi di Microsoft 365 in Outlook.