Fájltárolás a vállalat számára
Mivel továbbra is a Microsoft 365-ben állítja be vállalkozását, fontos tisztában lenni a fájlok tárolásának lehetőségével.
A fájltárolás és -megosztás beállításának egyik legjobb módja a OneDrive használata a személyes fájlokhoz, amelyekkel szabályozni szeretné a megosztást, valamint a SharePoint és a Teams azon fájlokhoz, amelyekhez mindenkinek vagy a legtöbbnek hozzá kell férnie.
A OneDrive egy felhőalapú tárhelyplatform, ahol tárolhatja személyes vagy személyes fájljait. A OneDrive szorosan integrálva van az olyan alkalmazásokkal, mint a Word, az Excel és a PowerPoint, így kényelmesen tárolhatja és érheti el bizalmas dokumentumait biztonságosan.
A OneDrive-ot akkor használja, ha olyan dokumentumot szeretne létrehozni, amely csak az Ön dokumentuma, például ha bizalmas vagy személyes adatokon dolgozik.
A OneDrive használatának megkezdéséhez jelentkezzen be az asztali OneDrive alkalmazás letöltéséhez és telepítéséhez, majd az utasításokat követve jelentkezzen be, és válassza ki a felhőbe szinkronizálni kívánt mappákat.
-
Ha új fájlt szeretne létrehozni a OneDrive-ban, egyszerűen kattintson az Új gombra, és válassza ki a létrehozni kívánt fájltípust, például Word dokumentumot vagy Excel-számolótáblát.
-
Ha a OneDrive-ban szeretné kezelni a fájlokat, kattintson a jobb gombbal egy fájlra, és válassza az Átnevezés lehetőséget, hogy beszédesebb nevet adjon neki, vagy húzza a fájlokat különböző mappákba a jobb szervezet érdekében.
-
Ha fájlokat szeretne megosztani a OneDrive-val, kattintson a Megosztás gombra, és adja meg azon személyek e-mail-címét, akikkel meg szeretné osztani a fájlt. További információ a OneDrive-ban tárolt fájlok kezeléséről.
A SharePoint egy együttműködési eszköz, amellyel fájlokat és információkat kezelhet és oszthat meg egy szervezeten belül. A SharePoint lehetővé teszi, hogy több felhasználó közösen működjön együtt egy központi helyen.
A SharePointot akkor érdemes használnia, ha olyan dokumentumot kell létrehoznia, amelyet egy személycsapat ír és kezel, vagy ha széles körben meg kell osztani. A csapattagok például központosított helyként használhatják a projekt ütemterveinek, tevékenységeinek és mérföldköveinek megtekintéséhez. Ez lehetővé teszi a csapatok számára az előrehaladás nyomon követését, az ütemtervek megtartását és a hatékonyabb együttműködést.
-
Ha új fájlt szeretne létrehozni a SharePointban, keresse meg azt a dokumentumtárat, amelyben létre szeretné hozni a fájlt, és kattintson az Új gombra.
-
A fájlok kezeléséhez vegye ki a fájlokat, és végezze el rajta a módosításokat, majd amikor végzett, ellenőrizze újra a fájlt.
-
Fájlok megosztásához kattintson a fájlra, és válassza a Megosztás lehetőséget. Valós időben is együttműködhet, ha megnyitja a fájlt a megfelelő alkalmazásban, például a Word vagy az Excelben, és engedélyezi a társszerzőség használatát. A fájl korábbi verzióinak megtekintéséhez kattintson a fájlra, és válassza a Verzióelőzmények lehetőséget. További információ a sharepointos fájlok kezeléséről.
Teams és SharePoint
Amikor létrehoz egy új csapatot, az automatikusan létrehoz egy, a csapathoz csatolt Megfelelő SharePoint-webhelyet.
A SharePoint segítségével tárolhatja és kezelheti a csapat munkájához kapcsolódó fájlokat, és megoszthatja ezeket a fájlokat közvetlenül a Teamsben. A SharePoint-engedélyekkel azt is szabályozhatja, hogy ki tekinthet meg, szerkeszthet és törölhet fájlokat, és a verziókövetéssel nyomon követheti a fájlok változásait az idő múlásával.
Amikor új csatornát hoz létre a Teamsben, az létrehoz egy új mappát a megfelelő SharePoint-webhelyen. Ez azt jelenti, hogy a csatornához kapcsolódó összes fájl és beszélgetés ebben a mappában lesz tárolva, ami megkönnyíti a munka rendszerezését és kezelését.
További lépések
Miután beállította, hogyan fogja tárolni a fájlokat a vállalata számára, érdemes elkezdeni a fájlok megosztását és a másokkal való együttműködést.
Kapcsolódó témakörök
Microsoft 365-súgó kisvállalatoknak a YouTube-on