grupe sustava Microsoft 365 u programu Outlook nudi snažno rješenje za komunikaciju i suradnju s osobama unutar i izvan tvrtke. Stvorite grupu za zajedničko korištenje mape ulazne pošte, kalendara, servisa OneDrive, web-mjesta sustava SharePoint, bilježnice programa OneNote i još mnogo toga. Možete i pozvati goste izvan tvrtke da bi mogli surađivati pomoću istih resursa.
Kada stvorite novu Grupa sustava Microsoft 365, Outlook automatski stvara zajedničku ulaznu Outlook, zajednički kalendar i biblioteku dokumenata za suradnju na datotekama. Također možete stvoriti Microsoftov tim i integriratizadatke s Planner u aplikaciji Teams. Ne morate brinuti o ručnom dodjeljivanju dozvola svim tim resursima jer im dodavanje članova u grupu automatski daje dozvole potrebne za alate koje grupa nudi.
Microsoft 365 grupe članovima omogućiti sljedeće:
-
Zajednička ulazna pošta – gdje se odvijaju razgovori koje tradicionalno vodite na popisima za raspodjelu. Zajednička ulazna pošta u potpunosti se može pretraživati, pa stvara živuću arhivu poruka grupe. Pridošlice u grupu mogu pretraživati povijest ili se pomicati unatrag da bi brzo saznali što je prethodno objavljeno u grupi. Pročitajte sljedeće: Slanje poruke e-pošte grupi u programu Outlook.
-
Biblioteka zajedničkih datoteka – grupa sadrži biblioteku datoteka sustava SharePoint u kojoj korisnici mogu pohranjivati, zajednički koristiti dokumente, radne knjige, prezentacije, slike ili bilo koju drugu vrstu datoteke na kojoj moraju raditi te na njoj surađivati. Pročitajte sljedeće: Zajedničko korištenje datoteka s grupom u programu Outlook.
-
Zajednički kalendar – grupa dobiva zajednički kalendar za objavljivanje događaja povezanih s grupom. Svaki član koji se pretplati na grupu automatski se poziva na događaje objavljene u kalendaru da bi se ti događaji po želji mogli pojavljivati i u osobnim kalendarima. Pročitajte sljedeće: Zakazivanje i uređivanje događaja pomoću grupnog kalendara u programu Outlook.
-
Zajednička bilježnica programa OneNote – grupa automatski ima zajedničku bilježnicu programa OneNote u kojoj članovi grupe mogu prikupljati i surađivati na podacima. Mnoge grupe bilježnicu koriste za stvaranje živućih wikija s najčešćim pitanjima i drugim resursima.
-
Pristup gosta – vanjske kontakte možete dodati u popise za raspodjelu prije, ali sve što su dobili je e-pošta. Uz grupe gostima možete omogućiti pristup razgovorima e-poštom, datotekama, pa čak i zajedničkoj bilježnici programa OneNote. Pročitajte članak Korištenje grupe u programu Outlook kao gost.
-
Sadržaj je vidljiv – grupe u programu Outlook po zadanom su javne, što znači da je drugim osobama u vašoj tvrtki ili ustanovi jednostavno otkriti i pridružiti se materijalima u grupi ili ih pregledati. Ako je sadržaj grupe osjetljiviji, možete je prebaciti u privatnu, čime se sadržaj skriva od članova koji nisu članovi i zahtijeva da vlasnik grupe odobri sve zahtjeve za pridruživanje.
-
Samoposlužno stvaranje – IT ne mora biti zagušen zahtjevima korisnika da bi stvorio grupe. Korisnici po potrebi mogu stvarati vlastite grupe. Ako želite odrediti koji korisnici u tvrtki ili ustanovi mogu stvarati grupe, pročitajte članak Upravljanje korisnicima koji mogu stvarati grupe sustava Microsoft 365.
Administriranje grupa
Microsoft 365 nudi dostupne korisne alate i mogućnosti za jednostavnije upravljanje grupama i upravljanje njima.
Savjet: Knjižne grupe sustava Microsoft 365 – uobičajeni zadaci za jednostavan pristup administratorskim podacima o stvaranju grupa, delegiranju, upravljanju e-poštom, tijeku pošte, obnovi i korisnim skriptama.
Čuvanje direktorija pod kontrolom je briga svakog administratora. U nastavku su navedeni neki od Microsoft 365 koji će vam olakšati sljedeće:
-
Pravilnici o imenovanju – pravilnici o imenovanju omogućuju definiranje što su prihvatljivi nazivi grupa, a koji nisu. To korisnicima onemogu daje profane ili zabranjena imena grupama. Uz to, na nazive grupa možete nametnuti standardne prefikse ili sufikse tvrtke.
Dinamično članstvo – dinamično članstvo omogućuje vam postavljanje članstva grupe prema pravilu, čime se članovi grupe dodaju (ili uklanjaju) na temelju metapodataka (kao što su odjel ili uloga) u vašem aktivnom direktoriju. Dodatne informacije o stvaranju dinamičnog članstva potražite u članku Korištenje atributa za stvaranje naprednih pravila.
-
Skriveno članstvo – ako želite da članstvo vaše grupe bude povjerljivo, primjerice ako su članovi učenici, možete sakriti članstvo od vanjskih strana.
-
Dozvole za stvaranje – možda neke osobe u tvrtki ili ustanovi ne želite stvarati nove grupe. Postoji nekoliko tehnika za upravljanje dozvolama za stvaranje u direktoriju. Pročitajte članak Upravljanje stvaranjem grupa okruženja Microsoft 365.
-
Zapisnici nadzora – korisnicima možete omogućiti stvaranje grupa i upravljanje članstvom u grupi jer zapisnici nadzora sustava Microsoft 365 grupe omogućuju vam praćenje tko je stvorio ili izbrisao određenu grupu ili promijenio članstvo u grupi. Pročitajte sljedeće: Pretraživanje zapisnika nadzora u centru za sigurnost okruženja Microsoft 365 & usklađenost.
Upravljanje isporukom daje vam neke načine upravljanja načinom na koji grupa treba slati ili primati poruke. Osim toga, postoje i alati za praćenje tijeka tih poruka. Dodatne grupe sustava Microsoft 365 potražite u članku Popis uobičajenih zadataka.
-
Pošalji kao ili Pošalji u ime – te postavke određenim korisnicima omogućuju slanje poruka e-pošte kao da dolaze iz grupe ili su u njihovo ime.
-
Ograničenja pošiljatelja – te postavke omogućuju vam da odredite tko može slati poruke grupi. Grupu je moguće konfigurirati tako da dopušta e-poštu vanjskih strana, no to možete ograničiti samo na određene vanjske strane.
-
Vanjska korisnička podrška – pozivanjem gostiju u grupu možete ih uključiti u razgovore e-poštom u grupi. Upute za dodavanje gostiju potražite grupe dodavanje gostiju u outlook.
-
Pravila prijenosa – pravila prijenosa funkcioniraju za grupe kao i za poslužitelj sustava Exchange. Pravila mogu tražiti poruke koje ispunjavaju određene uvjete i zatim poduzeti akciju na tim porukama.
-
Savjeti za poštu – savjeti za poštu informativne su poruke koje se prikazuju korisnicima dok sastavljaju poruku. Oni mogu pomoći u smanjivanju nemogućnosti isporuke tako da upozoravaju korisnika ako je njihova poruka vjerojatno da će otići vanjskim stranama ili premašiti kvote poruka.
-
Više proxy adresa – grupa može imati pseudonime kao i poštanski sandučić korisnika. Dodatne proxy adrese mogu biti praktične za prihvaćanje poruka poslanih tim drugim pseudonimima ili radi lakšeg pristupa grupi s dugim ili teško napisanim nazivom. Dodatne informacije potražite u članku Odabir domene za korištenje prilikom stvaranja grupa sustava Microsoft 365
-
Maksimalna veličina slanja/primanja – te kvote mogu smanjiti probleme s grupom koja prima (ili šalje) iznimno velike poruke radi boljeg upravljanja preduvjetima za pohranu i propusnost.
Microsoft 365 nudi i neke alate za upravljanje vrstom sadržaja koji se zajednički koristi u grupi. Dodatne grupe sustava Microsoft 365 potražite u članku Popis uobičajenih zadataka.
-
Smjernice za korištenje – moći ćete definirati smjernice za korištenje za Microsoft 365 grupe – da biste korisnike informirati o najboljim praksama koje će im pomoći da skupine budu učinkovite i da ih naučite o internim pravilnicima o sadržaju.
-
Klasifikacija podataka – moći ćete stvoriti prilagodljiv sustav klasifikacije podataka za Microsoft 365 grupe koji omogućuje razdvajanje grupa prema vrsti pravilnika (npr. "neklasificirano", "korporativni povjerljivi" ili "strogo povjerljivi"). Na taj način vaše grupe mogu izlagati pravilnike drugih sadržaja u vašoj tvrtki ili ustanovi. Proširivo pravilo vašoj tvrtki ili ustanovi omogućuje konfiguriranje krajnje točke koja se poziva svaki put kada se grupa stvori ili promijeni, a zatim možete implementirati vlastite pravilnike za stvaranje ili promjenu grupe.
Sve Microsoft 365 pretplate koje imaju Exchange Online i SharePoint Online podržavat će grupe. To obuhvaća tarife Business Essentials Business Premium i tarife Enterprise E1, E3 i E5.
Ako imate tarifu samo za Exchange, i dalje možete dohvatiti značajke zajedničke mape ulazne pošte i zajedničkog kalendara grupa u programu Outlook, ali nećete dobiti biblioteku dokumenata, Planner ni druge mogućnosti.
Korisnicima je ponekad neugodno zbog promjena pa je važno komunicirati s postojećim članovima popisa za raspodjelu da bi znali što mogu očekivati. Evo nekih informacija koje biste trebali uvrstiti u ovu poruku, zajedno s nekim odgovorima koji bi vam mogli biti korisni:
Što se grupe u programu Outlook?
Microsoft 365 u programu Outlook jedno je rješenje za suradnju za timove/grupe koje žele mjesto za zajedničko korištenje rasprava, datoteka, kalendara i bilješki na jedinstven način koji je jednostavno pronaći. Vjerojatno je jedna od najboljih značajki to što ulazna pošta za grupu održava povijest rasprava, što olakšava pretraživanje prethodnih rasprava.
Dodatne informacije potražite u članku Grupe u programu Outlook.
Zašto unosim tu promjenu?
Osobe često zatražili mogućnost pretraživanja poruka objavljenih na našem popisu za raspodjelu radi pronalaženja informacija o kojima je prethodno bilo riječi. Nadogradnja popisa za raspodjelu na grupu znači da korisnici ne moraju iznova i iznova odgovarati na ista pitanja.
Nova će grupa sadržavati i kalendar za naše grupne događaje, biblioteku zajedničkih datoteka i bilježnicu programa OneNote u kojoj možemo surađivati i prikupljati informacije za buduću referencu.
Moram li učiniti nešto da bih se pridružio ovoj grupi ako sam već bio član popisa za raspodjelu?
Ne, ako ste već bili član popisa za raspodjelu, automatski ćete biti član nove grupe.
Kako pristupiti novoj grupi u programu Outlook? Što je s programom Outlook na webu?
Da biste pristupili novoj grupi u programu Outlook, jednostavno prijeđite grupe kategoriju prema dnu navigacijskog okna s lijeve strane. Ako koristite tu grupu, često je preporučujemo da je prikvačite kao favorit tako da je kliknete desnom tipkom miša, a zatim odaberete Prikaži kao favorit.
Osim toga, na svakoj mobilnoj Microsoft 365 grupe (iOS, Android itd.) dostupni su besplatni mobilni klijenti, pa u pokretu možete jednostavno pristupiti grupi.
Ne mogu li i dalje samo e-poštom?
Da, naravno. Isti pseudonim e-pošte koji ste koristili za popis za raspodjelu i dalje će dobro funkcionirati za grupu u programu Outlook.
Također...
Ne zaboravite im reći kada se ta promjena pojavljuje i kome se trebaju obratiti ako imaju dodatna pitanja.
Microsoft ne nudi alat za pretvaranje zajedničkog poštanskog sandučića u grupu sustava Microsoft 365 ni obratno. No popise za raspodjelu možete nadograditi na grupe sustava Microsoft 365. To je odličan način da tvrtki ili ustanovi dodijelite popise za raspodjelu svih značajki i funkcija grupa sustava Microsoft 365. Dodatne grupe sustava Microsoft 365 potražite u članku Prikaznajčešćih zadataka.
Koje popise za raspodjelu nije moguće nadograditi na grupe sustava Microsoft 365?
Na grupe sustava Microsoft 365 možete nadograditi samo jednostavne popise za raspodjelu kojima se upravlja u oblaku. Pročitajte članak Nije moguće nadograditi popise za raspodjelu na grupe sustava Microsoft 365.
Kada grupu za raspodjelu nadogradite na grupuMicrosoft 365 nekoliko je zadataka za daljnji rad koje ćete možda htjeti učiniti da biste bili sigurni da će ići bez poteškoća.
-
Daljnji rad s korisnicima – obratite se njima odmah nakon dovršetka nadogradnje, a zatim ponovno nekoliko dana kasnije. Prikaz da slušate i odgovarate na sva pitanja koja imaju bit će dug put prema tome da ih us happy and comfortable with the change.
-
Praćenje izvješća o angažmanu – portal Microsoft 365 Administrator sadrži neka dobra izvješća koja vam mogu pokazati koliko korisnika koristi grupu, koliko često i koje značajke koriste. Ta vam izvješća mogu pomoći pri dizajniranju daljnjih i korisničkih tečajeva, kao i da istaknete gdje će korisnici dobiti najviše vrijednosti iz nove grupe. Pogledajte: Izvješća o aktivnosti u Centar za administratore okruženja Microsoft 365.
-
Podijelite svoje iskustvo – obavijestite druge timove u tvrtki da ste nadogradili grupu za raspodjelu i koje ste korake poduzeti da biste je uspješno izvršili! Zajedničko korištenje tih podataka može pomoći timovima da prate vaš primjer i uspješno nadograde vlastiti.
Imate pitanja o grupe sustava Microsoft 365? Posjetite tehničku grupe sustava Microsoft 365 zajednice.
Savjet: Svi korisnici po zadanom mogu stvarati grupe sustava Microsoft 365. Saznajte više u članku Upravljanje tko može stvarati grupe sustava Microsoft 365.
Možete stvoriti Microsoft 365 grupe pomoću raznih alata, uključujući Outlook, Outlook na webu, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams i još mnogo toga. Alat koji odaberete za početak ovisi o vrsti grupe s kojom radite. Na primjer, u Microsoftu obično počinjemo od Outlook kada stvaramo grupu organiziranu oko e-pošte i kalendara. Ako je grupa za komunikaciju na razini cijele tvrtke, obično počinjemo s Viva Engage. Za suradnju utemeljenu na čavrljanju pokrenuli bismo našu grupu iz aplikacije Microsoft Teams.
Osobe izvan vaše tvrtke ili ustanove ne mogu vidjeti ni vidjeti javne ni privatne grupe, osim ako te osobe nisu izričito pozvane kao gosti. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje grupe u programu Outlook.
Upravljanje vlasnicima, članovima i gostima
Vlasnici grupa moderatori su grupe. Mogu dodavati i uklanjati članove te imati jedinstvene dozvole kao što je mogućnost brisanja razgovora iz zajedničke ulazne pošte ili promjene različitih postavki grupe. Vlasnici grupa mogu preimenovati grupu, ažurirati opis ili sliku i još mnogo toga. Ako ste upoznati s ulogama sustava SharePoint, vlasnik grupe administrator je zbirke web-mjesta.
Savjet: Ako možete, najbolje je imati najmanje dva vlasnika grupe. Na taj način, ako jedan vlasnik nije dostupan, drugi može mijenjati grupu.
Članovi grupe uobičajeni su korisnici u vašoj tvrtki ili ustanovi koji koriste grupu za suradnju. Mogu pristupiti svemu u grupi, ali ne mogu promijeniti postavke grupe. U svijetu sustava SharePoint oni su članovi web-mjesta. Informacije o dodavanju ili uklanjanju članova grupe potražite u članku Dodavanje, uređivanje i uklanjanje članova grupe grupe programu Outlook.
Gosti su poput članova grupe, ali su izvan vaše tvrtke ili ustanove. Korisnici po zadanom mogu pozvati goste da se pridruže vašoj grupi, a vi možete upravljati tom postavkom. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje gostiju grupe programu Outlook.
Koristite Microsoft Teams za trajni radni prostor utemeljen na čavrljanju
Odličan način za održavanje u kontaktu s vašom grupom je Microsoft Teams. Microsoft Teams unutarnja je petlja za vaš tim – trajni radni prostor utemeljen na čavrljanju u kojem možete imati neformalne razgovore u stvarnom vremenu, razgovore oko vrlo fokusiranih tema ili određenih podgrupa unutar grupe. Iako integracija aplikacije Teams ne dolazi automatski, možete jednostavno stvoriti grupu aplikacije Teams na temelju vaše grupe sustava Microsoft 365.
Kada grupa nadživi svoju svrhu, možete je izbrisati da biste osloboditi sistemske resurse i ukloniti grupu s popisa ili prikaza. Dodatne informacije potražite u članku Uređivanje i brisanje grupe u programu Outlook. Ako ne želite pamtiti brisanje zastarjelih grupa, administrator može postaviti pravilnike isteka koji će uzrokovati da stare grupe istječu i automatski se uklanjaju nakon određenog vremenskog razdoblja. Pročitajte i sljedeće: Pravilnik o isteku grupe za Microsoft 365.
Postoje tri primarna modela dodjele resursaMicrosoft 365 grupe: Otvaranje, IT ili Kontrolirano. Svaka ima svoje prednosti.
|
Model |
Prednosti |
|---|---|
|
Otvori (zadano) |
Korisnici po potrebi mogu stvarati vlastite grupe, a da pritom ne moraju čekati IT |
|
S IT-om |
Korisnici od IT-a zahtijevaju grupu. IT ih može voditi u odabiru najboljih alata za suradnju za njihove potrebe |
|
Kontroliran |
Stvaranje grupe ograničeno je na određene osobe, timove ili servise (pogledajte: Kontrola tko može stvarati grupe sustava Microsoft 365) |
Ako želite kontrolirati kako se naziv Microsoft 365 grupe naziva, pomoću pravilnika o imenovanju možete prisiliti nazive grupa da se pridržavaju određenih standarda, uključujući unaprijed definirane ili sufikse, kao i blokiranje neprikladnih naziva. Dodatne grupe sustava Microsoft 365 potražite u članku Pravilnik o imenovanju.
Svaka grupa ima najmanje jednog vlasnika koji može dodavati ili uklanjati članove te raditi osnovno curiranje grupe i njezina sadržaja. Ako vlasnik grupe (ili vlasnici) napusti tvrtku ili ustanovu iz bilo kojeg razloga, administrator može grupi dodijeliti novog vlasnika. Pročitajte članak Dodjela novog vlasnika napuštenoj grupi.
Osim toga, ako imate administratorske Exchange Online, grupe možete administriranje u centru za Microsoft 365 Administrator (pogledajte upravljanje članstvom u grupi u programu Centar za administratore okruženja Microsoft 365) ili iz komponente PowerShell (pogledajte upravljanje grupe sustava Microsoft 365 s ljuskom PowerShell.
Ponekad ćete htjeti izbrisati grupu s klijenta. Informacije o brisanju grupe potražite u članku Brisanje grupe u programu Outlook. Ako je grupa slučajno izbrisana, administratori mogu vratiti tu grupu do 30 dana. Pročitajte sljedeće: Vraćanje izbrisane grupe sustava Microsoft 365.
Ako vam je draži automatiziraniji način upravljanja životnim ciklusom Microsoft 365 grupe, možete koristiti pravilnike o isteku da biste istekle grupe u određenom vremenskom intervalu. Vlasnici grupe dobit će poruku e-pošte 30, 15 i 1 dan prije isteka grupe koja im omogućuje jednostavno obnavljanje grupe ako je i dalje potrebna. Pročitajte sljedeće: Pravilnik o isteku grupe za Microsoft 365.
-
Dopusti članovima slanje u ime grupe sustava Microsoft 365 ili slanje u ime
-
Promjena naslova, opisa, logotipa i postavki informacija o web-mjestu
Ograničenja grupa okruženja Microsoft 365
Ograničenja grupe potražite u članku Pregled grupe sustava Microsoft 365 za administratore.
Ako planirate koristiti značajku "Group Writeback" iz alata Azure Active Directory Connect, maksimalna duljina je 448 znakova povezanih s atributom "Opis".
Dodatne informacije o pohrani sustava SharePoint Online potražite u članku Ograničenja sustava SharePoint Online.
Upravljanje podacima Microsoft 365 grupe učinkovitije je kada imate informacije o korištenju grupe radnjama. Centar Microsoft 365 Administrator sadrži alat za izvješćivanje koji omogućuje prikaz podataka kao što su korištenje prostora za pohranu, broj aktivnih grupe, pa čak i način na koji korisnici koriste grupe. Dodatne informacije potražite u članku Izvješća okruženja Microsoft 365 u centru za administratore.
Microsoft 365 grupe vam dostupne dostupne alate za usklađenost, zaštitu informacija i obavezu predočavanja elektroničkih dokumenata.
