ייבוא לוח זמנים מ- Excel ל- Shifts
Applies To
Teams Microsoft Teamsמאמר זה חל על מנהלי קו החזית.
באפשרותך להשתמש בחוברת עבודה של Excel כדי להעביר את לוחות הזמנים שלך לתוך Shifts. ייבוא לוח הזמנים שלך מ- Excel ל- Shifts יכול לעזור לך להגדיר את הצוות מהר יותר, במיוחד אם אתה מנהל צוות גדול.
במאמר זה
סקירה כללית
ייבוא של Excel יכול לבצע את הפעולות הבאות, פעולה שברצונך לבצע באופן ידני ב- Shifts:
-
הקצה משמרות ושעה קצובה עבור כל חבר בצוות שלך.
-
הוסף משמרות פתוחות.
-
ארגן משמרות לפי קבוצה.
-
הוסף חברי צוות לקבוצות.
-
הוסף הערות עבור היום.
אם אתה מעדיף למלא לוח זמנים באופן ידני, ראה יצירת לוח זמנים של צוות ב'משמרות' והוספת משמרות ללוח הזמנים ב'משמרות'.
הערות:
-
ייבוא של Excel מאפשר לך להוסיף פרטי לוח זמנים כגון משמרות, זמן קצוב וממשמרת פתוחה. עריכה או מחיקה של פרטי לוח זמנים שכבר קיימים ב- Shifts אינם אפשריים באמצעות ייבוא של Excel.
-
אם ביטלת משמרות פתוחות בהגדרות Shifts, או אם אין לך הרשאות להוספת קבוצות ל- Shifts, לא תוכל להוסיף משמרות פתוחות או לארגן משמרות לפי קבוצות באמצעות ייבוא של Excel.
-
לא ניתן לייבא לוח זמנים שהנו יותר משנתיים לפני התאריך הנוכחי.
תחילה, עליך להזין את פרטי לוח הזמנים בחוברת עבודה של Excel ולאחר מכן לייבא את חוברת העבודה ל- Shifts על-ידי העלאתה. 'משמרות' כולל תבנית של Excel שבאפשרותך להוריד ולהשתמש בה כדי להזין את פרטי לוח הזמנים שלך.
באפשרותך ליצור קובץ חדש בהתבסס על התבנית או להוסיף את פרטי לוח הזמנים ישירות בו. אם אתה משתמש בתבנית, הקפד למחוק את הנתונים לדוגמה שבה לפני העלאת הקובץ.
חשוב: ודא שהשפה שהגדרת במכשיר שלךותבנית המספר ב- Excel מוגדרות לאותו אזור. פעולה זו מבטיחה שתבניות התאריך ב- Teams יתאימו למה שהזנת ב- Excel. Teams משקף את אותה תבנית תאריך ושעה כמו השפה, התאריך והשעה של המכשיר שלך.לדוגמה, אם המכשיר שלך ו- Excel מוגדרים לאנגלית (ארצות הברית ), תבנית התאריך של Excel 11/08/2024 מייצגת במדויק את 8 בנובמבר 2024 ב- Teams. אם המכשיר שלך מוגדר לאנגלית (בריטניה) ו- Excel מוגדר לאנגלית (ארצות הברית ), תבנית התאריך של Excel 11/08/2024 מפורשת כ- 11 באוגוסט 2024 ב- Teams.
שלב 1: הורדת התבנית של Excel
-
בשולחן העבודה או באינטרנט של Shifts, בפינה השמאלית העליונה של לוח הזמנים, עבור אל אפשרויות נוספות
-
בדף ייבוא לוח זמנים, בחר את הקישור הורד את התבנית כדי להוריד את התבנית של Excel.כברירת מחדל, הקובץ נשמר בתיקיה הורדות במחשב שלך עם השם הבא: ImportScheduleTemplate_<צוות>.xlsx.
שלב 2: מילוי לוח הזמנים שלך ב- Excel
-
קרא את ההוראות בתבנית וראה את סעיף התבנית של Excel במאמר זה לקבלת פרטים אודות אופן ההוספה של פרטי לוח הזמנים שלך.
-
מלא את לוח הזמנים שלך ב- Excel.
שלב 3: העלאת קובץ Excel
-
לאחר הוספת פרטי לוח הזמנים שלך, אתה מוכן לייבא אותו ל- Shifts. בדף ייבוא לוח זמנים, בחר העלה.
-
בתיבת הדו-שיח העלאת קובץ Excel , בחר העלה קובץ. עבור אל המקום שבו שמרת את חוברת העבודה של Excel ולאחר מכן בחר פתח.
-
לאחר העלאת הקובץ, תוכל לבדוק את מצב ההעלאה ואת הפרטים בטבלה ייבוא היסטוריה. אחד מהמצבים הבאים יופיע בעמודה מצב:
-
הייבוא מציין שללוח הזמנים שלך יובאו בהצלחה והוא מוצג כעת בלוח השנה של Shifts.
-
שגיאה המציינת שללוח הזמנים שלך יש שגיאות ולא יובאו או יובאו באופן חלקי. תראה קישור לדוח הורדה בעמודה מצב אם לוח הזמנים שלך יובא באופן חלקי. למד כיצד להציג ולתקן שגיאות ייבוא.
חשוב: הטבלה מציגה את המצב של 10 ההעלאות האחרונות מהצוות שלך ב- 30 הימים האחרונים. תוכל לראות את ההעלאות ממך וממנהלי קו קדמי אחרים בצוות שלך. אם כמה מנהלים בחזית הצוות שלך מייבאים לוחות זמנים ל-Shifts, הקפד לבדוק את מצב ההעלאה לפני הסרתה מהטבלה.
-
הערות:
-
קובץ Excel יחיד תומך ב- 30,000 ישויות לוח זמנים לכל היותר, 10,000 של כל ישות (משמרות, משמרות פתוחות וזמן קצוב). אם עליך לייבא פריטים נוספים, צור קובץ אחר.
-
באפשרותך לתזמן שעות עבודה שהנו ארוך יותר מ- 24 שעות. עם זאת, משמרות ומשמרת פתוחות שגודלן עולה על 24 שעות אינן נתמכות.
הצגה ותיקון של שגיאות ייבוא
אם הטבלה ייבוא היסטוריה מציגה מצב שגיאה בעת ייבוא קובץ Excel, בצע שלבים אלה כדי להציג ולתקן את שגיאות הייבוא.
-
בחר הורד דוח בעמודה מצב כדי להוריד את קובץ השגיאה של Excel.כברירת מחדל, הקובץ נשמר בתיקיה הורדות במחשב שלך עם השם הבא: ImportScheduleErrors_<צוות>.xls.
-
פתח את הקובץ ועבור אל גליון העבודה שגיאות. כל שורה מציגה את המיקום של שגיאה ואת מה שיש לתקן.
-
עבור אל גליון העבודה 'משמרות ', 'פתח משמרות' או 'שעה כבויה' ותקן את השגיאות. מיקומי השגיאות מסומנים באדום.
-
לאחר שתסיים לתקן את השגיאות, שמור את הקובץ ולאחר מכן יבא אותו שוב אל Shifts.
תבנית Excel
השתמש בתבנית של Excel כדי לסייע לך להציב את לוח הזמנים שלך ב- Excel. התבנית מכילה את גליונות העבודה הבאים:
-
הוראות: הדרכה להזנת פרטי לוח הזמנים שלך.
-
משמרות, זמן קצובופתיחה של משמרות: להוספת משמרות, לכיבוי זמן ולמשמרת פתוחה.
-
הערות יום: להזנת הערות התואמות ליום מסוים.
-
חברים: רשימה לקריאה בלבד של האנשים בצוות שלך שעבורם באפשרותך להקצות משמרות.
באפשרותך גם ליצור חוברת עבודה של Excel משלך באמצעות המבנה המתואר בגליונות העבודה Shifts, Time Off, Open Shifts ו - Day Notes .
חשוב:
-
לא ניתן להסיר או לשנות את סדר העמודות בגליונות העבודה. אחרת, תקבל שגיאות בעת העלאת הקובץ.
-
עמודות נדרשות מסומנות כמודגשות בכל גליון עבודה ולא יכולות להיות ריקות.
גליון עבודה של Shifts
בגליון העבודה 'משמרות ', כל משמרת מופיעה כשורה עם 12 עמודות. להלן פרטים אודות העמודות ואופן השימוש בהן.
|
עמודה |
מאפיין |
סוג |
תיאור |
קלט |
דוגמה |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
חבר |
אופציונלי |
שם חבר צוות שהוקצה למשמרת. |
הזן שם של חבר צוות. |
מרטין פיצג'רלד |
|
|
B |
דואר אלקטרוני בעבודה |
נדרש |
כתובת דואר אלקטרוני של חבר צוות. |
הזן את כתובת הדואר האלקטרוני של חבר הצוות. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
|
C |
קבוצה |
נדרש |
הקבוצה 'תזמון' שאליה שייך חבר הצוות. |
הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים.באפשרותך להוסיף קבוצה חדשה או קיימת. |
מוצרי עור |
|
|
D |
תאריך התחלה |
נדרש |
התאריך שבו המשמרת מתחילה. |
תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
|
E |
זמן התחלה |
נדרש |
השעה שבה המשמרת מתחילה. |
תבנית: 12 שעות 24 שעות |
08:30 בבוקר 8:30 בבוקר 8:30 |
|
|
F |
תאריך סיום |
נדרש |
התאריך שבו המשמרת מסתיימת. |
תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
|
G |
שעת סיום |
נדרש |
זמן שבו המשמרת מסתיימת. |
תבנית: 12 שעות 24 שעות |
3:45pm 3:45 בערב 15:45 |
|
|
H |
צבע ערכת נושא |
אופציונלי |
צבע לסווג את המשמרת לקטגוריות. |
הזן אחת מהאפשרויות הבאות: 1. לבן 2. כחול 3. ירוק 4. סגול 5. ורוד 6. צהוב 7. אָפוֹר 8. כחול 9. ירוק כהה 10. אפור כהה 11. ורוד כהה 12. צהוב כהה |
2. כחול |
|
|
I |
תווית מותאמת אישית |
אופציונלי |
תווית להתאמה אישית של המשמרת. |
הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. 23 תווים לכל היותר. |
מוצרי עור קטנים |
|
|
J |
מעבר ללא תשלום (דקות) |
אופציונלי |
משך מעבר המשמרת בדקות. |
הזן מספר (בדקות) הקטן ממשך המשמרת. |
45 |
|
|
K |
פתקים |
אופציונלי |
הערות עבור חברי צוות לגבי משמרת ספציפית זו. |
הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. 500 תווים לכל היותר. |
השתמש במערכת החדשה שלנו כדי לבקש שפריטים יועברו לחנות שלנו. |
|
|
L |
משותף |
נדרש |
אפשרות לשתף את המשמרת עם הצוות ברגע שהמידע מיובא. |
בחר משותף או לא משותף.אם תבחר שלא לשתף, תוכל לשתף את המשמרת לאחר הייבוא באמצעות האפשרות שתף עם צוות ב- Shifts. |
לא משותף |
גליון עבודה של 'שעה כבויה'
בגליון העבודה 'זמן קצוב', כל פריט בסיום מופיע כשורה עם 11 עמודות. להלן פרטים אודות העמודות ואופן השימוש בהן.
|
עמודה |
מאפיין |
סוג |
תיאור |
קלט |
דוגמה |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
חבר |
אופציונלי |
שם חבר צוות שיש לו זמן קצוב. |
הזן שם של חבר צוות. |
מרטין פיצג'רלד |
|
|
B |
דואר אלקטרוני בעבודה |
נדרש |
כתובת דואר אלקטרוני של חבר צוות. |
הזן את כתובת הדואר האלקטרוני של חבר הצוות. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
|
C |
תאריך התחלה |
נדרש |
התאריך שבו מתחילה התאריך שבו מתחילה התאריך הסיום. |
תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
|
D |
זמן התחלה |
נדרש |
השעה שבה מתחילה תם ההשעה. |
תבנית: 12 שעות 24 שעות |
12:00 בבוקר 12:00 בבוקר 00:00 |
|
|
E |
תאריך סיום |
נדרש |
התאריך שבו מסתיים תאריך הסיום. |
תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy |
20/08/2024 20/08/2024 |
|
|
F |
שעת סיום |
נדרש |
השעה שבה מסתיים הסיום. |
תבנית: 12 שעות 24 שעות |
12:00 בבוקר 12:00 בבוקר 00:00 |
|
|
G |
סיבת זמן קצוב |
נדרש |
הסיבה לכך היא תם הזמן ההדרגתי. |
הזן סיבה של זמן קצוב מתוך רשימת הסיבות וזמן הסיום הזמינות בהגדרות Shifts עבור הצוות שלך. |
חופשה |
|
|
H |
צבע ערכת נושא |
אופציונלי |
צבע לסווג את השעה לקטגוריות. |
הזן אחת מהאפשרויות הבאות: 1. לבן 2. כחול 3. ירוק 4. סגול 5. ורוד 6. צהוב 7. אָפוֹר 8. כחול 9. ירוק כהה 10. אפור כהה 11. ורוד כהה 12. צהוב כהה |
7. אפור |
|
|
I |
פתקים |
אופציונלי |
הערות עבור חבר הצוות בנוגע לזמן הסיום שלו. |
הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. 500 תווים לכל היותר. |
תיהנה מהחגים שלך. |
|
|
J |
משותף |
נדרש |
אפשרות לשתף את הזמן הכיבוי עם חבר הצוות ברגע שהמידע מיובא. |
בחר משותף או לא משותף.אם תבחר שלא לשתף, תוכל לשתף את המשמרת לאחר הייבוא באמצעות האפשרות שתף עם צוות ב- Shifts. |
משותף |
פתיחת גליון העבודה Shifts
בגליון העבודה Open Shifts , כל משמרת פתוחה מופיעה כשורה עם 11 עמודות. להלן פרטים אודות העמודות ואופן השימוש בהן.
|
עמודה |
מאפיין |
סוג |
תיאור |
קלט |
דוגמה |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
קבוצה |
נדרש |
קבוצת תזמון שממנה ניתן לבקש את המשמרת הפתוחה. |
הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים.באפשרותך להוסיף קבוצה חדשה או קיימת. |
מוצרי עור |
|
|
B |
תאריך התחלה |
נדרש |
התאריך שבו המשמרת הפתוחה מתחילה. |
תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
|
C |
זמן התחלה |
נדרש |
השעה שבה המשמרת הפתוחה מתחילה. |
תבנית: 12 שעות 24 שעות |
08:30 בבוקר 8:30 בבוקר 8:30 |
|
|
D |
תאריך סיום |
נדרש |
התאריך שבו המשמרת הפתוחה מסתיימת. |
תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
|
E |
שעת סיום |
נדרש |
השעה שבה המשמרת הפתוחה מסתיימת. |
תבנית: 12 שעות 24 שעות |
3:45pm 3:45 בערב 15:45 |
|
|
F |
חריצים פתוחים |
נדרש |
מספר המשמרות הפתוחות הזמינות לבקשת חברי הקבוצה. |
הזן מספר בין 1 ל- 255. |
2 |
|
|
G |
צבע ערכת נושא |
אופציונלי |
צבע לסווג את המשמרת הפתוחה לקטגוריות. |
הזן אחת מהאפשרויות הבאות: 1. לבן 2. כחול 3. ירוק 4. סגול 5. ורוד 6. צהוב 7. אָפוֹר 8. כחול 9. ירוק כהה 10. אפור כהה 11. ורוד כהה 12. צהוב כהה |
6. צהוב |
|
|
H |
תווית מותאמת אישית |
אופציונלי |
תווית להתאמה אישית של המשמרת הפתוחה. |
הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. 23 תווים לכל היותר. |
מוצרי עור קטנים |
|
|
I |
מעבר ללא תשלום (דקות) |
אופציונלי |
משך מעבר המשמרת בדקות. |
הזן מספר (בדקות) הקטן ממשך המשמרת. |
45 |
|
|
J |
פתקים |
אופציונלי |
הערות עבור חברי צוות לגבי משמרת פתוחה ספציפית זו. |
הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. 500 תווים לכל היותר. |
השתמש במערכת החדשה שלנו כדי לבקש שפריטים יועברו לחנות שלנו. |
|
|
K |
משותף |
נדרש |
אפשרות לשתף את המשמרת עם חבר הצוות ברגע שהמידע מיובא. |
בחר משותף או לא משותף.אם תבחר שלא לשתף, תוכל לשתף את המשמרת לאחר הייבוא באמצעות האפשרות שתף עם צוות ב- Shifts. |
לא משותף |
גליון עבודה של הערות יום
עבור כל יום, באפשרותך להוסיף הערה.
|
עמודה |
מאפיין |
סוג |
תיאור |
קלט |
דוגמה |
|---|---|---|---|---|---|
|
A |
תאריך |
נדרש |
התאריך שבו ברצונך שההערה תופיע בלוח הזמנים. |
תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
B |
הערה |
נדרש |
הודעה לצוות שלך. |
הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. 500 תווים לכל היותר. |
הדרכה באתר |
ב-Shifts, ההערות יופיעו בסמוך לחלק העליון של לוח הזמנים, תחת התאריך.
עבור מנהלי IT
זקוק לעזרה נוספת?
מעוניין באפשרויות נוספות?
גלה את יתרונות המנוי, עיין בקורסי הדרכה, למד כיצד לאבטח את המכשיר שלך ועוד.
קהילות עוזרות לך לשאול שאלות ולהשיב עליהן, לתת משוב ולשמוע ממומחים בעלי ידע עשיר.
