Työasiakirjojen yhteiskäyttö

Kun aloitat uuden asiakirjan, se kannattaa tallentaa OneDriveen. Näin voit käyttää asiakirjaa millä tahansa laitteellasi ja jakaa sen helposti muiden kanssa sen sijaan, että lähettäisit saman tiedoston eri kopioita edestakaisin sähköpostitse.

Voit tallentaa sen OneDriveen näin:

1. Valitse Word Tiedosto > Tallenna nimellä.

2. Valitse OneDrive ja sitten kansio, johon haluat tallentaa sen.

3. Kirjoita tiedostonimi ja valitse Tallenna.

Kun tiedosto on OneDrivessa, se on nyt automaattisesti. Et enää menetä edistymistäsi, koska unohdit tallentaa. Kun olet valmis kutsumaan muita työstämään tiedostoa kanssasi tai saamaan palautetta:

1. Valitse Jaa. 
   
   

2. Lisää niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston. Jos jaat tietoja yrityksesi ulkopuolisten henkilöiden kanssa, varmista, että voit muuttaa käyttöoikeuksiksi Kuka tahansa, jolla on linkki, voi muokata.

   Lisätietoja käyttöoikeuksien jakamisesta on artikkelissa OneDrive-tiedostojen ja -kansioiden jakaminen.

3. Lisää halutessasi viesti ja valitse sitten Lähetä.

Vastaanottajat saavat sähköpostiviestin, jossa on linkki asiakirjaan.

Voit myös valita Kopioi linkki ja jakaa sitten linkin asiakirjaan haluamallasi tavalla, kuten sähköpostiviestissä, keskusteluviestissä tai toisessa asiakirjassa.

Kun olet jakanut tiedoston, voit tehdä yhteistyötä muiden kanssa ja työskennellä samanaikaisesti.

• Katso, ketkä muut ovat asiakirjassa ja missä he työskentelevät.

• Tavoitettavuuden ilmaisin näyttää, missä joku tekee muutoksia. Näet kaikki muutokset oikein, kun niitä tehdään.

• Lisää kommentteja ja @mention muita, jotta saat syötteen haluamaasi paikkaan.

Kun kommentoit tiedostoa ja käytät @-merkkiä jonkun nimen kanssa, hän saa sähköpostiviestin, jossa on linkki kommenttiisi. Linkin napsauttaminen tuo ne asiakirjaan ja keskusteluun.

1. Lisää kommentti.

2. Kirjoita kommenttisi. Voit nimetä kommentin tietyt henkilöt @mention avulla.

3. Valitse Julkaise kommentti.

4. Vastaanottaja saa sähköposti-ilmoituksen. He voivat vastata kommenttiin suoraan sähköpostista tai siirtyä suoraan kommenttiin valitsemalla linkin.

Kun tiedosto on tallennettu OneDriveen tai SharePointiin, voit palata tiedoston edelliseen versioon versiohistorian avulla, jos joku tekee haluamasi muutoksen.

1. Valitse tiedoston nimi.

2. Valitse Versiohistoria.

3. Valitse jokin versioista.

4. Voit vertailla muutoksia napsauttamalla Muutokset-kohtaa tai selaamalla tiedostoa.

5. Korvaa tiedosto vanhemmalla versiolla valitsemalla Palauta.