Tallentaminen ja jakaminen organisaation ulkopuolella
Microsoft 365 avulla voit jakaa tiedostoja turvallisesti Word, Excelissä ja PowerPointissa asiakkaiden kanssa, jotta voit tehdä yhteistyötä niiden parissa.
Mitä minä opin?
-
Tiedoston tallentaminen OneDriveen
-
Tiedostojen turvallinen jakaminen asiakkaiden tai muiden kuin yrityksesi työntekijöiden kanssa
Mitä tarvitsen?
-
Word, PowerPoint tai Excel
-
OneDrive, SharePoint tai Teams
Vihje
Tässä opetusohjelmassa käytetään Word, mutta se toimii täsmälleen samalla tavalla PowerPoint, Excel ja paljon muuta.
-
Avaa Word.
Jos sinulla on jo Word avoinna, valitse Tiedosto > Uusi. -
Valitse malli tai aloita alusta valitsemalla Tyhjä asiakirja
-
Lisää sisältöä asiakirjaan, kunnes olet valmis jakamaan sen muiden kanssa.
Lisätietoja asiakirjojen luomisesta ja muotoilusta Word: ssä on artikkelissa Asiakirjan luominen Word.
Kun tallennat tiedostot pilvipalveluun, voit jakaa ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa ja käyttää tiedostojasi missä tahansa – tietokoneella, tabletilla tai puhelimella.
Vihje
Tiedoston tallentaminen OneDriveen mahdollistaa myös automaattisen tallennuksen, joka tallentaa tiedoston automaattisesti työskentelyn aikana. Muista vielä yksi asia, ja tiedostosi on aina turvallisempi ja ajan tasalla.
-
Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä
-
Valitse OneDrive – <OmaYritysNimi->.
-
Valitse kansio, johon haluat tallentaa tiedoston.
-
Kirjoita tiedostolle kuvaava nimi ja valitse sitten Tallenna
Lisätietoja tiedoston tallentamisesta OneDriveen on artikkelissa Asiakirjan tallentaminen OneDriveen Word
Vihje
Nämä vaiheet koskevat myös tiedostoa, joka on tallennettu Teams- tai SharePoint-tiedostokirjastoon.
-
Valitse jaa Word oikeassa yläkulmassa ja valitse jaa uudelleen.
-
Valitse Linkkiasetukset.
-
Valitse Ihmiset valitset ja valitset Käytä.
Vihje
Jos haluat, että toinen henkilö voi vain tarkastella tiedostoa, ei muuttaa sitä, valitse Voi muokata -vaihtoehto ja muuta se Voi tarkastella -asetukseksi.
-
Kirjoita yrityksesi ulkopuolisten asiakkaiden sähköpostiosoite kokonaisuudessaan.
-
Lisää halutessasi viesti ja valitse Kutsu.
Tärkeää
Viestin lisääminen vähentää mahdollisuutta, että jakamisviestisi päätyy hänen roskapostikansioonsa, ja auttaa toista käyttäjää ymmärtämään, miksi jaat sen heidän kanssaan.
Lisätietoja tiedostojen tallennuspaikasta ja niiden turvallisesta jakamisesta on artikkelissa Tiedostojen tallennus ja jakaminen.
Kun jaat tiedoston, vastaanottaja saa sinulta sähköpostiviestin, jossa on linkki jaettuun asiakirjaan.
Huomautukset
-
Jos hän ei löydä sitä, hänen on tarkistettava roskapostikansionsa.
-
Kun hän napsauttaa linkkiä, häntä saatetaan pyytää menemäänMicrosoft 365-sivulle, jossa häntä pyydetään lähettämään koodi itselleen. He valitsevat Lähetä koodi ja palaavat sitten Saapuneet-kansioonsa, avaavat sähköpostin ja kopioivat vahvistuskoodin. Sitten he palaavat Microsoft 365-sivulle, liittävät koodin ja valitsevat Vahvista.
He voivat nyt avata tiedoston valitsemalla sähköpostissa Avaa .
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Tarvitsetko lisäohjeita?
Haluatko lisää vaihtoehtoja?
Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.
Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.
