Administrar tareas con To Do en Outlook

Abra To Do para mostrar todas las tareas de Outlook en la web y Outlook.com

Para ver y administrar las tareas, seleccione To Do.

La página To Do incluye las listas de tareas que cree, las listas de tareas predeterminadas y las listas inteligentes. Las listas inteligentes incluyen Mi día, Importante, Planeado, Todo, Completado, Asignado a mí y Correo electrónico marcado, y Vence hoy. 

Seleccione una tarea en cualquier lista para ver todas las opciones disponibles para esa tarea. Puede hacer cosas como agregar pasos adicionales, agregar una tarea a Mi día, hacer que las tareas se repitan, agregar una fecha de vencimiento o un aviso, y agregar una nota o un archivo. 

Desactive las listas inteligentes y cambie la configuración seleccionando Configuración cuando To Do está abierto en Outlook.

Agregar una tarea a una lista  

Puede agregar nuevas tareas seleccionando una lista de tareas y eligiendo el signo más junto a Agregar una tarea y escribiendo una descripción de la tarea. Si agrega una tarea a una lista inteligente, la tarea se guardará en Tareas y se vinculará a la lista inteligente en la que se encontraba cuando la creó.

Agregar fechas de vencimiento y avisos a las tareas

Puede seleccionar una tarea en cualquier lista para ver sus detalles, donde puede agregar pasos adicionales, agregarla a Mi día, agregar una fecha de vencimiento o recordatorio, hacer que se repita, elegir una categoría, agregar un archivo o agregar una nota. Las tareas programadas aparecerán automáticamente en la lista de Smart List, en la que podrá ver las tareas que vencen hoy, mañana y más allá. 

Para empezar, seleccione To Do en el panel de navegación izquierdo de Outlook.
 

Agregar un aviso    

1. Seleccione una tarea.

2. Seleccione Recordatorios y elija cuando se le avisará: más tarde, mañana, la próxima semana o una fecha y hora que elija.

Agregar una fecha de vencimiento    

1. Seleccione una tarea para ver la vista de detalles.

2. Seleccione Agregar fecha de vencimiento y elija cuando vencerá la tarea: hoy, mañana, la próxima semana o una fecha que elija.

Repetir una fecha de vencimiento   

1. Seleccione una tarea.

2. Seleccione Repetir y elija cuándo se repetirá la tarea: diariamente, en días laborables, semanalmente, mensualmente, anualmente o una repetición personalizada.

Agregar pasos, importancia, notas y etiquetas a las tareas

Agregar pasos a la tarea   

Siga los pasos para dividir las tareas más grandes en partes más pequeñas y procesables.

Para agregar un paso:

1. Seleccione la tarea para abrir la vista de detalles, seleccione + Agregar paso y empiece a escribir el paso siguiente.

2. Cuando hayas terminado, selecciona Entrar en el teclado para guardar y cerrar.

Para ayudarle a mantenerse al día, un contador debajo del nombre de cada tarea muestra el número total de pasos que contiene la tarea y cuántos se han completado hasta el momento. 

Agregar importancia   

Agregue prioridad a sus tareas destacando las tareas importantes de cada lista. Una vez destacado, puede ver todas sus tareas con prioridad en la importante lista inteligente. También puede ordenar cada lista por importancia para que las tareas con estrella se muevan automáticamente a la parte superior de la lista.

Agregar notas   

Si tiene información adicional que le gustaría agregar a la tarea, puede agregar una nota. Seleccione la tarea para abrir la vista de detalles y, después, pulse o seleccione en Agregar una nota. 

Agregar etiquetas   

Mantenga las tareas organizadas en diferentes listas agregando hashtags (como #work o #school) a los nombres de las tareas. Puede agregar etiquetas al crear tareas o al editarlas. 

Puede ver rápidamente todas las tareas, notas y pasos que comparten una etiqueta si selecciona esa etiqueta o la busca en la barra de búsqueda. Por ejemplo, busque #work.

Agregar categorías a las tareas

Clasificar las tareas le ayuda a verlas y agruparlas en To Do con las mismas categorías que usa en Outlook. Hay dos formas de agregar una categoría a una tarea en función de cómo prefiera asignar categorías: agregar una categoría a una tarea en To Do o agregar una categoría a un correo electrónico marcado en Correo para que el correo electrónico marcado aparezca en la lista de correo electrónico marcado de To Do.

Agregar archivos a las tareas 

Agregue más contexto cargando una imagen, un documento u otro archivo a la tarea. Microsoft To Do admite todos los tipos de archivo, aunque las cargas de archivos están limitadas a 25 MB por tarea. 

1. Seleccione To Do en el panel de navegación izquierdo.

2. Seleccione la tarea a la que desea agregar un archivo.

3. Elija + Agregar un archivo desde el panel de detalles de la tarea y siga las indicaciones para cargar un archivo desde el dispositivo.