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El formato condicional es una forma de hacer que los mensajes de correo electrónico de Outlook destaquen cuando cumplan las condiciones definidas por el usuario. Al especificar condiciones que debe cumplir un mensaje entrante, como el nombre o la dirección de correo electrónico de un remitente, el formato condicional solo se aplicará a esos mensajes.

Nota: El formato condicional solo está disponible para las personas que usan una cuenta profesional o educativa en Outlook con una suscripción a Microsoft 365 apta.

Seleccione una de las siguientes opciones de pestaña para la versión de Outlook que está usando. ¿Qué versión de Outlook tengo?

Nuevo OutlookOutlook clásicoOutlook en la Web

Nota: Si los pasos descritos en esta pestaña Nuevo Outlook no funcionan, es posible que todavía no esté usando el nuevo Outlook para Windows. Seleccione Outlook clásico y siga esos pasos en su lugar.

Configurar y administrar reglas de formato condicional en el nuevo Outlook

Al configurar una regla de formato condicional, se establecerá en mensajes leídos y no leídos y se aplicará en todas las carpetas excepto en Borradores.

Algunos ejemplos de cómo puede usar el formato condicional son: 

  • Agregue un resaltado rojo a los correos electrónicos enviados por su jefe.

  • Mostrar correos electrónicos en verde cuando el asunto contiene palabras específicas como "reunión".

  • Use naranja para todos los mensajes en los que esté incluido en la línea CC.

Las reglas de formato condicional se administran en Configuración   > Correo > Formato condicional. 

Las reglas tienen prioridad en el orden en que aparecen. Si hay un conflicto entre reglas, prevalece la regla superior.

¿No ve una opción de regla esperada? No todas las opciones de formato condicional de Outlook clásico están disponibles en el nuevo Outlook. Si desea ver más opciones de regla, háganoslo saber. En el nuevo Outlook, vaya a Ayuda > Comentarios > Hacer una sugerencia.

Crear una nueva regla de formato condicional

  1. Vaya a Configuración > Correo > Formato condicional.

  2. Seleccione + Crear nueva regla de formato condicional.

  3. Asigne un nombre a la nueva regla.

  4. Elija sus condiciones.

  5. Seleccione el color de fuente para que se muestre la lista de mensajes. En Vista previa, puede ver un ejemplo de cómo aparecerá el texto.

  6. Cuando esté satisfecho con la selección, haga clic en Aceptar.

    Captura de pantalla de Seleccionar el color de fuente en la configuración de formato condicional

  7. Haga clic en Guardar.

Editar una regla de formato condicional 

  1. Seleccione Configuración > Correo > Formato condicional.

  2. Haga clic en Editar.

  3. Actualice los campos que quiera cambiar.

  4. Haga clic en Guardar.

Eliminar una regla de formato condicional 

  1. Seleccione Configuración > Correo > Formato condicional.

  2. Haga clic en Eliminar regla  para la regla que desea eliminar.

  3. Haga clic en Guardar.

Activar o desactivar una regla de formato condicional

  1. Seleccione Configuración > Correo > Formato condicional.

  2. Use el botón de alternancia junto a la regla para activarla o desactivarla.

El formato condicional constituye un modo de hacer que los mensajes que cumplan unas condiciones definidas destaquen en la lista de mensajes mediante colores, fuentes y estilos. Puede especificar las condiciones que debe cumplir un mensaje entrante, como el nombre o la dirección de correo del remitente; de este modo, el formato condicional solamente se aplica a estos mensajes.

Por ejemplo, una regla condicional puede especificar que todos los mensajes enviados desde el administrador aparezcan en texto en rojo en la lista de mensajes.

Para realizar otros cambios en el cuerpo de los mensajes de correo electrónico, cambie la fuente predeterminada o el color del texto de los mensajes de correo electrónico.

Crear una regla de formato condicional en outlook clásico

  1. En la pestaña Ver, en el grupo Vista actual, haga clic en Configuración de la vista.

    Configuración de la vista

  2. En el cuadro de diálogo Configuración de vista avanzada, seleccione Formato condicional.

    Configuración de vista avanzada

    Aparece un conjunto de reglas predeterminadas. Esto incluye la regla de mensajes no leídos . Esta regla hace que los mensajes no leídos aparezcan en negrita en la lista de mensajes. Además, aparecen todas las reglas de formato condicional que haya creado en el panel Organizar con una versión anterior de Outlook.

  3. Realice cualquiera de las siguientes acciones:

    • Para eliminar una regla, selecciónela y, a continuación, seleccione Eliminar.

    • Para desactivar la regla temporalmente, desactive la casilla para esa regla.

    • Para cambiar los criterios de una regla, selecciónela y, después, seleccione Condición.

    • Para cambiar el formato de texto, seleccione la regla y, a continuación, seleccione Fuente.

    • Para agregar una nueva regla de formato condicional, seleccione Agregar; en el cuadro Nombre , escriba un nombre, seleccione Fuente para especificar el formato y, después, seleccione Condición para especificar los criterios de esta regla.

Reglas de formato condicional de ejemplo en Outlook clásico

Siga los pasos 1 y 2 de la sección anterior y, después, siga este procedimiento:

Hacer que todos los mensajes de Juan Kane aparecen en rojo

  1. Seleccione Agregar.

  2. Escriba un nombre para la regla.

  3. Seleccione Fuente.

  4. En Color, seleccione Rojo.

  5. Seleccione Aceptar.

  6. Seleccione Condición.

  7. En el cuadro De , escriba Juan Kane.

Nota:  El nombre debe ser exactamente igual al nombre completo que aparece en los mensajes que recibe.

  1. En los cuadros de diálogo Filtro, Formato condicional y Configuración de vista avanzada , seleccione Aceptar.

Hacer que todos los mensajes contengan la palabra Contoso en el asunto aparecen verdes

  1. Seleccione Agregar.

  2. Escriba un nombre para la regla.

  3. Seleccione Fuente.

  4. En Color, seleccione Verde.

  5. Seleccione Aceptar.

  6. Seleccione Condición.

  7. En el cuadro Buscar las palabras , escriba Contoso.

  8. En los cuadros de diálogo Filtro, Formato condicional y Configuración de vista avanzada , seleccione Aceptar.

Hacer que todos los mensajes contengan la palabra días festivos,vacaciones en el cuerpo del mensaje o el asunto aparecen azules

  1. Seleccione Agregar.

  2. Escriba un nombre para la regla.

  3. Seleccione Fuente.

  4. En Color, seleccione Azul.

  5. Seleccione Aceptar.

  6. Seleccione Condición.

  7. En el cuadro Buscar las palabras , escriba vacaciones.

  8. En los cuadros de diálogo Filtro, Formato condicional y Configuración de vista avanzada , seleccione Aceptar.

Nota: Outlook en la web es la versión web de los usuarios de Outlook para empresas con una cuenta profesional o educativa.

Configurar y administrar reglas de formato condicional

Al configurar una regla de formato condicional, se establecerá en mensajes leídos y no leídos y se aplicará en todas las carpetas excepto en Borradores.

Algunos ejemplos de cómo puede usar el formato condicional son: 

  • Agregue un resaltado rojo a los correos electrónicos enviados por su jefe.

  • Mostrar correos electrónicos en verde cuando el asunto contiene palabras específicas como "reunión".

  • Use naranja para todos los mensajes en los que esté incluido en la línea CC.

Las reglas de formato condicional se administran en Configuración   > Correo > Formato condicional. 

Las reglas tienen prioridad en el orden en que aparecen. Si hay un conflicto entre reglas, prevalece la regla superior.

¿No ve una opción de regla esperada? No todas las opciones de formato condicional de Outlook clásico están disponibles en el nuevo Outlook. Si desea ver más opciones de regla, háganoslo saber. En el nuevo Outlook, vaya a Ayuda > Comentarios > Hacer una sugerencia.

Crear una nueva regla de formato condicional

  1. Vaya a Configuración > Correo > Formato condicional.

  2. Seleccione + Crear nueva regla de formato condicional.

  3. Asigne un nombre a la nueva regla.

  4. Elija sus condiciones.

  5. Seleccione el color de fuente para que se muestre la lista de mensajes. En Vista previa, puede ver un ejemplo de cómo aparecerá el texto.

  6. Cuando esté satisfecho con la selección, haga clic en Aceptar.

    Captura de pantalla de Seleccionar el color de fuente en la configuración de formato condicional

  7. Haga clic en Guardar.

Editar una regla de formato condicional 

  1. Seleccione Configuración > Correo > Formato condicional.

  2. Haga clic en Editar.

  3. Actualice los campos que quiera cambiar.

  4. Haga clic en Guardar.

Eliminar una regla de formato condicional 

  1. Seleccione Configuración > Correo > Formato condicional.

  2. Haga clic en Eliminar regla  para la regla que desea eliminar.

  3. Haga clic en Guardar.

Activar o desactivar una regla de formato condicional

  1. Seleccione Configuración > Correo > Formato condicional.

  2. Use el botón de alternancia junto a la regla para activarla o desactivarla.

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